Організаційна структура

      Організаційна структура підприємства – це склад  відділів, служб і підрозділів  в апараті управління, системна їх організація, характер підпорядкованості  та підзвітності один одному і вищому органу управління, а також набір  координаційних і інформаційних  зв’язків, порядок розподілу функцій управління по різним рівням і підрозділам управлінської ієрархії.

      Організаційна структура включає засоби розподілу  різних видів діяльності між складовими структури та координації діяльності цих складових, що використовуються для досягнення цілей. В межах організаційної структури відбуваються усі управлінські процеси і функції, що забезпечують випуск продукції, в яких приймають участь менеджери всіх рівнів, категорій і професійної спеціалізації, та робітники.

      Таким чином, організаційна структура підприємства (економічної структури) складається з організаційної структури управління (суб’єкта управління) та господарської структури (об’єкта управління).

      Використання  в практиці управління схеми організаційної структури дозволяє зрозуміти формальну ієрархію організації, у тому числі, структуру процесів, відповідальності та звітності.

      Ці  схеми застосовуються для вирішення  низки завдань: визначення ролей  і обов’язків всього персоналу в  межах організації; встановлення ієрархічної  структури повноважень, влади і процесу прийняття рішень; формування комунікаційних каналів і потоків інформації, включаючи правила підпорядкування і методи регулювання, що відносяться до методик звітності; формування механізму контролю з визначенням ступеню централізації та масштабу контролю; визначення функцій і управлінських завдань.

      Організаційна структура є базисом оптимізації  функціонування підприємства та використання його виробничо-технологічного потенціалу.

      Розглянемо  традиційну методику розробки схеми  організаційної структури, яку ще називають організаційною діаграмою або органіграмою. Схема складається з прямокутників з найменуванням посад працівників або найменувань підрозділів. Прямокутники між собою з’єднуються лініями без стрілок, але, зазвичай, вважається, що вони спрямовані зверху донизу, відзначаючи відповідне управлінське домінування верхніх ієрархічний рівнів над нижніми. Лінії не мають позначень.

      Графічно  лінії виходять з нижньої грані  верхнього прямокутника і входять  в праву, ліву або верхню грань нижнього прямокутника.

      Другий  поширений метод побудови схеми  організаційної структури економічних  систем належить до методології моделювання  бізнес процесів ARIS (Architecture of Integrated Information Systems) – проектування інтегрованих інформаційних систем. Ця методологія є найбільш розвинутою та містить біля 100 різних моделей, що застосовуються для опису, аналізу й оптимізації різноманітних аспектів діяльності економічної системи, а також складають модуль настроювання інтегрованої інформаційної системи SAP/R3, який використовується в ході впровадження системи і її налаштування під діяльність підприємства. Структурні моделі в ARIS поділяються на 4 групи:

      моделі  організаційної структури – опис організаційної структури й елементів  внутрішньої інфраструктури;

      моделі  функціональної структури – опис стратегічних цілей і функцій;

      моделі  інформаційної структури – опис інформації, що використовуються в  роботі підприємства;

      моделі  бізнес процесів – опис бізнес процесів і взаємозв’язків між структурою, функціями й інформацією.   

      Побудова  схеми організаційної структури підприємства у MS Visio.

      Для побудови схеми організаційної структури  підприємства у MS Visio згідно з традиційною методикою, необхідно в меню "Файл" обрати вкладку "Новый", далі "Organization Chart" і в ньому клікнути на формі "Organization Chart":

Файл → Новый → Organization Chart → Organization Chart.

      В результаті зліва з'являться елементи обраної форми, а справа – чистий лист для розробки діаграми.

      Приклад. В результаті аналізу організаційної структури ЗАТ "АБК" складено перелік її елементів:

      генеральний директор;

      бухгалтерія;

      директор  з маркетингу;

      група планування та маркетингу;

      група логістики;

      відділ  маркетингу;

      відділ  продажів;

      комерційний директор;

      відділ  приймання;

      відділ  закупівель;

      обліково-операційний відділ;

      відділ  сертифікації;

      обліковий відділ;

      склад;

      виконавчий  директор;

      відділ  кадрів;

      IT-служба.

      З форми " Organization Chart" перетягуємо на лист елемент "Executive". В ньому печатаємо "Генеральний директор". Для того, щоб ввести текст, можна:

      виділити  елемент і почати вводити текст;

      двічі клікнути на елементі;

      виділити  елемент і нажати клавішу F2.

      Далі  перетягуємо з форми елемент "Manager" прямо на елемент "Executive", що вже знаходиться на листі (як показано на рис. 4.5). В ньому печатаємо "Директор з маркетингу". По черзі додаємо до діаграми елементи "Комерційний директор", "Виконавчий директор" і "Бухгалтерія".

      

      Рис. 4.5. Добавлення елементу "Manager"  

      В результаті під формою "Генеральний  директор" розташовані  чотири форми. Їх можна додати одразу за допомогою елементу "Multiple Shapes". При перетягуванні "Multiple Shapes" на елемент "Executive" – "Генеральний директор" з'явиться діалогове вікно (рис. 4.6), в якому треба обрати необхідний тип елементу та вказати його кількість.

Рис. 4.6. Добавлення декількох елементів  
з форми "Organization Chart Shapes" 

 

      Для того, щоб додати організаційні підрозділи, що підпорядковуються директору  з маркетингу, на відповідний елемент  треба перетягнути "Position" і ввести найменування підрозділу ("Група планування та маркетингу"). Процедура повторюється тричі з метою включення до схеми організаційної структури групи логістики, відділу маркетингу, відділу продажів. Зазначимо, що альтернативним способом добавлення підрозділів є  використання "Multiple Shapes".

      Схему організаційної структури ЗАТ "АБК" представлено на рис. 4.7. 

 

Рис. 4.6. Схема організаційної структури

      Побудова  схеми організаційної структури згідно з методологією ARIS.

      Графічні  символи, що використовуються в ARIS для розробки схеми організаційної структури, наведено в табл. 4.1. Зазначимо, що всі позначення мають жовтий колір, окрім об’єкту "External person", який має білий залив і означає особу, що не входить до штату організації, але співпрацює з нею.  

      Таблиця 4.1

      Графічні  символи схеми організаційної структури ARIS 

      Перейдемо до розгляду об’єктів і зв’язків в  моделях організаційної структури (за методологією ARIS).

      Зв’язки об'єкту "Група" з іншими об’єктами  схематично проілюстровано на рис. 4.7.

Рис. 4.7. Зв’язки об’єкту "Група" (ARIS) 

 

      Продовжимо  дослідження зв’язків об’єктів моделей  організаційної структури, беручи за основу об’єкт "Організаційна одиниця" (рис. 4.8).

Рис. 4.8. Зв’язки об’єкту "Організаційна  одиниця"  

      Наступний об’єкт "Посада" має один тип зв’язку з іншими елементами організаційної структури – управлінський "is Organization Manager for", тобто виступає менеджером для цих елементів (рис. 4.9).

Рис. 4.9. Зв’язки об’єкту "Посада"  

      Елемент "Співробітник" також є суб’єктом  управління, маючи управлінський зв'язок "is Organization Manager for", за винятком відношення до елементу "Розташування", як це зображено на рис. 4.10.

Рис. 4.10. Зв’язки об’єкту "Співробітник"  

 

      Відношення  можуть бути між об’єктами "Розташування", яке відображає уточнення місцезнаходження, між "Тип співробітника" і "Організаційна одиниця", що вказує на належність першого об’єкта до другого, а також між "Тип співробітника" і "Посада" (рис. 4.11).

Рис. 4.11. Інші зв’язки між об’єктами (елементами організаційної структури) 

 

      Допускається  використовування однотипних об’єктів для побудови наступних діаграм:

      діаграма, що складається тільки з об’єктів типу "Посада" називається діаграмою  посадової підпорядкованості (рис. 4.12.а);

      елементи "Організаційні одиниці" утворюють  діаграму взаємозв’язків організаційних одиниць (рис. 4.12.б);

      використовування  тільки об’єктів типу "Розташування" утворюють відповідно діаграму розташування (рис. 4.12.в).