Аналіз та опис форм з первинного обліку нематеріальних активів

     Первинні  та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов'язкові реквізити:

- назву документа (форми);

- дату і місце складання;

- назву підприємства, від імені якого складено документ;

- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

     Для прикладу докладніше розглянемо одну із цих форм аналітичного обліку - МШ-6 "Особова картка №____ обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв". Відповідно до Наказу №145, у ній необхідно зазначити прізвище, ім'я та по батькові працівника, якому видаються МШП такого виду, його табельний номер, цех, дільницю, відділ, професію та посаду працівника, дату прийняття на роботу чи дату зміни професії (посади). Також можуть бути подані дані про його стать, зріст, розмір одягу (взуття, головного убору). На зворотному боці форми МШ-6 зазначається видача та повернення спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв. Підписує таку особову картку начальник, бухгалтер, інженер з охорони праці та техніки безпеки або начальник цеху.

     За  автоматизованої обробки даних (ведення  обліку на комп'ютері) особова картка може не вестися.

     Відповідальність  за організацію бухгалтерського  обліку та забезпечення фіксування фактів усіх господарських операцій у первинних  документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.

     Відповідальність  за несвоєчасне складання первинних  документів і регістрів бухгалтерського  обліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які  склали та підписали ці документи.

Облік МШП за місцем експлуатації

     На  складах ведеться кількісний облік МШП за їх номенклатурними номерами, аналогічний обліку матеріалів на складі. У бухгалтерії підприємства складають групувальні відомості надходження МШП таким же чином, як і групувальні відомості надходження матеріалів. Відпуск МШП в експлуатацію здійснюється на підставі вимог цехів чи відповідальних осіб. Відпуск МШП робітникам у тривале користування оформлюється випискою вимоги у двох примірниках.

     Відповідно  до п. 23 П(С)БО 9, вартість малоцінних та швидкозношуваних предметів, переданих в експлуатацію, виключається зі складу активів (списується з балансу) з подальшою організацією оперативного кількісного обліку таких предметів за місцями експлуатації і відповідальними особами протягом строку їх фактичного використання.

     Облік МШП за місцями збереження і перебування можуть вести особи, відповідальні за їх наявність, як правило, за такими групами:

- інструменти і пристрої загального призначення;

- господарський інвентар - портьєри, вішалки, протипожежний інвентар тощо;

- спеціальний одяг, спеціальне взуття (щодо обліку, то він залежить від терміну експлуатації такої "малоцінки". У цьому випадку йдеться про спецодяг та спецвзуття, термін експлуатації яких менше року);

- інші МШП - столовий посуд і столові речі, інвентар для соціально-культурних заходів, спортивний і туристський інвентар, брезент тощо.

     У межах цих груп підприємства можуть самостійно встановлювати більш  деталізоване групування МШП.

Для правильної організації обліку МШП необхідно:

- забезпечити  умови для нормального їх збереження  на складах і функціонування в експлуатації;

- розміщати  МШП у місцях їх збереження  й експлуатації таким чином,  щоб мати можливість швидко  їх приймати, відпускати і перевіряти  наявність; 

- установити  коло осіб, на яких покладається  відповідальність за приймання, збереження і відпуск МШП, за правильне і своєчасне оформлення цих операцій;

- укладати  з відповідальними особами письмові  договори про матеріальну відповідальність.

     Інструменти і пристрої загального призначення  відпускаються зі складу в підрозділи за встановленими лімітами (нормами) відпуску інструментів. При цьому можливі кілька варіантів організації обліку інструментів і пристроїв в експлуатації.

Перший  варіант організації обліку передбачає порядок, за яким операції з одержання інструментів і пристроїв зі складу, повернення на склад МШП, що стали непридатними, та зношених інструментів оформляються первинними документами.

     Оформлення  операцій з передачі інструментів і  пристроїв первинними документами  здійснюється в такому порядку:

- одержання інструментів і пристроїв зі складу - випискою вимог або лімітних карток;

- повернення інструментів і пристроїв на склад - випискою накладних або записами в лімітних картках;

- решта непридатних, зношених інструментів і пристроїв у вигляді брухту, утилю - накладними.

     Другий  варіант організації обліку передбачає порядок, за яким оформляються лише операції з передачі інструмента і пристроїв, що спричиняють зміни запасів МШП у відповідальних підрозділах (метод постійного запасу МШП або обмінного фонду).

     За  таким порядком відповідальні підрозділи обмінюють на складі непридатні, зношені інструменти і пристрої на придатні штука за штуку. Такий метод не зумовлює зміну запасів інструментів у відповідальних підрозділах і тому не потребує спеціального первинного документа на обмін. Доцільний на підприємствах із добре організованою системою складського й інструментального господарства, а також належною організацією обліку і контролю.

     У деяких випадках можливе повернення малоцінних та швидкозношуваних предметів  з експлуатації на склад. При цьому за субрахунком малоцінні та швидкозношувані предмети має бути відкритий субрахунок другого порядку: “Малоцінні та швидкозношувані предмети на складі, що були в експлуатації”.Повернення МШП з експлуатації на склад оформлюється накладною.

     Основні господарські операції з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів у  бюджетних установах відображають на рахунках такими записами (табл. 1).

Таблиця 1

    На  підставі наведених господарських  операцій - складається "Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення малоцінних і швидкозношуваних предметів — Меморіальний ордер № 10", т.ф. № 439 (бюджет), підсумки якого переносяться до книги Журнал-головна. 
 
 
 
 
 

    Висновки  і пропозиції: З метою збереження та належного використання малоцінних і швидкозношуваних активів необхідно забезпечити організацію їх аналітичного обліку в бухгалтерії підприємства, оперативного обліку в експлуатації та систему ефективного контролю.

    Особливості кількісного обліку малоцінних та швидкозношуваних активів представлені запозиченими із законодавчої бази колишнього СРСР переліком типових форм первинних облікових документів [5, 6] та положенням з бухгалтерського обліку малоцінних і швидкозношуваних предметів (далі, Положення) [7]. Якщо перший було перезатверджено наказом Міністерства статистики України у 1996 році (без суттєвих змін), то друге використовують у редакції зразка 1979 року у частині, що не суперечить українському законодавству. Існують також  галузеві положення, які стосуються окремих предметів, таких як спеціальний одяг, спеціальне взуття та інші засоби індивідуального захисту [8].

    Порядок ведення аналітичного обліку малоцінних і швидкозношуваних активів в  бухгалтерії підприємства представлено в Інструкції про застосування Плану  рахунків бухгалтерського обліку [9] згідно якої облік здійснюють за однорідними групами предметів із деталізацією по видах. Такий підхід стосується усіх швидкозношуваних предметів.  Систематизацію інформації підприємства здійснюють на власний розсуд. Такий підхід потребує суттєвої корекції, враховуючи сучасні умови господарювання, а саме – більш ліберальний підхід у віднесенні активів до складу малоцінних і швидкозношуваних, законодавчий поділ допоміжних засобів на оборотні і необоротні, використання в окремих галузях особливих видів досліджуваних активів (виробництво, торгівля, сфера послуг), різне  функціональне призначення тощо.

    Поза  увагою залишається питання економічної  доцільності застосування такої  великої кількості документів та встановлення їх призначення. 

    Ознайомлення з практикою обліку інструментів на підприємствах свідчить про відмову роботи за принципом постійного запасу або обмінного фонду. За радянськими мірками останній передбачав закупівлю цих інструментів в обсягах, що перевищують поточні потреби із подальшим їх зберіганням на складі. У разі непридатності інструментів, що використовувались у виробництві, їх обмінювали на  складі на справні. Такий підхід свідчить про нераціональне розпорядження коштами, оскільки підприємство несе витрати на активи, які не приносять ніякої вигоди, натомість потребують додаткових витрат на обслуговування  такого зберігання. Таким чином, типові форми МШ-1 “Відомість на поповнення (вилучення) постійного запасу інструментів (пристроїв)” та МШ-5 “Акт на списання інструментів (пристроїв) та обмін їх на придатні” втратили актуальність.

    Підлягає  сумніву також застосування типової  форми МШ-3 “Замовлення на ремонт або заточування інструментів (пристроїв)”. Її використовують для оформлення ремонтних  робіт, здійснених у централізованому порядку, що на практиці майже не зустрічається. Крім того, такий підхід вимагає додаткової паперової роботи.

    Неоднозначним та суперечним є порядок оперативного обліку спецодягу, спецвзуття та інших  засобів індивідуального захисту, оскільки  інформація у типових формах як МШ-6 “Особова картка обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв” та МШ-7 “Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв” дублюється. Крім того існують суперечності між законодавчими актами щодо питання необхідності ведення картки обліку таких об’єктів за кожним працівником [5, 8].

    Постає  питання пошуку таких методик  і підходів у організації обліку та контролю, які б дозволили ефективно  розпоряджатися малоцінними і швидкозношуваними  активами із мінімальними затратами на таке управління.

 

ПЕРЕЛІК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ  

        1.    Диба В. М. Облік та аналіз необоротних активів : [монографія] / Диба В. М. – Київ : КНЕУ, 2008. – 288 с.  

            2.    Городянська А. В. Відтворення основних засобів на підприємствах України: теорія і практика обліку та аналізу : [монографія] / Городянська А. В. – Київ : КНЕУ, 2008. – 215 с.         

3.    Грінько А. П. Облік основних засобів: теорія, стан, проблеми, перспективи : [монографія] / Гринько А. П. – Харків : Харківська державна академія технології та організації харчування, 2002. – 277 с.          

4.    Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 9 “Запаси” : затверджене наказом Міністерства фінансів України від 20.10.99 р. № 246 : [Електронний ресурс]. – Режим доступу : http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=z0751-99          

 5.    Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів : наказ Міністерства статистики України від 22.05.96 № 145: [Електронний ресурс]. – Режим доступу : http://zakon.nau.ua/doc/?uid=1041.1755.0          

  6.    Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций: постановление государственного комитета СССР по статистике от 28.12.89 г. N 241 : [Електронний ресурс]. – Режим доступу : http://search.ligazakon.ua/l_doc2.nsf/link1/FIN804.html