Основні характеристики системи контролю

Хоча більшість  менеджерів добре знає про те, що процес контролю можна використовувати, щоб позитивно вплинути на поведінку  співробітників, деякі з них забувають  про можливість контролю зумовлювати  неумисні зриви в поведінці людей. Ці негативні явища часто є побічними результатами наочності дії системи контролю.

Співробітники організації  розуміють, що з метою оцінювання результативності їх діяльності керівництво  застосовує різні методи контролю. Вони також знають, що їх помилки  та досягнення у тих галузях, де керівництво встановило стандарти і виконує процедуру контролю, будуть підставою для розподілу винагороджень та покарань. Тому підлеглі, як правило, роблять те, що начальство хоче побачити від них під час перевірки.

У деяких дослідженнях підтверджується  тенденція співробітників до будь-якого акцентування на роботі в тих сферах, де визначають ефективність роботи, і нехтування тією роботою, у процесі виконання якої визначень не здійснюють. Тип поведінки, коли люди прагнуть вдовольняти вимоги контролю, а не досягати поставлених цілей, називається поведінкою, орієнтованою на контроль. Потрібно ретельно спроектувати систему контролю з урахуванням подібних ефектів, інакше вона спрямовуватиме діяльність співробітників на те, щоб добре виглядати під час проведення контролю, а не на досягнення цілей організації. Такий вплив може також призвести до отримання неправильної інформації.

8.5. Основні характеристики  ефективної системи контролю

У. Ньюмен сформулював  декілька рекомендацій для менеджерів, які хотіли б уникнути ненавмисного впливу контролю на поведінку співробітників і таким чином підвищити його ефективність.

Розглянемо такі рекомендації науки про поведінку у процесі  здійснення ефективного контролю:

— встановлюйте помірковані  стандарти, прийнятні для співробітників;

— встановлюйте двобічне спілкування;

— уникайте надмірного контролю;

— встановлюйте суворі, але  досяжні стандарти;

— винагороджуйте за досягнення стандарту.

Поведінка людей — не єдиний фактор, що визначає ефективність контролю. Щоб контроль міг виконувати своє завдання, тобто забезпечувати досягнення цілей організації, він повинен мати декілька важливих властивостей.

Розрізняють такі характеристики ефективного контролю: 1) стратегічна  спрямованість. Контроль повинен мати

стратегічний характер, тобто  відображати загальні пріоритети

організації та підтримувати їх;

2) орієнтація на результати. Кінцева мета контролю полягає  не в тому, щоб зібрати інформацію, встановити стандарти та виявити  проблеми, а в тому, щоб вирішити завдання, які має організація;

3) відповідність до справи. Щоб бути ефективним, контроль  має відповідати контрольованому  виду діяльності. Він повинен  об'єктивно визначати й оцінювати  те, що справді важливо;

4) своєчасність. Система ефективного контролю — система , що дає потрібну інформацію певним особам до того, як розвинеться криза;

5) гнучкість. Контроль, як  і плани, має бути достатньо  гнучким та пристосовуватися  до змін, що відбуваються;

6) простота. Найпростіші  методи контролю потребують менших зусиль та є ефективнішими;

7) економічність. Якщо  підсумкові витрати на систему  контролю перевищують переваги, що створюються ним, організації  краще не використовувати цю  систему контролю взагалі або  запровадити менш ретельний контроль.