інформаційні системи бухгалтерського обліку

Курсова робота

Інформаційні системи бухгалтерського  обліку

 

ПЛАН

 

Вступ

I. Теоретичні основи  автоматизації бухгалтерського  обліку.

1.1. Предмет, метод і  задачі бухгалтерського обліку.

1.2. Автоматизація бухгалтерського  обліку - основа ефективного управління.

1.3. Вимоги до інформаційної  системи бухгалтерського обліку.

1.4. Елементи інформаційної  комп'ютерної системи бухобліку.

 

II. Практична технологія  ефективного використання інформаційних  систем у бухобліку.

2.1. Фактори ефективного використання інформаційних систем.

2.2. Підготовка до впровадження  ІСБО.

Висновок

Список літератури

Вступ

 

Зайняти лідируюче положення  на ринку, підвищити ефективність роботи персоналу, створити оптимальну структуру  управління - от першочергові задачі керівника підприємства. У бухгалтерській і банківській діяльності це особливо важливо, що обумовлює широке застосування бухгалтерських пакетів і програм, завдяки впровадженню яких підвищується оперативність обробки даних і вірогідність ділової інформації, приймаються більш об'єктивні фінансові й управлінські рішення.

Автоматизація і введення інформаційних систем бухгалтерського  обліку на підприємстві і підготовка фінансової звітності в податкові  органи в умовах перехідної економіки  України є однієї з найбільш важливих задач. Ситуація така, що сам по собі бухгалтерський облік на підприємстві може розглядатися як внутрішня справа підприємства, а основою для оцінки фінансово-господарської діяльності підприємства з боку держави служить звітність (бухгалтерський баланс і численні інші звітні форми), що повинна щокварталу надаватися в податкову інспекцію по місцю реєстрації підприємства. Крім того, існують планові і позапланові податкові перевірки, при проведенні яких можуть знадобитися всі бухгалтерські документи, включаючи первинні.

В умовах відносної  невизначеності в податковій сфері  підприємство може сильно постраждати  чи навіть потерпіти крах, і всього лише через недбалість у бухгалтерському  обліку. Прикладів тому в Україні  дуже багато, причому часто страждають підприємства, що прагнуть працювати чесно. Страждають через недбале ведення внутрішньої бухгалтерії підприємства. При веденні бухгалтерського обліку вручну можливі і найпростіші арифметичні помилки.

Чим же можуть допомогти  бухгалтеру інформаційні системи? Безумовно, комп'ютерна програма не замінить грамотного бухгалтера, але дозволить заощадити його час і сили за рахунок автоматизації рутинних операцій, знайти арифметичні помилки в обліку і звітності, оцінити поточне фінансове становище підприємства і його перспективи.

 

 

 

 I. Теоретичні основи автоматизації бухобліку.

1.1. Предмет,  метод і задачі бухгалтерського  обліку.

 

Предметом бухгалтерського  обліку є фінансово-господарська діяльність підприємства чи організації.

Фінансово-господарська діяльність складається з:

- формування джерел, необхідних  для діяльності.  Джерела можуть бути фінансовими і матеріальними;

      - розміщення      притягнутих і сформованих засобів: створення виробничих запасів, витрат на виробництво продукції, реалізації продукції, взаємин з бюджетом у частині оподатковування й інші господарські операції.

Метод бухгалтерського  обліку - ведення обліку фінансово-господарських  операцій на основі натуральних вимірників у грошовому вираженні шляхом суцільного, безупинного, документального і взаємозалежного їхнього вираження.

Задачами бухгалтерського  обліку є:

- формування достовірної  інформації про господарські  процеси і результати діяльності  підприємств необхідної для оперативного  керівництва і управління, а також  її використання інвесторами, покупцями, податковими, фінансовими, банківськими органами й іншими зацікавленими особами;

- забезпечення контролю  за наявністю руху майна і  використання матеріальних, трудових  і фінансових ресурсів відповідно  до затверджених норм, нормативами  і кошторисами;

- попередження негативних  явищ у фінансово-господарській  діяльності, виявлення і мобілізація  внутрішньогосподарських ресурсів

 

1.2. Автоматизація  бухгалтерського обліку - основа  ефективного управління.

 

Керівнику українського підприємства сьогодні приходиться приймати рішення в умовах невизначеності і ризику, що змушує його постійно тримати під контролем різні аспекти фінансово - господарської діяльності. Ця діяльність відбита у великій кількості документів, що містять різнорідну інформацію. Грамотно оброблена і систематизована вона є деякою мірою гарантією ефективного управління виробництвом. Навпроти, відсутність достовірних даних може привести до невірного управлінського рішення і, як наслідок, до серйозних збитків.

Якщо не брати до уваги  навмисні протиправні дії, то всі помилки бухгалтерського обліку відбуваються або через недбайливість (наприклад, арифметичні помилки), або через незнання особливостей ведення бухгалтерського обліку в Україні. Такі помилки практично неминучі при ручному обліку чи при використанні застарілих чи нелегальних версій програмних комплексів.

1.3. Вимоги до  інформаційної системи бухгалтерського  обліку.

 

Гарні інформаційні бухгалтерські системи поза залежністю від їхнього масштабу, програмно - апаратної платформи і вартості повинні забезпечувати якісне ведення обліку, бути надійними і зручними в експлуатації.

У функціональному аспекті  інформаційні бухгалтерські системи  повинні, принаймні, безпомилково робити арифметичні розрахунки; забезпечувати  підготовку, заповнення, перевірку і роздруківку первинних і звітних документів довільної форми; здійснювати безпомилкове перенесення даних з однієї друкованої форми в іншу; робити нагромадження підсумків і числення відсотків довільного ступеня складності; забезпечувати звертання до даних і звітів за минулі періоди (вести архів).

Для того щоб  забезпечити зазначені можливості, інформаційна система повинна мати єдину базу даних по поточному  стану бухгалтерського обліку на підприємстві й архівних матеріалах, будь-які відомості з яких можуть бути легко отримані по запиті користувача. У залежності від особливостей обліку на підприємстві бази даних можуть мати різну структуру, але в обов'язковому порядку повинні відповідати структурі прийнятого плану рахунків, що задає основні параметри настроювання системи на конкретну облікову діяльність. Модулі системи, що забезпечують проведення розрахунків, підсумовування підсумків і нарахування відсотків, повинні використовувати розрахункові нормативи, що прийняті в поточне час.

Надійність  інформаційної системи в комп'ютерному плані означає захищеність її від випадкових збоїв і в деяких випадках від навмисного псування даних. Як відомо, сучасні персональні комп'ютери є досить відкритими, тому не можна вірогідно гарантувати захист чисто на фізичному рівні. Важливо, щоб після збою зруйновану базу даних можна було легко відновити, а роботу системи відновити в найкоротший термін. Гарні інформаційні бухгалтерські системи відповідають цим вимогам.

Не менш важливо, щоб  фірма - розроблювач бухгалтерської програми мала значний досвід роботи і солідну репутацію. При виборі системи варто враховувати ту обставину, що надалі до продавця прийдеться неодноразово звертатися і за порадою або консультацією, і за заміною застарілої версії на більш свіжу.

1.4. Елементи інформаційної комп'ютерної системи бухобліка.

 

У неавтоматизованій  системі ведення бухгалтерського  обліку обробка даних про господарські операції легко просліджується і  звичайно супроводжується документами  на паперовому носії інформації - розпорядженнями, дорученнями, рахунками й обліковими регістрами, наприклад нескінченними журналами обліку МПЗ. Аналогічні документи часто використовуються й у комп'ютерній системі, але в багатьох випадках вони існують тільки в електронній формі. Більш того, основні облікові документи (бухгалтерські книги і журнали) у комп'ютерній системі бухгалтерського обліку являють собою файли даних, прочитати або змінити які без комп'ютера не можливо.

 

Інформаційна система  містить у собі наступні елементи:

1. Апаратні засоби.

 До них відносяться: устаткування і пристрої, з яких складається комп'ютер, зокрема центральний процесор, жорсткий диск, пристрій читання CD-ROM, принтери, мережні карти і т.п.

2. Програмні засоби.

а) Системні програми. До цих програм, що виконують загальні функції, звичайно відносять операційні системи, що керують апаратними засобами і розподіляють їхні ресурси для максимально ефективного використання, системи управління базами даних (СУБД), що забезпечують виконання стандартних функцій по обробці даних, і сервісні програми, що виконують у комп'ютері основні операції, наприклад сортування записів. Системні програми звичайно розробляють постачальники апаратних засобів чи фірми, що спеціалізуються в області програмного забезпечення, і модифікують з урахуванням індивідуальних вимог.

б) Прикладні (користувальницькі) програми - це набори машинних команд для  обробки даних, що організація--користувач розробляє самостійно чи купує в  зовнішнього постачальника.

3. Документація - опис  системи і структури керування    стосовно до введення, обробці і виводу даних, обробці  повідомлень, логічним і іншим командам.

4. Персонал - працівники, що керують системою, проектують  її і  постачають програмами, експлуатують і контролюють систему   обробки даних.

5. Дані - зведення  про господарські операції й іншу необхідну інформацію, що вводять, зберігають і обробляють у системі.

  6. Процедури контролю - Процедури, що забезпечують відповідну запис операцій, що попереджають чи реєструють помилки.

 

       II. Практична технологія ефективного використання

             інформаційних cистем у бухобліку.

     2.1. Фактори ефективного використання інформаційних систем.

 

Для того, щоб ефективно  провести автоматизацію, треба у  першу чергу, добре уявляти собі що ж таке автоматизований бухоблік. На перший погляд все просто і навіть така постановка питання здається трохи надуманою, тому що автоматизований бухоблік - це просто коли бухоблік ведеться за допомогою інформаційних систем, за допомогою комп'ютера. От така омана і служить причиною великої кількості невдалих спроб автоматизації. Варто усвідомити, що впровадження інформаційної системи бухгалтерського обліку ефективно тільки тоді, коли наслідком упровадження є підвищення ефективності і поліпшення якості ведення бухобліка на підприємстві. Це може виражатися в:

• Упорядкування бухобліка. Якщо при паперовій бухгалтерії для одержання якої-небудь інформації, наприклад специфічної вибірки оборотів по субрахунку рахунка №№№60, було потрібно кілька годин роботи, то на комп'ютері - натиснув клавішу і вибірка роздрукувалася.
• Збільшенні кількості інформації, одержуваної з бухобліка. Раніш можна було побачити аналітику по 41 рахунку тільки в якому-небудь одному розрізі, зараз, на комп'ютері - у декількох.
• Зниження числа бухгалтерських помилок. Це дуже важливий фактор, якщо враховувати величину штрафів і пенею за приховання оподатковуваних величин, причиною якого, як правило є саме бухгалтерські помилки, а не деякий злий намір.
• Підвищення оперативності бухобліку. Якщо раніш, при паперовому бухобліку, бухгалтера не поспівали за первинною документацією і робили проводки з запізненням, а квартальний і річний звіт здавався в останній момент, то зараз це припинилося.
• Підвищенні економічності бухгалтерського обліку. Наша практика показує, що в багатьох випадках, змінити, що застосовуються на підприємстві план і типова кореспонденція рахунків, форми первинних документів і інші "підвладні" бухгалтерії параметри можна без використання різних ризикованих схем зменшити оподатковувані  величини чи, принаймні, пересунути терміни і знизити частоту податкових платежів.
• Інші фактори, що залежать від специфіки кожного конкретного підприємства.

Якщо таких поліпшень  не відбулося, то впровадження автоматизованих  інформаційних систем безглуздо - вона не принесла кінцевого результату, сам же по собі перехід із заповнення паперових журналів-ордерів на натискання комп'ютерних клавіш поліпшенням не є, це просто заміна. Таку ситуацію варто скоріше називати "псевдоавтоматизацієй". На жаль, псевдоавтоматизація зустрічається часто, відбувається це тому, що люди думають: "Автоматизувати - значить просто перевести на комп'ютер і все отут", а процес упровадження програми в їхньому розумінні полягає в тому, щоб якось почати заводити операції в комп'ютер.  Наслідки псевдоавтоматизації обтяжуючі . Бухгалтерія, що раніш була перевантажена поточною роботою, зараз, "при комп'ютерах", теж нічого не встигає, іноді роботи стає ще більше - треба ж спочатку зробити весь чи окремий розділи бухобліку на папері, а потім, незрозуміло для чого, завести в комп'ютер. Керівництво теж не розуміє для чого витрачені чималі гроші на комп'ютери, програми і впровадження, коли в бухгалтерії як був "завал", так і залишився.

Таким чином, можна сказати, що впровадження інформаційних систем бухобліка - це процес, при якому  в результаті перекладу бухгалтерії на комп'ютер підвищується ефективність і поліпшується якість ведення бухобліку на підприємстві. Значить перед тим як приймати рішення про автоматизацію бухобліка варто виділити, що і як ця автоматизація повинна в бухгалтерії поліпшити, це і буде метою автоматизації.

Поширеним стереотипом  є те, що впровадження ИСБО приводить  до скорочення бухгалтерського персоналу, що приводить до страху перед автоматизацією, а іноді і до її саботажу. Незважаючи на те, що, на перший погляд, все логічно - частина роботи бере на себе комп'ютер, що і витісняє бухгалтерей-людей, стереотип є помилковим. Справа в тім, що кількість необхідних у бухгалтерії бухгалтерів залежить тільки від кількості оброблюваних бухгалтерією первинних документів (накладних, касових ордерів, платежек і ін.), а кількість первинних документів не залежить від того, автоматизований бухоблік чи ні, воно залежить від обсягу хозоперацій в організації. У такий спосіб вступ ИСБО не зменшує числа необхідних у бухгалтерії бухгалтерів.

2.2. Підготовка  до впровадження ИСБО.

 

Ще однією поширеною  оманою є те, що  впровадження на підприємстві ИСБО починається з  покупки програми і потім відбувається "вступ даних у програму". Для того, щоб переведення бухгалтерії  на комп'ютер був ефективний і дав результат, про який говорилося в попередньому розділі, починати необхідно з підготовки, що умовно можна розбити на чотири етапи.