Ұйымдағы коммуникация

 

    Ұйымдағы  коммуникация      

1. Ұйымдағы  коммуникация түсінігі     
2. Ұйымдағы  коммуникация  түрлері

 

Коммуникация  дегеніміз – екі немесе одан да көп адамдардың немесе адамдар тобының  өзара ақпаратпен, мәліметтермен  алмасуы. Коммуникация – басшылық етудің байланыстырушы процесі болып саналады. Менеджерлер өз жұмысын ойдағыдай орындау үшін тиімді қарым қатынас орнатуы қажет. Шет ел зерттеулерінің пікірінше тиімсіз қарым қатынас проблемалардың туындауының басты себептерінің бірі. Тиімді жұмыс істейтін басшылар бұлар тиімді қарым қатынас орната білетіндер. Ұйым ішінде де, одан тысқары жерде де тиімді қарым қатынас ұйым аралықтары үшін де, сыртқы орта үшін де аса қажетті, сол мақсатта олар түрлі амалдарды пайдаланады.

Ұйымдағы коммуникация түрлері:

• Ұйым мен сыртқы орта арасындағы коммуникациялар.
• Ұйым ішіндегі бөлімдер мен деңгейлер арасындағы коммуникациялар.

Деңгейаралық  тік байланыстар. Ұйымда байланыстар тек жоғарыдан төмен ғана емес, төменнен жоғары байланыстар да болуы мүмкін. Жоғарыдан төмен қарай бұйрықтар, тапсырмалар берілетін болса, төменнен жоғары қарай ақпарат, есеп беру, түсініктеме, арыз, ұсыныстар т.б. берілуі мүмкін.

Бөлімшелер арасындағы байланыстар немесе көлденең байланыстар. Бөлімшелер арасында жұмыстарын үйлестіру мақсатында ақпаратпен алмасу орын алады. Көлденең қатынастар бөлімшелердің тепе тең қалыптасуына әсер етеді.

Басшылар мен бағыныштылар арасындағы байланыс. Бұл байланыс коммуникациялар ішіндегі негізгі компонент ретінде қарастырылады. Бұл қатынастар жан жақты және әртүрлі хабарлармен алмасу, мақсаттарды белгілеу, идеяны табу, мақсатқа жету жолында тиімді жұмыс ету үшін талқылау жасау, бағыныштылар қабілетін дамыту және т.б.арқылы жүзеге асады.

Басшы мен жұмыс топтары арасындағы байланыс. Бұл байланыс жұмыс жұмыс тобының жұмысын дұрыс ұйымдастыру мақсатында оның тиімділігін арттыру мақсатында орын алады.

• Бейресми коммуникациялар.

Коммуникациялық процестің кезеңдері мен элементтері

Коммуникациялық процесс  – бұл екі немесе одан да көп  адамдар арасындағы мәлімет алмасу, әрі оның негізгі мақсаты мәліметтің түсінікті болуын қамтамасыз ету. Коммуникация бұл күрделі процесс және де оны  жақсы түсіну үшін процесс сатыларын  білу қажет.

Коммуникациялық процесс  элементтері:

Ақпарат жіберуші – идеяны қорытушы немесе мәліметті жинаушы және оны таратып беруші тұлға.

Хабар – символдар көмегімен кодталған мәліметтер.

Канал (арна) – мәлімет беру құралы.

Алушы – тұлға, оған бағытталған және оны қызықтыратын мәлімет.

Коммуникациялық процесс  кезеңдері:

Жаңа идеяның туындауы немесе пайда болуы немесе мәліметтерді таңдау.

Ақпаратты жіберу арнасын таңдау және шартты белгілерді анықтау.

Ақпаратпен алмасу, яғни басқа тұлғаға идеяны жеткізу үшін мәліметті жіберу.

Ақпаратты қабылдаушы мен қабылдау, яғни декодтау. Бұл жөнелтушінің жіберген символын алушының түсінігінде аудару. 

Тұлғааралық коммуникациялар және оларың алдындағы кедергілер

Тұлғааралық коммуникация процесінің тиімділігі барлық деңгейлердегі қарым-қатынас  жолдары ашық болатынына тәуелді, егер олар жабық болса,коммун/ция дұрыс  жұмыс істеуін тоқтатады. Тиімді коммун-ция басшылар мен бағыныштылар арасындағы аймақтық, семантикалық , акустикалық, т.б. сол сияқты көптеген кедергілер болады.

Тұлғааралық коммуникация жолындағы  кедергілер:

Кедергілер қабылдауымен байланысты. Адамның қабылдауына әртүрлі факторлар әсер етеді. Адамдар бірдей ақпаратты әр түрлі түсінуі мүмкін. Мұның себебі, олардың жасындағы, тәжірибесіндегі, өмірге көзқарасындағы, қоршаған ортадағы алатын орнына байланысты және т.б. ерекшеліктер болуы мүмкін.

Семантикалық  кедергілер. Семантика сөзбен берілетін ақпарат мәнін талқылауды зерттейді. Бірнеше мәні бар әртүрлі жағдайда өзгеше талқыланатын сөздер болады. Бұл сөздер коммуникацияда түсінспеушілікке әкеліп соғуы мүмкін, мұнда символдарды, сөздерді қол қимылдарымен мәліметтерді қолдану. Семантикалық кедергілер әсіресе көп ұлтты ортада жұмыс істейтін компанияларда орын алуы мүмкін.

Вербалды емес кедергілер. Шартты белгілер, яғни көзқарастармен алмасу, бет әлпетімен ымдау арқылы болады.

Түсініксіз кері байланыс немесе нашар кері байланыс. Ол арқылы сіз жіберген хабар алғашқы оған берілген түсінікте алушымен қабылданғанын анықтауға болады.

Тыңдап білмеу. Коммуникацияның тиімділігін жоғарылатудың ең бір маңызды жағдайлары бұл адамдардың хабарларды жібергенде, не алғанда дұрыс.  

Ұйымдық коммуникация және оның алдындағы кедергілер. Ұйымдағы коммуникацияларды жетілдіру

Ұйымдық коммуникация кәсіпорын  қызметінің тиімділігіне едәуір ықпал  етеді, сондықтан да, қандай кедергілер болғандығын, әрі мұндай алмасуды қалай  жетілдіруге болатындығын білудің  зор маңызы бар.

Ұйымдық коммуникациялар  кедергілері:

Ақпараттың бұрмалануы. Кәсіпорынның ішінде мәліметтің бұрмалануы жеке адамдар арасында жөнді қарым қатынас орнатылмаудан немесе басқарушының біреуі хабармен келіспегенде болуы мүмкін.

Ақпараттың асып тасуы. Мұндайда басшы қажетті, қажетсіз мәліметтерді өңдеуге әуестенеді.

Ұйымның құрылымының  қанағатсыз болуы. Басшының қойылған міндетті жоспарлау және жүзеге асыру мүмкіндігін шектейді.

Кәсіпорында мәлімет алмасуды жақсартуға болады, ол үшін кері байланыс жүйесі құрылуы, мәлімет тасқыны  реттеліп отыруы, басқару әрекетінің белсенділігі арттырылуы, ұсыныс жинау  жүйесі өрістетілуі, алынған мәліметтерді бастырып, ұйым ісінде пайдалануы, сондай ақ мәлімет алу үшін қазіргі технология жетістіктерін қолдануы тиіс.

Ұйымдағы коммуникацияны жетілдіру әдістері:

Ақпараттық ағымдарды реттеу. Мында қабылдап алушы жақтың басшысы келіп түскен ақпаратқа байлаысты қалай шешім қабылдайтынына байланысты. Басшы сапалы ақпаратты бағалай білуі тиіс.

Кері байланыс жүйесін жетілдіру. Кері байланыс өте маңызды, өйткені оның өзі сізің алған хабарыңыздың нақтылығын аықтауыңызға мүмкіндік береді. Басшылар тарапынан берілген хабарға қатысты кері байланыс болса жеке адамдар арасыда мәлімет алу тиімірек болады.

Басқарушылық  шаралар. Бұл тәсілде барлық іс-әрекет басшыға байланысты. Басшы ақпаратты төменне ала алады, сол бойынша өзі шешім қабылдай алады немесе сол ұйымда жұмыс атқаратын мамандарды шақырып, мәселені бірге талқылап шешім қабылдайды. Яғни бұл жерде өндірістік жұмыс нәтижесі басшының қабылдаған шешімінде.

Ұсыныстар жинау жүйесін қалыптастыру.

Қазіргі кезеңгі  ақпараттық технологияларды қолдану.

Ақпараттық бюлетендер немесе газеттер шығару.

 

 

           Басқарудағы коммуникацияның ролі және оның түрлері.     

 

Коммуникация дегеніміз қарым-қатынас, екі және одан да көп адамдардың өзара түсінісуге негізделген байланысы: бір бірінен ақпарат, мәліметтер алмасуы.   
    Басшы өзінің көпшілік уақытын мәліметтер алу және шешім қабылдау үшін, біреулермен байланысуға, қарым-қатынас орнатуға арнайды. Баскдрудың жоспарлау, ұйымдастыру мотивация және бақылау қызметтерін орындау да қарым-қатынас орнатуға байланысты. Коммуникация – басшылық етудің байланыстырушы процесі болып саналады.   
    Менеджерлер өз жұмысын ойдағыдай орындау үшін тиімді қарым-қатынас орнатуы қажет.   
     Шетел зерттеушілерінің пікірінше, тиімсіз қарым-қатынас – проблемалардың туындауының басты себептерінің бірі. Тиімді жұмыс істейтін басшылар – бұлар тиімді қарым-қатынас ориата білетіндер. Ұйым ішінде де, одан тысқары жерде де тиімді қарым-қатынас ұйым аралықтары үшін де, сыртқы орта үшін де аса қажетті, сол мақсатта олар түрлі амалдарды пайдаланады.   
    Олар тұтынушыларға жарнама арқылы және басқадай жолдармен байланысады. Қоғамдық ұйымдармен қарым-қатынас орнатуда жергілікті ұйымдармен, жалпыұлттық немесе халықаралық деңгейде байланыс жасауға ерекше кеңіл бөледі. Ұйым мемлекеттік реттеу тәртібіне бағынуына тура келеді, сол себептен де есеп беріп, онда қаржы және маркетинг туралы мәлімет береді, сондай-ақ өзінің орналасуы мүмкіндіктері, жеңілдіктері т.б. туралы деректер келтіреді. Ұйымның сыртқы ортадағы оқиғалар мен факторларға қатысуынын баска да толып жатқан әдістері бар.   
    Сыртқы орта арқылы пайда болатын алуан түрлі проблемаларға байланысты ұйым ішінде әр түрлі талқылаулар, жиналыстар, телефон арқылы келісімдер жүргізіліп, қызмет жазбалары, есептері, бейнетаспалар т.б. жасалады.   
   Ұйымда мәліметтер бірінен бірі беріліп, алмасып отырады. Жоғарғы басшылықтан төменгі басшылықка күнделікті міндеттер, нақты тапсырмалар, ұсыныстар т.б. беріледі. Төменгі деңгейдегі басшылықтан жоғары деңгейдегі басшылыкка берілетін мәліметтер еңбек өнімділігіне айтарлықтай ықпал етеді.   
   Төменгі деңгейден жоғарғы деңгейдегі басшылыкка берілетін мәліметте не істеп жатқандығы айтылады. Басшы осындай жолмен ағымдағы және толғағы жеткен мәліметтерді біліп отырады, істі оңға бастырудың мүмкін болатын варианттарын ұсынады. Жоғарғы басшылар мен төменгі басшылардын мәлімет алысуы әдетте есеп беру, ұсыныс айту және жазбаша түсініктеме нышанында болады.   
    Әр түрлі бөлімшелер аралығындағы коммуникация көлбеу коммуникацияға жатады. Кез келген ұйым ұндай коммуникацияны қажет етеді, өйткені, оның өзі өзара байланысты элементтерден тұратындықтан басшы мақсатқа жетуі үшін біркелкі жолға қойылған жұмысқа қол жеткізуі тиіс.   
    Басшы мен бағыныштылар коммуникация компоненттері болып саналады. Олар бөлімшелердегі міндеттерді анықтау үшін мәліметтер алмасады, жұмысты тиімді орындау проблемаларын талқылайды.   
Басшы мен жұмысшы топтарының арасындағы коммуникация, басшы мен бағыныштылар арасындағы қосымша мәлімет алу болып саналады, әрі басшыға топтың іс әрекетінің тиімділігін арттыруға ықпал етеді.

Коммуникация  процесі.

Коммуникациялық процесс бұл екі немесе оданда көп адамдар арасындағы мәлімет алмасу, әрі оның негізгі мақсаты мәліметтін түсінікті болуын қамтамасыз ету. Коммуникация — бұл күрделі процесс және де оны жақсы түсіну үшін процесс сатыларын білу қажет.   
    Мәлімет (ақпарат) алмасу процесінің элементтері мыналар болып саналады:   
- мәліметті жіберуші идеяны қорытушы немесе мәліметті жинаушы және оны таратып беруші болып саналады;   
- символдар көмегімен кодталған мәліметтің өзін хабарлау;   
- канал, мәліметті беру құралы;  

- алушы. бұл мәліметті қажет ететін адам.   
       Мәліметті алмасу барысында жөнелтуші мен алушы белсенді роль атқарады, әрі мұның өзі бір біріне қатысты бірнеше кезеңде өтеді. Бұларлың міндеті хабарды дайындау және каналды пайдалана отырып, екі жакка да түсінікті болуын қарастыру. Мәлімет алу кезеңдері мынадай:     

 а) идеяның пайда болуы;     ә) кодтау және канал таңдау;     

 б) беру;                                  в) декодтау.

Мәлімет алмасу процесінің моделі.

Мәлімет алмасу процесінің кезеңдерін қарастырайық мәлімет алмасу идеяны тұжырымдаудан  немесе мәліметті тандаудан басталады. Бұл кезеңде жөнелтуші ақпарат  алмасу үшін қандай концепцияны басшылыкка алу қажет екендігін шешеді де, мұнда ол көптеген факторларды ескереді. Мәселен, басшы жұмыс нәтижесін бағалау туралы мәлімет алмасқысы келсе, ол мынадай жайтты есте сақтауы тиіс: идеянын мәнісі сол, өзінің қарамағындағыларға олардың күшті және әлсіз жақтары туралы нақты мәліметті хабарлау, әрі олардың жұмыс нәтижесін қалайша жақсартуға болатындығы жөнінде кеңес беру.   
    Мәліметті жөнелтуші кодтауға аайдаланатын, символ типіне үйлесетін каналды тандай білуі тиіс. Каналдарға берілген сөздер мен жазылған материалдар, сондай-ақ электрондық байланыс құралдары, компьютер желілері, электроникалар, пошталар, бейнетаспалар мен бейнеконференциялар жатады. Хабарды беру тек бір каналмен шектелмеуі тиіс. Көп жағдайда екі және одан да көп коммуникациялық құралдар пайдаланылады.   
    Үшінші кезеңде женелтуші идеяны екінші бір адамға жеткізу үшін мәліметті береді. Жөнелтуші хабарды жібергеннен кейін алушы оны декодтайды. Декодтау – бұл жөнелтушінің жіберген символын алушының түсінігінде аудару.   
    Басшы мынаны ескеруі қажет: олардын басқа орындардар алған мәліметі дәл болмауы және алмасу барысында әр түрлі ауытқулар болуы мүмкін. Осыған орай кері байланысты жолға қою қажет.

Қарым-қатынас  кедергісі және оны  жою әдістері.

Басшы өз уақытының көпшілік бөлігін әңгіме, кеңес өтікузге, тікелей байланыс орнатуға, мәлімет алмасуға жұмсайды. Осыған орай жеке адамдар арасындағы коммуникацияда қандай кедергілер болатындығын білудің айрықша маңызы бар.   
    Бірінші қабылдауға — түсініп, ұғынуға қатысты кедергілер. адамдардьін қабылдап, ұғынуына алуан түрлі факторлар ықпал етеді, сондықтан коммуникация тиімділігін кемітпес үшін бұларды ескеру қажет.      Коммуникациялық ахуал басшылар мен бағыныштылар арасындағы өзара қарым-қатынасқа байланысты. Кедергілердің өзі осылардын арасындағы келіспеушіліктегі немесе пікір қайшылықтарынан туындайды.   
    Семантика — сөзді және а.йтылған сез мәнін пайдалану әдісін зерттейді.   
    Екіншіден – байланысқа қатыса қатыса отырып және символдарды пайдаланып, мәліметтер алмасады, әрі оны түсінуге тырысады да, мұндайда сөз символын, дене қимылы мен мәліметтерді қолданады.   
    Үшіншіден, вербалсыз (латынша вербалис — ауызша, сөздей деген мағынаны білдіреді) кедергілер. Вербалсыз қатынаста сөзден басқа кез келген символдар қолданылады. Вербалсыз хабар (передача) көп жағдайда вербалды хабармен қоса өтеді де, сөз мәнін күшейтуі де немесе өзгертуі де мүмкін. Вербалсыз қатынас мысалына пікір алмасуды, адамның бет-әлпетіндегі өзгерісті, мәселен, күлкісін, қабылдамау белгісін, ойнақы немесе түнерген қалпын, қабылдаған немесе қабылдамаған көзқарасын алуға болады.   
    Төртіншіден, нашар кері байланыс. Кері байланыс өте маңызды, өйткені оның өзі сіздің алған хабарыңыздың нақтылығын анықтауыңызға мүмкіндік береді. Басшылар тарапынан жіберілген хабарға қатысты кері байланыстың болмауы жеке адамдар арасында мәлімет алу тиімддігін шектейді.   
    Бесіншіден, тыңдай білмеу. Қарым-қатынас тиімділігін арттырудың маңызды жағдайларының бірі — адам хабарды жібергенде де және кабылдағанда да бірдей дәл болуы тиіс.   
    Жеке адамдар арасындағы қарым-қатынас тиімділігін арттыру үшін мынадай жайттар ұсынылады:   
— мұқият тыңдай білуге дағдылану;   
— өз идеяңды айтпас бұрын айқындап алу;   
— потенциалдық семантикалық проблемаларды қабылдай білу;   
— өзіңнің дене тұрысыңа, қимылыңа, дауыс ырғағыңа зер салу;   
— эмпатияға және ашық жарқын әңгімеге көңіл бөлу. Эмпатия — бұл басқа адамның сезіміне көңіл аудару, әрі өзара пікірлескенде, хабар алмасқанда қолдау, көңілді әңгімелесу;   
— кері байланыс орнатуға тырысу. 

 

Коммуникация  процесінің кезеңдері және оның элементтері.      

 Коммуникациялық  процесс – жіберуші мен алушы арасында айналатын кері байланыс жүйесі.     

Коммуникация элементтері:

1. Жіберуші – ойларды немесе ақпаратты жинап, жіберетін жақ.
2. Хабарлау – символдар көмегімен кодталған ақпарат.
3. Канал – ақпарат жіберу құралы.
4. Алушы – ақпарат арналған жақ және ақпаратты түсіндіруші.

Коммуникацияның кезеңдері:

• ойлардың туу.
• кодталған және каналды таңдау. Жіберуші сөздер, ырғақ, жэстың көмегімен символдар арқылы ақпаратты кодтауы керек. Белгілі каналдарға сөзді жеткізу және жазбаша материалдар, байланыстың электронды құралы жатады.
• хабарды жіберу.
• кодты шешу – жіберушінің символдарын алушының ойына аудару процесс.

Ұйымның коммуникация түрлері:

1. ұйым мен оның ортасы арасындағы коммуникациялар.
2. ұйымның сыртқы ортамен коммуникациялық құралдары:

• олар тұтынушылармен жарнама және нарыққа тауарды жылжыту бағдарламалары арқылы қатынас жасайды.

• Қоғаммен қарым-қатынас сферасында көңіл ұйым образын жергілікті, ұлттық, халықаралық деңгейге құруға аударылады.
• Мемлекетке бағына отырып ұйымдар жазбаша есептер толтырады.
• Ұйым ішіндегі толқылау, жиналыс, қызмет хаттары, есептер көбінесе сыртқы ортамен құрылған.

3. ұйым ішіндегі коммуникациялар:

• деңгей аралық коммуникация – тік коммуникация шеңберінде ақпараттық жылжуы
• бөлім арасындағы коммуникациялар немесе көлденең коммуникациялар
• «Жетекші бағынушы» коммуникациялар – міндеттерді анықтаумен, міндеттерді шешуде бөлімді тартумен қамтамассыз етумен, жұмыстың тиімділік мәселелерін талқылаумен, бағынушылар идеялары туралы мәліметтер алумен байланысы.
• Жеткші мен жұмысшы тобының арасындағы коммуникациялар.
• Бейресми коммуникациялар – хабарды, сыбысты бөлу каналы.

 

 

Кері байланыс және оның кедергілері.