Классификация деловых писем

• письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.
• письма, не требующие ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).

Письма можно классифицировать по аспектам:

• письмо-напоминание - факт напоминания;
• письмо гарантийное- выражение гарантии, документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным;
• письмо-подтверждение- указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт;
• письмо-ответ- по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнение просьбы;
• информационное письмо- информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях;
• письмо-приглашение- письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.
• инициативное письмо- это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов;
• сопроводительное письмо-письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму;

17

• письмо-предупреждение- предупреждение о возможных ответных шагах и т. д.

Одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, т. е. быть многоаспектным.

По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. В сфере торговых отношений сложились определенные типы коммерческих писем:

• письмо-запрос;
• ответ на запрос;
• письмо-извещение;
• письмо-предложение (оферта);
• письмо-ответ на предложение;
• письмо-подтверждение заказа;
• письмо-отказ от поставки товара, от оплаты и т. п.;
• письмо-рекламация;
• письмо-ответ на рекламацию и др.

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

18

Заключение:

 

Таким образом, можно сделать следующие выводы. Составление текста делового письма - всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было - регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности.

Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи. Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем. Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи.

Деловая переписка — основное официальное средство общения между организациями, организациями и частными лицами. Значит, при ее составлении следует учитывать сложившиеся правила. Во-первых, это обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели — побудить адресата к определенным, нужным вам действиям. 
Понятие «деловая переписка» объединяет разные виды документов: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки и т.д. 
Самый распространенный вид деловой переписки — деловые (служебные) письма. Особенности их содержания во многом зависят от того, для какой цели они составляются. Однако существуют общие требования составления и оформления, которые обязательны для любого письма. Говоря о правилах составления делового письма, следует разделять их на правила, относящиеся к форме документа, т.е. правила оформления, и на требования к содержанию. 
Деловые письма подготавливают заключение сделок, важные встречи, содержат служебную информацию, претензии, предложения и т.д., т.е. при помощи деловой корреспонденции, представляющей собой письменный диалог юридических лиц, решаются важнейшие вопросы экономико-правовой деятельности организаций. Поэтому, несмотря на широкое использование в деловом общении стационарных и мобильных телефонов, пейджеров, деловое письмо продолжает выполнять важнейшие функции официальной передачи информации вне зависимости от способа передачи – телефакс, электронная почта, обычное почтовое отправление.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

19

Литература:

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой  службе. - М.: Библиотека журнала «Управление  персоналом», 2007.

2. Басовская, Е.Н. О  языке служебных документов // Делопроизводство. 2007. № 2/1.

3. Весёлое П.В. Аксиомы  делового письма. М., 1993. Добсон Э, Как писать деловые письма. Челябинск, 2007.

4. Веселое П.В. Современное  деловое письмо в промышленности. М., 2006.

5. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. М.; Новосибирск, 2007.

6. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005.

7. Колтунова М.Д. Деловое письмо. М., 2006.

8. Паневчик В.В. Деловое письмо: Практ. пособие. Минск, 2008.

9. Типовая инструкция  по делопроизводству в Федеральных  органах исполнительной власти. М., - 2006.

10.ГОСТ Р 6.30-2005. Унифицированные  системы организационно-распорядительной  документации. М., 2003.

11.Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 
(утв. приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76) 
Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (Требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003). - М.: "Феникс", 2004 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

20