Контрольная работа по "Документирование управленческой деятельностью"

                       внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и

                       внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Образец  докладной записки

Генеральному директору

«Арго»

И.И. Иванову

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

20.05.2015г. №34

О предоставление  дополнительных временных работников.

В связи с наступлением летнего сезона увеличен объем работ с клиентами-туристами, требуются дополнительные временные работники.

Менеджер __________Е.А. Красовская

   3. Вновь назначенный директор предприятия поставил перед  маркетинговой службой задачу определения перспективности  производимой продукции с учетом потребительского спроса. В развитие управленческой ситуации необходимо ответить на  следующие вопросы и подготовить соответствующие документы:

1. Какие специалисты должны изучить информацию по  определению перспективной  номенклатуры  продукции  предприятия? Составьте приказ по основной деятельности для  участников ярмарки с целью изучения спроса на товары.

2. Подготовьте справку о результатах сравнительного  анализа отдельных  видов  продукции  для  оценки  их  реальной экономической эффективности.

3. По результатам анализа производственной и сбытовой  деятельности предприятия  подготовьте  решение  Совета  учредителей об основных мероприятиях по получению прибыли в  условиях риска.

В небольших организациях, как правило, выделяют приказы по основной деятельности и по личному составу, порой забывая про еще одну группу – приказы по административно-хозяйственным вопросам. В крупных же организациях даже этих трех разновидностей маловато будет. Кроме того, там часто разные подразделения готовят разные группы приказов, и порой у отдельных специалистов возникает желание доказать, что приказ по вновь возникшему вопросу – вовсе не его головная боль, а вотчина коллеги из другого отдела. Чтобы примирить всех, нужно навести порядок.

Зачем все это нужно?

Практика показывает, что крупные организации, вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы, издают достаточно большое количество распорядительных документов, прежде всего приказов. Вместе с тем при проведении экспертизы ценности документов этого вида возникают определенные сложности, связанные со спецификой деятельности крупной организации. Дело в том, что небольшая организация может ограничиться изданием приказов двух видов: по основной деятельности и по личному составу (дополняемых изданием распоряжений), оформление которых в этом случае возлагается на одного человека. Чем больше масштаб деятельности организации, значительнее штат работников и сложнее структура руководства, тем меньше вышеописанный алгоритм издания распорядительных актов подходит для организации.

Как быть? Ответ на этот вопрос найден довольно давно: приказы делят на отдельные разновидности, а их оформление поручают отдельным работникам или различным подразделениям. В результате возникает стандартная для современного отечественного делопроизводства ситуация, когда часть приказов оформляется (соответственно, регистрируется и хранится до передачи в архив) делопроизводственной службой, а часть — службой кадров.

При этом порой сотрудники делопроизводственной службы и службы кадров испытывают затруднения при решении вопроса о том, приказом какой разновидности оформлять те или иные решения – приказом по основной деятельности или приказом по личному составу.

К сказанному стоит добавить, что разделение приказов на две разновидности – по основной деятельности и по личному составу – не может удовлетворить крупные организации, имеющие значительный круг решаемых вопросов. В итоге количество разновидностей приказов увеличивается (появляются приказы по административно-хозяйственным вопросам, о направлении работников в командировку и др.), а подготовка приказов по отдельным вопросам может поручаться отдельным работникам или подразделениям как в порядке разового поручения, так и на постоянной основе, что, естественно, добавляет сложностей.

Действующие в настоящее время государственные стандарты содержат общие указания относительно оформления приказов и не позволяют решить данные вопросы. Не добавляют ясности и не так давно утвержденные «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»1. Единственным выходом остается детальная проработка классификации приказов локальным актом, издаваемым самой организацией.

Прежде всего необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться. Вполне вероятно, что целесообразно будет раздробить приказы по основной деятельности и по личному составу на более мелкие группы для облегчения дальнейшей справочной работы и для обеспечения возможности специализации деятельности сотрудников, их оформляющих. Выделенные группы следует зафиксировать в табеле унифицированных форм документов. Однако даже использование табеля унифицированных форм не позволяет полноценно организовать работу по отнесению приказов к конкретному виду, поэтому необходимо или оговорить вопрос классификации приказов в инструкции по делопроизводству, или оформить отдельный классификатор. В последнем случае классификатор может быть утвержден приказом и использоваться в качестве приложения к номенклатуре дел. Такой вариант удобен, если действующая инструкция по делопроизводству в целом соответствует современным требованиям и нет острой необходимости в ее немедленной переработке.

Список использованных источников

1.Ларин М.В. Управление документами на основе международного стандарта ИСО 15489-2001: Метод.пособие / М.В. Ларин, О.И. Рысков. - М.: ВНИИДАД, 2005.

2.Ларьков Н.С. Документоведение: уч. пособие. — Томск, 2005; Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. — M., 2006; Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие. — M., 2006.

3. Зингер И.С. Информационное обеспечение в организационных системах управления / И.С. Зингер, Б.И. Кругликов, В.И. Садовников - М., 2006.

14.Афанасьев Э.В. Эффективность информационного обеспечения управления / Э.В. Афанасьев, В.Н. Ярошенко. - М., 2005.