Организация первичных документов.Документооборот

Накопительные документы составляют за определенный период времени (день, декаду и т.д.); они содержат информацию об однородных хозяйственных операциях. К ним  относятся лимитно-заборные карты (ведомости) на отпуск материалов, реестры, ведомости, накопительные учетные листы и др. Они позволяют сократить количество заполняемых документов, бухгалтерских записей и тем самым способствуют снижению трудоемкости работы бухгалтерской и других служб организаций.

    По  месту составления документы подразделяются на внутренние (путевые листы, кассовые приходные и расходные ордера, акты, расчетно-платежные ведомости по заработной плате), оформленные и применяемые внутри одного предприятия, и внешние (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры поставщиков, судебные и исполнительные документы), поступающие от других юридических и физических лиц.

    По  количеству учетных позиции документы  бывают однопозицион­ные, содержащие одну позицию (наряд на выполнение какой-либо работы), и многопозиционные, состоящие из нескольких позиций и наименований (счет, товарно-транспортная накладная).

    По  способу заполнения документы подразделяют на составляе­мые вручную, на пишущей  машинке и на компьютере. 

    1.3. Форма первичных  учётных документов

    В зависимости от характера регистрируемых операций формы документов делятся на типовые и специализированные.

    Типовыми  называются формы документов, предназначенные  для регистрации однородных, широко распространенных хозяйственных фактов, которые имеют место в большинстве предприятий одной или ряда отраслей.

К специализированным относятся формы документов, служащие для регистрации операций специализированного  узкоотраслевого характе­ра, имеющих  место в отдельных группах  организаций или отрасли.

С целью облегчения обработки документов, применяемых в бухгалтерском учете и отличающихся по форме, содержанию, способу отражения фактов хозяйственной жизни, их группируют по следующим однородным признакам:

1.Назначению.

2.Порядку формирования.

3.Способу использования.

4.Статусу в системе информационного обеспечения.

5.Месту составления.

6.Количеству  учетных операций.

7.Оформлению  однородных операций.

8.Способу заполнения.

    Первичные учетные документы должны содержать  все сведения, необходимые для  получения полного представления о хозяйственной операции. Требования устанавливаются Федеральным законом от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В п. 1 статьи 9 закона установлено законодательное требование документального оформления всех хозяйственных  операций, проводимых организацией.

    Документ, которым оформляется проводимая хозяйственная операция, имеет двойное  предназначение:

во-первых, этот документ является оправдательным, т.е. подтверждает факт совершения организацией хозяйственных операций;

во-вторых, документ служит первичным учетным документом, на основании которого производятся записи в бухгалтерском учете.

Одним из важнейших  условий оформления документации является наличие в документах всех сведений, необходимых для оперативной  работы, учета и контроля. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Под формой документа понимает­ся состав и расположение реквизитов.

    В том случае, если форма первичных учетных документов не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, такие документы должны иметь обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы. Реквизиты первичных и бухгалтерских документов, принятых к бухгалтерскому учету, предусмотрены действующими нормативными актами и зависят от характера хозяйственных операций.

К обязательным реквизитам относятся:

- наименование  документа (формы), реквизит присутствует  на бланках конкретных видов  документов;

- наименование  организации - автора документа  указывают на бланках в соответствии  с учредительными документами  организации (уставом или положением).

- дата составления  документа позволяет определить  конкретную дату совершения операции, описанной в документе. Датой  документа является дата его  подписания или утверждения. Оформляется  дата документа арабскими цифрами  в последовательности: день месяца, месяц,

- указание сторон, участвующих в совершении хозяйственной  операции,

- измерители  хозяйственной операции (в количественном  и стоимостном выражении),

- содержание  хозяйственной операции,

- наименование  должностных лиц, ответственных  за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

- личные подписи  указанных лиц.

Унифицированные формы первичных документов должны применяться в организации без  изменений. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты.

Регистрация документа  проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный  номер - цифровое или буквенно - цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учета и последующего поиска.

Наряду с унификацией  важное значение имеет стандартизация документов, под которой понимают установление одинаковых стандартных  размеров бланков типовых документов.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава 2.Организация документооборота в бухгалтерском учете

2.1. Система документооборота  первичных учётных  документов

    Документооборот – это движение первичных учетных  документов в бухгалтерском учете, их создание или получение от других организации, принятие к учету, обработка, передача в архив. Работы, связанные с составлением графика документооборота, организует главный бухгалтер предприятия.

    Своевременное и качественное оформление первичных  учетных документов, передачу их в  установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Как установлено п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

    График  документооборота утверждается приказом руководителя организации, он должен быть рациональным, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей, которые должен проходить каждый первичный учетный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Он может быть оформлен в виде схемы или перечня работ (создание, проверка и обработка документов), выполняемых каждым подразделением организации, а также, всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

    Правильное  составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и, наконец, обеспечивают своевременность составления отчетности. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

    С учетом назначения и среды обращения документов можно весьма условно разделить документооборот на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов — в их число входят также те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату.

    В соответствии с масштабом движения документов разделяют документооборот  конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления или государства в целом. Нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента, обладающего полным набором технологических процессов и достаточно простого для описания этих процессов.

    Порядок движения документов в организации вторичен по отношению к структуре организации и внутреннему распределению обязанностей, в том числе неформальной системе субординационных отношений. Однако это не значит, что система организации документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию.

    Для каждого документа в бухгалтерском  учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для  всех документов обязательными являются пять основных этапов:

1) составление  документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;

2) передача документа  в бухгалтерию, где контролируют  своевременность и полноту сдачи  его для учетной обработки;

3) проверка принятых  документов бухгалтером. Проверка осуществляется по форме (проверяется полнота и правильность оформления документов, заполнение их обязательных реквизитов), по содержанию (проверяется законность документированных операции, логическая увязка отдельных показателей) и, кроме того, включает арифметическую проверку;

4) обработка  документа в бухгалтерии:

• таксировка, или  расценка, предусматривает перевод  натуральных и трудовых измерителей  в обобщающий денежный измеритель.

• группировка  — подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход ТМЦ и расход ТМЦ);

• котировка  — указание в первичном документе  корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов  в архив на хранение после  составления по ним учетных регистров. 

2.2. Документооборот  первичных документов  в организациях  различной формы  собственности

Пункт 14 Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных  учреждениях, утвержденной Приказом Минфина  России от 30 декабря 1999 г. N 107н, содержит следующие положения о первичных учетных документах:

для ведения  бухгалтерского учета в учреждении применяются разработанные с  учетом специфики их деятельности формы  класса 05 "Унифицированная система  финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской  документации бюджетных учреждений и организаций" Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) согласно приложению 1 к Инструкции и отдельные формы первичных учетных документов класса 03 ОКУД "Унифицированная система первичной учетной документации";

все хозяйственные  операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Оправдательные документы служат первичными учетными документами, на основании  которых ведется бухгалтерский  учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания;

поступившие в  бухгалтерию первичные учетные  документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и  правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей);

первичные учетные  документы для придания им юридической  силы должны иметь следующие реквизиты: наименование документа (формы); код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки (включая случаи составления документов с применением средств автоматизации и передачи их в системах телекоммуникаций);