Формы и классификация учетных документов

К специализированным относятся формы документов, служащие для регистрации операций специализированного узкоотраслевого характера, имеющих место в отдельных группах организаций или отрасли. ⁴  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                                                                                9

2. КЛАССИФИКАЦИЯ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ИХ ПРОВЕРКА

 

2.1. Классификация первичных  документов. 

Разнообразие  хозяйственных операций предполагает необходимость создания различных по содержанию и форме документов. Для разграничения особенностей документа используется их классификация, т.е. все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам:

     · По назначению;

     · По содержанию хозяйственных операций;

     · По порядку составления;

     · По способу отражения операций;

     · По месту составления.

       По назначению:

1. Распорядительные - документы, содержащие распоряжение  на выполнение определённой хозяйственной  операции. Основное назначение - передача  указаний руководителей исполнителям. Однако распорядительные документы не содержат подтверждения фактов совершения хозяйственной операции, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в бухгалтерском учёте.

Пример: доверенность, чеки на получение наличных денег, распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчёт.

2. Оправдательные (исполнительные) - документы, которыми  оформляют уже произведённые  операции. Исполнители - кассиры,  заведующие складами, экспедиторы,  как бы оправдывают свои действия этими документами.

Пример: приёмные акты, акты на приём-передачу основных средств, квитанции о приёмке  ценностей, отчёты материально-ответственных  лиц.

3. Бухгалтерского  оформления - документы, которые  служат для бухгалтерского оформления записей с целью дальнейшего использования их в

                                                                                                                               

                                                                                                                                                      10

учётном процессе.

Пример: группировочные ведомости, бухгалтерские  справки о допущенных ошибках.

4. Комбинированные  - документы, которые сочетают  признаки всех выше перечисленных групп. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении операций, оправданием её выполнения, фиксируют совершённую операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения на счетах.

Пример: Авансовый отчёт, расчётно-платёжная  ведомость на оплату труда. ⁵

 По  содержанию хозяйственных операций:

1. Материальные - документы, служащие для оформления  операций по движению товарно-материальных  ценностей 

Пример: приходный ордер ⁶

2. Денежные - документы, предназначенные для  оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия

Пример: платёжное поручение 

3. Расчётные  - используются для оформления  расчётных взаимоотношений предприятия  со своими контрагентами по  возникшим обязательствам.

 Пример: счёт-фактура ⁷

 По порядку составления:

1. Первичные  - хозяйственная операция отражается  впервые. Пример: накладная, приходный  ордер. 

2. Сводные  - документы, которые составляются  на основе первичных документов. В них отражают данные нескольких  первичных документов. Пример: авансовый отчёт, ведомость распределения общехозяйственных расходов.

 По  способу отражения операций:

1. Разовые  - документы, которые отражают  одну или несколько однородных

                                                                                                                                11 

операций. После составления сразу передаются в бухгалтерию и используются

для бухгалтерских  записей.

Пример: приходные (расходные) кассовые ордера, наряды.

2. Накопительные  - документы, используемые в определённый период времени и постепенно в них отражают однородные повторяющиеся операции

Пример: табель рабочего времени 

 По  месту составления: 

1. Внешние  - документы, составляющиеся в  других организациях и поступающие  со стороны. 

Пример: счёт-фактура

2. Внутренние - документы составляются самой  организацией для оформления  внутренних, хозяйственных операций.

Пример: акт приёма-передачи, расходно-приходный  кассовый ордер.

Документы, которыми оформляются хозяйственные  операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи  главного бухгалтера или уполномоченного  им на то лица денежные и расчетные  документы, финансовые и кредитные  обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту. ⁸ 
 
 
 

                                                                                                                                12 

2.2. Проверка первичных   документов 

2.2.1.Правила  проверки первичных  документов 

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке, которая осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов) и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей - такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия для принятия решения по ним.

В первичных  документах в обязательном порядке  должны присутствовать наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной  операции и правильность ее оформления, их личные подписи и расшифровка  подписей.

 Проверка  проводится по трём направлениям:

    •    по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);

    •    арифметически (подсчет сумм);

    •    по содержанию (законность документальных операций). ⁹

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа - оформленный ненадлежащим образом документ налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать   

                                                                                                                              

                                                                                                                               13

организации, если это предусмотрено бланком  формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что  в целях налогообложения первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки,

гарантийные письма и пр.

Приемка и проверка отдельных первичных  документов, используемых в бухгалтерском  учете, могут быть поручены вычислительной установке. Для этого в составе вычислительной установки приказом руководителя предприятия, учреждения выделяются работники, которые осуществляют приемку и проверку первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                                                         

                                                                                                                         14

2.2.2. Исправление ошибок  в первичных документах

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько  групп:

    • по причинам возникновения — небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники  и т.п.;

    •    по месту возникновения — в  тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;

    •   по значению — локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение  исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки  в первичных документах, созданных  вручную (за исключением кассовых и  банковских), исправляются следующим  образом:

    •   зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;

    •    надписывается над зачеркнутым  исправленный текст или сумма;

    •  на полях соответствующей строки делается оговорка "Исправлено" за подписью лиц, подписавших ранее  документ, либо подтверждается подписью лица, производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки  и неоговоренные исправления  не допускаются.

    •  если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Типичные  ошибки при работе с первичными документами:

    •   использование форм первичных документов, созданных на предприятии,