Құжаттарды рәсімдеу

 

 

 

Жоспар:

1. Құжаттарды толтырудың ережелері

2. Іс-қағаздар

3. Құжаттау үрдісінің элементтері

4. Іс-қағаздарының қызметі мен сипаты 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Құжаттарды рәсімдеу үшін қойылатын талаптар

 
Қатынас құралының бұл түрлері де күнделікті өмір қажетінен туып, өз алдына орныққан бөлек жүйе болып саналады. Іс-қағаздарының әрқайсысының бұрыннан белгілі бірыңғай сөздері, қалыптасқан сөз тіркестері мен сөйлем үлгілері болады. Іс қағаздарын жазу — жаттығу, дағдылану арқылы меңгеріледі. 
Өзге ұйымдардың құжаттары негізінде немесе бұрынырақ басылып шығарылған құжаттар бойынша дайындалған хаттар мәтінінде олардың деректемелері: құжат атауы, құжат авторы болып табылатын ұйымның атауы, құжат датасы, құжаттың тіркеу нөмірі, мәтін тақырыбы көрсетіледі. 

Кәсіпорынды басқару –  мәліметтерді қабылдап алу және өңдеу, шешім қабылдап, оны орындау сияқты белгілі бір дәрежедегі ақпараттық процесс болып табылады. Дұрыс шешім қабылдау үшін толық түрдегі жедел және ақиқат мәліметтер керек болады. Құжат ақпараттың осы талабына жауап беруі тиіс. Басқару құралы ретінде құжаттар жоспарлауда, қаржыландыруда, несие беруде, бухгалтерлік есептеу мен есеп беруде, оперативті басқаруда, ұйымның қызметін кадрлар жағынан қамтамасыз етуде т.б. қолданылады. Құжаттарда мемлекеттік құрылым белгіленеді де, олар мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындар, азаматтар арасындағы, заңды және жеке тұлғалар арасындағы қатынастар үшін қызмет етеді.

Құжат толтырудың біртұтас ережесін ҚР мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің архивтер мен құжаттарды басқару комитеті белгілейді. Мұндай соңғы ереже 1992 жылы 30 маусымда ҚР Министрлер Кабинеті бекіткен «Қазақстан Республикасында барлық ұйымдық-құқықтық нысандардағы кәсіпорындар, мекемелер мен ұйымдарда құжат толтыруды басқару және құжат жүргізудің негізгі ережелері» деп аталатын №562 қаулысы болып табылады. Ережелерде құжаттарды топтастырудың және құжат айналымын басқарудың нормалары айқындалған.

Ресми іс-қағаздары термині мекемелердің басқару қызметін құжаттау, құжаттарды ұйымдастыру дегенді білдіреді.

Іс-қағаздарының түрлері өте көп, олардың негізгі түрлерін мақсаты мен мазмұнына, жасалған орнына, жасалу сатысына, қызметіне, формасына т.б. ерекшеліктеріне қарап топтастыруға болады. Ұйымдар мен мекемелердің іс жүргізу барысында негізгі орын алатын құжаттарды жалпы мақсатына қарай ұйымдық-өкілеттік құжаттар (жеке адамға қатысты және қызметтік іс-қағаздары), жасалу орнына қарай мекеменің ішкі іс-қағаздары және сырттан келіп түсетін іс-қағаздары болып бөлінеді. Шығу, жасалу сатысына қарай түпнұсқалық және көшірмелік болып бөлінеді.

Ұйымдық құжаттарға мекеменің ұйымдастырылуына, құрылуына қатысты құжаттар құрамы: Штат кестесі, ішкі жүйе тәртібі, құрылымдық бөлімшелер жағдайы, міндеттер, ереже т.б. құжаттар жатады.

Іс-қағаздары мазмұны мен қызметіне қарай жеке адамға қатысты және қызметтік деп бөлінеді. Қызметтік іс-қағаздары мекеме немесе сол мекеменің жауапты адамының атынан, ал жеке ісқағаздары жеке азаматтар атынан жазылады. Жеке адамға қатысты іс-қағаздарына мыналар жатады: өмірбаян, арыз, сенімхат, қолхат, жеке куәлік, білімі туралы куәлік т.б. Жеке куәлік, білімі туралы куәлік сияқты құжаттарды мекемелер азаматтардың өз қолына береді. Қызметтік ісқағаздарына мекемелер мен ұйымдардың іс жүргізу барысында дайындайтын барлық құжаттарын жатқызуға болады. Мысалы, қызметтік хаттардың барлығы, бұйрық, хаттама т.б.

Іс-қағаздары формасына (түріне) қарай типтік, трафареттік және еркін мәтінді болып бөлінеді. Типтік іс-қағаздары деп қалыптасқан мәтін-үлгі бойынша жазылатын іс-қағаздарын айтамыз. Мысалы, арыз, өтініш т.б. Трафареттік іс-қағаздары деп мәтіннің белгілі бір бөлігі алдын ала типографиялық әдіспен басылып дайындалған құжаттарды айтамыз. Мәтіннің алдын ала дайындалған бөлігінде өзгермейтін ақпарат жазылады. Мысалы, анықтама.

Еркін мәтінді іс-қағаздарына қалыптасқан үлгі бойынша емес, оны жазушы адамның еркінше жазылатын құжаттар жатады. Мысалы, пікір. Еркін мәтінді ісқағаздарын безендіруде де жалпы ісқағаздарына қойылатын талаптар сақталады.

Мекеменің ішкі іс-қағаздарына мекеменің қызмет ету барысында мекеме ішінде дайындалған ісқағаздары жатады. Мекемеге басқа ұйымдар мен мекемелерден келіп түсетін құжаттар сырттан келіп түсетін ісқағаздарына жатады.

Шығу, жасалу деңгейіне қарай іс-қағаздары түпнұсқалық және көшірмелік болып бөлінеді. Түпнұсқалық іс-қағаздарына кез-келген құжаттың бірінші рет жасалған нұсқасы (оригинал) жатады. Ал көшірмелік іс-қағаздарына түпнұсқаның мәтіні сол күйінде, өзгеріссіз сақталып алынған толық нұсқасы немесе белгілі бір бөлігі жатады. Көшірмелік іс-қағаздарына кез-келген құжаттың көшірмесін (диплом көшірмесі, бұйрықтың көшірмесі), үзіндісін (хаттамадан үзінді, бұйрықтан үзінді т.б.), дубликатын жатқызуға болады.

Үзінді – құжаттың қажетті бөлігінің мәтіні өзгертілмей жазылған, қолға берілетін нұсқасы. 
Дубликат – құжат жоғалған кезде берілетін құжаттың түпнұсқасымен күші бірдей көшірмесі. 
Кез келген мекеме тек өзінде жасалған құжаттың ғана көшірмесін беруге құқы бар. 
Құжат бланкісі деп тұрақты деректемелер басылған және ауыспалы деректемелерге орын қалдырылған стандартты парақты айтады.

Құжаттар бланкісіне негізінен екі формат белгіленеді: 
А4 (210*297 мм) – негізгі формат 
А5 (210*148 мм) форматы – қысқа құжаттарды, мысалы, анықтамаларды, іссапар куәліктерін ресімдеуге пайдаланылады.

Мынадай форматтағы құжатты ресімдеуге де жол беріледі: 
А3 (420*297 мм) және А 6.

Стандарт  бланкілердің мынадай түрлерін белгілейді: 
- хатқа арналған бланк; 
- жалпы бланкілер, қалған барлық құжатқа арналған бланкілер; 
- нақты құжат түріне арналған бланк.

Хатқа арналған бланкіде барлық тұрақты деректемелер орналастырылады, ал жалпы бланкілерде ұйымның анықтамалық деректемелері орналастырылмайды. 
Бланкіде тұрақты деректемелер ұзына бойы және бұрышынан орналастырылуы мүмкін.

Іс қағаздары қоғам  өмірінде үлкен қызмет атқарады. Іс қағаздарының саяси, тарихи, құқықтық, экономикалық маңызы өте зор. Мемлекет, республика, қала кәсіпорын, ұйым мекеме тарихын жазғанда іс қағаздары ақпараттың табылмас қайнар көзі бола алады. Құжаттар фактілерді, оқиғаларды, қоғам өмірінің құбылыстарын дәлелдейтін айғақ  қызметін де атқарады.

Іс қағаздар-басқару қызметіндегі негізгі бір сала. Ұйымдар мен  мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет етуі барысында шығарған түрлі шешімдер, басқару істері, атқарған қызметі  іс қағаздарынан айқын көрінеді. Сондықтан  халық шаруашылығын басқаруды жетілдіру, оны ұйымдастыру деңгейін көтеру онда құжаттармен жұмыс істеудің қаншалықты ғылыми негізделгеніне тікелей  байланысты. Іс қағаздарын жүргізу-басқару  процесінің ажырамас бөлігінің бірі болып табылады. Мекемелер арасындағы ақпарат алмасу хат, жеделхат, телефонхат сияқты құжаттар арқылы іске асады. Үкіметтің  басқару істері жарғы, қаулы, нұсқау, ереже, бұйрық сияқты құжаттар арқылы жүргізіледі. Іс қағаздарын жүргізу-мекеме жұмысының нақты құжаттармен, деректермен  реттелген, дәйектелген жүйесі.

Құжат - латын тілінде, «куәлік», «дәлелдеу тәсілі» деген мағына береді. Бүгінгі қолданыста оның негізгі үш мағынасы бар:

1. қандайда бір фактіні  не бір нәрсеге деген құқықты  (мысалы, жол жүруге деген) растайтын  іс-қағаз;

2. жеке басты ресми  түрде куәландыратын құжат (төлқұжат);

3. бір нәрсе туралы жазбаша куәлік (мысалы, ескі грамоталар);

Құжаттар тікелей қатынас жасаумен тиімді ұштастырыла жүргізілсе, техникалық жағынан жақсы жабдықталып, нақты мақсаттарға жұмсалса, онда олар іс-әрекетін табысты болуына жағдай жасайды. Іс жүргізу құжаттары сонымен қатар хабар-мәліметтің қайнар көзі және таратушысы, заң арқылы қорғалатын істі белгілеудің тәсілі де болып табылады. Құжаттарда мемлекеттік құрылым белгіленеді, олар мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындар және азаматтар арасындағы, заңды және жеке тұлғалар арасындағы қатынастар үшін қызмет етеді. Материалданған (құжат түріндегі) заңды күші бар мәліметтер төрелік сотта бизнес бойынша әріптестерімен шаруашылық дауларын немесе халықтық сотта еңбек тартыстарын шешуде қандай да бір фактінің негізгі дәлелі ретінде қызмет етеді.

Құжаттау үрдісі элементтері:

-    құжаттарды дайындау; 
-    құжаттарды жолдау, тіркеу; 
-    сырттан келген құжаттарды қабылдау, тіркеу; 
-    құжаттарды қолдануға дайындау; 
-    құжаттардың жүзеге асырылуын бақылау; 
-     құжаттарды мұрағат қорына дайындау.

Іс-қағаздарының қызметтері: 
 
- жеке тұлғалар арасындағы қатынасты реттеуші;    
- жеке адам мен қоғам арасындағы қатынасты реттеуші; 
- әр түрлі мекеме, ұйымдардың өзара байланысын реттеуші; 
- мекеме, ұйым жұмысын ұйымдастыру тәртібін негіздеуші; 
- жеке адам мен қоғам өміріне қатысты оқиғаларды айғақтаушы; 
-  мемлекеттік басқару ісін жүйелеуші; 
- тарихи құбылыстарды зерттеудің қайнар көзі; 
- мекеме мен ұйымның атқарған істерінің көрсеткіші; 
- мемлекеттік тілдің жүзеге асуының нақты көрсеткіші.

Іс қағаздарының сипаттары:

- саяси ( мемлекетішілік, мемлекетаралық, халықаралық қатынастарда); 
- әлеуметтік ( қоғамдық-әлеуметтік қатынастарда); 
- ұйымдастырушылық ( басқару қызметі жүйесінде); 
- құқықтық ( заңдық және  жеке тұлғалар арасындағы қатынастарда); 
- тарихи ( әр дәуірдің, қоғамдық сатының өзіндік ерекшеліктеріне сай қатынастарда). 
- ресмилік ( міндетті түрде заңдық тұрғыда тіркелуінде).