Анализ проведения деловых совещаний и переговоров и рекомендации по их проведению в туристической фирме

Переговоры предназначены  в основном для того, чтобы с  помощью взаимного обмена мнениями получить отвечающее интересам обеих  сторон соглашение и достичь результатов, которые бы устроили всех его участников [3, с. 18-19].

   В зависимости  от рассматриваемых вопросов  переговоры могут иметь следующие цели:

• Презентация фирмы:

   Целями такой презентации  являются: создание имиджа фирмы  среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании организации.

• Презентация бизнес-проекта:

   Цель этого вида  презентации - информирование людей  о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке (см. ниже), т. к. предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или воплощения проекта.

• Отчет о выполненных работах:

   Цель - ознакомить, предоставить  определенной узкой группе людей  результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке.

• Обсуждение плана будущих работ:

   Такая презентация  аналогична предыдущему виду  презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности. Целями её могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ с целью подтверждения объекта презентации критическому анализу и изменению.

• Презентация товара:

   Цели такой презентации  ясны: создание знания о новой  марке, товаре или услуге на  целевом рынке, ознакомление потребителей  с новыми возможностями товара, расписания магазина и т.д., достижение предпочтения марке и т.п.[4, с. 56]

Таким образом, можно выделить общие задачи, которые будут характерны для любых переговоров, вне зависимости от обсуждаемых на них вопросов:

-добиться взаимной договоренности  по вопросу в котором, как правило, сталкиваются интересы;

-достойно выдержать конфронтацию, неизбежно возникающую из-за противоречивых  интересов не разрушая при  этом отношения.

 

 

2.Технология проведения деловых совещаний.

Чтобы достичь целей, необходимо должным образом подготовить  совещание и провести его. Есть несколько  обязательных элементов, без которых  цели совещания не будут достигнуты.(рис. 1.)

 

 

 

 

Рис. 1. Технология организация  и проведения совещания

Примечание – Источник: [1, c. 341].

2.1.Подготовка совещания.

Успех совещания на 90% зависит  от качества его подготовки. Любое, даже самое короткое совещание, от предварительной  проработки только выиграет.

Руководитель, ответственный  за подготовку мероприятия, прежде всего, должен определить:

• цель совещания;
• основные вопросы для обсуждения;
• состав участников;
• место, время и форму проведения.

Отметим, что в ряде организаций  существует определенный порядок проведения совещаний, который может быть закреплен  в специальном Регламенте. В этом случае задача значительно упрощается.

Если в подготовке совещания  участвует несколько человек, то, как правило, на предприятии издается приказ о проведении совещания, в  котором определяется состав рабочей  группы и план его подготовки. [2, c. 45-46]

Подготовка совещания начинается с определения целесообразности его проведения. Когда решается вопрос о необходимости совещания, менеджер должен подумать о задачах, которые нужно решить на нем. Совещание надо проводить, когда есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций, принятии решения по комплексным вопросам.

Кроме того, на этом же этапе  менеджер должен проанализировать все  альтернативы этой формы: решение вышестоящего руководства; возможность решения  вопроса по телефону; селекторное  совещание; возможность объединения  с другими (плановыми) совещаниями. И если после этого менеджер убедится в полезности совещания, его можно  проводить. В противном случае от него необходимо отказаться.

После того как принято  решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня.

Составление повестки дня  является задачей руководителя, но ее документальное оформление ложится  на плечи секретаря.

В повестку дня следует  включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на совещании. Но, к сожалению, это  требование не всегда выполняется и  повестку дня перегружают, что лишает возможности подготовить и обсудить все вопросы досконально. Здесь  действует принцип «лучше меньше, да лучше». Поэтому всегда необходимо стараться избавиться от второстепенных вопросов, которые можно решить вне  совещания.

Повестка дня обычно составляется в письменной (печатной) форме. Конечно, совещания могут проводиться  и без заранее заготовленного списка вопросов, но в этом случае они  должны хотя бы в устной форме доводиться до сведения участников встречи. По поводу того, как следует располагать  вопросы в повестке дня, существуют два диаметрально противоположных  мнения.

В соответствии с первой точкой зрения вопросы следует располагать  в порядке их важности и сложности. Аргументы здесь следующие: в  начале совещания сотрудники являются более активными, они еще не устали и, следовательно, самые важные и  сложные вопросы лучше обсуждать  в начале.

Приверженцы второй точки  зрения считают, что вопросы, которые  требуют расширенного обсуждения и  проработки, лучше всего рассматривать  во второй трети собрания, когда  физическая и умственная работоспособность  участников достигает пика. Текущие  вопросы, не требующие много времени, можно решить в первую очередь, а  на конец оставить наиболее легкие вопросы, интересные и приятные дела.

Когда основная работа выполнена  и внимание аудитории ослабевает, можно перейти к обсуждению более  интересных вопросов, не требующих  напряжения (в последней трети  совещания), например, об организации  корпоративного мероприятия в честь  юбилея фирмы или о результатах  участия в выставке.

Составленная повестка дня  утверждается руководителем. Но на практике довольно часто используется и упрощенная форма. Она не имеет грифа утверждения (встречаются даже варианты оформления без подписи ответственного исполнителя), но именно такие формы повесток являются самыми распространенными. Первая форма  более информативна, содержит сведения о месте, дате проведения и участниках совещания, имеет гриф утверждения. Поэтому можно рекомендовать  использовать ее для наиболее важных совещаний, а для проведения рабочих  и оперативных повестку дня может  подписать и секретарь после  предварительного устного обсуждения с председателем. Порядок оформления повестки дня закрепляется в Регламенте по проведению совещаний, если таковой  на предприятии имеется. [5, c. 63-65]

После определения цели совещания  и круга вопросов, которые будут  на нем обсуждаться, можно перейти  к выбору кандидатур участников. На совещание следует приглашать сотрудников:

• которые принимают ключевые решения по вопросам, вынесенным на обсуждение (их мнение может быть решающим);
• которые в соответствии со своими служебными обязанностями обладают определенной информацией по рассматриваемым вопросам;
• которые по роду своей деятельности должны быть ознакомлены с информацией, представленной на совещании;
• которые будут организовывать выполнение решений совещания. [6, c. 223]
• Следует приглашать людей, способных озвучить разные точки зрения и одновременно готовых к плодотворному взаимодействию.

Полезность собрания обратно  пропорциональна числу его участников. Рекомендованное психологами количество для внутреннего делового совещания  — от 6 до 9 человек, это обеспечивает высокую продуктивность, люди не теряются в массе, и такую группу легче  контролировать. На практике совещания  проводятся и в меньших, и в  больших группах, каждая их них имеет  свои преимущества и недостатки. [5, c. 72]

Определив состав участников, надо назначить день и время проведения совещания. Как правило, для совещания отводится один определенный день в неделю. Это позволяет его участникам правильно спланировать свое рабочее время и надлежащим образом подготовиться к нему. Наилучший день для совещания — среда или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и пятницу.

Совещания лучше проводить  во второй половине дня. Из теории биоритмов  известно, что у человека в течение  рабочего дня есть два пика повышенной работоспособности: первый — с И  до 12 ч и второй — между 16 и 18 ч. Лучше всего приурочить совещание  ко второму пику. Это для участников совещания послужит дополнительным стимулом, побуждающим их работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна. Поскольку любое совещание  нарушает обычный ритм трудовой деятельности, в первой половине рабочего дня (первый пик) проводить его нецелесообразно. [1, c. 343]

Выбор и подготовка помещения  для совещания.

Как правило, местом проведения значительной части (более 70 %) деловых  совещаний является кабинет руководителя организации. Однако заседания лучше  созывать в специально оборудованных  для этой цели помещениях.

Помещение, предназначенное  для проведения совещания, должно быть заранее подготовлено.

Его нужно проветрить или  за несколько часов включить систему  кондиционирования.

Стулья следует аккуратно  расставить, а их количество должно быть на 1-2 больше, чем запланированное  число участников и приглашенных. Ведь во время обсуждения может срочно понадобиться пригласить кого-либо из сотрудников. Тогда им будет куда сесть.

На столах должны быть письменные принадлежности (ручки, карандаши и  листы бумаги формата А4 или удобные  блокноты А5 либо большего формата). Приветствуется использование канцтоваров с  фирменной символикой.

На столах размещается  минеральная вода и стаканы, которые  ставятся вверх дном на салфетки, а  их количество должно быть на 1–2 больше, чем присутствующих.

Если для наглядности  используются маркерные доски, необходимо предусмотреть наличие нескольких разноцветных маркеров, а также заранее  пропитать так называемую «стерку» специальной жидкостью.

В случае использования технических  средств их необходимо установить заранее, ознакомиться с правилами эксплуатации и проверить работоспособность, обязательно следует предусмотреть  возможность подключения ноутбуков. При использовании слайдов необходимо обеспечить их наличие на совещании, разместить проекционный экран таким  образом, чтобы его было видно  всем присутствующим. [2 c. 64-66]

Приглашенные на совещание  рассаживаются чаще всего за столом прямоугольной формы. Это крайне неудобно и для руководителя, и  для участников совещания. Известна другая, более удобная форма стола  — трапециевидная. За таким столом никто никому не мешает, каждый участник хорошо видит всех остальных, а председателю и секретарю-стенографистке хорошо виден каждый участник делового совещания.

Подготовка участников совещания также является немаловажным этапом. Суть всей работы в этом направлении сводится к заблаговременному ознакомлению всех участников с повесткой дня и необходимыми материалами. Каждый должен заранее знать тематику и задачи совещания, что в последующем будет способствовать эффективному проведению совещания, поскольку его участники будут надлежащим образом к нему подготовлены. [1, c. 344]

 

2.2. Проведение совещания.

Во время совещания  нужно обеспечить следующее:

• Начать точно в назначенный срок;
• Следовать единой процендуре;
• Исключить личные выпады;
• Донести цель совещания до каждого участника.