Организация брифингов и презентаций

Организация брифингов  и презентаций

Брифинг (англ. briefing от англ. brief - короткий, недолгий) - короткое информационное сообщение, которое делается обычно официальным лицом, представителем правительства, международных организаций, коммерческих структур и других высоких инстанций с представителями средств массовой информации, в целях информирования их о важных событиях, ходе международных переговоров, конференций, симпозиумов, семинаров, о позициях и взглядах участников и достигнутых результатах.

Особенность брифинга  - это краткость самого мероприятия, когда необходимо оперативное решение  важных вопросов за минимум времени.

Правила проведения пресс-конференций и брифингов

1. Добиться четкого  определения темы, цели и соответствующей  подготовленности (статистические  данные, графики). Необходимы содержательность  и смысловая насыщенность изложения,  исчерпывающая аргументация любой  оценки, любого вывода.

2. Подготовить  раздаточный материал очень продуманно. Он должен быть составлен так,  будто обо всем предстоящем  никто никогда и ничего не  слышал. Чем проще терминология  и понятнее суть, тем легче  достигнуть рефлексии со стороны  журналистов. 

3. Продумывать  очень подробно сценарий хода  пресс-конференции, учитывая, кто  что скажет, какую роль и когда  будет играть.

4. Приветствовать  журналистов доброжелательно, но  не подобострастно. Обязательно  представление участников и оглашение  предлагаемого плана конференции. 

5. Использовать  максимально короткие доклады  и демонстрацию любого наглядного  материала, поскольку журналисты  постоянно слышат новые заголовки  для своих статей и сообщений. 

6. Использовать  логически последовательную аргументацию, избегая внутренних противоречий  в сообщении. 

7. Запланировать  достаточно времени на вопросы  журналистов, не создавая ситуацию  фрустрации, неудовлетворенности в  связи с несбывшимися ожиданиями.

8. Отслеживать  продолжительность пресс-конференции  — максимум 40 мин, после чего  обеспечить возможность работы  журналистов с отдельными участниками. 

9. Помнить, что  журналисты не верят в альтруизм.  Поэтому следует не отрицать  своих собственных бизнес-интересов, но четко и уверенно презентовать пользу идеи или продукта для третьих лиц; лучший вариант — когда ясно видна выгода для обеих сторон одновременно.

10. Стараться  быть искренне, подчеркнуто доброжелательным  по отношению ко всем журналистам.  У журналистов существуют такие  профессионально значимые личностные  качества, как обостренное чувство  справедливости и высокоразвитое  чувство собственного достоинства. 

Презентация —  самостоятельная акция, которая  может выступать в форме приема, представления компании, первых лиц, новой продукции компании приглашенной аудитории. Как правило, презентация  компании проводится по случаю ее открытия или создания, ежегодной демонстрации новых достижений, новых видов  продукции, услуг, нового лица компании. Презентуется то, что можно увидеть, потрогать, попробовать или прочитать. При выходе на новые рынки сбыта  также организуется презентация  компании в стране, где открываются  филиал, подразделение или представительство. Презентации отличаются от пресс-конференции прежде всего большим количеством приглашенных от различных общественных кругов, большим акцентом на культурную программу, а главное — тематикой.

Проведение презентации  включает следующие этапы.

1. Определение  цели и ее приоритетов в  области привлечения новых клиентов, формирования имиджа компании, привлечения  новых партнеров, в том числе  выгодных поставщиков, инвесторов, улучшения отношений с местными  органами власти, определенными  кругами общественности.

2. Обоснование  концептуализации презентации путем  формирования идеи, определения  места и сроков проведения, состава  участников и размеров совокупных  затрат. Целесообразно начинать  презентацию во второй половине  дня, ее продолжительность не  более 4 ч, в том числе торжественная  часть и культурная программа  — 1,5–2 ч, ужин или фуршет  — 2 ч. 

3. Разработка  программы презентации. Назначается  ответственный (ведущий), занимающий  высокий пост в администрации  компании и владеющий ораторским  искусством и навыками международного  этикета. Как правило, сценарий  презентации следующий: 

• ведущий представляет руководителей компании и важных гостей;

• показываются рекламные фильмы длительностью 7–12 мин с сюжетами, отражающими идею презентации (инновационность, общественная значимость, актуальность и оригинальность объекта презентации);

• ведущий предоставляет  слово руководителям компании для  кратких сообщений на 2–3 мин с  демонстрацией образцов, макета новых  видов продукции, технологий;

• отводится  время на вопросы присутствующих и ответы на них руководителей  компании и ведущих специалистов;

• ведущий предоставляет  слово гостям для выступления  с пожеланиями, комментариями, поздравлениями, предложениями и конструктивными  замечаниями; предусматривается вручение сувениров, памятных альбомов, значков, адресов;

• заключительная часть предполагает проведение банкета, фуршета, неформальный обмен информацией, контакты и другие формы делового PR-общения.