Аудит расчетов по заработной плате

• проверка соблюдения законности начисления выплат в соответствии с действующим законодательством и Трудовым кодексом РФ (стаж работы, соблюдение максимального размера пособия по временной нетрудоспособности, количество дней отпуска);

При нахождении пособий по временной нетрудоспособности необходимо правильно исчислить страховой стаж.

Страховой стаж исчисляется путем подсчета календарного времени работы, при этом не имеют значения причины увольнения с предыдущих мест работы (в том числе и за виновные действия) и продолжительность перерывов между работами. Размер пособия по временной нетрудоспособности зависит от величины страхового стажа (п. 1 ст. 5 Закона N 255-ФЗ). При страховом стаже до 5 лет пособие по временной нетрудоспособности будет рассчитано исходя из 60% среднего заработка. При страховом стаже от 5 до 8 лет - исходя из 80% среднего заработка и при страховом стаже 8 и более лет - исходя из 100% среднего заработка. Подсчет страхового стажа осуществляется в соответствии с Правилами, утвержденными приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91.

С 1 января 2013 г. нельзя выбирать порядок исчисления

пособия по беременности и родам и ежемесячного пособия

по уходу за ребенком

По страховым случаям, наступившим в период с 1 января 2011 г. по 31 декабря 2012 г., средний дневной заработок для исчисления пособий по беременности и родам, а также ежемесячного пособия по уходу за ребенком мог определяться одним из следующих способов:

- по заявлению застрахованного  лица исходя из среднего заработка за 12 последних месяцев, предшествующих месяцу наступления страхового случая. Средний заработок делится на количество фактически отработанных дней (с учетом предельной величины базы для начисления страховых взносов в ФСС за 2010 г. - 415 000 руб.). Этот порядок расчета пособий применялся до 2011 г.;

- исходя из среднего  заработка за два календарных  года, предшествующих году, в котором  наступил страховой случай. Средний  заработок делится на 730 (также  с учетом предельной величины  базы для начисления страховых взносов в ФСС за соответствующий год). Этот порядок расчета пособий действовал с 1 января 2011 г.

Указанный переходный период, в течение которого застрахованные лица были вправе выбирать порядок определения среднего дневного заработка для исчисления пособий, установлен ч. 2 ст. 3 Федерального закона от 08.12.2010 N 343-ФЗ. Данный период закончился 1 января 2013 г.

В отношении страховых случаев, наступивших начиная с 1 января 2013 г., средний дневной заработок для исчисления пособия по беременности и родам и ежемесячного пособия по уходу за ребенком необходимо определять по новым правилам, установленным ч. 3.1 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ.

С 1 января 2013 г. средний дневной заработок для исчисления пособия по беременности и родам и ежемесячного пособия по уходу за ребенком определяется путем деления заработка работника за два календарных года, предшествующих тому, в котором наступил страховой случай, на число календарных дней в них, за исключением календарных дней, приходящихся на некоторые периоды (ч. 3.1 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ).

Федеральным законом от 29.12.2012 N 276-ФЗ уточнено, какие календарные дни не учитываются при расчете среднего дневного заработка. Ранее, согласно не вступившей в силу редакции ч. 3.1 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ, предполагалось исключать из расчета дополнительные оплачиваемые выходные дни, предоставленные для ухода за ребенком-инвалидом. В соответствии с новой редакцией ч. 3.1 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ, действующей с 1 января 2013 г., этого делать не нужно. Иными словами, при расчете не будут приниматься во внимание календарные дни, приходящиеся на следующие периоды:

1) периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком;

2) период освобождения  работника от работы с полным  или частичным сохранением заработной  платы в соответствии с законодательством  РФ. Этот период не учитывается, если на сохраняемую заработную  плату не начислялись взносы в ФСС РФ.

Кроме того, уточнено, что средний дневной заработок для исчисления пособия по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком не может превышать определенного значения. Для его расчета сумму предельных величин базы для начисления страховых взносов в ФСС РФ за два календарных года, предшествующих году наступления соответствующего отпуска, необходимо разделить на 730 (ч. 3.3 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ). Так, в 2013 г. данное значение среднего дневного заработка составляет 1335,62 ((463000 + 512000) / 730) руб. Следовательно, учитывая нормы ч. 1 ст. 11.2 и ч. 5.1 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ, предельный размер пособия по уходу за ребенком в текущем году составляет 16 241,14 руб. (1335,62 x 30,4 x 40%).

• документальная проверка начисления пособий по временной нетрудоспособности и отпускных (оформление листков временной нетрудоспособности, расчетов отпуска);
• арифметическая проверка расчетов пособий по временной нетрудоспособности и отпускных (пересчитываются суммы, указанные бухгалтером).

 При проведении аудита отпускных необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке предоставления основного отпуска.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск сотруднику предоставляют каждый год. Правда, здесь имеется в виду не календарный, а рабочий год - его отсчитывают с момента поступления работника в организацию.

Очередность предоставления основных и дополнительных отпусков определяют ежегодно. Для этого работодатель должен составить график отпусков (форма Т-7). График отпусков можно разработать, используя унифицированную форму (Т-7), которая утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1. Однако организация вправе составить график и в произвольной форме.

Утвердить его нужно не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Если у организации есть выборный профсоюзный орган, то график принимается с учетом его мнения.

Согласно статье 115 Трудового кодекса РФ, продолжительность основного отпуска 28 календарных дней. Однако для некоторых работников трудовое законодательство предусматривает более длинные основные отпуска. Например, несовершеннолетние сотрудники могут отдыхать 31 календарный день.

За первый год работы сотрудник должен отдыхать не менее 28 календарных дней.

Начисление отпускных производится на основании приказа (распоряжения) форма Т-6, Т-6а. Расчет отпускных осуществляется в форме Т-60. Сумма отпускных находится, средне дневной заработок умножается на дни отпуска. Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,4).

В случае если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.

Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,4) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

Пример 1. Аудитор установил, что сумма отпускных, выплаченных работникам организации, составила 150 000 рублей. Она документально подтверждена приказами о предоставлении отпуска работникам и расчетами суммы отпускных произвольной формы. Таким образом, бухгалтером нарушен порядок документального оформления суммы отпускных. Согласно постановлению Госкомстата РФ от 05.01.04 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» для оплаты отпуска необходимо составлять документы по унифицированным формам:

• «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» (ф. № Т-6);
• «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам» (ф. № Т-6а);
• «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» (ф. № Т-60).

Поэтому для того, чтобы расходы на оплату отпуска работникам были признаны документально подтвержденными в бухгалтерском и в налоговом учете, бухгалтеру необходимо используемые формы приказов о предоставлении отпуска, заменить на унифицированные формы, расчет отпуска осуществлять в унифицированной форме № Т-60.

Глава 3. Методика проверки удержаний и выплаты заработной платы

3.1 Проверка удержаний из заработной платы

Проверка удержаний из заработной платы, осуществляется по двум направлениям:

• проверка обязательных удержаний из заработной платы (начисление налога на доходы физических лиц и удержания по исполнительным листам);
• проверка удержаний по инициативе работника (профсоюзные взносы; удержания сумм по займам; удержание материального ущерба и т.д.)

При проверке обязательных удержаний из заработной платы аудитор осуществляет следующие действия.

• устанавливает обоснованность применения налоговых вычетов по налогу на доходы физических лиц, для этого необходимо воспользоваться главой 23 Налогового кодекса РФ.
• устанавливает соответствие применяемой налоговой ставке Налоговому кодексу РФ.

Налоговые вычеты предусмотрены стандартные, социальные, имущественные, профессиональные. Стандартные налоговые вычеты по налогу на доходы физических лиц предусмотрены статьей 218 Налогового кодекса РФ. Сначала аудитор устанавливает виды стандартных налоговых вычетов, которые применяются в отношении того или иного работника. Проверка осуществляется по налоговым карточкам, лицевым счетам, расчетно-платежным ведомостям, расчетным листкам. Аудитор должен установить в обязательном порядке наличие документов, которые дают право работнику на предоставление определенного налогового вычета. К оправдательным документам относятся: заявление работника о предоставлении налогового вычета, копия свидетельства о рождении ребенка, справка о составе семьи, справка с места учебы ребенка, копии документов, удостоверяющих право на применение других стандартных налоговых вычетов. Если при проверке оправдательные документы не представлены, то необходимо сделать вывод о незаконности применения налоговых вычетов. Аудитор устанавливает, является ли работник штатным работником или работает по совместительству. Как правило, при предоставлении дохода по не основному месту работы налоговые вычеты не применяются.

С 2011 года были внесены изменения в статью 218 Налогового кодекса РФ Федеральным законом от 21 ноября 2011 г. № 330-ФЗ. Рассмотрим сравнительную таблицу по вычетам за 2011 и 2012 годы.

Размеры стандартных налоговых вычетов по НДФЛ в 2011 и 2012 годах, которые утверждены Федеральным законом от 21 ноября 2011 г. № 330-ФЗ.

Таблица 1. Изменения  начисления налогового вычета

Стандартный налоговый вычет на работника в размере 400 руб., который был предусмотрен подпунктом 3 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ, теперь отменен. Его предоставляли ежемесячно любому сотруднику. Но до тех пор, пока его доход, подсчитанный с начала года, не превышал 40 000 рублей. Остальные стандартные вычеты на работника сохранились. Так, на вычет в 3000 руб. могут рассчитывать чернобыльцы и инвалиды Великой Отечественной войны (полный список льготников есть в подп. 1 п. 1 ст. 218 Налогового кодекса РФ). А вычет в 500 руб. положен героям Советского Союза и Российской Федерации, инвалидам детства, инвалидам I и II группы, а также другим лицам, поименованным в подпункте 2 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ. Если в вашей компании трудятся работники данных категорий, им надо по-прежнему предоставлять вычеты на основании поданных ранее заявлений.

Закон № 330-ФЗ увеличил размеры вычетов на детей. К работникам, которые могут получить вычет на ребенка, относятся: 
— родители, в том числе приемные; 
— супруги родителей; 
— опекуны или попечители (их супруги права на вычет не имеют).