Нормальные условия труда

Нормальные условия  труда

Задумывались ли вы, что такое «нормальные условия труда»? Те, за работу в которых не предусмотрено никаких гарантий и компенсаций, но обеспечить их прямая обязанность работодателя. Нет? Неудивительно. Оказывается, закон, да и соответствующие должностные лица тоже окончательно не определились, что же это за условия. Вот и приходится нам с вами доказывать налоговым органам, что комната отдыха с кофе-машиной, солнцезащитные жалюзи на окнах и даже просто кулер с питьевой водой - это не блажь работодателя, а выполнение обязанности по обеспечению тех самых нормальных условий труда. Скажем сразу: доказать можно. Главное - знать как.

Понятие «нормальные условия труда» традиционно считается одним  из самых расплывчатых и спорных. Его расшифровки нет ни в одном акте действующего законодательства Российской Федерации.

Законодательство о налогах  и сборах также не содержит никаких  разъяснений по данному фактору  для целей налогообложения. На практике понятие «нормальные условия труда» является оценочной категорией, что изначально говорит об определенных налоговых рисках при учете затрат, связанных с обязанностью работодателя обеспечить персоналу такие условия.

К нормальным условиям труда ст. 163 ТК РФ относит:

• исправное состояние помещений, сооружений, машин, технологической оснастки и оборудования;

• своевременное обеспечение технической и иной необходимой для работы документацией;

• надлежащее качество материалов, инструментов, иных средств и предметов, необходимых  для выполнения работы, их своевременное предоставление работнику;

• условия труда, соответствующие  требованиям охраны труда и безопасности производства. 

Данный перечень является открытым и может дополняться. Проблема заключается в том, что налоговые  органы, как правило, с этим не согласны.

Также, согласно ст. 212 на работодателя возлагаются обязанности по обеспечению  безопасных условий труда.

Налоговый кодекс позволяет  организациям уменьшать на подобные затраты "прибыльную" базу, но что  именно следует понимать под "нормальными  условиями труда", в нем не уточняется.

В п.7 ст. 264 НК РФ сказано, что  к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством Российской Федерации, расходы на гражданскую оборону в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также расходы на лечение профессиональных заболеваний работников, занятых на работах с вредными или тяжелыми условиями труда, расходы, связанные с содержанием помещений и инвентаря здравпунктов, находящихся непосредственно на территории организации;

Однако ни в названном  подпункте, ни в других нормах главы 25 НК РФ не уточняется, какие именно затраты относятся к расходам на обеспечение нормальных условий труда.

Не содержится таких разъяснений  и в письмах Минфина России. Это дает почву для многочисленных споров бухгалтеров с проверяющими.

Налоговые органы не могут  адекватно реагировать на случаи занижения налога на прибыль в  части конкретных видов затрат, относящихся  к обеспечению нормальных условий  труда. Отсюда и возникают многочисленные споры компаний и налоговых инспекторов, разрешать которые, как правило, приходится в арбитражном суде. Для большей уверенности налогоплательщиков добавим, что сформировавшаяся к настоящему времени арбитражная практика в подавляющем большинстве случаев на их стороне.

Поэтому перед тем, как  признать те или иные расходы на улучшение условий труда либо принять к учету бытовую технику, целесообразно, во-первых, оформить документы, которые помогут подтвердить  эти расходы, и, во-вторых, проанализировать, как складывается арбитражная практика в аналогичных случаях.

Итак, работодатель обязан создать  работникам нормальные условия труда. Перечень мероприятий, проведение которых  обеспечивает нормальные условия труда  в конкретной организации, следует  закрепить в локальном нормативном документе.

В зависимости от специфики  деятельности организации обязательства  работодателя по созданию приемлемых условий труда можно разделить  на две группы:

• обеспечение нормальных условий труда на рабочем месте, включающее оборудование рабочего помещения кондиционерами, вентиляторами, обогревателями, ионизаторами воздуха, шторами, жалюзи, удобной мебелью и т. п.;
• создание санитарно-бытовых условий для отдыха и питания сотрудников в течение рабочего дня (оборудование помещений для приема пищи и отдыха, приобретение электрочайников, кофеварок, СВЧ-печей, холодильников, кулеров для воды и самой питьевой воды, кухонной мебели и посуды).

Если, кроме трудовых договоров, между работниками и работодателем  заключен также коллективный договор, мероприятия по созданию нормальных условий труда целесообразно прописать и в этом документе. В организациях, в которых нет коллективного договора, указанные мероприятия можно перечислить непосредственно в трудовых договорах, заключаемых с работниками, либо сделать в трудовых договорах ссылку на соответствующий локальный нормативный акт, в котором данные мероприятия прописаны подробно.

Требования к обеспечению  безопасных для работников условий  труда устанавливаются санитарными  правилами и иными нормативными правовыми актами РФ. Так сказано  в пункте 1 статьи 25 Федерального закона от 30.03.99 № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения». Значит, в локальном нормативном документе или соответствующем разделе трудового (коллективного) договора работодатель может сослаться на действующие в настоящий момент на территории России санитарно-эпидемиологические правила и нормы (СанПиН) и строительные нормы и правила (СНиП).

Сформулируем аргументы, которые помогут организациям, проявляющим  заботу о своих сотрудниках, обосновать в целях налогообложения расходы  на обеспечение нормальных условий  труда. Это сделаем на примере  отдельных наиболее «проблемных» видов  расходов.

Питьевая вода.

Учет компаниями расходов на закупку  кулеров и бутилированной питьевой воды для своих сотрудников для целей исчисления налога на прибыль нередко приводит к налоговым конфликтам. И вот почему.

С одной стороны, подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ предусмотрено включение в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, расходов на обеспечение нормальных условий труда. С другой стороны, п. 29 ст. 270 НК РФ определено, что при определении налоговой базы не учитываются расходы, произведенные в пользу работников.

Указанное противоречие неминуемо вызывает налоговые  споры, если организация признает расходы  на приобретение питьевой воды для  сотрудников в налоговом учете  при отсутствии справки Госсанэпиднадзора. При отсутствии данного документа затраты на приобретение питьевой воды для сотрудников офиса могут быть признаны экономически не оправданными на основании п. 1 ст. 252 НК РФ. И тогда учитывать их для целей налогообложения прибыли организация не вправе 

Многие компании предпочитают не спорить с проверяющими и не учитывают такие затраты при расчете налога на прибыль, а также не предъявляют налоговый вычет по налогу на добавленную стоимость с таких расходов (подп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ).

Чтобы затраты на приобретение питьевой воды можно было учесть в составе прочих расходов, несмотря на отсутствие справки Госсанэпиднадзора о несоответствии водопроводной воды требованиям СанПиН 2.1.4.1074-01, необходимо в локальном нормативном акте компании зафиксировать обязанность работодателя по созданию для сотрудников нормальных условий труда и в числе прочих мероприятий по охране труда указать необходимость обеспечения питьевой водой. Называться такой документ может по-разному: например, Корпоративная (или социальная) политика Общества. А при включении в текст коллективного и (или) трудовых договоров обязанности работодателя по обеспечению работников питьевой водой такие расходы можно будет учесть для целей налогообложения прибыли в качестве других расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым и (или) коллективным договором в составе расходов на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК РФ.

Телевизоры, DVD-проигрыватели, музыкальные центры

Расходы на приобретение подобной электротехники для целей исчисления налога на прибыль обосновать весьма трудно.

Минфин России неоднократно высказывался категорически против включения телевизоров в состав амортизируемого имущества (см. письма от 17.01.2006 №03-03-04/2/9 и от 04.09.2006 №03-03-04/2/199). Ведь такое имущество носит непроизводственный характер, даже если компания использует телевизоры для получения оперативной информации экономического характера.

Что можно предложить в рассмотренной ситуации? Для документального подтверждения необходимости приобретения подобной электротехники можно воспользоваться нормами ст. 223 ТК РФ, которые обязывают работодателя для обеспечения санитарно-бытового обслуживания работников оборудовать комнаты отдыха и психологической разгрузки.

Еще одним вариантом решения  проблемы может быть обоснование  необходимости произведенных расходов на покупку техники созданием  специальной переговорной комнаты. В отдельном приказе можно  зафиксировать создание комнаты для деловых переговоров с контрагентами, потенциальными партнерами и необходимость ее оборудования демонстрационной техникой. Плазменный телевизор, видеомагнитофон, магнитола и DVD-проигрыватель могут использоваться в рекламных и представительских целях: для демонстрации образцов готовой продукции, производственного оборудования, аудио- и видеороликов в рекламных целях, видеосюжетов об участии организации в выставках, ярмарках, благотворительных и спонсорских мероприятиях и т. п.

Организация, имеющая в штате  охранников, контролирующих доступ в служебные помещения, а также осуществляющих контроль по периметру прилегающей к офису территории, должна оформить отдельным приказом оборудование специального помещения, оснащенного телевизорами, используемыми в целях видеонаблюдения.

Но никакие аргументы не спасут компанию, если документы, обосновывающие необходимость приобретения подобной электротехники, отсутствуют или составлены с нарушениями.

Жалюзи, штор, зеркала, цветы

Для обоснования расходов на приобретение штор и жалюзи можно воспользоваться Гигиеническими требованиями к инсоляции и сол-нцезащите помещений и общественных зданий и территорий (СанПиН 2.1.1/2.1.1.1076-01), введенными в действие постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 25.10.2001 № 29. В подтверждение обязательности и экономической обоснованности расходов на приобретение и установку жалюзи компания может также использовать ссылку на п. 3.2 Санитарно-эпидемиологических правил и нормативов «Гигиенические требования к персональным электронным вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03», утв. постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 03.06.2003 № 118 (далее – СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03). Согласно этой норме оконные проемы помещений, где эксплуатируется вычислительная техника, должны быть оборудованы регулируемыми устройствами типа жалюзи, занавесей, внешних козырьков и др.

Сложнее подтвердить обоснованность расходов на покупку зеркал, комнатных  цветов, аквариумов и предметов ухода  за ними. Минфин России разъяснил, что  подставки и горшки для комнатных  растений предназначены для оформления интерьера офиса и не являются расходами, связанными с осуществлением организацией ее деятельности (письмо от 25.05.2007 № 03-03-06/1/311). Такие расходы  не могут быть учтены при расчете  налога на прибыль, поскольку они  не соответствуют основным критериям, установленным в пункте 1 статьи 252 НК РФ. Однако, проанализировав арбитражную  практику, можно назвать несколько  способов обоснования затрат на приобретение и обслуживание предметов интерьера.

Способ первый. Доказать, что интерьер был спроектирован и создан в процессе строительства здания и является его составной частью. Поэтому расходы на создание интерьера включены в первоначальную стоимость здания и включаются в расходы по мере начисления амортизации

Способ второй. Подтвердить, что оформление помещений в особом стиле увеличивает привлекательность объекта для потенциальных клиентов (покупателей, арендаторов и др.). Ведь затраты на приобретение предметов интерьера направлены на создание благоприятного образа налогоплательщика у внешних посетителей, поэтому носят производственный характер и уменьшают налогооблагаемую прибыль

Способ третий. Привести доказательства того, что конкретные предметы интерьера (например, комнатные цветы или шторы) приобретались для обеспечения нормальных условий труда работников. Казалось бы, этот способ является наиболее очевидным и естественным.

Вместе с тем отметим, что арбитражные суды не всегда поддерживают налогоплательщиков в подобных ситуациях.

Отопление, вентиляция, кондиционеры

Чтобы подтвердить необходимость  расходов на приобретение и установку  систем отопления, вентиляции и кондиционирования  воздуха в офисных и производственных помещениях, организации нужно сослаться  на соответствующие СанПиН и СНиП.

Летом температура воздуха  в помещении не должна превышать 25 °С при относительной влажности воздуха в пределах 40—60%. Указанные нормы являются оптимальными и обеспечивают работникам ощущение теплового комфорта в течение рабочего дня и способствуют высокому уровню работоспособности.

Обратимся к арбитражной  практике. В постановлении от 26.07.2006 по делу № А55-32558/2005 ФАС Поволжского  округа поддержал организацию, которая  при расчете налога на прибыль  признала расходы на приобретение кондиционеров. Ведь кондиционеры были установлены  и использовались компанией в  принадлежащих ей административных помещениях, и благодаря их работе создавались нормальные условия  для трудовой деятельности сотрудников.