Нормативные документы

Пример: Авансовый отчёт, расчётно-платёжная ведомость на оплату труда.

По содержанию хозяйственных  операций:

1. Материальные - документы,  служащие для оформления операций  по движению товарно-материальных  ценностей 

Пример: приходный ордер 

2. Денежные - документы, предназначенные  для оформления операций с  наличными и безналичными денежными  средствами предприятия 

Пример: платёжное поручение 

3. Расчётные - используются  для оформления расчётных взаимоотношений  предприятия со своими контрагентами  по возникшим обязательствам.

Пример: счёт-фактура 

По порядку составления:

1. Первичные - хозяйственная  операция отражается впервые.  Пример: накладная, приходный ордер. 

2. Сводные - документы,  которые составляются на основе  первичных документов. В них отражают  данные нескольких первичных  документов. Пример: авансовый отчёт,  ведомость распределения общехозяйственных  расходов.

По способу отражения  операций:

1. Разовые - документы,  которые отражают одну или  несколько однородных операций. После составления сразу передаются  в бухгалтерию и используются  для бухгалтерских записей. 

Пример: приходные (расходные) кассовые ордера, наряды.

2. Накопительные - документы,  используемые в определённый  период времени и постепенно  в них отражают однородные  повторяющиеся операции 

Пример: табель рабочего времени 

По месту составления:

1. Внешние - документы,  составляющиеся в других организациях  и поступающие со стороны. 

Пример: счёт-фактура 

2. Внутренние - документы  составляются самой организацией  для оформления внутренних, хозяйственных  операций.

Пример: акт приёма-передачи, расходно-приходный кассовый ордер.

Документы, которыми оформляются  хозяйственные операции с денежными  средствами, подписываются руководителем  организации и главным бухгалтером  или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства  считаются недействительными и  не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых  руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному  и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между  руководителем организации и  главным бухгалтером по осуществлению  отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы  по ним могут быть приняты к  исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который  несет всю полноту ответственности  за последствия осуществления таких  операций и включения данных о  них в бухгалтерский учет и  бухгалтерскую отчетность.

Правильно оформленные документы  принимает бухгалтерия, где их обрабатывают, проверяют и используют для записей  в регистрах аналитического и  синтетического учёта по корреспондирующим  счетам. Проверка в бухгалтерии полученных документов проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учёте и другими нормативными документами. Проверка проводится по трём направлениям:

1. Устанавливается законность  хозяйственной операции.

2. В соответствии с  оформлением документов установленным  требованиям, проверяется полнота  и правильность заполнения всех  реквизитов, наличие подписей ответственных  лиц, своевременность составления  и предоставления в бухгалтерию. 

3. Правильность арифметических  подсчётов. 

Неправильно оформленные  документы возвращаются для исправления  или задерживаются для выяснения  обстоятельств.

Проверенные и принятые документы  обрабатываются:

· группировка по однородным операциям 

· таксировка, т.е. денежное измерение 

· контировка, т.е. проставление корреспондирующих счетов

В установленные сроки  документы сдаются в архив. Установленный  порядок движения документов, начиная  от составления или получения  со стороны до сдачи в архив, называют документооборотом. При разработке документа указывается время  его пребывания на каждой инстанции.

Вся информация первичных  документов после их проверки группируется и записывается на бухгалтерских  счетах в определённом порядке. Документы, где регистрируются бухгалтерские  записи на счетах, называют учётными регистрами. Учётный регистр представляет собой  таблицу, специально разграфлённую  для ведения учётных записей  по хозяйственным операциям.

Классификация учётных регистров:

1. По видам бухгалтерских  записей регистры делят на:

А) хронологические - данные первичных документов регистрируют в 

порядке их поступления в  бухгалтерию 

Пример: кассовые книги, регистрационные  журналы 

Б) систематические - производится группировка хозяйственных операций по однородным признакам.

2. По объёму и содержанию  регистры делятся на:

А) регистры синтетического учёта - операции отражаются только в 

денежном измерении в  обобщённом виде.

Пример: Оборотная ведомость 

Б) регистры аналитического учёта - операции отражаются подробно, в том числе и в натуральном  измерении.

В) комбинированные регистры - объединяют и синтетический и 

аналитический учёт.

Пример: журнал-ордер №6

3. По форме построения:

А) односторонние - все записи на одной стороне листа 

Б) двухсторонние - по Дебету на одной стороне листа, по Кредиту  на другой.

В) шахматные - по стокам счёта  по Дебету, по столбцам по Кредиту.

4. По внешнему виду 

А) бухгалтерские книги - скреплённые и сшитые в брошюру  листы.

Б) карточки - таблицы на бланках  из картона и т.п.

В) свободные листы - таблицы  со специальным графлением для 

синтетического и аналитического учёта. (Ведомости, журналы ордера)

Г) машинные носители информации - машинограммы.

В последнем случае организация  обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также  по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством  Российской Федерации, суда и прокуратуры.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров  бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством  Российской Федерации, - государственной  тайной.

Лица, получившие доступ к  информации, содержащейся в регистрах  бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны  хранить коммерческую и государственную  тайну. За ее разглашение они несут  ответственность, установленную законодательством  Российской Федерации.

Обработанные документы  систематизируются по видам операций и подшиваются в папки в  хронологическом порядке, затем  производится нумерация документов. На обложке указывается количество документов. После этого папка  поступает на хранение. Оно производится в архивах, которые бывают текущими и постоянными. В текущем хранятся папки с документами за текущий  год, в постоянном за прошедшие годы. За сохранность архива отвечает руководитель предприятия и главный бухгалтер. По прошествии нескольких лет документы  передаются в государственный архив, если они важны, другие уничтожаются. О выбытии документа делается отметка в архивной книге.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных  операций и представлению в бухгалтерскую  службу документов и сведений обязательны  для всех работников организации.

Решением Госналогслужбы Российской Федерации от 27 июня 1996 года минимальный срок хранения целого ряда документов бухгалтерского учёта был  увеличен до 5 лет. Федеральным законом "О бухгалтерском учёте" минимальный  срок хранения первичных учётных  документов, регистров бухгалтерского учёта и отчётности был установлен не менее 5 лет.

При изъятии первичных  учётных документов налоговыми органами необходимо наличие мотивирующего  постановления должностного лица. Изъятие  документов в обязательном порядке  производится в присутствии понятых  лиц и оформляется протоколом выемки, копия которого вручается  под расписку руководителю или главному бухгалтеру организации. Изъятые документы  перечисляются и описываются  в протоколе либо в прилагаемых  к нему описях с точным указанием  наименования и количества изымаемых  документов.