Международный стандарт ISO 9000

Стандарты ISO 9000 не требуют, чтобы система управления документооборотом была обязательно  электронной. Вполне возможно, что предприятие с хорошо отлаженным бумажным документооборотом сможет получить сертификат, однако, очевидно, что это потребует от него гораздо больше усилий.

По данным американской компании Cayman Systems, "ни одно предприятие  никогда не смогло получить сертификат ISO 9000 самостоятельно. Предприятия, получившие сертификаты ISO 9000, работали в тесном взаимодействии со своими поставщиками, консультантами, организациями, производящими сертификацию, а также со специалистами по управлению документооборотом".

Похоже, в этом высказывании ключевым является слово "документооборот". По сообщениям зарубежных источников, 70% предприятий, получающих отказ в сертификации, получают его именно из-за недостаточного документирования своей деятельности. На многих предприятиях бытует мнение, что если сотрудники знают, что надо делать, то не имеет смысла плодить лишние бумаги, и, тем более, создавать трудоемкие системы поддержки документации в актуальном состоянии с отслеживанием всех изменений. При таком подходе задача получения сертификата ISO 9000 представляется для них практически неразрешимой.

Типичные проблемы, связанные с документооборотом

1. Проблемы с контролем документации.
• Устаревшие версии инструкций и другой важной рабочей документации.
• Пробелы в технологической документации.
• Неточная или разрозненная документация на рабочих местах, на которых она непосредственно используется.
2. Проблемы с поддержанием документации в актуальном состоянии.
• Недостаточное "отслеживание" статуса документов.
• Сделанные в документах изменения не всегда входят в новые версии.
3. Проблемы с контрактной документацией.
• На многих предприятиях отсутствует формальные документированные правила, как нужно готовить коммерческие предложения или тендерную документацию.

Документирование - это центральный стержень стандартов ISO 9000. И оно же является внешней стороной стандартизации, иногда создающей обманчивое впечатление простоты получения сертификата. Документирование - это только вершина айсберга. Корректно выполняемое документирование неизбежно вскрывает проблемы предприятия, иногда столь глубокие, что требуется действительно тотальная перестройка деятельности предприятия. Однако, при правильном выполнении эта перестройка может принести поразительные результаты.

Что же получает предприятие, успешно прошедшее процесс сертификации ISO 9000?

В 1991 английские фирмы Pera International и Salford University Business Service Ltd. Провели опрос 2300 фирм, успешно  прошедших сертификацию ISO 9000. Согласно этому опросу:

• 89% отметили увеличение эффективности организации;
• 48% - увеличение прибыльности;
• 76% - улучшение маркетинговой деятельности;
• 26% - увеличение экспортных продаж.

Эти результаты, по мнению специалистов, являются типичными. Неожиданным оказалось то, что  сертификация ISO 9000 дает положительный  эффект не только на крупных предприятиях, но и на предприятиях не очень большого размера.

"А не слишком  ли это хорошо, чтобы быть правдой?"

Едва ли кто-то станет отрицать, что популярность стандартов ISO 9000 в мире достаточно велика. Тем не менее, существуют и  более пессимистические точки зрения на целесообразность следования им. Некоторые зарубежные консультанты по управлению считают, что " излишняя концентрация внимания руководства и сотрудников предприятия на описании процедур и инструкций, избыточный контроль документирования своей деятельности отвлекает от самой деятельности и может принести больше вреда, чем пользы".

К сожалению, оценить  эффект от сертификации для российских предприятий достаточно сложно, поскольку  у нас не так много предприятий, прошедших процедуру сертификации по стандартам ISO 9000 до конца и получивших сертификат.

Тем не менее, ниже приводятся мнения людей, работающих на предприятиях, которые либо планируют  получить сертификат ISO 9000, либо уже  начали подготовительные работы.

Типичные возражения "наших":

• Стандарт ISO 9000 - это происки Запада, чтобы не пустить российские предприятия на мировые рынки. Придумывают невыполнимые условия, а потом требуют их выполнения.
• Что немцу хорошо, то русскому смерть.
• Излишняя бюрократия. Работать надо, а не бумажки писать.
• Наши сотрудники и так знают, что делать.
• Стандарты годятся только для промышленных предприятий и неприменимы к другим отраслям.

Мы попросили  прокомментировать эти возражения представителей ряда предприятий, которые  уже получили сертификат ISO 9000 или  находятся в процессе получения такого сертификата.

В тезисе о том, что российские предприятия не пускают  на Западные рынки без сертификата, есть рациональное зерно, хотя вряд ли это справедливо только для наших  предприятий. Сертификаты соответствия требуют и у европейских или американских фирм, особенно при проведении серьезных тендеров. При этом российской фирме для участия в тендере можно не иметь сертификата ISO 9000, но представить подтверждение того, что у нее существует эффективная система обеспечения качества. По словам менеджера системы качества, главного технолога научно-технического управления ЗАО "Стройтрансгаз" В. С. Крутова, его фирма на равных конкурирует с иностранными фирмами именно потому, что у нее существует еще со времен СССР эффективная внутренняя система качества. Хотя фирма "Стройтрансгаз" пока находится в процессе получения сертификата ISO 9000, внутренняя документация, представляемая ей при участии в тендерах, подтверждает наличие строгой системы обеспечения качества. Иногда подтверждение запрашивается и в виде видеокассет, на которых снято выполнение технологических операций.

Действительно, для получения сертификата ISO 9000 предприятие должно внедрить систему  качества. Однако, на крупных российских предприятиях всегда существовали Комплексные системы управления качеством продукции - КС УКП. В них было очень много рациональных и хорошо продуманных требований и рекомендаций по обеспечению качества. Кстати, некоторое совпадение с фрагментами КС УКП наблюдается и в стандартах ISO 9000, хотя их структура и подача требований, естественно, отличаются. Если на предприятии существует система качества, то ее описание, даже сделанное не совсем по стандарту ISO 9000, дает предприятию возможность участия в тендерах, не говоря уже о том, что ее не так сложно привести в соответствие с требованиями ISO 9000.

Серьезная проблема заключается в другом. В последние  годы во многом утрачен кадровый потенциал  служб обеспечения качества. Люди уходят, а притока молодежи практически  нет. Специальности, связанные с  обеспечением качества, не относятся к числу престижных. В ряде ВУЗов их преподавание просто прекращено за невостребованностью выпускников. Научно-технический потенциал снижается на глазах. С технической литературой тоже проблемы: необходимой литературы либо нет, либо она стоит очень дорого. Даже стандарты и нормативы достать очень тяжело, да и стоят они в отраслевых НИИ недешево. Поэтому поддержать систему качества, если она ранее уже была на предприятии, еще как-то удается, а вот создать заново и внедрить - это действительно проблема.

Внешне внедрение  системы качества действительно  выглядит как усиление бюрократии. Однако, оно дает ряд положительных  результатов. Во-первых, создание системы  начинается с того, что различным  подразделениям необходимо договориться между собой. Даже одно создание матрицы распределения ответственности и полномочий приводит к тому, что на предприятии исчезает типичный и привычный для многих "бардак". Становится ясно, кто за что отвечает. Во-вторых, существенно облегчается ввод новых сотрудников. Когда профессиональные хитрости (или, говоря по-современному, ноу-хау) сидят не в голове ветерана Михалыча, а подробно описаны в инструкциях и руководствах, они могут быть переданы новым сотрудникам гораздо быстрее и эффективнее. Это особо отметил уполномоченный от руководства по обеспечению качества АО "СНИИП-Систематом" С.А. Бахарев: "Подготовка квалифицированного специалиста требует длительного времени. Внедрение системы качества позволило значительно повысить эффективность передачи опыта сотрудниками, проработавшими не один десяток лет на предприятии, молодым специалистам, которые приходят после института". Что касается применимости стандартов ISO 9000 только для промышленных предприятий, то опыт "Стройтрансгаза", строительной фирмы, работающей в полевых условиях, показывает, что это не так. Строительная специфика заключается, пожалуй, в том, что на промышленном предприятии можно установить электронные системы, облегчающие работу с документами, а в тайге или степи пока лучше работать с бумажной документацией. Хотя зарубежные специалисты и в полевых условиях пользуются портативными компьютерами, оснащенными средствами спутниковой связи.

В последние  год-два появилась новая тенденция. Если ранее сертификаты соответствия ISO 9000 требовались в основном при работе на внешних рынках, то сегодня ситуация изменилась. Российские организации и предприятия также стали требовать эти сертификаты, особенно в тех случаях, когда проводятся тендеры с участием российских и иностранных поставщиков. Крупные российские производители, поставляющие продукцию за рубеж, стали требовать сертификаты у своих поставщиков, поскольку ISO 9000 предъявляет требования к системе качества не только предприятия, выпускающего конечную продукцию, но и к тем предприятиям, которые поставляют комплектующие. В этом смысле показателен пример ВАЗа, объявившего о том, что он собирается работать только с теми своими поставщиками, которые смогут пройти сертификацию ISO 9000.

Так что теперь - сертификация всей страны?

Разумеется, нет. Как уже говорилось выше, стандарт не закон. Стандарты вообще, и ISO 9000 в том числе, обобщают наблюдения людей над тем, как сделать что-то лучше, быстрее, дешевле. Возможно, главным результатом подготовки предприятия к получению сертификата ISO 9000 является изменение сотрудников предприятия отношения к своей работе. Как сказал один из людей, с которыми мы встречались, систему качества надо выстрадать. Надо, чтобы все сотрудники предприятия осознали роль процедур, направленных на обеспечение качества. А эта роль - обеспечить достижение главной цели деятельности любого предприятия: удовлетворение требований клиента