Юридическое делопроизводство

 

Содержание

Введение……………………………………………………………………….…3

Коммерческая корреспонденция………………………………………………..4

Основы работы с текстом. Корреспонденция в практике торгового дела…...6

Документы, используемые в торговой деятельности…………………………8

Заключение……………………………………………………………………..26

Список литературы…………………………………………………………….27

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

   Делопроизводство - это деятельность, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с документами в процессе выполнения управленческих функций.

  Делопроизводство - это важная составная часть работы каждого предприятия. В их практической деятельности используются разные системы в делопроизводстве, но для всех них обязательным является ведение административного делопроизводства (его еще называют общим делопроизводством).

   В процессе делопроизводства берут участие (большей или меньшей мерой) все работники аппарата управления: одни создают документы, другие обеспечивают их передачу, третьи руководствуются этими документами в своей практической деятельности. Всё, что решается аппаратом управления и внедряется потом в практические дела, оформляется документами.

   После образования древнерусского государства письменность стала необходимой для ведения переписки с другими странами, а также для заключения межгосударственных договоров. В условиях формирования классового общества возникла необходимость в составлении завещаний, записях о долгах, заключении торговых контрактов, в надписях на вазах об их предназначении и т.п.

   Цель контрольной работы раскрыть понятие сферы торгового дела, определить, какие документы используются в осуществлении торговой деятельности.

 

 

 

Корреспонденция коммерческая

   Корреспонденция коммерческая - необходимая принадлежность всякой торговли, переходящей за пределы разносной и продажи с лотка. Всякое более или менее значительное дело начинается торговой перепиской, сопровождается и оканчивается ею. В некоторых учреждениях число отправляемых ежедневно писем доходит до сотни и более; отсюда необходимость корреспондентов-специалистов. В настоящее время коммерческая корреспонденция преподается во всех коммерческих училищах. Для ведения ее требуется соблюдение общепринятых форм и обстоятельное знание предмета, о котором и по поводу которого корреспонденту приходится писать. Корреспондент должен знать характер и положение лица, к которому пишет, чтобы сообразовать с этим тон и характер письма; он должен обладать коммерческими познаниями, особенно по части бухгалтерии. Для каждой из наиболее крупных коммерческих операций (банковой, комиссионной, экспедиционной, страховой и пр.) практика выработала известный тип коммерческих писем. Вследствие разнообразия видов и отраслей торговли и вообще промышленности, никакой сборник коммерческой К. не может быть исчерпывающим; однако, в коммерческом мире обычаем установлены некоторые разряды писем, общие для всех торговых домов. Сюда принадлежат: 1) циркуляры — письма одного и того же содержания, предназначенные для рассылки во многих экземплярах разным лицам, домам и фирмам, напр. по случаю открытия торгового дома, расширения круга деятельности, уничтожения доверенности, выдачи доверенности новому лицу, прекращения действий фирмы. 2) Письма, касающиеся предложения услуг, вступления в сношения и сообщения условий .3)Письма, касающиеся возобновления и оживления существовавших и существующих отношений, 4) Уведомительные письма (адвизы, авизы). Авизы в широком смысле включают в себя оповещения всякого рода; в более узком смысле это — извещение о выдаче на другую фирму перевода или открытого письма на получение известной суммы, бумаг и т. п.

   Вспомогательными книгами для коммерческой корреспонденции служат: 1) копировальная книга; 2) книга почтовых расходов, в которой корреспондент обязан одновременно с указанием, кому отправлено письмо, вписать размер произведенной оплаты письма; 3) книга отправленных писем — список всех писем, отправленных как на почту, так и через рассыльных в черте города. В некоторых торговых домах книга почтовых расходов соединяется с книгой отправленных писем. 4) книга прибывших писем, в которую записывается вся простая (не заказная и не ценная) почта, с указанием фирм или лиц, от которых письма получены; 5) книга полученных заказных писем, ценных пакетов и посылок; 6) книга отправленных заказных писем, ценных пакетов и посылок; 7) книга телеграмм; 8) книга условий , для записки условий, на основании которых тому или другому клиенту открыт счет, указания размера процентов по контокорренту, размера комиссии и пр.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Основы работы с текстом. Корреспонденция в практике торгового дела

   Основы работы с текстом – основополагающие начала, позволяющие осуществлять построение текста с точки зрения информации и аргументации. Текст в любом документе является главной его содержательной частью. Язык коммерческой корреспонденции прост, лаконичен, редко используются сравнения, эпитеты. Однако к месту примененный художественный образ может лишь усилить выразительность документа.

   Композиционная стройность документа определяется не только расположением материала и последовательностью изложения материала. Во многом она зависит от характера и объема сведений, включаемых в документ. Слово в коммерческой документации должно строго соответствовать вкладываемому в него понятию. Если слово в каком-то контексте можно понимать и трактовать по-разному, то лучше его не использовать, а подобрать другое.

   Слово в коммерческой корреспонденции может быть и помощником и противником. Умело подобранное и к месту вставленное, оно придает документу дополнительную убедительность.

   Корреспонденция в практике торгового дела – это документация, позволяющая грамотно вести торговые дела и отстаивать права, нарушенные ненадлежащим исполнением обязанностей участниками торгового оборота.

   Наиболее часто встречающимся видом документов в практике торгового дела является договор. В соответствии с нормами гражданского кодекса существуют: - заключение договора посредством составления единого документа; - обмен документами, а именно: телефонограммами, телеграммами

   Письменная форма для одной стороны и конклюдентные действия для другой. Конклюдентными признаются действия, из которых явствует намерение лица заключить договор. Например, одна сторона направляет другой письмо, в котором содержатся данные о намерении этой стороны изменить условия договора, а другая сторона, не давая письменного согласия, выполняет договор на новых условиях. В этом случае договор считается заключенным на новых условиях.

   Самым распространенным договором в практике торгового дела считается договор купли-продажи, а также поставки товаров

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Документы, используемые в  торговой деятельности

   Определение документа может быть дано через специфику его понимания на разных этапах исторического развития. Понятие “документ” теснейшим образом связано с информацией, поскольку документ является ее основным носителем. “Информация” в переводе означает: новости, сведения, данные. Понятие информации, применяемое в социально-гуманитарных науках, может быть истолковано как некоторая совокупность сведений, определяющих меру наших знаний о тех или иных событиях, явлениях, фактах и их взаимосвязи. В технических и естественных науках, развивающих особую теорию информации, существует иное, специфическое представление об информации, которое, в частности, легло в основу современной кибернетики. Множественность значений о понятии информации, существующих в современной науке, вовсе не снимает того очевидного факта, что информация есть важнейший аспект отражения материального мира, в том числе социального отражения. Обмен информацией является необходимым условием жизни человеческого общества. Информация всегда помогала правильно отражать происходящие события и взаимодействовать на них. Но лишь с появлением начертательного способа фиксации информации - “письма” - можно говорить о документе. Документы появились как дополнительные средства общения людей. Они были вызваны к жизни, прежде всего необходимостью запечатлеть, закрепить, передать то или иное сообщение. Носители, материальные предметы, на которых фиксируется информация, выполняли в древние времена, главным образом, функцию свидетельства. Поэтому латинское слово “documentum” означает “доказательство”.

   В русском языке термин “документ” возник в XVIII в. Царь Руси Петр I перевел его как “письменное свидетельство”. Следовательно, документу присваивалось, прежде всего, правовое значение. Понятие документа как письменного источника, имеющего юридическую силу, сохранилось и в XX в. К примеру, в энциклопедическом словаре у Павленкова документом считается:

1.Всякая бумага, составленная порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь;

2. Вообще всякое письменное  доказательство.

   Но уже в нормативных актах дореволюционной России XIX в. - начала XX в. По организации управления и делопроизводства термин “документ” почти не употребляется. В практической деятельности учреждений понятие документа также отождествляется с понятием “деловая бумага”, “акт”, “дело”. Законы и документальные материалы учреждений дают возможность определить, какой смысл вкладывается в каждое из этих понятий.

   Если в XVII в. в определение документа входило, прежде всего, его правовое значение, то в XIX в. выделяется новый аспект - значение документа в управлении. Документом считается информация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществления процесса управления.

   В советское время термин “документ” как синоним слова “деловая бумага”, употреблялся в некоторых законодательных актах, повторяла его и литература 20-30-х годов. Постепенно термин “деловая бумага” был заменен на “служебный документ”.

   Из вышеизложенного можно сделать вывод, что в определения документа можно выделить в соответствии с тем периодом времени существовали три аспекта - правовой, управленческий, исторический. Но так как документ является объектом исследования многих научных дисциплин, в определении его обычно преобладает какой-то один аспект, хотя информационная природа его очевидна, само понятие “документ” определяется различным способом, так как за основу берут разные критерии - цель создания, форму, способ воспроизведения информации и т. д.

   Документ - любой материальный носитель с закрепленной на ней информацией на любом языке и любым способом для последующего обращения в информационных системах.

   В правовой науке документ изучается как средство документирования и документных правоотношений. По государственному стандарту, документ - это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной деятельности и мысленной деятельности человека. Отсюда я могу понять для себя, что документ - прежде всего сознательная деятельность человека. Закрепленная информация, выполненная при прямом участии человека, когда он создает документ, или при косвенном участии, когда информация, закрепляемая техническими средствами, созданными человеком. А также сознательное закрепление информации не может быть выражено без слов или каких-либо знаков или символов, поскольку она является мысленным отображением действительности. Поэтому основное смысловое значение документа обобщается в определении его как средство закрепления информации. Существенно и то обстоятельство, что информация о фактах, событиях является объективной действительностью и мысленная деятельность человека может быть закреплена различным способом - письмом, графикой, фотографией, звукозаписью, видеозаписью и др. И особенно отменную, немаловажную роль играет, на каком материале документ создается - папирус, пергамент, бумага, фотопленка, видеокассета, дискета и т. д.

   Так как я вплотную коснулась понятия “документ”, то будет упущением, если я не опишу, какие функции выполняет документ.

   Документ обладает определенными функциями. Это есть его целевое назначение, органически присущее только ему, независимо от того, осознана или не осознана она автором. Иными словами, фиксируя в документе информацию, его автор далеко не всегда программирует какую-либо функцию.

   При изучении этих функций появляется возможность:1.Уяснить подлинную цель создания документа и заключающейся в нем информации; 2. Правильно понять роль документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических и социально-политических связей; 3. Провести более четкую научную классификацию документа;4.Сформулировать определенные требования к их организации, содержанию и форме и к технологии обработки; 5. подвести теоретическую базу под рационализацию документооборота и отчасти управления.

   Нет документов, несущих только одну функцию. Критерием классификации функций является специфика содержания документа, которая, в свою очередь, определяется потребностью в реализации той или иной общественной функции.

   Можно выделить следующие функции документа: информационную, социальную, коммуникативную, культурную, управленческую, правовую, учета, исторического источника.

   Немного более подробно об этих функциях.

   Преднамеренная фиксация информации с целью ее сохранения и передачи и определения содержания информационной функции. Особенность ее в том, что она присуща всем без исключения документам, ибо необходимость фиксирования информации - причина появления любого из них. Все остальные функции документа в принципе можно назвать как различные аспекты, составные части, модификации именно этой основополагающей функции, поскольку они базируются на разных модификациях или интерпретация содержащейся в документе информации. Важной информацией, которую содержит документ, является социальная – это информация о процессах, происходящих в обществе. Она состоит в закреплении, сохранении и передаче именно социальной информации. Может содержаться в готовом виде, не требующем расшифровки, так и в форме, которая позволяет извлечь ее в результате анализа, с помощью применения специальных методов и приемов исследования. Можно сказать, что социальная функция документа - это в той или иной степени отражение в нем деятельности места и роли данного человека в данном обществе.

   Тесно связана с информацией коммуникативная функция документа. В какой-то степени ее можно рассматривать как частный случай информации, но она выделяется в отдельную функцию потому, что у нее есть своя, ярко выраженная специфика, а именно передача информации во времени и пространстве. По содержанию она есть функция организации и поддержки информационной связи между членами общества и между разными частями общественной  государственной организации.