Документооборот и инвентаризация

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

СЕВЕРО-ЗАПАДНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЗАОЧНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ

 

 

Документация  и инвентаризация.

 

Контрольная работа по курсу 

«Бухгалтерский учет»

выполнил студент 3-го курса 

факультета экономики 

специальности  080105.65.01,

Бабаджанов Атабек Исмаилович,

Шифр: 9701131118

Работа сдана «___» _______2012 г.

Проверил: _____________________

______________________________

«____» ________________ 2012 г. 

 

 

 

 

Санкт−Петербург 2012

 

 

 

 

Содержание

 

Введение

Документация

Инвентаризация 

Заключение

Список литературы

 

Введение

Документооборот - это движение документов от момента их составления  или получения от других организаций  до использования их для бухгалтерских  записей и последующей передачи в архив.

Тема организации работы с документами в современных  условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех  любой организации.

В современных условиях для  повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами  влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда  управленческих работников. От того, насколько  профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Инвентаризация  является обязательным дополнением  документации. Только при помощи обоих  этих способов — документации и  инвентаризации — в бухгалтерском  учете обеспечивается полное и правильное отражение всех хозяйственных явлений.

Цель данной работы состоит  в том, чтобы исследовать основные этапы документооборота и инвентаризации.

 

Документация

Характерной особенностью бухгалтерского учета  является, как известно, непрерывное  и сплошное отражение финансово-хозяйственной  деятельности организаций, предприятий  и учреждений. При этом обязательное условие учетных записей —  обоснование их документами.

Бухгалтерские документы представляют собой письменное доказательство выполнения хозяйственных операций или права на их выполнение. Они служат основанием для все" последующих учетных записей. Поэтому качество учетных данных и отчетности зависит прежде всего от качества документов, их точности и своевременного оформления.

Особенно  большое значение имеют документы  для организации и ведения  предварительного, оперативного и последующего контроля за законностью хозяйственных  операций и эффективностью хозяйственной  деятельности, за соблюдением режима экономии.

Важную  роль играют документы в проведении контроля за сохранностью имущества  хозяйствующих субъектов.

Прием и  отпуск товарно-материальных ценностей  и денежных средств допустимы  только на основании документов, оформленных  в установленном порядке (это  предотвращает возможность разного  рода злоупотреблений).

Документы используют в качестве доказательств  при спорах данного предприятия  с другими лицами. Следовательно, они имеют юридическую силу как  письменное свидетельство совершенных  операций.

Документы используют для передачи распоряжений исполнителям, а также для подтверждения  правильности выполнения этих распоряжений. Руководящие работники (руководитель, главный бухгалтер и др.) осуществляют предварительный контроль за целесообразностью  и законностью хозяйственных  операций при подписании документов, на основании которых будут отпущены товарно-материальные ценности, выданы денежные средства и т.п.

На основании  документов ведут также и последующий  контроль за операциями, главным образом  путем проверки их бухгалтерами (при  приемке отчетов) и ревизорами (при  проведении документальных ревизий  хозяйственной деятельности).

Таким образом, документация представляет собой способ непрерывного и сплошного наблюдения за хозяйственными операциями и фиксирует полученную о них информацию для ведения текущего бухгалтерского учета хозяйственной деятельности и контроля за ней.

В организациях, на предприятиях совершают самые  разнообразные хозяйственные операции. Для их оформления нужны различные  по форме и содержанию документы. Одним из важнейших условий является наличие в документах тех сведений, которые, во-первых, позволят точно  и полно установить содержание операции, место, время и условия ее совершения и, во-вторых, обеспечат документу  доказательную силу. Эти показатели называются реквизитами документов. К числу обязательных реквизитов относят наименование документа и его номер, название сторон, участвующих в совершении операции, описание операции, ее натуральное и стоимостное измерение, подписи лиц, разрешивших и совершивших операцию, и др. Если документ не содержит каких-либо обязательных реквизитов, то он теряет свою доказательную силу и не может служить основанием для записей в бухгалтерском учете. Основные требования, которым должны удовлетворять документы, установлены Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Документы заполняют вручную, на машинах и  комбинированным способом.

Применяется также способ бездокументного получения  учетной информации посредством  автоматических счетчиков и датчиков, которые регистрируют информацию и  передают ее в электронную вычислительную машину (автоматический учет времени  работы машин, использование машинами и оборудованием электроэнергии и т.п.).

Во всех организациях и на предприятиях страны обращается огромное количество различных  документов. В связи с этим необходима правильная и целесообразная разработка их форм. Важнейшая задача — сократить  и упростить документацию. От этого  зависят качество и стоимость  учета. Большие возможности предоставляют  унификация, стандартизация и классификация  документов.

Унификация — это установление единых типовых форм документов для отдельных ведомств, отраслей или для народного хозяйства в целом. Примером таких документов могут быть кассовые ордера, банковские документы, авансовые отчеты и др.

Стандартизация представляет собой установление одинаковых размеров бланков однотипных документов. Разработку типовых документов и установление единых размеров для их изготовления осуществляют Государственный комитет по статистике, Министерство финансов РФ и Центральный банк РФ.

Чтобы облегчить  изучение и применение документов, их группируют по определенным признакам. Такая группировка называется классификацией документов. Документы классифицируют по назначению, месту составления, по степени обобщения (охвата) хозяйственных операций и другим признакам.

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), комбинированные (распорядительно-исполнительные) и  документы бухгалтерского оформления.

Распорядительные документы содержат приказ, поручение совершить хозяйственную операцию или закрепляют право на ее совершение (доверенность, чеки, наряды и др.). Они играют большую роль для предварительного контроля за правильностью (экономической и юридической обоснованностью) операции. Основанием для записей в учете эти документы не служат.

Оправдательными (исполнительными) называются документы, которые отражают факт совершения — согласно имеющемуся распоряжению — хозяйственной операции (приходные и расходные накладные, различные акты и др.). Они свидетельствуют о выполнении операции и дают возможность исполнителям отчитаться за совершенное действие, доказать, что хозяйственная операция проведена в соответствии с полученным распоряжением.

Комбинированные — это документы, в которых одновременно отражаются распоряжение совершить хозяйственную операцию и факт ее исполнения (расходный кассовый ордер, счет-фактура, платежная ведомость на выплату заработной платы и др.). Комбинированные документы значительно сокращают общее количество документов и способствуют ускорению учетного процесса.

В ряде случаев  бухгалтерия составляет особые ведомости, расчеты или справки, которые  служат основанием для учетных записей. Такие документы, удостоверенные подписями  бухгалтера-исполнителя и главного бухгалтера, называются документами бухгалтерского оформления (расчет заработной платы, расчет амортизации основных средств и др.).

По месту  составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

Внутренние документы составляют и используют только на данном предприятии (кассовые ордера, накладные, авансовые отчеты и др.).

Внешними называются документы, поступившие от других предприятий, организаций и учреждений. Такими документами являются счета и счета-фактуры поставщиков, банковские документы, почтовые квитанции и др.

По степени  обобщения хозяйственных операций документы подразделяются на первичные  и сводные.

Первичными документами оформляют совершение хозяйственной операции. Они являются доказательством действительного выполнения хозяйственных операций (счета-фактуры, накладные, приходные и расходные кассовые ордера и др.).

Сводные (вторичные) документы составляют на основании первичных; они представляют собой способ группировки хозяйственных операций, зафиксированных в первичных документах (отчеты материально ответственных лиц, накопительные ведомости и др.). Первичные документы обязательно прикладывают к сводным. Применение сводных документов уменьшает количество учетных записей.

В зависимости  от количества зарегистрированных, однородных операций документы подразделяют на разовые и накопительные.

Разовые документы отражают одну или (одновременно) несколько хозяйственных операций. Их отличительной чертой является то, что сразу же после составления  они могут быть переданы в бухгалтерию  и использованы для бухгалтерских  записей. К разовым документам можно  отнести приходные ордера, ведомости  распределения расходов, кассовые ордера и др.

Накопительные документы оформляют однородные операции, совершаемые на предприятии  в разное время (за неделю, декаду, полмесяца). Их составляют с целью уменьшения числа выписываемых документов по тем  операциям, которые производятся на предприятии многократно в течение  короткого периода (лимитно-заборная карта, табель учета рабочего времени, ведомость выполненных работ  и т.п.).

Из приведенной  выше классификации нетрудно заметить, что одни и те же документы относятся  к различным классификационным  группам в зависимости от признаков, по которым они группируются.

Документы составляют на бланках установленной  формы. Только при отсутствии бланка допускается составление документа  на чистом листе бумаги. Но и в  этом случае он должен содержать все  обязательные реквизиты. Документы  заполняют чернилами, шариковыми ручками, химическим карандашом, на пишущей  машинке, компьютере или на вычислительных табличных машинах (фактурных и  др.). Не разрешается заполнять документы  простым карандашом.

В документе  недопустимы подчистки и помарки, которые могут вызвать сомнения в его подлинности и правильности. Допущенные в документах ошибки исправляют так называемым корректурным способом путем зачеркивания (одной чертой) и внесения (над зачеркнутым текстом) правильной записи. В документе делают оговорку об исправлении записи, которую  заверяют своими подписями должностные  лица, совершившие операцию.

Исправлять  записи в кассовых и банковских документах не разрешается.

Все документы, поступившие в бухгалтерию, тщательно  проверяют. Только после бухгалтерской  проверки документы могут служить  основанием для записи на счетах. Неверно  оформленные документы возвращают для исправления.

Каждый  документ должен быть проверен с формальной стороны, по существу и арифметически.

С формальной стороны проверяется соблюдение формы, наличие и правильность заполнения реквизитов, включая подписи распорядителей и исполнителей.

Проверка  документов по существу состоит в  выяснении необходимости, целесообразности и законности операции, указанной  в документе, соответствия ее плановым заданиям, сметам, нормативам и т.п.

Арифметическую  проверку документов производят путем  таксировки (умножение количества на цену и проверка правильности сумм стоимости ценностей) и проверки подсчетов частных и общих  итоговых показателей.

Бухгалтерская обработка документов включает их проверку, таксировку, проверку подсчетов, шифровку, группировку и корреспондирование по определенным признакам.

Бухгалтерские документы проходят сложный путь от момента выписки до сдачи их в архив на хранение, который называется документооборотом.

Схему документооборота в каждой организации, на предприятии  составляет главный бухгалтер, и  она обязательна для всех работников. Установление порядка документооборота зависит от характера хозяйственных  операций, структуры организации (предприятия) и способа обработки документов (машинного или ручного). Рациональная организация документооборота —  важнейшее условие правильной постановки бухгалтерского учета.