Организация первичных документов.Документооборот

Казанский Государственный Аграрный Университет

институт  экономики

кафедра бухгалтерского учёта 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Реферат на тему:

«Организация  первичных документов.Документооборот.» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнила:

студентка 2 курса заочного отделения

специальности «экономика бакалавр»

Андреева  Анастасия Владимировна 
 
 
 
 
 
 

Казань,2012

Содержание: 
 
 
 
 

    Введение 

   Глава  1. Основы первичного учета на предприятии

1.1.Понятие первичных  учетных документов и их значение

1.2. Классификация  первичных учётных документов 

1.3. Форма первичных учётных документов

   Глава  2. Организация документооборота в бухгалтерском учете

2.1. Система документооборота  первичных учётных докумен- тов 

2.2. Документооборот  первичных документов в организациях  различной формы собственности 

       Заключение

       Используемый список литературы  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Введение

    Формирование  рыночных отношений в стране заставило  по-новому подойти к постановке учета  на отдельных участках финансово-хозяйственной  деятельности предприятий и организаций. Ведь неэффективное его использование приводит к сокращению объемов производства или реализации, что в свою очередь уменьшает доходы предприятия, а, соответственно, отражается и на прибыли. Выявить и практически использовать эти резервы можно с помощью тщательного учета и аудита.

    Первичный учет представляет собой начальную  стадию системного восприятия и регистрации  отдельных операций, характеризующих  хозяйственные процессы и явления, происходящие на предприятии. На этой стадии учетной работы первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях, возникающие на многочисленных участках, в цехах, на складах, пунктах приемки и отгрузки готовой продукции и других подразделениях предприятия, отражаются в первичных документах.

    Актуальность темы состоит в том, что первичный учет является базой бухгалтерского учета, результаты анализа состояния первичного учета на 70—80% можно проецировать на всю систему бухгалтерского учета и систему внутреннего контроля на предприятии.

    Эффективная организация системы первичного учета становится в настоящее время насущной проблемой, требующей если не немедленного, то достаточно оперативного решения. Связано это с тем, что сегодня значительная часть российских предприятий, переживших все экономические и политические кризисы и катаклизмы последнего десятилетия и, тем не менее «оставшихся на плаву», перешли к качественно новому этапу своего развития. Накоплен определенный опыт функционирования организаций в условиях рыночной экономики, при этом коренным образом изменился подход к ведению бизнеса.

    Ведение первичных учётных документов осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. В зависимости  от назначения и статуса нормативные  документы целесообразно представить  в виде следующей системы:

К первому уровню системы следует отнести Гражданский  кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ. Основным актом первого уровня является Федеральный  закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском  учете».

2-й уровень:  стандарты (положения) по бухгалтерскому  учету и отчетности; На втором уровне системы нормативных документов единственным регулирующим органом является Минфин РФ.

3-й уровень:  методические рекомендаций (указания), инструкции, комментарии, письма  Минфина РФ и других ведомств.

4-й уровень:  рабочие документы по бухгалтерскому учету самого предприятия. Рабочие документы самого предприятия определяют особенности организации и ведения учета в нем. Основными из них являются: документ по учетной политике предприятия; формы первичных учетных документов, утвержденные руководителем; графики документооборота.  

      

      Глава 1.Основы первичного учета на предприятии

1.1. Понятие первичных  учетных документов  и их значение

    Документ  – письменное свидетельство факта  хозяйственной операции. Термин «хозяйственная операция» в законодательстве не расшифровывается, поэтому под хозяйственной операцией будем понимать любое событие хозяйственной деятельности. И хотя таких событий великое множество, не все документы, которыми они оформляются, являются первичными.

    Материальным носителем учетной информации является учетный бланк или магнитный диск в зависимости от способа ведения первичного учета. Одни из них фиксируют хозяйственные операции в момент ее совершения, другие создаются на основе данных первичных носителей и служат для удобства последующей обработки информации, а также дают возможность автоматически вводить данные в компьютер.

    Документ  является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственные  факты должны оформляться первичными учетными документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете, если на нее нет надлежащим образом составленного документа.

    Документы в системе бухгалтерского учета  имеют важное практическое, юридическое, контрольно-аналитическое, организационно-управленческое и экономическое значение.

Практическое  значение документов в оперативно-хозяйственной  деятельности заключается в том, что в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия (например, отпуск материальных ценностей со склада в производство, выплата из кассы наличных денег, акцептование счетов поставщиков и перечисление денежных средств с расчетных счетов и др.).

    Юридическое значение документов состоит в том, что они обеспечивают доказательное  обоснование показателей бухгалтерского учета и отчетности, устанавливают ответственность исполнителей за произведенные хозяйственные операции. Документы или данные документов используются в качестве получения аудиторских доказательств для составления аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта, а также в качестве свидетельств при разрешении хозяйственных и судебных споров, возникающих между организациями или между организацией и органами налогового контроля по поводу налоговых правонарушений и т. д.

Контрольно-аналитическое  значение документов заключается в  том, что они служат источником контрольных  данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля за движением имуще­ства с  целью установления законности и  экономической целесообразности осуществленных операций. Кроме того, документы являются источником получения аудиторских доказательств для внешних аудиторов при проведении ими как обязательных, так и инициативных аудиторских проверок с целью обоснованного решения целей и задач аудита, обусловленных договором между экономическим субъектом и аудиторской организацией. Документы служат также основанием проведения и источником информации контроля и ревизии.

Документы имеют  важное значение и для анализа  производственно-хозяйственной и  финансовой деятельности с целью выявления причин и виновников недостач, потерь материальных и денежных средств, непроизводительных расходов, для выявления неиспользованных (скрытых) резервов и их мобилизации в производстве.

    Организационно-управленческое значение документов заключается в том, что путем системного использования информации, носителем которой являются бухгалтерские документы, можно добиться оптимального взаимодействия всех функций управления (учета, планирования, прогнозирования, контроля, анализа, регулирования) и всех систем хозяйственного механизма для достижения намеченных экономических показателей и получения максимальной прибыли.

    Экономическое значение документов состоит в том, что они позволяют укреплять  хозяйственный расчет в организации  и в ее подразделениях, работающих на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования. Данные первичных документов используются для определения важных экономических и производственных показателей, таких, как производительность труда, фондоотдача, материалоотдача и т. д. 2.

    Таким образом, первичный бухгалтерский  документ является письменным свидетельством того, что хозяйственная операция имеет юридическую силу и не требует  дальнейших пояснений и детализации. К учету могут приниматься  только правильно оформленные первичные документы, которые будут иметь юридическую силу.

Достоверность бухгалтерской информации напрямую зависит от качества составленного  документа. Поэтому каждый первичный  учетный документ должен составляться с соблюдением установленных  правил и требований. 

    1.2. Классификация первичных  учётных документов

    По  назначению бухгалтерские документы  делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

    Распорядительные  документы содержат распоряжения, задания, приказы руководителя организации или других уполномоченных для этого лиц о совершении определенных операций. К ним относятся: приказы, распоряжения, чеки на получение денежных средств с расчетного счета в банке, платежные поручения на перечисление денежных средств с банковских счетов организации, доверенности на получение товарно-материальных ценностей и др.Распорядительные документы не подтверждают факта осуществления хозяйственной операции, и поэтому основанием для учётных записей не являются.

    Исполнительные (оправдательные) документы удостоверяют (подтверждают) факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся накладные на выдачу материальных ценностей, лимитно-заборные карты (ведомости) на получение материальных ценностей, наряды на сдельную работу и т. д. Эти документы являются источником информации для текущего и последующего контроля хозяйственных операций.

Документы бухгалтерского оформления составляются с целью  подготовки, обеспечения, сокращения и  упорядочения учетных записей, а  также с целью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов. К таким документам относятся:

-документы по  учету ОС и НМА;

-документы по  учету сырья и материалов;

-документы по  учету кассовых операции;

-документы по  учету банковских операции;

-документы по  учету НДС;

-документы по  расчетам с подотчетными лицами;

-документы по  учету рабочего времени и начислению  зарплаты.

    Комбинированные документы содержат одновременно признаки распорядительных, исполнительных документов и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер содержит распоряжение о выдаче денег, подтверждает получение денег (исполнение операции) и включает корреспондирующие счета (дебетуемый и кредитуемый).

    По  объему содержащихся в документах сведений или по порядку их составления они делятся на первичные и сводные.

    Первичные документы составляются непосредственно  в момент совершения хозяйственной  операции. Они имеют юридическую (доказательную) силу, поскольку являются первым формальным доказательством, что  операция выполнена. К ним относятся, в частности, накладные, документы на поступление и отпуск материалов, начисления заработной платы, отгрузку продукции и др.

    Сводные документы составляют на основании  первичных документов, в них отражаются операции, уже оформленные прежде первичными документами. Сводные документы составляют для обобщения данных первичных документов с целью получения укрупненных или новых показателей. Примером могут служить расчетно-платежная ведомость, авансовый отчет, отчет о движении материальных ценностей и др.

По способу  использования документы подразделяются на разовые и накопительные.

    В разовых документах отражаются (регистрируются) одна или несколько хозяйственных  операций, совершаемых одновременно. Сразу после их составления они  могут являться основанием для бухгалтерских записей.