Юридическое делопроизводство

   Одна из важных функций документа - культурная. В данной функции он выступает в роли средства закрепления и передачи культурных традиций. Культурная функция наиболее эффективно выполняет комплекс документов. В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе реализации управления, как бы наиболее больший массив документации. Управление может быть эффективно лишь при наличии новой, актуальной в том числе опережающей информации, которая позволяет принимать своевременные и правильные решения. Поэтому основное свойство документов, обладающих управленческой функцией, - их оперативный характер. Особенно это сказывается в критических ситуациях. Документы, обладающие управленческой функцией, содержат необходимое количество информации. Поэтому их роль очень велика в информационном обеспечении управления.

   Правовая функция - функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений. Существует два вида категорий документов, наделенных правовой функцией:

1. Изначально обладающих ею;

2. Приобретающие их на  время.

   К первой категории относятся документы устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия.

   Ко второй категории относятся все документы, которые могут быть использованы как доказательство в суде, арбитраже и органах управления. По моим представлениям, любой документ может выступать в качестве доказательства и соответственно быть наделенным правовой функцией. Функция учета ближе всего стоит к социальной, но если социальная функция закрепляет какую-то качественную определенность, то функция учета дает количественную характеристику информации. Она есть функция регистрации и группировки в формализованном цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля и оптимизации.

   Еще в древности документы в ответ на (приобретение) потребность в учете земли, урожая, скота, населения, долгов и т. д. Со временем роль учета возросла, в первую очередь учета и контроля за производством и распределением. А вот роль как исторического источника документа, нет необходимости объяснять само слово “история” (говорит) дает понять. Также хотелось отметить о реквизитах документа. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называют реквизитами. К ним относятся - наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и другие не менее значительные элементы. Разные документы состоят из разных реквизитов. Число их характеризующих документ определяется целевым назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Кроме реквизитов документ могут охарактеризовать следующие особенности, как оригинальность и подлинность или подложность, физическое состояние документа, формат бумаги, ее качество, цвет, способ изготовления и другие атрибуты документа.

   Есть документы, для которых число реквизитов строго ограничено. Особенно это касается финансово-торговых операций и документов, характеризующих личность установленную законодательством.

   Каждый документ имеет своего автора. Автором может выступать учреждение или юридические и физические лица и государство.

“Торговые отношения” 

Подходя к вопросу о  возникновении торговых отношений, наибольшее внимание следует такому элементу как “товар”. Основой всех торговых отношений, можно сказать, был и является товар. Люди взаимодействовали друг с другом на рынке по поводу обмена товара, но еще и продажи также нельзя упускать и такой значительный элемент всех торговых взаимоотношений, как “выгода”.

   Углубимся немного в историю, когда и на каком этапе произошли значительные сдвиги в развитии торговых отношений во времена перехода от рабского повиновения к само сознательному труду. Так, возникновение товара способствовало разделение труда. Люди стали заниматься в соответствии с интересами и способностями к той или иной профессии. В результате человек специализировался и производил строго определенный продукт труда. Но человеку необходимо удовлетворять свои потребности, примером может служить пирамида известного экономиста Маслоу. Также можно углубиться в маркетинг и подойти с точки зрения поиска путей удовлетворения потребностей людей.

   Предположим такую ситуацию: гончару необходим хлеб, но пекарю не нужен хлеб, а нужны дрова, мастеру необходима посуда для хранения воды, дровосеку нужен новый топор. На рынке они смогут взаимовыгодно обменять товары при условии, что все предложенные товары одной стоимости, если же нет, то в оборот вступают “деньги” как эквивалент стоимости всех товаров. И все удовлетворяют свои потребности.

   Именно в этот период возникновения рынка и возможности получить выгоду люди разделились на продавцов и покупателей. И взаимоотношения между ними именуются “торговыми операциями”.

   Первые шаги развития торговых отношений проходили в ограниченном пространстве - община, село, город и далее все расширяясь, приобрело массовый государственный и международный характер. Как бы достигает своего предела.

   Понятие торговля - это отрасль хозяйства, обеспечивающая обращение товара, их движение из сферы производства в сферу потребления. Торговые взаимоотношения будут существовать до тех пор, пока человек не откажется от удовлетворения своих безграничных потребностей. А этого не произойдет никогда. Поэтому законы торговли будут и дальше совершенствоваться, приспосабливаясь к изменения, приносимых стремительным человеческим прогрессом.

  Документы в торговых операциях.

   Документы, используемые в разнообразных финансово-хозяйственных операциях. Начиная от приема товара из производства, расчетов и оплаты за него, и вплоть до поступления выручки от реализации. Если в соответствии с изменениями в законодательстве исполнять требования к оформлению документов, можно и очень выгодно и полезно для репутации предприятия избежать разногласий с налоговыми органами при проведении документальных проверок.

   Все торговые операции, осуществляемые предприятиями. Должны в обязательном порядке быть оформлены документально. Особенно внимание необходимо уделить юридическим документам. Так как без этого эти операции будут недействительны. Юридическими считаются документы, которые оформляются в соответствии с требованиями законодательных органов, с целью подтверждения прав и обязанностей или правовых фактов, которые влекут возникновение прав и обязанностей, имеющих юридическую силу и которые не требуют дальнейших пояснений и детализации.

   Существующим законодательством предусмотрены специальные правовые нормы для оформления торговых документов, то есть, если их не придерживаться, документ не будет иметь юридическую силу. К ним можно отнести: содержание, форма. Порядок оформления и исполнения, также регламентируемые законодательством. Их целью составления заключается в подтверждении обязательств, имеющих правовое значение, а также доказательство совершения каких-либо юридических действий.

   В зависимости от принадлежности документа к определенной области к их оформлению предъявляются различные требования, но все они должны иметь наименование. В наименовании фиксируется операция, закрепленная данным документом. К примеру, можно привести - при оформлении юридических документов необходимо указать его наименование, полные названия адресатов сторон, их составляющих, время действия документа. Если не соблюдать эти нормы, то документ теряет адресность, также и ориентацию во времени.

   Например: “Расходный кассовый ордер” - под ним понимается расход наличных средств кассой предприятия. Но если в документе отсутствует наименование или оно нечетко, неясно и плохо читаемо, то такой документ не имеет юридической силы. Его попросту не сочтут за документ, олицетворяющий какое - либо действие, совершаемое изучаемым объектом.

   Обычно документ имеет типовую форму и изготавливается в виде бланков, что упрощает их заполнение, как бы упрощая и облегчая труд работника. Если учет ведется на компьютере, то там просто нужно изменить данные, так как формуляр имеется в памяти компьютера. Но лишь когда используются  специальные программы, которые предназначены для работы с торговыми документами т. е. наиболее используемых в торговых операциях. К ним можно отнести следующие программы: “1С-бухгалтерия”, “1С-торговля” и другие аналогичные программы.

   Особенно учет на компьютере удобен при совершении ошибок в документах, которые легко исправляются без применения к документу каких-либо внешних изъянов. Но если заполнение документов ведется без компьютера, то исправление ошибок ведется следующим образом. Там исправление производится с использованием различных зачеркиваний и оговорок, нельзя удалять части текста. Ошибочная часть зачеркивается одной чертой, чтобы можно было прочесть ошибочно написанное и затем вписывается правильная запись обязательно с датой исправления и подписью должностного лица, произведшего исправление.

   Обязательно, но в зависимости от исправления существует три вида оговорок:

1. “Исправленному (слово, цифра) верить”;

2. “Вписанному - верить”;

3. “Зачеркнутое не читать”.

   А вот в кассовых и банковских документах никакие исправления, подчистки, помарки не приемлемы.

   Текст должен быть достоверный, информативный, последовательно и грамотно изложен. В документе указываются измерители осуществляемой хозяйственной операции, т. е. вес, габариты, денежные единицы и другие.

   Основным реквизитом является подпись. Она-то и индивидуализирует документ, удостоверяет лицо, от которого он исходит. Право подписи документов на предприятиях принадлежит соответствующим должностным лицам. Исполнителем документа никак не может быть лицо его подписывающее. Особенно это касается кассовых документов.

   Виды документов в торговых операциях.

   В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности торговые предприятия вступают со своими партнерами во взаимоотношения. Сперва следует заключение договоров, а потом производятся расчеты. Я бы хотел остановиться на таких видах торговых документов как наиболее используемых. Это - договора и кассовые документы. Поскольку я лишь перечислю их, этого будет недостаточно для понимания сути этого раздела. В торговой деятельности предприятия чаще всего употребляют договора купли - продажи. По договору купли-продажи продавец обязуется передать имущество (вещь, товар) в собственность, т. е. полное хозяйственное ведение или оперативное управление покупателя, а покупатель обязуется принять имущество и доплатить за него определенную цену.

   Составление договора является сложной и ответственной частью заключения сделки.

Договор выполняет следующие  функции:

- юридически закрепляет  отношения между партнерами, придавая им характер, обязательность выполнения которых защищено законом;

- определяет порядок и  способы выполнения обязательств;

- предусматривает способы  защиты обеспечения обязательств.

   Долгосрочные контракты позволяют предприятию планировать деятельность, определять перспективы развития. Все аспекты хозяйственных отношений, не отмеченные в договоре, регламентированы действующим законодательством, т. е. есть определенные требования к действию договоров. При необходимости об этом можно узнать из “Гражданского Кодекса” I части.

   Поскольку законодательство Российской Федерации все еще не совершенно и возможны дальнейшие изменения в нем, то подробное и точное составление договора снижает риск неправильного его толкования.

    Объект сделки оговаривается, при необходимости записывается и закрепляется к договору как неотъемлемая его часть в виде приложений. Когда определяют количество, то в договоре строго оговаривают и указывают единицу измерения количества и каким образом он устанавливается. Количество определяется единицами веса, объема, длины, в штуках и т. д. Также возможно использовать оговорку при необходимости. В тех случаях, когда товар изменяется в течение транспортировки и хранения. Например, произойдет усушка. В случаях, когда используются нестандартные единицы измерения (мешок, пачка, бутыль), необходимо уточнить вес мешка, пачки, объем бутыли и т. д.

   Обязательно оговариваются количественные характеристики товара. Определение качества происходит с помощью стандартов, образцов, технических описей, каталогов и проспектам продавца, являющимися неотъемлемой частью договора.

Например, при продаже  продовольственных товаров, их качество подтверждается в соответствии со стандартами, сертификатом, выдаваемым компетентной государственной организацией, ветеринарной службой и т. д. Также сравнение может производиться с помощью специальных эталонов качества.

   Рассматривается и срок, дата поставки, то есть срок, в течение которого товар должен быть поставлен продавцом покупателю.

Сроки могут быть следующими:

- с определением фиксированной  даты поставки;

- с определением периода  (месяц, год и т. д.);

- с применением специальных  терминов, таких как “немедленная поставка”, “со склада” и т. д.

   В случаях, когда поставка осуществляется частями, составляются календарные планы, где указываются сроки поставки каждой партии. Сроки связаны не только с временным периодом, но и с какими-либо действиями покупателя, например, предоплатой, авансом и т. д., но это не должно быть отражено в договоре.

   Одно из существенных условий договора - это цена. Если она отсутствует, то такой договор могут признать недействительным. Договорная цена может быть твердой, скользящей. Согласование цены может проводиться устно, так и в телеграммах, письмах. После согласования договорная цена указывается в договоре, возможно в спецификации, при этом иногда считают нужным зафиксировать цену документально. Возможно оформление согласования цены протоколом, который признается неотъемлемой частью договора. Твердая цена устанавливается и не изменяется ни при каких условиях. Особенно от нее пострадали те, кто завозил товар из-за границы в период август-сентябрь 1998 г., т. е. в момент обесценивания рубля.