Аттестация персонала

Рассмотрим основные факторы оценки, применимые к большинству работников. К ним можно отнести: профессиональные (знания, опыт, навыки); моральные (трудолюбие, принципиальность, честность, обязательность, самокритичность); волевые (энергичность, упорство, работоспособность); деловые и организаторские (инициативность, целеустремленность, самостоятельность, собранность, исполнительность, дисциплинированность, лидерские задатки, оперативность, творческий подход к делу); потенциальные способности, т.е. качества, которые не раскрыты, но, вероятно, раскроются в будущем (в данный момент определяются на основе тестирования). При этом люди аттестуются только с точки зрения содержания работы. Личность человека как таковая оценке не подлежит, иными словами, нельзя делать выводы, хорошим он является в целом или плохим.

Если рассматривать вопрос более конкретно, в качестве основных факторов оценки руководителей можно назвать моральные и волевые качества, эрудицию, организаторские способности, общие итоги работы организации или подразделения. Причем при оценке руководителей функциональных служб речь идет об управленческих итогах, а линейных - о производственных с учетом «цены» этих результатов.

Для специалистов факторами оценки будут компетентность, творческая активность, потенциальные возможности, умение излагать свои мысли. Результаты их труда  могут оцениваться степенью достижения поставленных целей, своевременностью, оперативностью, полнотой и качеством выполнения заданий. Основным фактором оценки квалификации работника является производственный стаж; деловые качества количественной оценке не поддаются.

Деятельность людей оценивается  по таким факторам, как комплексность, масштабность, управленческая и технологическая  сложность.

Сложность труда работника управления оценивается по таким факторам, как  содержание работы, разнообразность, самостоятельность, масштабы и сложность руководства, характер и степень ответственности, соотношение творческих и стандартных процедур.

При оценке стандартных  работ можно пользоваться затратами времени на выполнение основных обязанностей, поэтому важно разделять работы на свойственные и несвойственные должности, планируемые и не планируемые, нормируемые и ненормируемые.

Саму оценку затрат времени  можно проводить, учитывая перечень и удельный вес следующих работ: свойственных данной должности, повторяющихся, планируемых, нормируемых, нестандартных и творческих.

Для измерения сложности  труда и качеств работника  могут применяться следующие  методы:

Описательная характеристика труда или работника.

Характеристика, исходящая  из идеальных критериев (реальные работники  сопоставляются с ними и фиксируются  отличия), но в этом случае сложно определить идеал.

Сравнение с реальными  критериями - другими видами труда  или работниками (индивидуальные, парные, групповые сравнения),

В виде источников информации для оценки руководителей могут  использоваться операционный и балансовый отчеты; анализ экспертами положения  дел в организации и причин отклонений от поставленных целей; протоколы  заседаний комитетов и комиссий; результаты опроса работников, потребителей и клиентов; отзывы в средствах массовой информации.

 

Проведение аттестации персонала.

Одним из наших новых  профилей деятельности (с 2004 года) является подготовка и проведение комплекса  мероприятий для аттестации персонала. Аттестация является эффективным средством получения информации о возможностях, квалификации, настроениях персонала.

1. Разработка проекта  аттестации.

Постановка целей аттестации персонала в соответствии с целями и задачами компании, ее стратегией развития. Определение круга необходимых сведений, постановка задачи сбора информации. Согласование проекта с руководством компании.

2. Стандартизация и  ранжирование предметов, критериев,  методов оценки.

Предметами оценки могут  быть характеристики одной из следующих групп - особенности поведения, эффективность деятельности, уровень достижения цели, уровень компетенции.

 Для различных групп  сотрудников, различных отделов  и уровней иерархии компании  могут быть разработаны специальные  критерии оценки. В одном случае основным критерием будет служить компетентность и уровень знаний по специальности, в другом - количественные показатели деятельности, в третьем - умение быстро реагировать в нестандартных ситуациях.

Производственные рабочие.

 Наиболее оптимальным методом оценки, профессионально и корпоративно важных качеств, для группы производственного персонала является метод групповой экспертной оценки. В качестве экспертов выступают начальники цехов, участков, мастера смен.

Персонал магазинов, салонов - продавцы, продавцы-консультанты, менеджеры по работе с клиентами.

 Для оценки профессиональных  знаний о характеристиках предлагаемых  товаров или услуг наилучшим  образом подходит метод тестирования (в том числе с применением  компьютерных систем). Составляется перечень вопросов и варианты выбора ответа. В том числе, если на предприятии имеется система категорий для одних и тех же должностей, предполагается составление нескольких уровней сложности опросных листов. Наиболее удобно проводить тестирование с помощью специализированной компьютерной базы знаний. Для оценки профессиональных навыков работы с клиентами и покупателями предлагается метод моделирования ситуации. Возможно проведение тестирования в форме игрового семинара с последующим обсуждением принятых каждым сотрудником решений.

Специалисты в области  информационных технологий - программисты, системные администраторы

 Для адекватности  восприятия результатов аттестации  желательно наличие достаточного  количества сотрудников данной  группы. Аттестация актуальна для интернет-компаний, веб-студий, фирм-разработчиков программного обеспечения и т.п.

 Уровень знаний  данной группы сотрудников позволяет  предположить возможность жульничества  при использовании обычной системы  тестов на компьютере. Поэтому  для оценки профессионального уровня предлагается использовать метод групповой экспертной оценки, причем в качестве экспертов будут выступать все работники группы. В этом случае, для получения более объективных результатов, необходимо, чтобы оценка каждым сотрудником своих коллег проводилась в индивидуальном порядке без предупреждения, чтобы избежать возможности предварительного сговора. Дополнительно может быть проведено собеседование сторонним специалистом.

Начальники подразделений, отделов.

 Лучшим способом оценки профессиональной компетенции будет квалификационная работа, позволяющая выявить стратегию поведения данного руководителя в повседневных и кризисных ситуациях.

3. Систематизация информации  о персонале.

В зависимости от уже  существующей системы учета сведений о персонале может быть использована как уже имеющаяся база данных, так и новая база данных, созданная для конкретного случая.

Сведения о каждом конкретном сотруднике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, семейное положение, дети, место прописки, место жительства, паспортные данные, данные загранпаспорта, индивидуальный номер налогоплательщика, номера в системе пенсионного обеспечения и медицинского страхования, данные о полученном профессиональном и дополнительном образовании (дипломы, удостоверения и т.п.), сведения о профессиональной деятельности (предыдущие места работы по трудовой книжке и со слов сотрудника, рекомендации и т.п.), информацию о продвижении сотрудника в период работы в компании, сведения о профессиональных и общегражданских наградах, наличие автомобиля и водительских прав, сведения об имеющемся у сотрудника имуществе (недвижимость, вклады в банках и т.п.), наличие судимостей (при наличии - информация о решении суда и отбытии наказания), любая другая информация по запросу кадровых служб или руководства предприятия.

Сведения о структуре  предприятия: перечень должностей с иерархией отношений начальник – подчиненный; должностные обязанности и инструкции.

Сведения о предшествующих аттестациях: отзывы, характеристики, результаты испытаний и принятые решения.

4. Сбор и упорядочивание  сведений по профессиональным  знаниям и навыкам

Информация делится  на группы по видам профессиональной деятельности персонала компании:

Для продавцов/менеджеров по сбыту - основные характеристики готовых  изделий (или товаров), способы использования (применения), отличия и сходства, отзывы.

Для секретарей/менеджеров по работе с клиентами - ситуационные решения в телефонных переговорах, правила хорошего тона и способы  быстрого завершения ненужных звонков.

Для технологов - технические аспекты производства, основные технологические и дополнительные операции, цепочки операций, характеристики станков.

Любые другие группы сведений по тем или иным областям деятельности.

5. Проведение аттестации

Весь комплекс мероприятий по аттестации, начиная с пробного тестирования и заканчивая обработкой результатов. Аттестация проводится согласно разработанным методикам и правилам.

 Ответы сотрудников,  протоколы заседаний экспертной  и аттестационных комиссий, бланки  оценок заполняются по единым образцам и записываются в общую базу данных. Обработанные опросные листы, содержащие варианты ответов, выводятся в виде готовой таблицы количества верных и неверных ответов.

 По результатам  проведенной аттестации вырабатываются  рекомендации к тем или иным перемещениям персонала.

6. Разработка системы  мотивации персонала.

Для компаний и отделов  с большим числом одинаковых должностей и невозможностью роста внутри компании разумно вводить несколько уровней  категорий работников для поддержки заинтересованности персонала в эффективном конечном итоге их деятельности. Как правило, основным механизмом стимулирования персонала к компетентному выполнению должностных обязанностей является однократное или периодическое материальное поощрение. Другими способами мотивации могут быть:

система денежных премий, выдаваемых каждый месяц по определенным показателям (за качество, за количество, за максимальный объем сделки, за минимальные  потери при производстве и т.п.);

система распределения  социального пакета (полностью или частично оплачиваемые обеды, компенсируемый проезд на транспорте, полностью или частично оплачиваемая медицинская страховка);

организация полностью  или частично оплачиваемых туристических  поездок (групповые поездки способствуют также личностному сближению сотрудников компании);

рекламирование (для дизайнеров, художников - создание портфолио и  упоминание в печатных и электронных  материалах компании);

распределение акций  компании среди сотрудников (на возмездной основе по льготным ценам или на безвозмездной основе);

организация дополнительного  обучения (полностью или частично оплачиваемые языковые курсы).

 

Автоматизация системы аттестации персонала.

 

Современные системы  аттестации персонала не могут не использовать возможности компьютерной обработки информации. Аттестация даже десяти сотрудников требует изрядного документооборота и множества взаимосвязанных действий, которые ускоряются и упрощаются в результате перевода большей части данных в электронный вид и применения программных алгоритмов анализа полученных сведений.

Cостав автоматизированной системы:

База данных о сотрудниках - личные карточки, отзывы и характеристики, дополнительные сведения о персоне, характеристики, информация о предыдущих аттестациях и т.п.

База данных о предприятии - структура персонала, должностные обязанности и инструкции, состав отделов и групп, взаимосвязи внутри компании.

База данных о характеристиках  и свойствах готовой продукции (товаров) - классификация по группам, видам, типам с выделением групповых  свойств и отдельных параметров.

База данных вопросов и ответов - содержание опросных листов с вариантами ответов (и указанием  правильного ответа при необходимости).

Хранилище данных проведенных  аттестаций - вся информация об аттестации - протоколы заседаний, опросные листы, принятые решения, документы о перемещении персонала.

Преимущества использования  автоматизированной системы:

Экономия времени - нет  необходимости в долгих заседаниях комиссий по аттестации - участники  аттестации могут ответить на вопросы тестов поблизости от своего рабочего места (или непосредственно на нем), причем сотрудники могут проходить процедуру тестирования одновременно.

Организационная четкость - Все сотрудники должны будут ответить на одинаковое количество вопросов, примерно одинаковой сложности. Результаты тестирования будут храниться как в электронном, так и в бумажном виде.

Географическая доступность - при необходимости тестирование могут пройти сотрудники удаленных  филиалов без необходимости личного  присутствия всех членов аттестационной или экзаменационной комиссии.

Объективность и снижение конфликтности - При надлежащей подготовке системы - баллы, получаемые участниками  тестирования, не будут зависеть от личных симпатий и антипатий членов комиссии. Фиксирование результатов с возможностью последующего пошагового разбора исключает возможность манипулирования как со стороны участников, так и со стороны комиссии.