Планирование и организация закупочной деятельности

Отдел закупок  организует изучение потребительского спроса. При изучении потребительского спроса в оптовом распределении  следует сочетать методы изучения спроса оптовых товарополучателей и  методы изучения спроса населения.

Обязанности торговых агентов отдела закупок включают регулярное посещение предприятий  розничной сети для выявления  их спроса. Они знакомятся с ходом  продаж товаров, производят опросы покупателей  и тщательно изучают материалы  их опросов.

Торговые агенты отдела закупок изучают потребности  товарополучателей, определяют состояние  спроса на отдельные товары, выявляют тенденции изменения спроса и  прогнозируют его на предстоящий  период.

Глубокое изучение спроса оптовых покупателей имеет  большое значение для правильного и обоснованного формирования заказов на поставку продукции. Достоверные сведения о потребительском спросе позволяют торговым агентам оптовой фирмы более точно определить объём и ассортимент закупаемых товаров, своевременно предусмотреть изменения в торговле отдельными товарами.

Отдел закупок  может состоять из одного торгового  агента и нескольких канцелярских работников, осуществляющих документирование операций по закупочной деятельности.

По мере увеличения объёмов закупок штатный состав отдела может расширяться и включать управляющего и нескольких агентов по закупкам с закреплением за каждым из них определённой группы товаров.

Управляющий отделом  уполномочен решать общие вопросы  планирования и организации закупочной деятельности, контролировать действия закупочных агентов и оказывать им всестороннюю помощь [9. С. 147]. Он сам может выступать в роли закупочного агента по определённой группе товаров, если это не мешает выполнению основных обязанностей. При больших объёмах закупок за каждым торговым агентом закрепляется необходимое количество помощников и канцелярских работников.

Агент по закупкам ведёт календарь закупок, в котором  фиксирует все операции по осуществлению  закупочной деятельности. По календарю  определяется время очередной поставки груза, состояние товарных запасов, источники поступления товаров, их стоимость, условия поставки.

В некоторых  оптовых фирмах учёт товаров осуществляется в отделе закупок, в других — эту  функцию выполняет специально созданный  отдел. Правильный учёт товаров и его документальное оформление имеет большое значение для планирования закупок. На. основании этих документов принимаются решения о новых закупках. В документах, связанных с закупочной деятельностью, отражается следующая информация: ассортимент товаров, источники поступления, цена за единицу изделия, условия поставок, резервнодопустимое количество товара на складе, минимальные и максимальные объёмы поставок, время поставки, общий объём закупок за определённый период времени, статистика закупок и т. д. 

Агент по закупкам периодически просматривает учетные  документы. В результате проверки устанавливается  состояние товарных запасов. При  минимальном количестве товара агент  направляет на склад запрос с целью  установления соответствия между физическим наличием товаров на складе и его количеством по учетным документам.

Периодически  осуществляемый выборочный учет товаров  на складе облегчает работу по общему учёту наличных запасов. Цель инвентаризации состоит в определении действительных товарных запасов, необходимых для удовлетворения потребительского спроса.

 Если количество  товаров, хранящихся на складе, не совпадает с данными учетных  документов, агенту по закупкам  необходимо запросить склад (отдел  приёма товаров) и уточнить  все ли товары были учтены  при их приёме и размещении на хранение.

Различные несовпадения могут быть связаны с ошибками в указании места хранения товара, либо с расположением товаров  в местах, предназначенных для  хранения другой продукции. В случае, когда выборочная инвентаризация не позволяет установить истинное количество хранящегося товара, агент по закупкам вправе потребовать от управляющего складом полной инвентаризации.

По получении  данных о наличном количестве товара агент по закупкам рассматривает  другие факторы, влияющие на определение объёма закупки. Например, в результате перепроизводства или сокращения рынка сбыта может возникнуть возможность приобретения товара у поставщика по сниженным ценам.

Для каждого  наименования товара устанавливается  минимальный и максимальный объём закупок.

При закупке  минимальных партий товара дистрибьютор руководствуется соображениями  экономической целесообразности. Закупка  товара ниже минимально установленной  партии означает повышение цены единицы  изделия. На решение о максимальном объёме закупки влияют те же самые факторы, а также перебои в поставках товаров, ограничения в площадях хранения, в трудовых и материальных ресурсах.

Принятые агентом  решения об объёмах закупок отражается в рабочем листе или карточке, где фиксируются закупки товара у соответствующего поставщика.

Напротив каждого  товарного наименования агент указывает  количество товара, включаемого в  заказ на будущую поставку. В компаниях, использующих системы передачи данных, такой лист может быть подготовлен  компьютером. Системы передачи данных позволяют автоматически определить количество заказываемых товаров на основе коэффициента использования товара за определённый период времени [9. С. 148].

Данные, полученные в результате компьютерной обработки, могут быть приняты за основу при  осуществлении закупочной деятельности или изменены в случае появления новой информации, ранее неучтённой. 

Повышенный  спрос на товары может стать основанием для осуществления специальной  закупки. Специальный одноразовый  заказ может включать закупку  товара, не включённого в обязательный ассортиментный перечень оптовой фирмы. Как правило, такое действие дистрибьютора объясняется его желанием установить более прочные контакты с определённым потребителем.

Закупка товаров  сезонного назначения осуществляется в период времени, предшествующий началу сезонной продажи. Потребительский спрос на товары сезонного назначения постоянно меняется, и.это следует учитывать при планировании закупок. Неполная реализация такого товара в сезон может стать причиной значительных убытков в будущем, поскольку в следующем сезоне тот же товар может морально устареть, потерять свою потребительскую ценность и, следовательно, не пользоваться потребительским спросом. Закупка товаров сезонного назначения не должна превышать реального потребительского спроса. Многие фирмы производители осуществляют предварительную продажу сезонных товаров, предоставляя дистрибьютору льготные условия расчёта, выраженные в отсрочке платежа до наступления сезонной продажи.

Предварительная продажа товара весьма выгодна производителю, поскольку сокращает его расходы на хранение товара и его доставку товарополучателям.

С другой стороны, такой метод работы обеспечивает упорядоченность закупочной деятельности дистрибьютора, так как избавляет  его от необходимости осуществлять формирование заказов в спешке и даёт преимущество в отсрочке платежа.

Список  использованной литературы

1. Альбеков А. У. Экономика коммерческого предприятия. – Ростов - на Дону: Феникс, 2009. – 448 с.
2. Аникин Б.А.. Логистика. – М.: Проспект, 2010. – 408 с.
3. Балабанова Л.В. Оптовая торговля: маркетинг и коммерция. – М.: Экономика, 2008. – 206 с.
4. Бурдаева Е.С. Коммерческие закупки: взгляд изнутри - СПб.: Питер, 2008.- 336 с.
5. Брагин Л. А. Торговое дело: экономика, маркетинг, организация.- М.: ИНФРА -М, 2009. - 254 с.
6. Виноградова С. Н. Коммерческая деятельность. – Минск: Высшая школа, 2008. – 446 с.
7. Дашков Л. П. Коммерция и технология торговли. – М.: Маркетинг, 2009. – 582 с.
8. Зубкова И.Н. Организация торговли. – М.: Дашков и К, 2009. – 218 с.
9. Лайсон К. Управление закупочной деятельностью и цепью поставок. – М.: ИНФА-М, 2009. - 274 с.
10. Осипова Л. В. Основы коммерческой деятельности. – М.: ЮНИТИ, 2009.- 354 с.
11. Половцева Ф.П. Коммерческая деятельность. – М.: Инфа-М, 2008.- 459 с.
12. Петров П. В., Соломатин А. Н. Экономика товарного обращения. - М.: ИНФРА-М, 2009. – 220 с.
13. Федько В.П., Федько Н.Г. Основы маркетинга - Ростов н/Д: Феникс, 2007. – 480 с.