Беспроигрышные тактики взаимодействия со СМИ

Автор: Пользователь скрыл имя, 17 Апреля 2012 в 01:47, курсовая работа

Краткое описание

Для того чтобы реализовать высокий потенциал управленческой функции института паблик рилейшнз, организации все чаще прибегают к организации пресс-служб в ПР-отделах.
На сегодняшний день вопрос о создании пресс-службы стоит перед многими российскими компаниями. Наибольшую актуальность он приобретает в главных торгово-экономических центрах, конкурентная среда которых дополнительно обостряется деятельностью большого количества филиалов и представитель

Файлы: 1 файл

курсовая.doc

— 246.00 Кб (Скачать)
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

НА ТЕМУ: «Беспроигрышные тактики взаимодействия

со  СМИ» 
 

      •          ФАКУЛЬТЕТ ФИЛОЛОГИИ  И ЖУРНАЛИСТИКИ
       

      СПЕЦИАЛЬНОСТЬ ЖУРНАЛИСТИКА

    •  
       
    •                      

                     Студентки 3 курса 

                                                 ОЗО  (второе высшее образование)                         Хижняковой А.А.       
       

                                                                 Преподаватель

                                                                 О.П. Какуткина 
       
       
       
       
       

                                        Ростов-на-Дону 

        2010 г. 
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       

      Введение: 
       

            Для того чтобы реализовать высокий потенциал управленческой функции института паблик рилейшнз, организации все чаще прибегают к организации пресс-служб в ПР-отделах.

           На  сегодняшний день вопрос о создании пресс-службы стоит перед многими российскими компаниями. Наибольшую актуальность он приобретает в главных торгово-экономических центрах,  конкурентная среда которых дополнительно обостряется деятельностью большого количества филиалов и представительств зарубежных компаний, имеющих богатый опыт построения отношений с общественностью путем организации ПР–подразделений. В целом же интерес руководства коммерческих организаций к этой сфере деятельности остается достаточно низким. Руководство отечественных организаций предпочитает пользоваться услугами ПР-агентств, причем в большинстве случаев для проведения единичных акций, а не с целью систематической работы. Это может быть объяснено, с одной стороны, недостаточностью финансовых возможностей организации, а с другой – недооценкой роли ПР для повышения конкурентоспособности самой организацией и сложным отношением общества ко многим проявлениям этой деятельности (такую почву подготовили акции политического ПР и непрофессиональные акции, проводимые коммерческими компаниями).

           Целью данной работы является изучение организационной структуры и обязанностей пресс-службы подразделения паблик рилейшнз в организации.

           Освещение организации эффективных и полезных (в том числе и для клиентов) связей с общественностью, оптимальных  для каждой  компании, в условиях конкретной ситуации способом — задача курсовой работы.

           Наличие собственного пресс-службы ПР-отдела имеет  плюсы и минусы, речь о которых  пойдёт далее в данной работе, но несомненно одно, что потребность  в них в любой поступательно  развивающейся экономической системе возрастает.

            Существует  два типа компаний: те, имя которых  знакомо тысячам потребителей и  контрагентов и «безымянные», известные  только в узком кругу профессионалов. При этом существует стойкое мнение, что для создания хорошей репутации  и известности компании нужен бюджет со множеством нулей. Это не так. Если в компании планомерно и постоянно проводится ПР-работа, и при этом используются эффективные технологии, затраты могут быть минимальными. За год любая компания может БЕСПЛАТНО обеспечить присутствие до 100 своих сообщений в прессе!

      Данная  курсовая работа рассматривает, как  сделать первые шаги в деле формирования репутации и обеспечить постоянное информационное присутствие компании в СМИ.

            В ходе курсовой работы анализируются  практические ситуации, взятые из опыта работы автора в пресс-службах ПР-агентств. Данная курсовая работа позволяет заглянуть «по другую сторону баррикад» – узнать, что ожидают от ПР-менеджеров редакторы и журналисты, как завоевать их расположение и тем самым бесплатно попасть на страницы изданий.   
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       

      Содержание

      Введение 

      Глава 1. Организация  работы пресс-службы в ПР-отделе

        1. Структура и основные задачи пресс-службы ПР-отдела
        2. Характеристика взаимоотношений пресс-службы ПР-отдела

      Глава 2. Предоставление пресс-службой информации в прессе

        1. Правила взаимодействия пресс-службы со СМИ
        2. Информационные сообщения (пресс-релизы)
        3. Организация и проведение пресс-конференции

      Глава 3. Оценка эффективности ПР-работы.      
       

      Не  содержание, а оглавление

      Где указатель страниц? Где параграфы?

      Почему  два введения?

      Где ссылки на других исследователей и сноски внизу?

      Обязательно отформатируйте текст. Оформление должно быть единообразным! Размер шрифта 14. Абзац междустрочный 1,5. На сайте ЮФО есть правила оформления как курсовой, так и дипломной работы. 

       

        Глава 1. Организация работы пресс-службы в ПР-отделе

       

           Пресс-служба ПР-отдела — это не руководящий орган, он существует для оказания содействия прессе (и только?). Размеры и структура его должны зависеть от объема возможных потребностей в его услугах, но он должен быть достаточно большим, чтобы легко справляться с обычной текучкой и быть в состоянии справиться с критическими ситуациями, которые время от времени могут возникать. Необходимо предусмотреть возможность ответа на запросы центральных газет, поступающие в ночное время. Существуют необходимые условия, которые надо учитывать в отношениях с прессой: скорость и точность. Если репортер задает вопрос по телефону, значит, он хочет получить ответ на него как можно скорее. Если такой возможности нет, надо ему так и сказать, и желательно указать другой источник информации. Если редактор просит фотографии, надо сообщить, имеются ли они в наличии, или когда он их сможет получить. Каковы бы ни были правила предоставления информации или фотографий, соблюдаться они должны пунктуально1.

           Считается, что ответственные за связь с  прессой часто затрудняют написание статей, а информации и что практика заявлений для печати отрицательно сказывается на журналистском мастерстве. Обязанность ответственного за связь с прессой состоит в том, чтобы оказывать прессе содействие, и, если он создает прессе преграды, значит, он не справляется со своей работой. На каждого ответственного за связь с прессой, который мешает прессе работать, приходятся сотни таких, которые готовы днем и ночью оказывать прессе неоценимые услуги. Заявления для печати — полезная форма предоставления информации прессе. Однако журналисты не должны использовать их текст дословно (а почему они не должны, особенно, если информация идет от первого лица. Обоснуйте): если они так поступают, они сами виноваты.

           Два очень важных фактора в отношениях с прессой — это выбор подходящего  момента и нужной аудитории: подобрать  удачный психологический момент для опубликования сообщения  и постараться, чтобы оно дошло до нужного читателя.

        • 1.1. Структура и основные  задачи пресс-службы  ПР-отдела 
         

             Связь с прессой — дело ответственное. В больших организациях нежелательно, чтобы пресс-служба совмещала свои обязанности с какой-нибудь другой работой.

             С существующей практикой подбора работников пресс-службы ПР-одела из числа журналистов согласны далеко не все. Как минимум, один редактор центральной газеты публично выразил свое нежелание видеть бывших коллег на этом посту2. С его (почему не хотите указать конкретно?) точки зрения, обязанность ответственного за связь с прессой — поставлять новости, а журналиста — писать материалы. Он отверг практику передачи уже готовых к публикации статей, поскольку, по его мнению, это является вмешательством в деятельность специалиста, который должен собрать как можно больше фактов и сам прокомментировать их. астя, а Ваша точка зрения, которую, не забывайте, надо давать от третьего лица)

             Пресс-служба (напоминаю, она женского рода) необходима прежде всего для того, чтобы своевременно уделять внимание нуждам прессы. Если же он (имеете в виду руководителя или пресс-службу) настолько занят, что до него трудно бывает дозвониться, то зачем он вообще нужен? Слишком часто бывает легче переговорить с директором, чем дозвониться до пресс-службы. Такие ситуации возникают, как правило, когда за связь с прессой отвечает сам начальник отдела ПР.

             Некоторые пресс-службы прекрасно себя чувствуют, будучи в полной уверенности, что  они оказывают прессе превосходные услуги. Может быть, они и правы, но чаше всего они ошибаются. Лучше всего спросить самих представителей прессы, довольны ли они услугами, которые им оказываются, или у них есть какие-нибудь предложения. Ответы на такой запрос могли бы многое прояснить.

             Для того чтобы наладить удовлетворительное сотрудничество с журналистами, необходимо понять, как они работают и каков их образ мыслей. Работнику пресс-службы не обязательно самому иметь личный опыт журналистской работы, однако, если у него его нет, ему следует посетить одну-две газетных редакции и ознакомиться с условиями работы там. Необходимо ежедневно читать как можно больше различных газет, полезно также пробовать писать статьи и очерки для приобретения определенного опыта.

             Желательно  поддерживать регулярные контакты с  журналистами, высылая им бэкграунды (дайте определение понятия), а не только обращаться к ним, когда возникнет какая-нибудь сенсация. Постоянное поддержание дружественных отношений со средствами массовой информации принесет хорошие дивиденды.

             Необходимо  также, чтобы пресс-служба полностью понимала задачи и цели корпорации или организации, которую она представляет, чтобы она могла составлять и выполнять план выпуска заявлений для печати и очерков (а почему именно этот жанр?), а это, в свою очередь, будет способствовать успешному выполнению данным учреждением всей программы ПР.

             Если  в силу своей специфики организация  может быть каким-то образом причастна  к обстоятельствам катастроф  или чрезвычайных ситуаций, то необходимо разработать процедуру действий в таких обстоятельствах. Пресса должна знать имя человека, который при этом будет официально представлять организацию, каналы связи с ним. В случае чрезвычайного происшествия информация в кратчайшие сроки и в наиболее полном виде должна быть предоставлена журналистам, поскольку они являются непосредственным связующим звеном с общественностью.

             В штате пресс-службы ПР-отдела организации  может состоять сколько угодно человек, от одного-двух до двадцати и более. Поэтому, естественно, структура пресс-службы  зависит от типа организации, которую она обслуживает. Однако, в целом, к отношениям с прессой, осуществляемым пресс-службой предприятия, применимы в равной степени следующие положения.

             В крупных организациях пресс-службы всегда являются подразделением отдела ПР, причем ответственный за связь с прессой находится в подчинении руководителя отдела. В менее крупных организациях обязанности руководителя службы ПР и ответственного за связь с прессой может совмещать один человек. Пресс-служба ПР-отдела обычно выступает в роли представителя организации, но указания по поводу того, какую политику проводить, она, безусловно, должна получать от руководителя ПР-отдела, который, в свою очередь, отвечает перед своим руководством.

             Желательно, чтобы все запросы прессы направлялись через ответственного за связь с прессой, и всегда должно быть какое-нибудь лицо достаточно компетентное, чтобы решать любые вопросы. Следует заметить, что единый канал связи с прессой как метод не был изобретен специалистами по ПР, его предложили сами журналисты.

             Хотя  при обычных обстоятельствах ответственный за связь с прессой и выступает в роли представителя организации, в вопросах, представляющих жизненно важный интерес для страны или для организации, от имени организации лучше выступать ее руководителю. Отрадно, что многие крупные предприниматели находят время для выступлений по радио и телевидению, для участия в общественной жизни. Это самый лучший способ осуществления связи с общественностью, и пресс-служба должна прилагать максимум усилий к тому, чтобы при необходимости их функции брали на себя члены руководства.

             Три основные задачи пресс-службы3:

             1. Предоставлять материалы для  печати, по которым затем пишутся  статьи, очерки и репортажи.

             2. Отвечать на запросы прессы  и предоставлять комплексные  информационные услуги.

             3. Вести мониторинг за сообщениями печати, радио и телевидения и оценивать результаты, принимать при необходимости меры к исправлению ошибок в заявлениях или выступать с соответствующими опровержениями.

          • 1.2. Характер взаимоотношений  пресс-службы ПР-отдела  и СМИ
           

               Публикуя материалы, предоставленные пресс-службой, средства массовой информации рассчитывают получить взамен информацию о самой организации или о сфере ее деятельности. В некоторых случаях это могут быть просто бэкграунды, хотя иногда они могут оказаться выгодной рекламой. Бывает, к сожалению, что пресса проявляет интерес к вопросам, освещать которые было бы нежелательно. В таких случаях желательно максимально помочь интересующейся стороне. Если предмет ее интереса носит деликатный характер, журналисты могут согласиться не упорствовать в своих вопросах, если им честно и открыто объяснить причины, по которым это нежелательно. Скрытность же, скорее всего, утвердит их во мнении, что здесь попахивает сенсацией и сделает их еще более настойчивыми в своих поисках4.

               Предоставляя информацию, журналистам необходимо разъяснить, могут ли они цитировать эти сведения как официальное заявление, сделанное конкретным лицом, или же им нужно ссылаться на некоего абстрактного «представителя» организации. С другой стороны, журналисту можно рекомендовать использовать эту информацию, не ссылаясь на источник, или указать, что она носит строго конфиденциальный характер и в печати появляться не должна.

               Журналисты  злоупотребляют доверием крайне редко, да и то только в тех случаях, когда  им не объяснили, что необходимо держать информацию в секрете. Кроме того, могут возникнуть проблемы, если после того, как информация была по секрету передана журналисту организацией, о которой идет речь, он получает ту же информацию из другого источника. Это ставит редактора в затруднительное положение, особенно если организация, сообщая какие-то сведения журналистам по секрету, настоятельно дает понять, что заставит прессу замолчать, если эти сведения просочатся в печать. Там, где между прессой и ответственным за связь с ней есть взаимное доверие, такие проблемы редко возникают, а в том случае, если они все-таки возникнут, всегда можно найти взаимоприемлемое решение или достичь компромисса.

               Организованная  «утечка информации» стала весьма популярным приемом, особенно применительно к правительственным службам. Когда пресса публикует информацию, появившуюся в результате «утечки», это всегда вызывает реакцию общественности, благоприятную или неблагоприятную. Если возникает сильный негативный резонанс, правительство отрицает сообщение. Профессиональные специалисты пресс-службы не должны рекомендовать или поощрять подобную практику, поскольку это подрывает доверие читателей, порождает серьезные проблемы этического порядка, и в результате теряется уважение к прессе. Если в этом замешан ответственный за связь с прессой, то и он теряет доверие. К тому же, если организация прибегает к подобной практике, ее могут обвинить в фаворитизме в предоставлении информации.

               Все газеты и другие периодические издания (а почему вы отсекаете электронные СМИ), как бы часто они ни выходили, стремятся публиковать статьи и очерки на темы, которые еще не освещались на страницах конкурирующих изданий. Конкурентов опередить трудно, и это одна из проблем современной журналистики, причем вина за неудачи зачастую возлагается на органы, отвечающие за связи с общественностью. Но причина скорее кроется в том, что жизнь становится все сложнее, а отчасти и в том, что рабочий день сокращается (каким образом? По КЗОТу все тот же 8-часовой рабочий день). Из-за этого журналистам все труднее встретиться с людьми, которые дают материал для печати. Проблема возникает и в том случае, если организация готовит фактический и цифровой материал, чтобы приурочить его публикацию к событию, которое произойдет в ближайшем будущем, а журналист случайно или логично прознал об этом и звонит, чтобы получить подтверждение. Тут, естественно, есть только два пути: или солгать, или сказать правду. Конечно, может возникнуть соблазн все опровергнуть, но если пойти по этому пути, можно поставить крест на возможности сотрудничества с этой газетой или журналом в будущем. Необходимо как из моральных соображений, так и в интересах дела предоставить требуемые сведения и объяснить, почему публикацию хотели приурочить к определенному событию. Далее возникает следующая проблема: коль скоро материал стал достоянием гласности, следует ли его довести до сведения всей прессы или позволить сделать это журналисту, который раскопал его и хочет пожать плоды своей инициативы и проницательности? В тех случаях, когда это не связано с проблемами привилегий, целесообразно дать журналисту возможность, по крайней мере, сделать хороший задел, прежде чем передавать материал прессе. Если это не вредит политике организации, хорошо бы было предоставить, этому журналисту возможность дать первую публикацию5.

               Похожая проблема возникает и тогда, когда  принимается решение, в какой  журнал направить материал по конкретному  поводу. Избирательность при этом вызывает возмущение тех журналистов, которые в круг избранных лиц не попали. В большинстве случаев гораздо целесообразнее передавать одинаковую для всех газет и журналов информацию, к которой они могут проявить интерес.

               Чтобы успешно выполнять свои функции, пресс-служба должна быть готова к работе по следующим направлениям: давать советы, заниматься консультационной деятельностью; выполнять работу в области коммуникации; проводить исследования и анализ ПР-проблем; разрабатывать и осуществлять ПР-программы (ПР-кампании); интегрировать все коммуникационные функции.

               Рассмотрим вкратце названные направления6.

               1. Советы, консультации по вопросам, связанным с паблик рилейшнз, даются, как высшему руководству компании, так и руководителям отдельных ее подразделений или секторов. Поскольку паблик рилейшнз — функция специального персонала, то по отношению к нему особая политика по вопросам консультирования обычно не разрабатывается и оперативные решения в этой связи не принимаются. Однако данный персонал де-факто несет прямую ответственность за выявление и определение проблем, выработку рекомендации для руководства корпорации относительно принятия решений и формирования политики, связанной с обеспечением надежных связей с общественностью.

               Идеально, когда руководитель пресс-службы дает такие рекомендации как член руководящего совета корпорации во время его заседаний либо во время личных бесед с линейными руководителями отдельных подразделений. Но даже при отсутствии таких служебных возможностей руководитель пресс-службы ПР-подразделения обязан давать рекомендации в устной или письменной форме по каналам, существующим внутри организации.

               Эти рекомендации могут касаться широкого круга вопросов, начиная с того, как лучше сделать объявление о готовящейся акции корпорации и заканчивая тем, как радикально изменить направление политики корпорации и приблизить ее к интересам общественности; начиная с анализа и интерпретации предстоящих решений государственных органов и их возможного влияния на компанию и заканчивая разработкой информационных программ, направленных на реализацию целей компании или преодоление возникших трудностей. От успеха выполнения ПР-персоналом этих функций зависит общий успех всей ПР-программы компании. (Определитесь в единообразном написании слова кОмпании или кАмпании. Лучше через О)

               2. Коммуникационная работа — функция, которая чаще всего связана с паблик рилейшнз. Она охватывает информирование внешних групп общественности о кампании и ее деятельности с помощью различных средств коммуникации.

               Такое информирование не означает, естественно, подготовку рутинных пресс-релизов. Коммуникационная работа включает в себя общий процесс формирования имиджа корпорации с использованием средств массовой информации, распространение информации о мотивах действий компании с помощью брошюр, устных выступлений или рекламы. Сюда входит и обеспечение специальной информации, например, для таких групп общественности, как инвесторы, защитники окружающей среды, потребители товаров и услуг и т.д., а также доведение до сведения заинтересованной публики (акционеров, собственных работников) мнения компании относительно законов и нормативных актов государственных органов.

               3. Исследование и анализ ПР-проблем — менее известный вид деятельности, который сегодня получает активное распространение и становится чрезвычайно важным направлением развития ПР. В отличие от коммуникационной работы, где информация о корпорации распространяется преимущественно среди внешней общественности, исследование и анализ ПР-проблем (изучение общественного мнения, анализ социально-политической ситуации, намерений государственных и иных организаций) означает выявление, оценку и обобщение информации о внешнем мире для нужд самой корпорации. Это своего рода «разведывательная» деятельность, сбор информации о состоянии окружающей социальной среды, без чего немыслимо эффективное управление делами компании.

               4. ПР-программы (ПР-кампании) включают разработку целого ряда мероприятий, рассчитанных на формирование позитивного восприятия компании различными слоями и группами общественности, а также распространение мнения компании относительно происходящих событий.

               Несмотря  на то, что паблик рилейшнз в целом  призваны формировать благожелательное отношение к компании, в некоторых случаях пиэрменам приходится оставаться нейтральными или занимать оборонительную позицию, особенно в момент, когда организация подвергается атаке. С другой стороны, программы действий в сфере паблик рилейшнз, как правило, весьма разнообразны, конструктивны и созидательны по своему характеру. Их задачами могут быть:

               • поддержание или укрепление уже существующего доброго отношения к компании со стороны потребителей как средство стимулирования сбыта продукции;

               • налаживание сотрудничества с государственными органами с целью предупреждения жестких действий в адрес компаний;

               • развитие сотрудничества с местной общественностью для устранения трений из-за неудобств, возникающих по вине предприятий компании;

               •  привлечение для работы в компании новых, более квалифицированных рабочих и служащих.

               В некоторых случаях ПР-программы  корпораций преследуют не только чисто коммерческие цели. Например, компания может оказывать меценатскую помощь группам общественности, надеясь, что в будущем это принесет ей пользу. Скажем, возрастет спрос на ее продукцию или в случае кризисной ситуации она получит поддержку со стороны общественности. Иначе говоря, внешне бескорыстная спонсорская деятельность, в конечном счете преследует какие-то долгосрочные интересы компании.

               ПР-программы  могут быть нацелены и на создание опосредованного паблисити товарам на рынке. С помощью разного рода публикаций о деятельности компании, экспонирования ее успехов, организации специальных событий и акций продвижения (promotion) формируется благоприятная атмосфера вокруг компании, что часто приносит больший эффект на рынке, чем прямая коммерческая реклама.

               Такие программы носят централизованный характер и подчинены задаче формирования имиджа компании как социально ответственного института общества.

               5. Интеграция коммуникационных функций представляет собой объединение в единое целое всего, что может повлиять на общественное мнение, сбалансировать интересы компании и общественности.

               Итого: что дает компании информационное присутствие в СМИ?

          1. Повышается стоимость компании.
          2. Увеличивается количество потребителей.
          3. Появляется возможность устанавливать более высокие цены на товары.
          4. Становится легче привлекать новых сотрудников.
          5. Проще устанавливать деловые взаимоотношения с новыми партнерами.
          6. Появляется возможность предъявлять более серьезные требования к партнерам.
          7. Легче привлекать франчайзи, если компания занимается продажей франшиз.

                Рассмотрим  этапы работы по повышению уровня известности компании. 

          Стадия Содержание Планирование  и оценка
          1. Аудит Где мы находимся сейчас?
          1. Аудит существующих коммуникаций.
          2. Оценка уровня информационного присутствия в СМИ.
          3. Определение  отправных точек:
          • кол-во клиентов,
          • объем товарооборота,
          • уровень осведомленности о существовании компании,
          • стоимость компании.

          4. Оценка возможностей  компании (финансовые и временные  ресурсы).

          2. Постановка целей Где мы хотим быть? Определение стратегических целей.
          3. Стратегия и план Как мы попадем туда? 1. Определение  стратегии достижения цели.

          2. Определение  тактики:

          • выбор СМИ, форматы СМИ
          • выбор форм присутствия в СМИ,
          • определение методов работы,

          -     создание  плана PR-кампании,

          -     назначение ответственного за выполнение.

          4. Оценка в процессе Движемся  ли мы в этом направлении? 1. Контент-анализ  СМИ. 

          2. План-факт анализ  PR-кампании.

          5. Оценка результатов Попали  ли мы туда? 1. Оценка результатов:
          • кол-во клиентов,
          • объем товарооборота,
          • уровень осведомленности о существовании компании,

          -     стоимость  компании.                2. Постановка новых стратегических  целей. 


            Глава 2. Предоставление пресс-службой  информации прессе

            • 2.1. Правила взаимодействия  пресс-службы со  СМИ
             

                 За годы регулярных контактов со средствами массовой информации и их представителями в практике паблик рилейшнз сформировались определенные правила, знание которых способно облегчить построение крепкого фундамента взаимоотношений со СМИ.

                 Передаваемые  в средства массовой информации сведения всегда должна быть честными, достоверными и заслуживающими доверия. Правду следует говорить всегда, даже если она не особо приятна для самой компании. От этого зависит отношение СМИ, а через них и общественности, к организации и ее представителям. Кроме этого, нельзя забывать о журналистских расследованиях, когда информация может быть получена в обход организации. Несмотря на то, что некоторые считают правдивую политику очень опасной, большинство специалистов уверены, что правдивая работа с общественностью приносит значительные дивиденды.

                 Важное  правило при работе со СМИ заключается  в сочетании справедливого распределения информации между различными независимыми (или даже конкурентными) СМИ и эксклюзивностью. Причем эксклюзивность всегда должна соблюдаться, иначе она теряет смысл7.

                 Необходимо  заранее выстраивать медиа-политику организации, но разработанный план работы с масс-медиа должен быть гибким и поддаваться корректировке в максимально короткие сроки. Иначе существует вероятность попадания в зависимость от определенного СМИ.

                 Разговаривать с масс-медиа необходимо одним  голосом. Наиболее приемлемый вариант - представитель пресс-службы, который выступает с точки зрения интересов общественности, а не организации. Этот человек всегда должен быть доступен для прессы, пусть даже по домашнему телефону.

                 Лучше всего (кроме экстренных случаев) обращаться к ограниченному числу подходящих по тематике изданий и учитывать местную специфику. Вряд ли кто-то справится лучше них с задачей информирования населения о деятельности некоммерческого сектора. Трюков и заигрываний, таких как рассылка приглашений с подарками или зазывание на фуршет после пресс-конференции, следует избегать при желании построения долговременного взаимовыгодного сотрудничества. При работе с масс-медиа очень важно помнить о сроках, так как все СМИ имеют периодический характер. Предоставляемая информация также должна заслуживать внимания как потенциальная новость. При этом ее могут сопровождать объяснения и комментарии, но вот узко профессиональных терминов лучше избегать. Приемлемо использовать упрощенные графики и таблицы.

                 Передавая в процессе коммуникации определенное сообщение, не стоит концентрировать  внимание исключительно на положительных  фактах и аргументах. Необходимо упомянуть и об отрицательных моментах. Исследования показали, что аудитория, знакомая только с положительными доводами, легко переубеждается с помощью контраргументов. А вот переубедить публику, знакомую с разными аспектами явления, очень трудно. При этом для убеждения изначально положительно настроенной публики или аудитории с невысоким уровнем образования может быть достаточно и позитивных аргументов. Если негативные факты всплывают помимо желания организации, то действовать надо быстро и организованно, что позволяет значительно уменьшить негативные эффекты или даже улучшить имидж компании и сформировать преданность общественности. Выделяют несколько путей информационной реакции на негативные инциденты (табл. 1)8.

                 Таблица 1.

                 Типы реакции на появление негативных фактов об организации

            Тип реакции Эффективность с точки зрения ПР
            Инстинктивная реакция Чаще всего  первая реакция — отрицание достоверности возникшей информации. Один из наименее эффективных вариантов поведения
            «Каменная стена» Менеджер либо не замечает проблемы, либо сражается сразу на всех фронтах. Также неэффективный путь
            Формальный  ответ Часто используется официальными структурами и уменьшает  доверие общественности к организации
            Перехват  инициативы в свои руки Агрессивная контратака, перехватывающая негативные новости до того, как они нанесли ущерб организации. Считается наиболее эффективной из перечисленных реакций

             

                 При работе со средствами массовой информации следует помнить, что на практике контакты осуществляются с конкретными людьми. К встрече с журналистом необходимо готовиться заранее, не важно, что это - интервью для печати или прямой телевизионный эфир. Следует определять все возможные вопросы, как приятные для организации, так и несущие негативную окраску, и репетировать подходящие ответы. Отвечать лучше всего на те вопросы, к ответам на которые подготовились, но ситуация «без комментариев» совершенно не приемлема.

                 Наиболее  важные факты сообщаются в первую очередь. И телевизионный эфир, и печатный материал скорее всего будут редактироваться и сокращаться. Помните, что репортер — своеобразный трубопровод, один из важнейших коммуникационных элементов при взаимодействии со СМИ. Его хорошую работу всегда следует хвалить, а вот ошибки исправлять надо очень осторожно. Рекомендуется на незначительные ошибки вообще не обращать внимания. Аудитория на опровержение скорее всего не обратит внимания, а СМИ будут чувствовать себя неловко. Однако, если допущенные ошибки серьезны, следует побеседовать с редактором или журналистом, готовившим материал, а можно и просто написать письмо в редакцию. Такое письмо обязательно должно содержать: дату и страницу исходной статьи, неправильную информацию, которая была напечатана, правильную информацию, а также имя и должность автора письма.

                 Сотрудники  пресс-службы должны делать все возможное, чтобы обеспечить непрерывный поток  новостей, исходящих от организации. Для этого, возможно, потребуется  значительная разъяснительная работа, поскольку не всегда легко внушить руководству, что желательно исчерпывающе и постоянно информировать прессу.

                 Обычно  пресс-служба в своей работе исходит  из потребностей сегодняшнего дня, однако необходимо планировать работу на будущее, тем более что некоторые операции требуют именно детального планирования. Как правило, сроки какого-нибудь знаменательного события известны заранее, поэтому соответствующие шаги нужно предпринимать заблаговременно. При необходимости следует прибегать к помощи внешних источников, чтобы обеспечить должное освещение знаменательного события, когда придет время. Некоторые фирмы специализируются на предоставлении такого рода услуг на краткосрочной основе.

                 Помещение статей — весьма эффективный способ привлечь внимание широких слоев  общественности к организации и  ее деятельности. Все редакторы заинтересованы в том, чтобы получить предложение напечатать статью, и если идея статьи им понравится, они попросят или прислать статью, или предоставить журналисту возможность получить материалы, необходимые для ее написания. Такая практика получает все более широкое распространение в промышленности, где зачастую считают, что гораздо лучше самим техническим сотрудникам (?) организации предоставлять материалы в соответствующие технические журналы. Некоторые компании придают этому настолько большое значение, что даже зачисляют к себе в штат журналистов, которые специализируются на технике, причем вся их работа состоит в том, чтобы уговорить кого-нибудь из руководства написать статью, а потом «пристроить» ее в каком-нибудь подходящем журнале.

                 Во  многих компаниях принято за правило, что все заявки членам компании на статьи рассматриваются пресс-службой9. Это вполне разумная система, но если ее слишком строго придерживаться, могут возникнуть трения с прессой. Если редактор пишет на имя президента компании, он не обидится, если в ответ получит вежливое письмо от пресс-службы, в котором та сообщает, что президент поручил ей заняться этим вопросом. Однако в некоторых случаях редактор получает ответ от пресс-службы, в котором та категорически требует, чтобы впредь все подобные письма направлялись только ей и ни к президенту компании, ни к членам правления нельзя обращаться напрямую.

                 2.2 Методы работы  со СМИ

                    
             

             
             
             
             

             
             
             
             

             

             

             

                  Сайт  компании, как один из методов работы со СМИ должен включать следующие элементы:

            - направление деятельности;

            - история;

            - показатели работы в настоящее время (мощность производства, количество магазинов, количество сотрудников, доля рынка, годовой оборот, награды);

            - описание брэндов, каталог продукции или портфолио;

              - контакты (ключевые специалисты, должности, контактные телефоны, электронные адреса);

              - новости;

              - пресс-центр (публикации, интервью, видеоматериалы, фотогалерея, пресс-релизы).

              •           Пример обращения  к журналистам  на сайте:

              «Мы придерживаемся политики открытости и готовы к диалогу  с потребителями, средствами массовой информации, обществом, деловыми кругами  и представителями органов власти. Открытость и прозрачность создают  фундамент для доверия и взаимопонимания. Представители СМИ и все заинтересованные лица могут получить интересующую Вас информацию, обратившись в Департамент внешних связей Компании…».   
                       Примеры сайтов:

              http://www.gloriajeans.ru

              http://www.maycompany.ru

                    Факторы, влияющие на формирование хороших взаимоотношений с представителями СМИ

               
              Подарки и знаки внимания
               
               
              Готовность  беречь чужое время
               
               
              Построение  личных отношений
               
               
              Доброжелательное  отношение 
               
               
              Готовность  принимать «правила игры» СМИ
               
               
              Широкий кругозор, разнообразие информации
               
               
              Компетентность
               
               
              Легкий  доступ к общению

               

                    Виды  подарков для журналистов:

              1. Подарки после встречи:
              • продукция компании,
              • сувениры с логотипом компании (блокноты, визитницы, ручки).
               
              1. Подарок к  празднику (Новый год, 8 марта, 23 февраля):
              • цветы (с логотипом),
              • зонтик, папка,
              • альбом для фотографий,
              • конфеты, алкогольные напитки,
              • продукция компании.
               

                    «Знаки  внимания»:

              1. Благоприятные отзывы о прочитанной статье (журнале).
              2. Приглашения на неформальные мероприятия компании.
              3. Открытки к празднику (электронные, печатные).
              4. Подбор и отправка материалов, полезных для журналиста или редактора.  
               

              Пример  благоприятного отзыва:  

              Уважаемый …, здравствуйте! 

              Примите самые искренние слова благодарности за участие и материал 
              "Удобный магазин" в октябрьском номере «СБ». Все получилось отлично. 
               
              Очень надеюсь на продолжение нашего сотрудничества. 
               
              С уважением и признательностью, 
              …. 

                    Формы информационного присутствия в СМИ 
               

              Формы  сообщения Преимущества Недостатки
              Новости
              • Возможность частого появления (количество сообщений/период времени).
              • Быстрое появление в СМИ – высокая скорость передачи информации компании.
              • Возможность сообщить о событии, важном для компании.
              • Наличие «барьера» для попадания в колонки новостей центральных изданий для малоизвестных компаний.
              • Редкое появление событий в жизни компании, способных заинтересовать СМИ.
              • Короткий срок жизни новости (быстрая «забываемость», если новость не затрагивает   интересов читателя).
              Участие в обзоре
              • Возможность частого появления.
              • Отсутствие необходимости проводить специальную работу с материалом.
              • Улучшения имиджа компании («В нашей компании работают компетентные специалисты, мнение которых интересует СМИ»). 
              • Проникновение информации, важной для СМИ, а не для компании.
              • Небольшой объем.
              • Возможность попадания информации «не в тот контекст».
              • Достаточно быстрая забываемость.
              Статьи  о компании (успехи, опыт)
              • Высокая запоминаемость информации и имени компании.
              • Большой объем передаваемой информации.
              • Редкое появление в СМИ.
              • Непредсказуемость конечного результата.
              • Временные затраты на подготовку и согласование статьи.

               

                    Периодичность появления материалов в деловых изданиях 

              Вид сообщения Периодичность появления Кол-во изданий В среднем в год  В среднем 

              в месяц

              Новости Раз в 3-4 месяца 10 30-40 2-3
              Участие в обзоре Раз в 3-5 месяцев 10 24-40 1-2
              Статья  о компании (успехи, опыт) Раз в 1-1,5 года 10 10 <1

               

               

                    Правила знакомства с представителями  СМИ. Примеры практики редактора журнала  «Свой бизнес». 

              Письмо 1.  

              Добрый день! 
              Пишет Вам представитель компании "SPA Палестра". Очень нравится Ваш журнал "Свой бизнес". Постоянно вырезаю из каждого номера по две-три статьи для собственного развития и храню в отдельной папке. ☺☺☺ 
              Хочу предложить Вам организовать интервью с директором компании 
              "Палестра" - Александром Кузнецовым или просто статью под Вашей 
              редакцией. ☻ 
              Год основания компании - 1999. На сегодняшний день: работают два 
              салона "Палестра", предлагающие услуги SPA (на Соколе и Спортивной) и 
              один фитнес-центр "Corpus Art". В конце марта - открытие еще одного салона и фитнес-центра в "Золотом городе" на Клязьминском водохранилище. 
              Буду Вам очень признательна, если Вы сможете выделить несколько 
              минут в своем рабочем графике и ответите на мое письмо. ☺ 
               
              С уважением к Вам, 
              ….. 

              Письмо 1-1.  

              Уважаемые Анна и Александр! ☻☻☻ 
              Спасибо Вам за столь скорый ответ. Тему к обсуждению можно определить следующую - корпоративный SPA. Сегодня - мы единственные, кто занимается развитием такого рода предложений в рамках салонов SPA. ☺☻ 
              Директор "Палестры" Александр Кузнецов был бы рад встрече в любое удобное для Вас время. Он также готов максимально подробно ответить на все Ваши вопросы. ☻ 
               
              С уважением к Вам, 
              Наталья Перевощикова 
               

              Письмо 2.

              Любовь, добрый день.

              Меня зовут  Юрий. Прочитал ваш материал "Что о нас думают наши клиенты?". Спасибо за тему. Особенно интересно было узнать опыт ИКЕА.  ☺

              Подскажите, пожалуйста, у кого мне узнать о возможности  писать для "Своего бизнеса" по темам: обучение и развитие, рост компаний - что помогло маленьким компаниям вырастать в средние? Какие трудности испытывали предприниматели?

              Как вообще найти  свою тему? ☻ 
               

              Письмо 2-1.  

              Любовь, вот тема, которую я хотел бы осветить. ☺ 
              Один мой знакомый, руководитель отдела маркетинга (управление недвижимостью), выступил инициатором создания краткосрочных бизнес-курсов по тематике деятельности компании. Пользуясь своими контактами в одной тренинговой компании, он предложил идею руководителю, и обосновал успешность проекта. 
              Реализация этой идеи помогла укрепить репутацию его компании, как 
              организации, формирующей современный рынок услуг по управлению 
              недвижимостью. 
              Целевая аудитория статьи - активные и предприимчивые руководители, 
              специалисты и предприниматели, ищущие новые подходы к продвижению своих 
              услуг. Данная статья поможет им узнать и проанализировать опыт моего знакомого для 
              применения в своей отрасли. ☺ 

              Письмо 3.

              Здравствуйте,

              Наше агентство представляет интересы компании MASMI Research Group в России.

              Недавно компания объявила о слиянии российской и  британской компаний МАСМИ Москва и МАСМИ Март. В связи с этим произошли некоторые изменения в руководстве компании. ☻

              Во вложенном  пресс-релизе можно ознакомиться с  этой новостью и с деятельность компании в целом. ☻

              Мы заинтересованы в сотрудничестве с Вашим изданием. ☺

              Сейчас есть реальная возможность организовать интервью для журналистов Вашего издания с руководством МАСМИ, а именно с А. Новиковым - ген. директором объединенной компании и с Эдвардом Ходжменом - вице-президентом МАСМИ в России.

              Если у вас  готовятся публикации по маркетинговой тематике, а также по исследованиям потребительского рынка, мы готовы дать экспертные комментарии или предоставить материалы проведенных компанией исследований для использования в публикациях. ☺

              Надеемся на плодотворное сотрудничество с вами.

              С уважением, ….☻  

              Классификация периодических деловых  изданий

              Общей тематики. Группа 1:

              - «Ведомости» 

              - «Еженедельный  журнал»

              - «Коммерсант» 

              - «Коммерсант  Daily”

              - «Компания»

              - «Профиль»

              - «Русский фокус»

              - «Секрет фирмы»

              - «Эксперт»

               

              Общей тематики. Группа 2:

              - «Business Forum”

              - «Бизнес-журнал»

              - «Свой бизнес»

              - «Управление  компанией»

              - «Элитный персонал». 

              Специализированные (по отраслевому признаку):

              - «Fitness Report”

              - «Vending business”

              - «Гастрономъ»

              - «Косметический  рынок сегодня»

              - «Мебельное  производство»

              - «Мир&DOM. Business”

              - «Молл»

              - «Мороженое  и замороженные продукты»

              - «Напитки» 

              - «Новости торговли»

              - «Пакет» 

              - «Российская  торговля»

              - «Современный  склад»

              - «Тара и упаковка»

              - «Торговое дело» 

              Специализированные (по профессиональному признаку):

              - «Аудитор»

              - «Главбух»

              - «Маркетолог»

              - «Ресторатор»

              - «Финансовый  директор». 

              Местные (региональные). 

              Пример  анализа СМИ для  планирования PR-компании (для торговой компании): 
               

              СМИ Тираж Группа,

              Слоган 

              Рубрики для публикации материалов компании

                • Свой бизнес
              52000  Общетематический

              «Журнал для  предпринимателей»

              • Действующие лица
              • Практика
              • Инструменты
              • Компас инвестора

                • Ведомости
              67700 Общетематическая

              «Ежедневная деловая  газета»

              • Приложение «Компании и рынки». Свое дело
              Управление компанией 5500 Общетематический  «Как управлять компанией, чтобы  ее стоимость росла»
              • Стратегия
              • Маркетинг
              • Управление персоналом
              • Корпоративное управление
              • Корпоративные финансы
              Бизнес-журнал 143000 Общетематический  «Для малого и среднего бизнеса»
              • С чего начать?
              • Истории в лицах
              • Маркетинг
              • Механика бизнеса
              Бизнес  форум 55000 Общетематический  «Информация для бизнеса и  жизни»
              • Технологии управления
              • Техника для бизнеса
              • Управление персоналом
              • Life Stile
              Новости торговли 25000 Специализированный  отраслевой

              «Журнал для  профессиональных ритейлеров»

              • Главное
              • Технологии (право, финансы, маркетинг, оборудование)
              • Ритейл-маркет
              Современный склад  5000 Специализированный  «Логистика складирования»
              • Управление
              • Взгляд эксперта
              • Оборудование
              Российская  торговля 25000 Специализированный отраслевой

              «Издание для  профессионалов»

              • Анализ и прогноз рынка
              • Консалтинг для торговых предприятий
              • Современные технологии
              • Безопасность бизнеса
              • Бизнес-технологии
              • Витрина
              • Персонал
              Торговое  дело

              (Киев)

              12000 Специализированный  отраслевой

              «Издание о торговле и для торговли»

              • Магазиностроение
              • Технологии закупок
              • Логистика, транспорт
              • Профессионал (портрет директора компании)
              • Комментарии к статьям
              Молл 7000 Специализированный

              «Журнал о торговой недвижимости и сетевых технологиях»

              • Точка зрения
              • Кадры
              Маркетолог 7000 Специализированный  «Профессиональный журнал для маркетологов»
              • Стратегии маркетинга
              • Бизнес-технологии
              • Мой магазин
              • Промо-технологии

               
               

              Дополнительная  информация для анализа:

              • уровень компаний – участников публикаций,
              • публикуются ли данные о компании (телефон, e mail) в статьях,
              • контактные лица (редакторы, журналисты),
              • результаты первого обращения,
              • результаты переговоров.

                • Результат анализа
              •  
                 

                 
                 
                 
                 
                 
                 

              • Что не любят в СМИ?(Не забывайте, что Вы пишете научную работу, поэтому соблюдайте соответствующий стиль изложения. Выглядит как бездумная копия из интернета. Данный абзац необходимо начинать приблизительно следующим образом: «Далее мы будем рассматривать нежелательные модели общения в работе со СМИ.» Так же необходимо указать автора, давшего эту классификацию

                1. СМИ не привлекают материалы, которые сфокусированы на нуждах компании, а не на нуждах аудитории. То, что вы изобрели новую технологию упаковки вашего товара, может быть величайшим событием для вас, но не заинтересует остальных людей. Если вы хотите, чтобы ваш материал попал в СМИ, он должен быть обращен к его аудитории. (Считаю пример неудачным, т.к. вопрос упаковки интересен и важен для многих)
                 
                1. Настойчивость – хорошее качество. Но представители СМИ не станут строить отношения с упертыми представителями компаний, которые звонят в сотый раз после того, как им сказали нет.
                2. Вы должны четко знать, чего хотите. Не просите у СМИ совета, как поступить (Спорный постулат, по-моему,  диалог, совет могут дать лучший результат) . Определите область интересов издания и дайте ему то, чего оно хочет.
                3. Нежеланные звонки отвлекают от работы. Лучше послать письмо по электронной почте. Если оно заинтересует редактора или журналиста, он сам будет вас разыскивать.
                4. Отвечайте вовремя на все обращения журналистов. Если вы этого не сделаете, «поезд уйдет». Не надо рассчитывать на то, что в СМИ станут вас ждать.
                5. Нельзя повторно посылать те же идеи, как бы вы красиво их не упаковывали. Редакторы ненавидят, когда старые песни поют на новый лад. Как ни упакуй кучу угля, она никогда не станет грудой алмазов.
                 

                Что любят в СМИ?

                1. СМИ хотят иметь такие материалы, которые заинтересуют самых разных людей. СМИ ищут темы, заставляющие людей думать, чувствовать, узнавать что-то новое и использовать чужой опыт.
                2. Не всякая история подходит любому СМИ. Сначала исследуйте аудиторию, к которой вы хотите обратиться и определите, какие СМИ подходят для нее лучше всего. Затем изучите эти СМИ – их рубрики, статьи – прежде, чем посылать свои материалы. Подгоните свое сообщение под каждое отдельное СМИ, подчеркивая, чем оно интересно для их аудитории.
                3. Экономьте чужое время и силы, отправляя краткие, продуманные сообщения, предпочтительно по электронной почте.
                4. Представители СМИ любят иметь дело с теми, кто заводит с ними дружеские отношения, а не просто старается протолкнуть свой материал.
                5. Будьте вежливы и внимательны к персоналу СМИ, особенно по телефону.

                  • 2.2. Информационные сообщения  (пресс-релизы)
                   

                       Наиболее  распространенный способ передачи информации прессе — информационное сообщение или пресс-релиз (выше Вы говорили о пресс-релизе, как устаревшей форме сообщения). После написания его отправляют обычной почтой или по каналам компьютерной связи в различные газеты и периодические издания, на радио и телевидение. Текст также должен быть передан информационным агентствам, которые поддерживают прямой контакт с бюро основных газет страны.

                       Информационные  агентства, как правило, редактируют  пресс-релиз и полный его текст  не распространяют, поэтому всегда следует распространять полный текст  пресс-релиза как можно шире, даже если некоторые адресаты уже получили его раньше по телетайпу.

                       Необходимо  постоянно вести и обновлять  список получателей материалов, чтобы  пресс-релизы распространялись без задержки. Большинству организаций требуется несколько списков, отдельный по каждому типу релизов. Список должен постоянно быть точным. Один из способов заключается в том, чтобы держать набор конвертов (какие конверты Вы имеете в виду? Рассылка уже давно идет по электронной почте или в крайнем случае факсом) с заранее написанными адресами, в которых при необходимости сразу можно отправить пресс-релизы. Обычно, если речь идет о центральных газетах, пресс-релизы адресуются заведующему редакции новостей, что же касается прочих изданий, материалы можно направлять главному редактору. В некоторых случаях целесообразно направлять пресс-релиз редактору отдела финансовых новостей, редактору женского отдела, социального или фотоотдела и т.д.

                       Составление списков может усложниться, если пресс-служба представляет группу компаний с различными интересами. В этом случае может возникнуть необходимость в создании большого количества различных списков. Один из путей решения этой проблемы — использование электронной системы поиска.

                       Существуют  специальные компании, которые занимаются составлением и распространением пресс-релизов по почте, через посыльных и по каналам компьютерной связи.

                       При составлении пресс-релизов следует  помнить, что они будут конкурировать  с огромным количеством подобных материалов, которые ежедневно получают редакторы. Поэтому было бы целесообразно печатать шапку, по которой можно сразу определить источник пресс-релиза. Такие шапки часто делаются в цвете, причем они должны быть выполнены в типичном для организации стиле, если такой существует. Если нет, то броская, хорошо продуманная шапка будет весьма эффективной.

                       При этом необходимо помнить, что, если сообщения  регулярно пишутся корявым языком и не содержат ценной информации, броская  шапка и реквизиты организаций  могут также служить ориентиром для отправки в мусорную корзину редактора.

                       Необходимо  четко указывать имя и адрес  отправителя вместе с именем лица и номером его телефона (основным и добавочным), которое может при  необходимости дать дополнительную информацию. Также следует указать  номер телефона, по которому можно позвонить в ночное время, поскольку редакции центральных газет работают круглосуточно.

                       На  пресс-релизе нужно указывать дату и ставить пометку к «публикации» или указать время, когда материал должен быть опубликован. Если дается изложение речи, которая будет произнесена в определенное время, необходимо ставить пометку «эмбарго», однако, как правило, к таким эмбарго прибегать не следует без особой на то необходимости. Пресса считается с такими «эмбарго», когда они отвечают ее собственным интересам: когда же эмбарго накладываются на относительно маловажные сообщения, некоторые газеты вообще игнорируют эти сообщения или, что еще хуже, игнорируют эмбарго. Поэтому гораздо целесообразнее помечать пресс-релиз «к публикации» и передавать его с таким расчетом, чтобы он попал в печать в подходящий момент.

                       Когда пресс-релизы выпускаются консультантом  от имени клиента, это необходимо четко отразить, указав имя и адрес  клиента, а также сообщив, где  можно получить дополнительную информацию.

                       Пресс-релиз  должен быть отпечатан на одной стороне каждой страницы и, разумеется, через два интервала с широкими полями.

                       Правило №1.

                       Пресс-релиз  должен быть индивидуальным для каждого  издания!

                  Хороший пресс-релиз…

                  • Может вызвать интерес у большинства читателей издания, в которое вы направляете информационное сообщение.
                  • Информация, изложенная в пресс-релизе, полезна для читателей.
                  • Имеет потенциал для написания статьи на конкретную тему.
                  • Предваряется «ярким» заголовком, который заставляет редактора читать пресс-релиз дальше. 
                   

                  Что нужно учитывать при подготовке информационного сообщения?

                  1. Не пытайтесь сделать из мухи слона, преувеличивая значение и важность рядовой новости из жизни компании для общества.
                   
                  1. Готовьте  пресс-релизы только на основе «свежей», актуальной информации.
                  2. Избегайте: 
                  • обилия штампов («казенных» фраз) в тексте пресс-релиза,
                  • длинных перечислений участников какого-то проведенного вами мероприятия, а также длинных перечней их докладов без ссылок на полную версию документа.
                  • использования специальных профессиональных терминов. Излагайте все простым и понятным языком.
                  • длинных пресс-релизов. Максимальный объем – 1 страница.
                  • повторной отправки одного и того же пресс-релиза одному и тому же человеку.
                  • отправки одного и того же стандартного пресс-релиза всем СМИ подряд. (Очень спорный момент)

                    •         Пример новостного  пресс-релиза, имеющего  потенциал для  написания статьи.
                     

                          «В  августе 2009 года наша компания «Ромашка», занимающаяся производством парфюмерно-косметических  средств, открыла филиал в городе Ростов-на-Дону. В процессе открытия филиала мы столкнулись с трудностями при подборе кадров, так как в регионах  проблема поиска высококвалифицированных специалистов стоит особенно остро. Тем не менее, мы нашли пути решения этой проблемы, и готовы поделиться своим опытом с другими компаниями. Если вам интересна эта тема, мы готовы организовать интервью для вашего журнала с директором по персоналу нашей компании, а также руководителем филиала в Ростове-на-Дону». На основе этой информации можно подготовить материал под условным названием «Кадры в провинции».       

                    С уважением,

                    ПР-директор компании «Ромашка» Петр Иванов.

                      •        Когда новость  попадает в СМИ  без всякой обработки?
                      1. Если ваша компания уже имеет «громкое имя» и хорошо известна большинству людей.
                      2. Если Вы произвели нечто такое, чего нет на рынке - революционный продукт («котенок с четырьмя ушами»).
                      3. Если событие, произошедшее в вашей компании, влияет на расстановку сил на рынке в целом - если компания имеет определенный вес на рынке.
                      4. Если Вы провели акцию, рассказ о которой может быть интересным или забавным для массового читателя.     
                        • 2.3. Организация и  проведение пресс-конференции
                         

                             Основное  назначение пресс-конференций состоит  в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди редакций СМИ. А потому, чтобы созвать пресс-конференцию необходим повод, важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы. Ни в коем случае нельзя созывать пресс-конференцию только для того, чтобы распространить какой-нибудь документ или информацию, это можно прекрасно сделать и через пресс-релиз. Подобного рода общения ускоряют поступление информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество пресс-конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). Ну а приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации10.

                             Подготовка  пресс-конференции предусматривает  согласование ряда организационно-технических  и творческих вопросов.

                             Прежде  всего, необходимо определить день и точное время проведения встречи с журналистами с учетом существующего графика выпуска в свет большинства газет (не забывайте радио, теле…).

                             Приглашение на пресс-конференцию рассылаются  по редакциям, как правило, за неделю. Чаще всего приглашения высылаются по факсу(как практик, утверждаю, что по электронной почте). Если необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конференции, можно обзвонить редакторов отделов новостей персонально. Но иногда обращаются в информационные агентства с просьбой объявить время и место проведения пресс-конференции в материалах, которые рассылаются газетам по каналам телетайпной связи.

                             Если  в приглашении будет обозначена просьба сразу подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в зале, на сколько “персон” готовить фуршет или коктейль (специалисты отмечают, что чаще всего на пресс-конференцию приходит лишь одна треть приглашенных журналистов).У нас почти всегда была 100-процентная явка. Кстати, если фуршет или коктейль намечается, в приглашении принято упоминать об этом.

                             В приглашении также необходимо четко  указать тему и, по возможности, имена  основных докладчиков. Желательно также  сообщить некоторые подробности, которые  могли бы убедить редактора в целесообразности освещения события, но не следует сообщать слишком много деталей, поскольку в этом случае может отпасть необходимость в присутствии на пресс-конференции.

                             Если  пресс-конференция представляет общий  интерес, необходимо подобрать день и время, которые бы устроили (большинство СМИ) все органы печати. Утренние газеты не любят публиковать материалы, которые накануне были напечатаны вечерними газетами, или о которых сообщалось в вечерних выпусках радио- и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00-11.30 или на 14.30-16.00. Если речь идет о какой-то технической теме, то, возможно, будет лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение.

                             Очень важно выбрать также подходящий день. В некоторых случаях выбора нет, поскольку заявление должно быть сделано в определенный день. Там же, где есть возможность выбора, нужно позаботиться о том, чтобы не произошла накладка и пресс-конференция не совпала с каким-нибудь другим важным событием, которое может отвлечь внимание журналистов и затмить сообщения о пресс-конференции в печати. Пятница - всегда неудачный день для организации подобного рода встреч.

                             Каждая  пресс-конференция имеет свой план, свою структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени (вплоть до минут), отводимого на каждую из частей единого мероприятия: открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления (информационные сообщения); вопросы и ответы; закрытие; неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п. Общая продолжительность пресс-конференции не должна превышать 30-50 минут.

                             Важно также на подготовительном этапе  пресс-конференции проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию всех учаcтников. Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами. Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее. Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить с помощью привлечения статистов.

                             Выступления на пресс-конференции готовятся  заранее. Они могут быть просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной форме. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции. Общественно-политическая проблематика требует развернутого заявления с обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей и деталей.

                             Организаторами  пресс-конференций заранее готовится  информационный пакет документов (пресс-кит), подбор их в папки. В пакет документов входят пресс-релизы, тематические обзоры печати по теме пресс-конференций, справочные материалы, официальные документы, относящиеся к теме встречи, комментарии экспертов. Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещают на специальном столике, или на информационном стенде. Их также включают в информационный пакет документов. Для пресс-кита чаще всего используется фирменная папка. Пакет документов (пресс-кит) вручается журналистам в зале пресс-конференции, а также рассылается по редакциям аккредитованных журналистов, не сумевших прийти на встречу с устроителями пресс-конференции.

                             Неплохо было бы посадить выступающих на возвышении ( хотя и необязательно). Однако важно, чтобы перед выступающими стояли таблички с их именами, причем буквы должны быть достаточно большими, чтобы можно было прочитать с задних рядов. Все сотрудники, задействованные на пресс-конференции, должны иметь значки со своими именами (об этой немаловажной детали часто забывают)11.

                             Пресс-конференцию  ведет пресс-секретарь или ответственный  за это мероприятие сотрудник. Следует  упомянуть и том, что пресс-секретарь - это ключевая фигура пресс-службы или пресс-центра. Основные моменты его деятельности включают регулярность контакта с журналистами об информировании общественности о целях и содержании деятельности организации или фирмы; комментарий решений, действий руководства, толкование смысла решений и действий также относятся к сфере деятельности пресс-секретаря. Все заявления пресс-секретаря должны носить объективный, достоверный характер и быть информационно достаточными.

                             Пресс-секретарь  или ответственный за проведение пресс-конференции обычно призывает присутствующих соблюдать тишину и начинает выступление. Во вступительном слове пресс-секретаря объявляется тема пресс-конференции и представление каждого из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами (поименное знакомство, с указанием должности, титула, звания и пр.). Ведущим пресс-конференции также оглашается и регламент, а в дальнейшем он и следит за его соблюдением.

                             Что касается выступлений представителей фирмы, то они должны быть информационно  емкими, лаконичными и краткими, особенно если предполагается, что будет много вопросов. Довольно часто выступления сопровождаются показом слайдов.

                             В зависимости от событий, предопределяющих место проведения пресс-конференций, встречи журналистов с главными лицами подразделяют на несколько видов12.

                             Оперативные пресс-конференции проводят в спешном  порядке, на месте событий или  происшествий, вслед за подведением  итогов голосования, окончания переговоров  и т.д. “Летучие пресс-конференции  возникают по инициативе самих журналистов при согласии их “визави”. Специально оговаривается неофициальный характер подобных пресс-конференций, т.к. последующие заявления, разъяснения властей уточняют трактовку события, дополняют ее новыми фактами, подробностями, включают анализ ситуации.

                             Регулярные  пресс-конференции организуются в предварительно объявленное время в специально приспособленных для встречи помещениях (пресс-клубы, конференц-залы, дома и клубы журналистов, пресс-центры и т.д.). Подобные помещения имеют стационарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диалога журналистов с устроителями пресс-конференций:

                        1. микрофоны на столе и в зале;
                        2. ТВ камеры, осветительные приборы, ТВ приемники в зале и фойе;
                        3. телефонную связь;
                        4. технические службы (машбюро, фотолаборатории, ремонт оргтехники)
                        5. система синхронного перевода;
                        6. службы аккредитации;
                        7. служба безопасности, пожарная охрана, медпункт, буфет, киоск.

                             Если  пресс-конференция назначена на 11.00, то первые приглашенные могут прийти пораньше. К этому времени все  приготовления должны быть закончены, в противном случае создастся неблагоприятное впечатление. Обычно у входа ставятся один-два стола, у которых регистрируются прибывающие журналисты.

                             Вопросы журналистов, касаясь существа дела, не должны повторяться. Они не могут  принимать форму собственных  заявлений и деклараций. Ведущий может отвести такие вопросы, т.е. оставить их без ответа, ссылаясь на отклонение от объявленной темы пресс-конференции, на попытки навязать собранию необъявленный порядок работы. Последний вопрос специально объявляется и после ответа на него пресс-конференция закрывается.

                             Ответы  выступающих на вопросы журналистов  согласуются с их компетенций. По ходу встречи ведется определение, кому из ораторов более всего “подходит” вопрос.

                             Продолжая тему вопросов-ответов, следует сказать  и том, что на пресс-конференциях не принято не отвечать на вопросы со стороны журналистов. Здесь нужно избегать таких фраз, как: “Без комментариев!”, “Не для печати” и т.д. Если затронут вопрос не подлежащий пока освещению, лучше сказать, что информация по нему будет сообщена позднее.

                             Если  организаторами встречи с журналистами предусматривается демонстрация видеоматериалов, то лучше всего провести просмотр после закрытия пресс-конференции. Объясняется это тем, что видеоматериалы несут дополнительную, детализированную информацию, и их показ в ходе пресс-конференций обязательно затрагивает время встречи, что не всегда устраивает журналистов13.

                             По  окончании официальной части  принято угощать журналистов. И  хотя на первый взгляд фуршет представляется не столь важной частью встречи, это далеко не так. Подобного рода неформальные встречи имеют большой содержательный смысл и играют важную роль. Объясняется это прежде всего тем, что именно здесь открываются огромные возможности для установления основанных на взаимном доверии деловых контактов, открываются новые источники обмена информации и услуг как со стороны журналистов, так и со стороны представителей деловых кругов, отдельных общественных, коммерческих и государственных структур.

                              Спецмероприятия: 

                        Мероприятие Плюсы Минусы
                        Пресс-конференция
                        • Возможность быстро сообщить важные новости
                        • Низкая стоимость
                        • Трудно привлечь журналистов, если повод малозначительный
                        • Возможные «нападки» со стороны журналистов
                        • Официальная обстановка
                        Пресс-ланч
                        • Комфортная обстановка
                        • Достаточно легко обеспечить присутствие журналистов
                        • Возможность донести большой объем любой информации о компании
                        • Сложно удерживать внимание гостей
                        • Ограниченный круг приглашенных (10-15 чел.)
                        Презентация (шоу)
                        • Легко обеспечить присутствие большого количества журналистов
                        • Возможность показать продукцию компании в выгодном свете
                        • Имя компании остается в памяти на долгое время
                        • Высокая стоимость
                        • Необходимость привлечения подрядчиков
                        • Организационные сложности, большие затраты времени 
                        Выездная  презентация
                        • Легко обеспечить присутствие заинтересованных партнеров
                        • Возможность показать продукцию компании в выгодном свете
                        • Высокая стоимость
                        • Необходимость привлечения подрядчиков
                        • Организационные сложности, большие затраты времени
                        • Сложно обеспечить присутствие большого количества журналистов

                          •           Выбор спецмероприятий в зависимости от целей компании
                           

                          З  

                          а

                          п

                          о

                          м

                          и

                          н

                          а

                          е

                          м

                          о

                          с

                          т

                          ь 

                                     Эффективность (публикации)

                                      Порядок контактов  перед спецмероприятием 

                          1. Отправить письмо с приглашением по электронной  почте за одну-две недели до даты проведения.
                          2. В тот же день позвонить и уточнить, дошло ли письмо. Узнать о планах журналиста на эту дату.
                          3. Отправить специальное приглашение за четыре-пять дней до мероприятия. Постараться сделать его оригинальным.
                          4. За три дня до мероприятия позвонить и узнать, получено ли приглашение и собирается ли журналист присутствовать на мероприятии. Узнать о его предпочтениях, возможности участия в конкурсах, соревнованиях.
                          5. Позвонить журналисту накануне мероприятия, чтобы получить окончательное подтверждение его присутствия.  
                          6. Если журналист не пришел на мероприятие – позвонить, выразить свое сожаление и спросить – «Нужны ли ему итоговые материалы мероприятия?».
                          7. Выслать итоговые материалы.
                           

                          Пример  приглашения. 

                          Фабрика героев Ralf Ringer в «Апельсине» 

                          3 марта компания Ralf Ringer приглашает вас  принять участие в  презентации беспрецедентной российской программы гарантии качества и феерическом экстрим-шоу «Фабрика героев Ralf Ringer».

                          Впервые у вас будет возможность не только увидеть увлекательное шоу  каскадеров, но и принять в нем  активное участие! Вы сами сможете оценить комфорт и надежность обуви  Ralf Ringer в самых экстремальных условиях. В рамках мероприятия топ-менеджеры компании Ralf Ringer расскажут об уникальной системе безопасности «Footguard» и других акциях, проводимых лидером отечественной обувной промышленности.

                            • В мероприятии примут участие:
                              • Андрей  Бережной, генеральный директор компании Ralf Ringer
                              • Анастасия Татулова, директор по маркетингу Ralf Ringer
                             

                            Компания Ralf Ringer  основана в 1996 году. Основное направление деятельности – производство мужской обуви. В планах на 2005 год – производство 1 млн. 500 тыс. пар обуви. Сегодня обувь Ralf Ringer продается почти в 1000 торговых точках по всей России, от Мурманска до Владивостока. Оборот Ralf Ringer по итогам 2004 года составил $ 35 млн., ежегодный прирост объема производства составляет не менее 35%, начиная с 1996 года. В 2004 году Ralf Ringer завоевал «золото» в национальном конкурсе «БРЕНД ГОДА/EFFIE 2004», стал лауреатом конкурсов качества «Российская марка» и «Московское качество».

                            Место проведения: клуб «Апельсин», ул. Малая Грузинская дом 15

                            Время проведения: 3 марта  в 14.00

                              Просим  Вас подтвердить  свое участие в  пресс-мероприятии 

                            Татьяне Мыцыковой или  Елене Пастуховой по тел… 

                                 Убедительная  просьба: заранее  сообщите, какой размер обуви вы носите. 

                              • 3. Оценка эффективности  PR
                                •   3.1. Оценка эффективности спецмероприятий
                                 
                                Показатель Един. Измер. Отчетный  период Предыдущий  период
                                Кол-во спецмероприятий Шт.    
                                Кол-во журналистов, посетивших мероприятия Чел.    
                                Количество  публикаций, вышедших после проведения спецмероприятий Публ.    
                                Объем публикаций, вышедших после проведения спецмероприятий Кол-во знаков    
                                Отношение количества публикаций к кол-ву присутствовавших журналистов Публ./чел.    

                                  • 3.2. Оценка оперативной  работы ПР-службы 
                                   
                                  Показатель Един. измер. Отчетный  период Предыдущий  период
                                  Количество  публикаций в изданиях 1 группы,   в том числе:
                                  • новости,
                                  • комментарии в обзорах,
                                  • статьи о компании.
                                  Публик.    
                                  Объем публикаций в изданиях 1 группы, в  том числе 
                                  • новости,
                                  • комментарии в обзорах,
                                  • статьи о компании.
                                  Кол-во знаков    
                                  Количество  публикаций в изданиях 2 группы,   в том числе:
                                  • новости,
                                  • комментарии в обзорах,
                                  • статьи о компании.
                                  Публик.    
                                  Объем публикаций в изданиях 2 группы, в  том числе 
                                  • новости,
                                  • комментарии в обзорах,
                                  • статьи о компании.
                                  Кол-во знаков    
                                  Объем материалов в электронных СМИ:
                                  • телевидение
                                  • радио
                                  • Интернет
                                   
                                  Мин.

                                  Мин.

                                  Кол-во знаков

                                     
                                  Кол-во посещений сайта компании Посещ.    
                                  Отношение кол-ва бесплатных публикаций к оплаченным публикациям %%    

                                    • 3.3. Эффективность финансовых  затрат на работу ПР-службы
                                     
                                    Показатель Един. Измер. Отчетный  период Предыдущий  период
                                          • Бюджет  ПР-службы на работу со СМИ (без учета  спецмероприятий)
                                    Тыс.руб.    
                                          • Доля стоимости  оплаченных публикаций
                                          • в бюджете
                                    %    
                                          • Сумма затрат (зарплата, орг.расходы) на  бесплатные публикации в изданиях (в расчете на 1 знак, 1 кв.см)
                                    Тыс.руб.    

                                     
                                     

                                         Заключение

                                         Сегодня любая крупная или среднего размера  компания, тысячи и тысячи мелких фирм формально пользуются системой связей с общественностью. Всеобщее признание института паблик рилейшнз является ответной реакцией бизнеса на вызов времени, усложнение процессов общественной жизни. Внимание предпринимательских структур к вопросам связей с общественностью свидетельствует об осознании очевидной истины, что хорошие отношения с окружающей общественностью, внешним миром всегда полезны и выгодны.

                                         Предпринимательские службы не могут игнорировать связи  с общественностью, понимая значимость  их влияния на эффективность  деятельности. В связи с этим ПР и пресс-службы в ПР-отделе должны занимать важное место в работе организаций.

                                         Работа  пресс-службы – это спланированные и осуществляемые в течение длительного  времени действия, направленные на установление и поддержание доброжелательных отношений и взаимопонимания  между организацией и общественностью.

                                         Существуют  специфические особенности поведения  при использовании различных видов массовых каналов коммуникаций. Требования и нормы, приемлемые для печатных СМИ, могут не соответствовать таким электронным средствам массовой информации, как радио и телевидение. Для больших организаций рекомендуется выделять отдельного человека для взаимодействия с каждым видом масс-медиа. Это дает возможность наладить личные контакты и собрать наиболее полную информацию для работы. Однако в любом случае имеет значение не только что и как говорит коммуникатор, но и окружающая его обстановка. Существуют правила подходящей, так называемой «телевизионной одежды» и причесок. Образ выступающего приобретает визуальный характер. Но при работе с радио или печатными СМИ не менее важную роль играют детали внешнего окружения и собственного поведения коммуникатора. Это связано с тем, что репортер на основе подобной информации составляет собственное впечатление о собеседнике, которое находит отражение во вступительной части материала или в комментариях. Ведь сила влияния СМИ на общественное мнение в том и заключается, что событие в мире реальном и информационном может приобретать различное содержание. Различный подход к подаче одной и той же по содержанию информации приводит к ее различному восприятию.

                                      Список  использованной литературы

                                     

                                    1. Алёшина И. В. Паблик Рилейшнз для менеджеров. Учебник. М, 2002

                                    2. Антипов К. Баженов Ю. PR для коммерсантов. М, 2000

                                    3. Блажнов Е.А. Паблик Рилейшнз. М., 1994.

                                    4. Блэк С. Паблик рилейшнз. М, 2003

                                    5. Бортник Е. М. Никитаева А.Ю. Управление связями с общественностью. Ростов н/Д, 2003

                                    6. Капитонов Э. А.,  Капитонов А. Э. Корпоративная культура и PR. М, 2003

                                    7. Комаровский В. С, Связи с общественностью в политике и государственном управлении. М, 2001

                                    8. Лысенко Г. В. Паблик рилейшнз. Волгоград, 2005

                                    9. Невзлин Л.Г. Паблик Рилейшнз. М., 1993.

                                    10. Паблик Рилейшнз. Алматы, 1997.

                                    11. Пашенцев Е. Н. Паблик рилейшнз: от бизнеса до политики. М., 2000

                                    12. Чумиков А. Н., Бочаров М. П. Связи с общественностью: теория и практика: Учеб. Пособие. – М..: Дело, 2003

                                    13. Яковлев И. П. Паблик рилейшенз в организациях. Учебное пособие. СПб, 1995

                                    Список  маловат! 
                                     
                                     
                                     
                                     
                                     
                                     
                                     
                                     
                                     
                                     
                                     


    Информация о работе Беспроигрышные тактики взаимодействия со СМИ