Ззахитс прав інтелектуальної сфери

Рущак Е.В група ЮС-22

      Метою впровадження системи є  прийняття принципово нового  підходу до організації процесу  документообігу органів виконавчої  влади України, а також підвищення  якості надання послуг державою  громадянам.При наявності відповідних каналів зв’язку час передачі документів буде здійснюватись за декілька хвилин. Вже існують відповідні захищені канали зв’язку, розроблена та відпрацьована технологія обміну документами.

Системи електронного документообігу (СЕД) мають якусь  особливість: система або повинна  бути впроваджена повсюди, на всіх робочих  місцях, пов'язаних зі створенням, редагуванням і зберіганням інформації, або  ефективність від її використання буде мінімальною. Така постановка питання  відразу виявляє одну з основних проблем впровадження: у будь-якій організації знайдуться люди, що прагнуть уникнути чого-небудь нового. Консерватизм персоналу звичайно обумовлений  небажанням навчатися й перенавчатися, а також, можливо, низькою освіченістю. Ця проблема може завести в тупик  увесь процес впровадження. Особливо це стосується організацій, у яких сама кадрова політика дуже консервативна  й ніхто, навіть керівник, не вільний  у переміщенні або відновленні  кадрів.

Як розв'язувати  цю проблему? Робота з людьми – це завжди політика на рівні всієї організації  й психологія на рівні конкретних людей. У багатьох випадках потрібен індивідуальний підхід до кожній людині, облік його особливостей – як вікових, так і професійних, і особистих. Треба розуміти, що люди роками звикали  до одного способу роботи, а ви пропонуєте різко перейти на інший, зовсім їм незвичний, причому не знижуючи навантаження. Що можна зробити, щоб полегшити  людям цей перехід?

• По-перше, перехід можливо зробити поступовим. Наприклад, спочатку запровадити тільки електронну пошту. Модель роботи електронної пошти досить зрозуміла, люди легко до неї звикають. Потім можливо побудувати нескладну Інтранет- систему й поступово привчати співробітників організації шукати необхідні їм довідкові матеріали (номера внутрішніх телефонів, дати й повістки нарад, протоколи, накази, розпорядження, внутрішні нормативні документи й т.п.) на внутрішньому інтранет-сервері. Завдяки цьому люди потроху звикнуть читати документи з екрана, працювати з електронними документами, роздруковувати тільки те, що потрібно. Такий підхід у кожному разі скоротить тиражування паперових документів, полегшить їхнє відновлення. Дуже бажано (але, на жаль, не завжди можливо), щоб засоби електронної пошти й доступу до інформації з самого початку були частинами майбутньої системи документообігу. У цьому змісті певну перевагу надає середовище Lotus Notes, у якому зазначені компоненти є в базовій поставці. Якщо ж ви встановите, приміром, пошту на основі Outlook Express і SMTP/POP 3-сервера, а потім – систему документообігу, у якій є інтегрований клієнт, що працює по протоколу MAPI, то прийдеться привчати людей до іншого клієнтського програмного забезпечення з його особливостями, переносити всі існуючі поштові скриньки з однієї системи в іншу і т.д.
• По-друге, на етапі підготовчої роботи треба спробувати знайти прихильників- ентузіастів, які будуть допомагати "відстаючим" освоювати нову безпаперову технологію роботи. Це повинні бути дружелюбні люди, мотивовані не прагненням показати свою перевагу над навколишніми, а, навпаки, бажанням допомогти іншим легше освоїти те, що самі вони вже знають. Відповідно до цього принципу повинні бути організовані курси навчання. Дуже корисно, щоб споконвічно курси були практично добровільними. Співробітники, що прийшли на курси по своїй волі, при правильному підході до їхньої організації, будуть досить захоплені, щоб стати вашими вірними прихильниками. Потім, при масовому впровадженні, навчання повинне стати обов'язковим, однак на той час у людей уже виникне інтерес і з'явиться певна інформація, яку вони одержали від тих, хто першим пройшов навчання.

   Велике значення має інтеграція державних федеральних, регіональних і    муніципальних інформаційних ресурсів, що дозволить, у тому числі, підвищити ефективність роботи державного апарата, скоротити можливості для фінансових махінацій, порушення законів, ухиляння від сплати податків і т.д.

  Отже, що таке   Електронний документообіг сукупність   процесів  створення,    оброблення,    відправлення, передавання,   одержання,  зберігання,  використання  та  знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів. Також можна сказаті що, стема електронного документообігу це організаційно-технічна система, що забезпечує процес створення, управління доступом і поширення електронних документів у комп'ютерних мережах, а також забезпечує контроль над потоками документів в організації. Там, де вже користуються подібними системами, зазначають, що вони дають можливість створювати власні рішення, типи документів, додавати поля в документи, а ще забезпечують єдине, захищене сховище документів, доступ до програмного інтерфейсу платформи, потужні засоби пошуку інформації у базі даних системи, ефективний механізм контролю, нагадування та аудиту, фіксують факти передачі паперових оригіналів чи копій документів співробітникам-виконавцям.Всі ці процеси регулюються законодавством Укрїни.

   Якщо за приклад брати підприємство то при впровадженні СЕД на промисловім підприємстві існує необхідність відразу проаналізувати можливість і необхідність її інтеграції компонентами автоматизації. Це пов'язане з тим, що багато співробітників таких підприємств за родом діяльності сполучають роботу з "звичайними" документами (наприклад, замовлення, табель і ін.) і з інженерними документами (креслення і т.д. ), і все це – при виконанні функцій оперативного керування. Деякі системи (приміром, Documentum) містять спеціальні засоби для здійснення такої інтеграції.

   У багатьох сферах діяльності, пов'язаних з високою відповідальністю (військова, медична і т.д.) учасників технологічного процесу за результат, існує необхідність документувати виконання кожного етапу виконуваного процесу. СЕД у таких випадках повинна дозволяти здійснення "розбору польотів" навіть по закінченні декількох років. Для цього вона повинна дозволяти відкотити ситуацію до будь-якого моменту в минулому, щоб одержати "зріз" на цей момент часу.

  Для деяких видів виробництва, особливо при інтеграції з АСУ, потрібна підтримка достатньо високого рівня оперативності роботи системи і її відмовостійкості.