Документооборот и инвентаризация

Инвентаризация.

Одним из важных требований, предъявляемых к  бухгалтерскому учету, является реальность (правдивость) его показателей. Отвечая  этому требованию, данные бухгалтерского учета должны полностью соответствовать  действительности. Количество поступивших  или выданных ценностей — материалов, денежных средств, готовой продукции  и др., отражаемое в учете, должно совпадать с тем их количеством, которое на самом деле получено или  выдано, а остатки этих ценностей  по данным учета — с теми остатками, которые реально находятся в  местах их хранения. Между тем данные учета иногда расходятся с действительностью. Это может происходить по следующим  причинам.

Естественные причины — изменение веса или качества средств вследствие изменений температуры или влажности воздуха, порчи их грызунами, насекомыми, микробами и др., потери при хранении и транспортировке, называемые привесом, усушкой, распылом, раструской и т.п.

Неточности при приеме или отпуске  средств — промеры, просчеты, провесы, в результате чего фиксируется другое количество или качество (размер, сорт) средств. Замена средств одного сорта (качества) другим называется пересортицей.

Ошибки в учете — это описки в первичных документах, арифметические ошибки в подсчетах, неправильное отражение документальных данных на счетах и т.п.

Злоупотребления — хищения, обвесы или обмеры — при приеме или отпуске материальных ценностей, обсчеты — при выдаче денег и др., а также прямое присвоение средств.

Все эти  факты не могут быть выявлены в  момент их возникновения — они  не поддаются учету, так как не охватываются документацией. Они устанавливаются  лишь периодическими сверками фактических  остатков средств с данными учета. Такая сверка дает возможность дополнять  и уточнять учетные данные, а также  бороться с разного рода злоупотреблениями. Фактические остатки выявляются специальными переписями, которые называют инвентаризациями.

Инвентаризация — это способ проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов для их сопоставления с данными бухгалтерского учета.

Инвентаризация  является обязательным дополнением  документации. Только при помощи обоих  этих способов — документации и  инвентаризации — в бухгалтерском  учете обеспечивается полное и правильное отражение всех хозяйственных явлений.

В зависимости  от полноты охвата средств инвентаризация подразделяется на два вида: полную и частичную.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения средства хозяйства. Она проводится, как правило, перед составлением годового отчета по состоянию на 1 января. Но ввиду ее громоздкости и трудоемкости отдельные виды средств разрешается инвентаризовать и раньше.

Частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид средств хозяйства, например только материалы или только расчеты с покупателями. Она должна проводиться, помимо полной инвентаризации, несколько раз на протяжении года с целью обеспечить точность отчетных данных, бороться с хищениями и потерями, укреплять финансовую дисциплину.

По своему характеру инвентаризации подразделяются на плановые и внеплановые.

Плановые инвентаризации осуществляются в заранее намеченные сроки исходя из целесообразности и возможности лучшего их проведения.

Внеплановые инвентаризации проводятся по распоряжению руководителей предприятий или вышестоящих органов, а также по требованию ревизора, следственных и контрольных органов (на основе сигналов или сведений, поступивших к ним). Вне плана проводится инвентаризация после стихийных бедствий (пожара, наводнения), а также при смене материально ответственных лиц. По характеру осуществления такие инвентаризации должны быть внезапными.

Инвентаризация  проводится специальной комиссией, назначаемой руководителем предприятия  и утверждаемой специальным приказом (распоряжением). В комиссию включаются разные специалисты: инженерно-технические  работники, товароведы, экономисты, счетные  работники, сами материально ответственные  лица. Иногда инвентаризацию приходится проводить в отсутствие такого лица вследствие его болезни или других причин. В этом случае, а также  в результате форс-мажорных обстоятельств  к участию в инвентаризации могут  привлекать представителей местных  органов власти.

К началу инвентаризации в местах хранения проверяемых  ценностей должна быть закончена  обработка всех приходных и расходных  документов, сделаны все записи в  аналитическом учете и выведены остатки. Все предметы, подлежащие инвентаризации, — сырье, материалы, товары и др. — должны быть разложены по наименованиям, сортам, размерам; разнородные предметы — рассортированы. У материально  ответственных лиц берется расписка о том, что все приходные и  расходные документы включены в  последний отчет или реестр (на день инвентаризации) и что у них  нет неоприходованных или не списанных  в расход ценностей. Если кладовщик  составляет товарный отчет, то при его  проверке особое внимание обращают на достоверность произведенных операций, точность заполнения реквизитов, правильность цен, подсчетов, наличие подписи  материально ответственного лица, верность переноса остатка на начало периода  и выведения остатка на его  конец.

Инвентаризация  проводится по каждому месту хранения, каждому материально ответственному лицу отдельно (и, как правило, в присутствии  последнего). Все материальные ценности проверяются путем подсчета, взвешивания  или обмера. Исключения допускаются  лишь для предметов, хранящихся в  неповрежденной фабричной упаковке, а также для навалочных и малоценных громоздких предметов. Количество первых может устанавливаться на основании  документов, однако с обязательной выборочной проверкой в натуре правильности документальных данных; количество вторых — техническими расчетами. О проверке такими способами делается отметка  в описях.

Данные  о выявленных и подсчитанных ценностях  заносятся в инвентаризационные описи, которые подписываются всеми  членами инвентаризационной комиссии. По окончании инвентаризации материально  ответственное лицо дает расписку о  том, что все ценности, отмеченные в описи, проверены в его присутствии, приняты им на ответственное хранение и что он никаких претензий  к комиссии не имеет. Оценка инвентаризуемых  предметов указывается в описи  только в том случае, если она  расходится с оценкой в учете  или не может быть установлена  по его данным.

Таким образом, инвентаризационные описи представляют собой документы, фиксирующие фактическое  наличие и состояние средств  хозяйства на определенную дату. По окончании инвентаризации они передаются в бухгалтерию для сопоставления  действительных остатков средств с  их остатками по данным учета и  приведения последних в соответствие с данными инвентаризации. С целью  выявления результатов инвентаризации бухгалтерия составляет сличительные ведомости. В них данные из инвентаризационных ведомостей сопоставляют (сличают) с  соответствующими данными из бухгалтерского учета. Здесь же выводятся результаты инвентаризации — излишки или  недостачи. Все сведения показываются как в денежном, так и в натуральных  измерителях. В сличительные ведомости  заносятся данные не обо всех видах  инвентаризационных ценностей, а только о тех, по которым выявлены отклонения от учетных данных. Данные в таких  ведомостях располагаются согласно классификации, принятой в учете. До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия предприятия должна тщательно проверить правильность всех записей, сделанных в инвентаризационных описях. При наличии ошибок в ценах, таксировке, подсчетах и т. п. их необходимо исправить, причем поправки следует  скрепить подписями всех членов комиссии. Остатки в сличительных ведомостях определяются по ценам, принятым в учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут  применяться единые бланки, в которых  соединены формы инвентаризационных и сличительных ведомостей. После  внесения инвентаризационной комиссией  в эти бланки данных о фактическом  наличии ценностей бухгалтерия  проставляет в них данные бухгалтерского учета и сличает те и другие показатели.

Комиссия  выявляет причины недостач и излишков, обнаруженных в результате инвентаризации. Окончательное решение о характере  потерь и порчи ценностей она  принимает на основании письменных объяснений соответствующих работников и других данных. Все выводы, предложения  и решения инвентаризационной комиссии оформляются протоколом, который  утверждается руководителем предприятия.

Выявленные  при инвентаризации расхождения  между фактическим наличием имущества  и данными бухгалтерского учета  отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

Заключение

Документ, как  носитель информации, выступает в  качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а  также материалом для справочно-поисковой  работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому  оно является одним из средств  укрепления законности и контроля.

От четкости и  оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит  быстрота принятия решений. Поэтому  в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная  обработка финансовых документов может  привести к отрицательным экономическим  последствиям.

Список литературы

1. Белов А.А., Белов А.Н. Бухгалтерский учёт. Теория и практика.

Учебное пособие. - М.: Книжный мир, 2004. - 748 с.

2. Бухгалтерский учёт / под ред. Л.И. Хоружий и Р.Н. Расторгуевой. -М.: КолосС, 2004. - 511 с: ил.
3. Бухгалтерский финансовый учёт: Учебник для вузов / Под ред. проф.Ю.А. Бабаева. - М.: Вузовский учебник, 2003. — 525 с.