Преимущества и недостатки комплексных информационных систем (на примере SAP)

Преимущества  и недостатки комплексных информационных систем (на примере SAP)

     Значимым  элементом любой логистической  системы является подсистема, обеспечивающая прохождение и обработку информации, которая при ближайшем рассмотрении сама разворачивается в сложную информационную систему, состоящую из различных подсистем. Так же как и любая другая система, информационная система должна состоять из упорядоченно взаимосвязанных элементов и обладать некоторой совокупностью интегративных  качеств. Логистические информационные системы, как правило, представляют собой автоматизированные системы управления логистическими процессами. Поэтому математическое обеспечение в логистических информационных системах - это комплекс программ и совокупность средств программирования, обеспечивающих решение задач управления материальными потоками, обработку текстов, получение справочных данных и функционирование технических средств

     Информационные  системы в логистике могут  создаваться с целью управления материальными потоками на уровне отдельного предприятия, а, могут способствовать организации логистических процессов на территории регионов, стран и даже группы стран [1]. Остановимся на первом. А точнее на одной из комплексных систем. По мере распространения логистических систем на предприятиях во все большей мере стала ощущаться необходимость развития и внедрения в практику логистических информационных систем, которые позволили бы органически объединить в единое целое все логистические субсистемы (логистику снабжения, производственную логистику, логистику распределения и др.) [5]

     Система управления предприятием на базе решений SAP уже много лет задает стандарты  развития корпоративных технологий. Система SAP – программный продукт, совершенствующийся на протяжении более  чем 30 лет. Этот опыт позволил разработчикам системы SAP создать более 30 предварительно сконфигурированных отраслевых решений, основанных на отраслевых стандартах и поддерживающих все уникальные для отраслей процессы [3]. Использование таких решений позволяет существенно сократить сроки и стоимость проекта. SAP это комплексная система. На сегодняшний день более 38 000 компаний, расположенных в более чем 120 странах мира, используют в своей работе информационные системы SAP [4]. По исследованию, проведенному среди компаний, использующих решения SAP, были получены следующие среднестатистические показатели эффекта от внедрения [3]:

• Снижение количества задержек при поставках продукции заказчикам на 90%;
• Уменьшение неснижаемых остатков на складах материалов на 30%;
• Повышение оборачиваемости запасов на 20%;
• Сокращение объемов незавершенного производства на 17%;
• Повышение производительности оборудования и работников на 10%.

     На  сегодняшний день существует множество систем на основе решений SAP. SAP Business Suite для крупного бизнеса, SAP Business All-in-One и SAP Business One для малого и среднего и многие другие. Все это комплексные программные продукты. Каждая система состоит из набора прикладных модулей, которые поддерживают различные бизнес-процессы компании и интегрированы между собой в масштабе реального времени. Возможность внедрить на предприятии такую единую систему, подогнанную под специфику вашего предприятия, возможно и удобно. Но мнения на этот счет расходятся.

     Существует  большое число сторонников единой информационной системы, которая позволяет  обеспечить единое хранилище данных, одновременный доступ к ним со стороны программных продуктов, объединенных единой оболочкой. В данном случае очевидны преимущества такой организации системы, которые позволяют в режиме On-line использовать все вводимые данные, позволяют обеспечить их надежность и достоверность. [2] Одной из таких систем и является SAP. Среди слабых черт таких систем в целом является то, что универсальные продукты менее гибки и менее адаптируемы к конкретным условиям данной организации. Они быстрее морально устаревают, поскольку не обладают гибкостью и не учитывают новшеств. Узкоспециализированные продукты наоборот быстрее внедряют новые технологии, так как их  основная задача которых – быть на гребне в узкоспециальной области.

     Концепция единой информационной среды весьма привлекательна. Но нередко она используется как красивый и модный слоган. В  том же SAP использование разных модулей  в рамках одной системы, требует  дополнительной работы консультантов по согласованию модулей между собой, а использование четырех и более модулей (финансы, контроллинг, логистика – это уже три) влечет за собой удорожание проекта на коммуникацию частей единой системы между собой.

     При чем надо отметить, что в SAP договора в финансах и договора в управлении закупками – это разные договора, которые находятся в разных таблицах, соответственно использование одних договоров в качестве аналитики исключает использование других. А использование того же хранилища данных в этой системе подразумевает обычную «заливку» данных из одной информационной системы в другую. Поэтому «единая система для вашего предприятия» в какой-то степени просто реклама, хотя продукт и представляется как комплексный. Но комплексный продукт и не подразумевает единое целое.  Специалисты SAP отвечают за согласованность модулей и за их единую совместную работу.

     Однако  существует мнение, что лучше использовать различных специфичных продуктов, объединенных в единую информационную систему. Передача может осуществляться путем прямой перекачки данных из одной системы в другую, а может использовать интерфейсы передачи и инструменты, обеспечивающие эту передачу. Следует отметить, что при этом возможны проблемы с переливом информации. Нередко при многочисленных переливках используются разного рода преобразования данных (перекодировка, слияние, дополнительные формирования и так далее). И если такого рода переливки никак не документированы (по хорошему это не допустимо в информационных системах), что приводит к тому, что уже никто не знает, что там внутри происходит: кто знал – забыл, кто не знал – так и живет со своим незнанием. Чем больше система, тем сложнее за ней следить. Еще хуже это практика, когда справочники в системе ведутся разрознено. Несколько программ – несколько справочников контрагентов, номенклатуры и другой аналитики. Это приводит к тому, что при переливках данные теряются или  неверно интерпретируются, а собрать такую очевидную информацию, как, например,  список текущих клиентов, нередко вообще не представляется возможным.

     Поэтому, отказываясь от комплексной программы  для предприятия в пользу узкоспециализированных программ, объединенных  в единую систему, надо быть готовым к таких рода проблемам. Тем более что сейчас действительно много возможностей подобрать комплексную систему под специфику именно конкретного предприятия. Тем более можно улучшить систему на предприятии надо понять как она на нем работает в действительности.  Это возможно благодаря помощи технологии ре-документирования, которая заключается в анализе статистики использования действующей системы и создании процессно-ориентированной документации. Ре-документирование SAP позволит получить ответы на следующие вопросы:

• Кто и какие функциональные возможности системы использует и как часто?
• Какие бизнес-процессы были автоматизированы, но не используются?
• Какие пользовательские транзакции были созданы, и какова частота их использования?
• Как должны быть приоритезированы функции при апгрейде SAP-системы?
• Каковы различия между несколькими инсталляциями SAP-системы?

     Это позволит подогнать систему более  точно под конкретное предприятие. Все больше предприятий склоняются к выбору комплексных систем. Только одна SAP R\3 имеет более 12 тыс. инсталляций в мире (в СНГ - около 100). Это одна из самых распространенных ERP программ и среди SAP систем SAP R/3 вызывает сегодня, пожалуй, наибольший интерес. Технологические особенности, заложенные в систему изначально и достижения последнего времени вывели ее в число лидеров среди интегрированных систем управления. Даже самый краткий обзор функций системы R/3 показывает ее способность решать основные задачи, стоящие перед крупными организациями. SAP R/3 - это самая обширная система на сегодняшний день. Не случайно многие лидеры мировой экономики именно ее выбрали в качестве основной корпоративной системы. Тем не менее, статистика показывает, что более трети компаний, покупающих R/3 - это средние фирмы с годовым оборотом менее 200 млн. долл. [6] Дело в том, что R/3 - конфигурируемая система, поэтому, купив ее, предприятие будет работать с индивидуальной версией, настроенной именно под его параметры. Показателем технического уровня системы может служить способ ее настройки. Чем шире возможности конфигурирования и настройки системы без необходимости ее переписывания, тем выше технический уровень данной системы. Поэтому параметру R/3 также показывает высокие результаты. Кроме этой системы существует еще множество других информационных систем  на базе решений SAP, разработанных специально для банковской сферы, для нефтегазодобывающих компаний и т.д. Все такие системы имеют отличительные особенности, но все при этом характеризуются высоким уровнем обслуживания и внедрения, отличной слаженностью системы и комплектацией модулей, возможностью доработки для конкретного предприятия.