Необходимость должностной инструкции для работодателя

Необходимость должностной инструкции для работодателя

 

Что такое должностная инструкция? Интересно, что в Трудовом кодексе  упоминания о ней не содержится. Тем не менее указанный документ является основополагающим во взаимоотношениях между работником и работодателем. Ведь в должностной инструкции содержатся не только квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности, но трудовые права и обязанности сотрудника, а также его ответственность за те или иные действия.

 

Если должностной инструкции нет, то работодатель в отношениях с работником оказывается в проигрышном положении. Так, он не сможет:

—  осуществить обоснованный отказ  в приеме на работу;

—  объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;

—  распределить трудовые функции  между работниками;

—  временно перевести работника  на другую работу;

—  грамотно выстроить отношения  подчиненности между сотрудниками;

—  оценить добросовестность и  полноту выполнения работником трудовой функции и т.д.

 

Любое действие работодателя, которое  вызовет негативную реакцию у  работника, при отсутствии инструкции может быть оспорено, причем успешно, в суде.

 

Бывает и так, что должностная  инструкция является аргументом в споре  с налоговыми органами. Например, подтверждением экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи  считается необходимость работника  использовать сотовый телефон в  служебных целях в соответствии с установленными в должностной  инструкции обязанностями (письмо Минфина  от 05.06.2008 г. № 03-03-06/1/350).

Судебно-арбитражная практика

Свернуть 

 

Налоговые органы посчитали, что неприменение юридическим лицом контрольно-кассовой техники вследствие ненадлежащего  исполнения трудовых обязанностей работника  организации не является обстоятельством, освобождающим это юридическое  лицо от ответственности, установленной  статьей 14.5 Кодекса об административных правонарушениях.

 

Суд не согласился с этим утверждением. Дело в том, что юридическое лицо признается виновным, если будет установлено, что у него имелась возможность  для соблюдения правил и норм, но данным лицом не были приняты все  зависящие от него меры по их соблюдению (п. 2 ст. 2.1 КоАП РФ). Поэтому, если в торговой точке имелась зарегистрированная кассовая машина и должностная инструкция продавца-кассира, с которой последний был ознакомлен, то этого достаточно, чтобы считать, что организация приняла все зависящие от нее меры по соблюдению требований законодательства о применении ККТ (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 21.02.2008 г. № А29-6203/2007 и определение Высшего Арбитражного Суда от 24.06.2008 г. № 7557/08). Аналогичная судебная практика существует и по индивидуальным предпринимателям (постановление ВАС от 22.05.2007 г. № 16234/06).

 

Само по себе отсутствие должностной  инструкции не должно расцениваться  как нарушение трудового законодательства. Тем не менее данный факт может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений в связи с ее отсутствием (письмо Роструда от 09.08.2007 г. № 3042-6-0).

Разрабатываем должностную инструкцию

 

В настоящее время порядок составления  инструкции законодательством не урегулирован. Поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять и в  дальнейшем корректировать (письмо Роструда от 31.10.2007 г. № 4412-6). На практике должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ.

 

Кстати, Роструд считает, что должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в т.ч. и вакантной), имеющейся в штатном расписании (письмо Роструда от 09.08.2007 г. № 3042-6-0). При этом основой для разработки инструкций служат квалификационные характеристики, содержащиеся в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих.

 

Обычно в должностной инструкции прописывают следующие данные: задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности и ответственность  работника. Наиболее оптимальным будет  совместная разработка инструкции специалистом отдела кадров с руководителем подразделения, где работает сотрудник. С одной  стороны, непосредственный руководитель не пропустит никаких важных положений, которые должны быть зафиксированы в должностной инструкции своего подчиненного, а с другой, специалист отдела кадров поможет остаться в законных рамках.

 

Как правило, должностная инструкция составляется в трех экземплярах  – по одному для работника, работодателя и руководителя подразделения.

 

Часто возникает вопрос о составлении  должностной инструкции на директора  организации. Так вот, на директора  должностная инструкция не разрабатывается. Дело в том, что все его права  и обязанности уже прописаны  в законодательстве и в учредительных  документах общества. А вот должностная  инструкция на директора филиала  необходима (см. Пример 1).

Пример 1

Свернуть 

 

Вносим изменения

 

В процессе работы должностная инструкция может подвергаться различным корректировкам. Обычно это связано с изменением обязательных условий трудового  договора. При этом придется заблаговременно  уведомить работника обо всех предстоящих поправках. Дело в том, что изменения в должностную  инструкцию вносятся только после того, как сотрудник согласился на продолжение  трудовых отношений на новых условиях.

 

В ситуации, когда должностная инструкция является приложением к трудовому  договору, все исправления проводят путем подготовки дополнительного  соглашения.

 

Если же инструкция была утверждена как отдельный документ и внесение в нее изменений не влечет корректировки  трудового договора, то удобнее всего  утвердить совершенно новую должностную  инструкцию (письмо Роструда РФ от 31.10.2007 г. № 4412-6).

Увольняем в связи с несоответствием  должности

 

Трудовой кодекс предусматривает  в качестве одного из оснований прекращения  трудового договора по инициативе работодателя несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации (п. 3 ст. 81 ТК РФ). При этом требования к квалификации работников определяются должностными обязанностями, которые, в свою очередь, обусловливаются  наименованием должностей (письмо Роструда России от 30.04.2008 г. № 1028-с).

 

Соответствие фактически выполняемых  обязанностей и квалификации работников требованиям должностных характеристик  может определять только аттестационная комиссия. Для этого в организации  должен быть разработан соответствующий  порядок проведения аттестации.

 

 

Отметим, что увольнение по указанному основанию допускается, только если невозможно перевести сотрудника с  его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу.

Как обосновать отказ в приеме на работу с помощью должностной  инструкции

 

Несмотря на то что для работодателя заключение трудового договора с  конкретным лицом, который ищет работу, является правом, а не его обязанностью, законодательством запрещен необоснованный отказ в заключении трудового договора (п. 10 Постановления Пленума Верховного Суда от 17.03.2004 г. № 2, далее – постановление).

 

Напоминаем, что не допускается  отказ в приеме на работу, связанный  с полом, расой, цветом кожи, национальностью, языком, происхождением, возрастом, местом жительства, беременностью, наличием детей, а также другими обстоятельствами, не связанными с деловыми качествами работника (ст. 64 ТК РФ).

 

В свою очередь обоснованный отказ  – это несоответствие лица требуемым  деловым качествам. Верховный Суд в пункте 10 Постановления разъяснил, что под деловыми качествами работника следует, в частности, понимать способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств работника (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли).

 

Самое сложное заключается в  том, что по требованию претендента  на работу работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме. Причем впоследствии отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в суде. Вот здесь нам и пригодится должностная инструкция работника. Дело в том, что практически всегда можно сказать, что у претендента недостаточно опыта работы именно в этой отрасли либо образование не соответствует требованиям. Кроме того, работодатель вправе предъявить к лицу, претендующему на вакантную должность, и иные требования, которые необходимы ему в силу специфики той или иной работы. Главное, чтобы все качества будущего сотрудника были прописаны в должностной инструкции.