Организация и ведение бух учета денежных средств в кассе

     Результаты  инвентаризации оформляют актом, составленным по унифицированной форме, который подписывают кассир и главный бухгалтер организации. Акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору для дальнейшей проверки.

     Одновременно  с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой аудитору необходимо выяснить:

- обеспечена  ли сохранность денег при доставке  из банка и во время выдачи  заработной платы; 

- имеется  ли для хранения денег и  других ценностей в кассе сейф  или несгораемый шкаф;

- застрахована  ли касса организации;

- соблюдаются  ли правила хранения ключей  от сейфа (несгораемого шкафа).

     Так, в порядке ведения кассовых операций установлено, что ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте;

- соблюдается  ли установленный лимит хранения  денежной наличности по отдельным  датам. 

     Перед проведением проверки составляется примерный перечень процедур для  определения качества внутреннего контроля в организации.

     Для проведения проверки расчетных счетов:

- получить полный список используемых расчетных и валютных счетов во всех банках;

- получить список размещенных депозитов с указанием сумм начисляемых процентов, сроков размещения и начисленных процентов на дату составления баланса;

- выверить остатки по счетам в банках на дату составления баланса и провести анализ выявленных расхождений;

- разослать в банки клиента письма с просьбой о подтверждении размера остатков на счетах, а также о предоставлении информации о наличии и величине выданных банками клиенту кредитов, сумме начисленных процентов, обязательствах по залогам;

- проверить соответствие сумм по выпискам банка суммам, указанным в приложенных к ним первичных документах (выборка);

- проверить правильность и полноту зачисления денежных средств, сданных в банк наличными;

     Аудиторская проверка операций по счетам в банке  начинается с того, что аудитор  знакомится со сведениями о рублевых счетах и счетах в иностранной  валюте в банках, приложенными к налоговой отчетности. При этом он устанавливает количество и номера счетов, открытых в банках; наименования банков. Эти данные нужны для проверки наличия банковских выписок по всем счетам и регистров синтетического учета по каждому счету.

Таблица 1.5 – Тесты СВК для проведения контроля кассовых операций  

 

      В целом проведенный аудит учета  денежных средств на анализируемом  предприятии показывает, что на предприятии  не в полной мере проработан порядок  организации бухгалтерского учета  и внутреннего контроля денежных средств, в результате чего могут  быть допущены ошибки в отражении операций по организации учета денежных средств.

1. 3 Аудит  денежных средств

     Целью аудиторской  проверки операций с денежными средствами является формирование мнения о достоверности бухгалтерской отчетности по разделу «Денежные средства» и соответствии применяемой методики учета денежных средств на счетах в банке действующим в Республики Казахстан нормативным документам.

     При проверке правильности отражения в  бухгалтерском балансе денежных средств аудитор сопоставляет остатки  по денежным счетам в Главной книге с балансовыми данными, а затем с регистрами бухгалтерского учета. До заключения договора на аудиторскую проверку осуществляется предварительное планирование аудита, которое на практике часто называют предварительной экспертизой состояния дел клиента.

     На  стадии предварительного планирования необходимо выяснить следующие важные вопросы, в результате чего, можно  будет определить, сколько аудиторов  и на какой период требуется для  проведения проверки кассовых операций организации:

1. cколько касс в организации;

2. имеет ли организация структурные подразделения и, как осуществляются расчеты с подразделениями в части выдачи заработной платы, сдачи наличности и т.п.;

3. ведется одна или несколько кассовых книг у организации и подразделений;

4. какие операции проводятся через кассу (расчеты с подотчетными лицами, расчеты с персоналом по оплате труда, расчеты с покупателями и заказчиками, расчеты с поставщиками и подрядчиками и т.п.);

5. сколько расчетных счетов у организации;

6. осуществляются ли расчеты с использованием иностранных валют и сколько валютных счетов у организации.

После проведения предварительной экспертизы аудиторская организация определяет объем операций, осуществляемых по кассе организации, а затем метод  проверки: сплошной или выборочный.

Аудит кассовых операций

Цель  аудита кассовых операций:

Проверка  правильности оформления первичных  документов и их обобщения в учетных  регистрах.

Проверка  обоснованности хозяйственных операций.

Правильность  отражения на счетах синтетического и аналитического учета.

Проверка  соблюдения лимита остатка денег  в кассе и расчета наличными  деньгами в пределах установленных  норм.

Источники информации для аудита кассовых операций:

Приходный кассовый ордер (правильность заполнения, отражение хозяйственных операций, подписи, регистрация в журнале приходных/расходных ордеров).

Расходный кассовый ордер (целевое использование  наличных денег, есть ли две подписи  – руководителя и главного бухгалтера, фактическое получения денег  – соответствует ли дата получения, отражен ли документ удостоверяющий личность получателя – паспорт, военный билет).

Журнал  регистрации приходных и расходных  документов (прошнурован, пронумерован и указано количество листов, подпись  руководителя, регистрация в момент выписки ордера).

Кассовая книга (прошнурована, пронумерована, подписи, печать, есть ли исправления).

Журнал  ордер №1 и ведомость №1 (правильность отражения хозяйственных операций).

Цель  инвентаризации - проверка правил хранения наличных денег, оформления первичной  и вторичной учетной документации, соответствие остатка в кассовой книге фактическому остатку в кассе. Проведение инвентаризации обязательно в случаях: при смене кассира; при выявлении недостач и хищений; перед составлением годовой отчетности. В остальных случаях сроки проведения инвентаризации устанавливает руководитель организации в Приказе о проведении инвентаризации, также в Приказе назначается комиссия для проведения инвентаризации (представители руководства, бухгалтерии, службы аудита). Инвентаризация начинается с проверки учетного остатка, отраженного в отчете кассира, фактическому наличию денег в кассе. Если фактический остаток больше учетного, то в кассе имеется излишек, который должен быть признан в составе внереализационных доходов организации. В обратном случае в кассе недостача, которая должна быть взыскана за счет кассира. По результатам инвентаризации составляется Акт по форме Инв-15, на основании которого в бухгалтерии делают проводки: Дебет 50 Кредит 91-1 - на сумму излишка Дебет 94 Кредит 50 - на сумму недостачи Дебет 73 Кредит 94 - недостача отнесена на кассира.

Возможны  следующие нарушения при ведении  операций по кассе:

Прямое  хищение денежных средств (ничем  не замаскированное или замаскированное  неоформленными документами и расписками). Прямое хищение денежных средств без подлогов выявляется при проверке кассы путем инвентаризации кассовой наличности. Иногда оно маскируется расписками должностных лиц, покрывающими, по существу, растраты, совершенные кассиром либо другими должностными лицами, в частности работниками счетного аппарата.

Неоприходование и присвоение поступивших денежных сумм (из банка, от различных физических и юридических лиц по приходным  ордерам, от различных юридических  лиц по доверенности). Наиболее часто  встречаются случаи неоприходования в кассу денег, полученных с расчетного счета. Присвоение денежных средств в этом случае вскрывается взаимной проверкой операций кассы и банка. Необходимо сверить в первую очередь корешки выданных чеков с приходными документами по кассе.

Излишнее  списание денег по кассе (повторное использование одних и тех же документов, неправильный подсчет итогов в кассовых документах и отчетах, списание сумм без оснований или по подложным документам, подлог в законно оформленных документах с увеличением сумм списаний).

Присвоение  сумм, законно начисленных разным лицам и организациям (присвоение депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям; присвоение сумм, причитающихся другим предприятиям). Наиболее распространенным видом неоприходованных платежей по кассовым ордерам являются платежи увольняющихся лиц, погашающих при расчете свою задолженность.

Расчеты суммами наличных денежных средств, которые превышают предельную величину (с другими юридическими лицами и  предпринимателями, действующими без  образования юридического лица; поступающими в кассу проверяемого предприятия). Борьба с присвоением денег, полученных от других предприятий, требует в первую очередь осуществления безналичных расчетов во всех возможных случаях.

     Расчеты с населением наличными за готовую  продукцию, товары, выполненные работы и оказанные услуги без применения контрольно-кассовых машин, без регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах.

Нарушение лимита остатка кассы организации.

Некорректное  отражение кассовых операций в регистрах  синтетического учета.