Управление проектами

Управление  проектом – это процесс планирования, организации и управления работами и ресурсами, направленный на достижение поставленной цели, как правило, в условиях ограничений на время, имеющиеся ресурсы или стоимость работ.

Управление проектом состоит из трех основных этапов:

1. формирование плана проекта,
2. контроль за реализацией плана и оперативная его коррекция,
3. завершение проекта.

На первом этапе осуществляется обоснование проекта, составляется перечень работ и имеющихся ресурсов, производится распределение ресурсов по работам и оптимизация плана  по критериям времени завершения проекта, суммарной стоимости проекта, равномерного распределения ресурсов, минимизации рисков. Здесь же производится заключение всех необходимых договоров со сторонними исполнителями, подрядчиками и поставщиками. Второй этап предполагает контроль выполнения проекта с целью своевременного выявления и устранения наметившихся отклонений от первоначального плана. При значительных отклонениях первоначальный план перерабатывается и составляется новый. Завершение проекта означает выполнение определенных регламентированных действий, необходимых для завершения и прекращения работ по проекту. Например, подписание акта приемки/сдачи выполненных работ.

В настоящее время  для автоматизированного управления проектами используется методология  сетевого планирования и управления, разработанная в 1956 г. специалистами фирм "Дюпон" и "Ремингтон Ред" М.Уолкером и Д.Келли для проекта по модернизации заводов фирмы "Дюпон". Впечатляющим результатом ее использования является проектирование корпорацией "Локхид" ракетной системы "Поларис" для оснащения подводных лодок ВМС США. В результате применения методов сетевого планирования работы были выполнены на два года раньше намеченного срока! Одним из примеров успешного применения этого метода в России является восстановление храма Христа Спасителя в Москве.

Сетевое планирование и управление состоит из структурного и календарного планирования и оперативного управления.

Структурное планирование заключается в разбиении проекта на этапы и работы, оценки их длительности, определении последовательности их выполнения. Результатом структурного планирования является сетевой график работ, который используется для оптимизации проекта по длительности.

Календарное планирование заключается в составлении временной диаграммы работ и распределении между работами трудовых ресурсов (исполнителей). Результатом календарного планирования является диаграмма Ганта, графически отображающая периоды выполнения работ на оси времени. На этом этапе может выполняться оптимизация ресурсов и бюджета проекта.

Оперативное управление состоит в регулярном сопоставлении фактического графика работ с плановым. Результатом серьезных отклонений является принятие решений об изменении первоначального структурного или календарного плана.

9.2 Этапы  проекта

Упорядоченный подход к  сбору информации по проекту, необходимой  для планирования, составления графика работ и контроля за выполнением проекта, обеспечивают пять типовых этапов, приводимых ниже.

1. ЭТАП 1: разработка технического задания
2. ЭТАП 2: расстановка приоритетов
3. ЭТАП 3: структурирование работ по этапам
4. ЭТАП 4: совмещение структуры распределения работы по этапам (СРРПЭ) с организацией
5. ЭТАП 5: кодирование СРРПЭ для информационной системы

Этап 1: разработка технического задания

Разработка технического задания на проект. Техническое задание - это определение конечного результата или цели вашего проекта - товара или услуги для вашего заказчика. Основной целью здесь является как можно более четкое определение промежуточных результатов работы для конечного пользователя и концентрация (в единое целое) планов проекта.

Исследования показывают, что плохая разработка технического задания является наиболее частой преградой на пути к успеху проекта. По мнению 60% респондентов-управляющих проектами, основной проблемой является отсутствие четких целей.

В ходе работы с более, чем 1400 управляющими проектами в США и Канаде было установлено, что около 50% проблем планирования связаны с нечетким техническим заданием и постановкой целей.

ТЗ должно разрабатываться  под руководством управляющего проектом и клиента. Управляющий проектом должен согласовывать с заказчиком цели, промежуточные результаты работы на каждой стадии проекта, технические требования и т.д. Так, например, промежуточным результатом на ранней стадии проекта может быть разработка документации; на второй стадии - три образца продукта; на третьей - значительное количество товаров для выпуска на рынок и, наконец, продвижение товара на рынке и обучение персонала.

Техническое задание - это  документ, который будет соответственно оформлен и использован владельцем проекта и участниками проекта для планирования и измерения успеха проекта. ТЗ объясняет, какую продукцию вы поставите своему клиенту по завершении проекта. ТЗ вашего проекта должно представлять намеченные результаты в конкретном и поддающемся измерению виде.

Использование перечня контрольных вопросов проекта

Для того чтобы убедиться  в правильности ТЗ, можно использовать следующий контрольный перечень вопросов:

1. Цели проекта. Первым этапом в определении ТЗ является определение основных целей для удовлетворения потребностей клиента. Например, в результате анализа рынка компания, занимающаяся компьютерными программами, решает разработать программу, способную автоматически переводить с английского на русский. Проект должен быть выполнен за три года при затратах, не превышающих $1,5 млн.
2. Промежуточные результаты работы. Следующим этапом является определение промежуточных результатов работы на протяжении всего жизненного цикла проекта. Так, например, промежуточным результатом работы на самой ранней стадии разработки проекта может быть список спецификаций. На следующем этапе это может быть испытание образцов. Последним этапом может быть окончательное испытание и одобренная программа. Промежуточные этапы работы обычно включают время, количество и/или оценки затрат.
3. Контрольные точки. График контрольных точек отражает только основные сегменты работы; он показывает первую, приблизительную оценку затрат времени, стоимости и необходимых ресурсов для проекта. Этот график составляется с использованием промежуточных результатов работы, как основы для определения основных сегментов работы и конечной даты.
4. Технические требования. Обычно товар или услуга для того, что бы хорошо работать, должны отвечать техническим требованиям. Например, техническим требованием к ПК может быть способность работать от сети переменного тока в 120 вольт или от постоянного тока в 240 вольт без адаптеров.
5. Ограничения и исключения. Следует четко определить границы ТЗ. Примером такого ограничения является сбор данных клиентом, а не подрядчиком; какой нужно построить дом, а не то, как он вписывается в пейзаж, или какие приборы, обеспечивающие охрану и безопасность, нужно установить; какие программы нужно ввести, а не какую подготовку дать персоналу.
6. Проверка выполнения работы совместно с заказчиком. Контрольный список вопросов ТЗ проекта заканчивается совместной с заказчиком проверкой выполнения работы. Получает ли заказчик в виде промежуточных результатов то, что он хочет? Указывает ли определение проекта ключевые достижения, сметы, сроки и требования к выполнению работ? Рассматриваются ли вопросы ограничений и исключений? Обсуждение всех этих вопросов крайне необходимо во избежание недопонимания.

Разработка  ТЗ проекта

Цель проекта - построить высококачественный дом по индивидуальному проекту за пять месяцев, не превышая затрат в $ 150 000. Промежуточные результаты работы

1. Постройка дома площадью 2200 квадратных футов, с 2 ванными, тремя спальнями.
2. Постройка отдельно стоящего, облицованного камнем гаража.
3. В кухне установить плиту, духовой шкаф, микроволновую печь и посудомоечную машину.
4. Высокоэффективный газовый камин с программируемым термостатом.

Контрольные точки:

1. Получить разрешения - 5 марта.
2. Заложить фундамент - 14 марта.
3. Внутренние работы. Установка рам, внутренняя отделка, слесарные работы, монтаж, электропроводка, прохождение инженерно-технического контроля - 25 мая.
4. Итоговый контроль - 7 июня.

Технические требования:

1. Дом должен соответствовать местным строительным нормам.
2. Все окна и двери должны соответствовать стандартам NFRC class 40 energy ratings.
3. Внешняя облицовка стен должна соответствовать стандарту "R" factor of 21.
4. Покрытие потолка должно соответствовать стандарту "R" factor of 38.
5. Покрытие пола должно соответствовать стандарту "R" factor of 25.
6. Гараж должен быть построен на две большие машины и один 20-футовый Winnebago.
7. Конструкция должна соответствовать нормам сейсмической устойчивости.

Ограничения и исключения:

1. Дом должен быть построен по спецификациям и оригинальным чертежам, предоставленным заказчиком.
2. Владелец сам отвечает за благоустройство участка.
3. В кухонное оборудование не включен холодильник.
4. Не включена установка кондиционера, но предусмотрена возможность его установки.
5. Подрядчик сохраняет права на использование внешних услуг.
6. Подрядчик отвечает за субподрядные работы.
7. Время работы: понедельник - пятница с 8.00 до 18.00.

Проверка  выполнения работ заказчиком: - Джон и Джоан Смит.

Этап 2: расстановка  приоритетов

Одной из основных задач  управляющего проектом является управление соотношением между временем, стоимостью и результативностью.

Матрица приоритетов  проекта

	Время	Результаты	Стоимость
Ограничить		*
Улучшить	*
Принять			*

Этап 3: структурирование работ по этапам

Основные  группы в структуре распределения  работы по этапам (СРРПЭ)

Работу над проектом можно разделить на более мелкие элементы. Результат этого поэтапного процесса называется структурой распределения работы по этапам (СРРПЭ).

 
Рисунок 9.2 - Иерархическое деление  СРРПЭ

Разработка  СРРПЭ

 
Рисунок 9.3 - Разработка СРРПЭ

Структура распределения процесса работы по этапам

Каждый набор работ  в СРРПЭ:

1. Определяет, какая работа будет выполняться (что).
2. Указывает время выполнения набора работ (как долго).
3. Определяет смету с учетом времени на выполнение набора работ (стоимость).
4. Определяет ресурсы, необходимые для выполнения набора работ (сколько).
5. Определяет контрольные пункты для измерения хода выполнения.

Этап 4: совмещение СРРПЭ с организацией

Для определения подразделений организации, ответственных за выполнение конкретных работ строится схема организационной структуры (СОС).

Целями СОС являются:

• обеспечение основы для оценки выполнения работ подразделениями;
• определение отделов, отвечающих за выполнение работ;
• привязка подразделений к счетам контроля за издержками.

Обычные пакеты прикладных программ позволяют управляющим  проектом выбирать СРРПЭ или СОС.

Таблица 9.1 - Упорядочение по СРРПЭ

	Смета прямых расходов
1.1.3 Жесткий диск	1660
1.1.3.1 Двигатель		10
Закупка			10
1.1.3.2 Микросхема		1000
Дизайн			300
Производство			400
Испытания			120
Программное обеспечение			180
1.1.3.3 Крепежная рама
Производство		50
1.1.3.4 Головка чтения/записи		600
Дизайн			300
Производство			200
Испытания			100