Event мероприятия

Event мероприятия

Event мероприятия – это исключительные мероприятия, неправленые на продвижение компаний, услуг, товаров и брендов с помощью красочных и запоминающихся событий, взаимодействий и восприятий. Этом могут быть:

• Бизнес-мероприятия
• Деловые мероприятия
• Пресс конференции
• Пресс тур
• Презентации и т.д.

Event мероприятия не происходят сами по себе и их совсем непросто осуществить. В отличие от обычных праздников, еvent мероприятия тщательно разрабатываются и целенаправленно планируются на основании конкретных задач и специфики бизнеса клиента.

Event мероприятия – это специально организованные события, которые позволяют организовать коммуникационную деятельность компании и обеспечивают дополнительный информационный повод. Event мероприятия побуждают участников к позитивной активности, представляя им дополнительные выгоды, порождают положительный эмоциональный заряд, который не оставит равнодушным ни одного участника событий и запомнятся как нечто исключительно позитивное.

По большому счету  все крупные мероприятия могут  разрабатываться в двух вариантах: либо концепция прописывается организаторами, исходя из какой-то креативной идеи, либо делается под конкретного заказчика, который путем проведения акции реализует свои маркетинговые задачи, стоящие перед ним в определенный момент времени. Но и в первом случает организаторы, как правило, прогнозируют, кого они могут привлечь в качестве партнеров. Сейчас уже трудно представить себе крупное мероприятие, если оно, конечно, не проводится государственными органами или глобальными структурами, которое бы планировалось исключительно на желании организаторов развлечь аудиторию, поднять какие-то социальные проблемы или просто соответствовать интересам (хобби) какой-либо «тусовки».

Как происходит разработка еvent-мероприятия.

Возможен и третий вариант, компания сама разрабатывает акцию и ищет подрядчика для ее проведения. Среди крупных федеральных корпораций, нередки случаи, когда они объявляют тендер на проведение акции среди агентств, выбирая затем лучший сценарий. Причем, такой вариант все чаще встречается в регионах.

Суммируя вышесказанное, отмечу, что при подготовке акции  организатором необходимо обратить внимание на следующие факторы и  отправные точки:

• Маркетинговые планы партнеров
• Индивидуальные характеристики партнерских брендов
• Оригинальность идеи
• Отстраивание как от конкурентных акций, так и от стратегии и визуально-смысловых идентификаторов, используемых конкурентами ее партнеров
• Временные параметры акции во взаимосвязи с проводимыми одновременно мероприятиями, целевой аудиторией, погодными условиями
• Имеющиеся в наличии организационные, человеческие и технические ресурсы

При планировании акции  особенно эффективен «мозговой штурм» и исследования методом фокус-групп, позволяющие получить максимальное число креативных идей и понять, будет ли такая акция интересна людям.

Планируя мероприятия, организаторы должны уделять внимание не только тому, каких действий они  хотят от пришедшей аудитории, но и тому, что эта аудитория в  действительности будет делать во время  мероприятия. Анализ плана помещения  или открытой площадки, с целью  разделения его на зоны, сектора, исходя из состава аудитории  и ее интересов. Работа организаторов состоит в том, чтобы в каждом из этих зон люди находили идентификаторы акции. Ими могут служить высказывания ведущего, конкурсы, музыкальные композиции, элементы оформления помещения, сувениры, люди с символикой акции/партнеров, увеличенные макеты товаров, видеоинсталяции.

Взаимодействие  со СМИ в рамках еvent проекта

Даже если мероприятие  целиком проводится коммерческой структурой, лучше, чтобы информации поступала  не от ее пресс-службы, а от некоего  оргкомитета мероприятия, инициативной группы. Увеличивается шанс ее опубликования  и возможно оргкомитету удается  договориться с множеством СМИ об информационном спонсорстве/партнерстве.

Отзывы – позитивные, негативные.

Проводить мероприятия самим  или прибегнуть к  аутсорсингу?

3 основных подхода крупной федеральной корпорации к продвижению в регионе:

• Полная самостоятельность филиала в принятии маркетинговых и рекламных решений, исходя из корпоратиыной стратегии
• Руководство ПР и рекламными мероприятиями и их реализацией из головного офиса
• Разделение полномочий между центральными и филиальными структурами

Отношения с привлекаемым агентством должны строиться на основе договра, в котором прописывается вся пиар, рекламная компания, обязательства сторон, принципы взаимодействия со СМИ, отчетность подрядчика. Приложения к договору описывают струткруу мероприятия, сценарий, смету. Таким образом, работа с опытным агентством предоставляет заказчику большие ресурсы, и возможности контроля над проведением акции. С увеличением годовых затрат на организацию специальных мероприятий большинство компаний проводят несколько менее масштабных корпоративных мероприятий за год, что значительнее эффективнее.

Формула успеха проведения мероприятия – правильно подобранное помещение, угощение и развлечения, новая идея и воображение организаторов.

Верных способ порадовать гостей – на протяжении вечера удивлять из приятными сюрпризами. Гости должны понять, что если уйдут с мероприятия раньше – пропустят что-то интересное.

План  мероприятия. Тематика мероприятия, состав аудитории.

Неожиданные неприятности – чтобы свести потери к минимуму, можно составить риск – план и застраховать самые вероятные риски. 

Подготовка и проведение события всегда проходит с соблюдением  следующих условий:

• Наличие идеи и сценария мероприятия
• Освещение мероприятия в прессе
• Прямая рекламная поддержка в СМИ и в средствах наружной рекламы

Важно, чтобы событие  и бренд были согласованы между  собой – должны совпадать их ценности, уникальное торговое предложение, уникальное эмоциональное предложение, стилистика и визуальный облик.

Мотивы приглашенный – возобновление контактов, получение  информации, обмен опытом; поддерживание  статуса, демонстрация социальной ответственности.

Этапы создания специального мероприятия:

• Зарождение идеи
• Оформление идеи и определение события, подготовка проекта
• Принятие решения о подготовке, определение сметы, публичное заявление
• Окончательное планироание, подготовка и организация мероприятия, рассылка приглашений
• Наступление события, обустройство места проведения, монтаж оборудования
• Старт или официально открытие
• Прохождение специального события от открытия до закрытия
• Окончание событие, официальное закрытие
• Завершение действий и окончание расчетов
• Обработка данных, финансовый отчет
• Завершение проекта

Для повышения популярности события могут использоваться:

• Акцент на ключевых элементах мероприятия – участие в событии известных личностей, новизны
• Привлечение партнеров
• Приглашение знаменитостей
• Лотереи, конкурсы, соревнования, призы (создание азартного настроения)

Следует учитывать:

• Знание участников праздника, их нужд
• Знание социальных сил – государственных и муниципальных органов, движений, спонсоров, меценатов, заинтересованных в обеспечении услуг потребителям
• Знание мотиваций спонсоров

Факторы потребительского поведения:

• Фактор культуры определяется этнически-национальными, нормативно ценностными традициями; субкультурой, социальным положением, статусом.
• Факторы социальной группы задаются социальными ролями индивидов, семьей, референтными группами.
• Личностные факторы определяются возрастом (физическим и психологическим), родом занятий, экономическим положение, достатком, образом жизни, типом личности и ее представлением о себе.
• Психологические факторы определяются установками, восприятием, мышлением, темпераментом.

Главное на этом этапе  – осознание реальных мотиваций  потребителя.

Возможные желания:

• Желания изменить сюжет. В запасе у ведущего должны быть варианты развития сюжета
• Желание показать себя. Исполнители должны быть готовы спеть, станцевать или сыграть зрителям.

Организаторы должны полностью контролировать процесс, гостей не загружать работой.

Отчет о работе по окончанию.

Благодарственное  письмо.

В задачу информационного  центра входит сбор и заранее информации обо всем, что касается проекта: сценарии, фотографии, базы партнеров и подрядчиков, расписания движения транспорта, бытовые  и рабочие райдер-листы исполнителей, графики реализации проектов, библиотеки фонограмм.

1. Определение задачи, партнеров /заказчиков, обмен информацией
2. Разработка основной идеи, формата мероприятия, согласование постановочной части, координирование с партнерами-заказчиками, возможная корректировка
3. Разработка вариантов сценариев заявки, создание эскизов декораций или интерьерной инсталляции, костюмов, формирование светового и звукового райдера, предварительные переговоры с исполнителями-звездами. Формирование бюджета. Согласование. Утверждение сметы
4. Работа над сценарием, производство фонограмм, выбор площадки, утверждение техзадания, проведение переговоров и заключение договоров на обеспечение звуком, светом, спецэффектами, пиротехникой, видеоинсталяцией. Отбор актеров и аниматоров. Согласование, контактов с местной администрацией, УГПС, МВД, скорой помощью энергетиками, транспортной службой. Работа со СМИ
5. Пошив костюмов, репетиции с актерами и аниматорами, постановка света, звука.
6. Проведение мероприятия
7. Работа с аудиторией и СМИ после мероприятия.