Виды деловых писем

Негосударственное образовательное учреждение

Экономико-компьютерный техникум

 

 

 

 

 

По русскому языку и культуре речи

Тема: “Виды деловых писем”

 

 

 

 

 

 

Выполнил: студент 2го курса 

 

 

 

 

 

 

 

 

Курск 2005 г.

 

 

Содержание

 

1. Виды деловых  писем…………………………………………………..3

2. Заявление ……………………………………………………………….3

    2.1 Составление части документа………………………………………4

3. Автобиография…………………………………………………...…….5

4. Резюме……………………………………………………………...……5

    4.1 Правила составления резюме……………………….………..…….5

5. Служебные  письма……………………………………………...…..…6

7. Докладная  записка………………………………………………..……6

     7. 1 Типовой формуляр……………………………………….……..….6

8. Акт……………………………………………..…………………..……..7

9. Справка………………………………………..…………………..…….7

    9.1 Виды справок………………………………….……………….…….7

Список литературы…………………………………..…………….……..9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Виды делового письма

 

В повседневной жизни  приходится нередко писать заявления, автобиографию, резюме, служебные письма, служебные записки, докладные записки, акты и справки. Поэтому необходимы умения и навыки в составлении этих документов. Поэтому необходимо знать требования, предъявляемые к этим письмам, а именно: точность, краткость, ясность излагаемого содержания, юридическая обоснованность, единая внешняя форма, общепринятое, стандартное расположение частей текста или реквизитов.

Реквизиты – обязательные составные части делового письма или документа.

 

2. Заявление

 

Заявление – это  документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приёме на работу.

При написании заявления  часто возникают споры: как следует писать заявление “Ивановой А. И.” или “от Ивановой А. И.”

Обычно предпочитают первую более традиционную форму, без  предлога. Но допускается и вторая с предлогом. Это можно объяснить  грамматической связью: заявление от кого?, так же как, например, письмо кому от кого?

Иногда применение формы  без предлога вызывает некоторое  неудобство, если например, рядом оказываются  две фамилии в родительном  падеже:

Директору школы  Ивановой А. И.

                                Петровой Н. П.

С точки зрения требований к составлению деловых бумаг и грамматики то и другое совершенно верно. Причиной спора иногда бывает строчная буква в слове “заявление”. Если исходить из грамматических норм, то слово “заявление” надо писать со строчной буквы, так как начальная часть документа является одним предложением:

                                                    Директору школы №1

                                     А. И. Иванову

                                                                  преподавателя Петровой Н. П.

                заявление

 

2.1 Составные  части заявления

 

Итак, составные части  документа (заявления, заявки, доверенности и т. д.).

1. Кому (название учреждения или должностного лица с указанием фамилии, имени, отчества);

2. От кого (фамилия, имя, отчество в родительном падеже, а также должность);

3. Заголовок (заявление,  доверенность, заявка, объяснительная  записка, докладная или служебная  записка и т. д.);

4. Текст документа  (просьба, объяснения, сообщения);

5. Дата (слева) и подпись (справа)

6. Адрес (даётся или  сверху после фамилии перед  заголовком, или после указания  числа снизу)

Иногда в документе  подробно излагается просьба, её причина, указывается перечень прилагаемых  документов ( их названия, когда и  зачем выданы).

Прилагаться могут справки, документ об образовании, автобиография и. т. д.

 

 

 

3. Автобиография

 

После заголовка “Автобиография” в виде связного текста пишутся следующие данные: фамилия имя отчество (я. Иванов Иван Иванович); дата и место рождения; родители (их полное имя и отчество, чем занимаются); образование; начало трудовой деятельности (место работы, должность, последующие перемещения); указать (если имеются) поощрения, награждения; дата (слева) и подпись (справа).

 

4. Резюме

 

Резюме – это документ содержащий требования биографического характера, которые предъявляет лицо при трудоустройстве. Особенностью резюме является предоставление сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.

 

4. 1 Правила  составления резюме

 

1. Личные данные: фамилия, имя, отчество, дата рождения, адрес проживания (по месту проживания), телефон.

2. Цель: краткое описание того, на получение какой работы вы претендуете (этот раздел должен состоять не более чем из 2х – 3х строк)

3. Опыт работы: обычно о профессиональном опыте сообщается в обратном хронологическом порядке.

4. Образование: необходимо указать какими специальностями вы овладели (полное название учебного заведения, дата поступления и окончания, диплом, когда и кем выдан, пройдены курсы).

5. Дополнительная информация: уместно сообщить сведения о владении иностранными языками, машинописью, автомобилем, компьютером, семейное положение.

5. Служебные  письма

 

Служебные письма – обобщённое название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте или курьером. По содержанию и назначению письма могут быть: гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма – приглашения и т.д. Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной. Письма составляются в двух экземплярах: первое после регистрации в журнале исходящей документации отправляется адресату, а второе остаётся в организации.

 

6. Служебные  записки

 

Служебные записки –  это документы внутренней деловой  переписки между структурными подразделениями  или должностными лицами.

 

7. Докладная  записка

 

Докладная записка –  это документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса или предложения.

Типовой формуляр внутренней докладной записки следующий: наименование структурного подразделения автора документа; наименование вида документа; адрес; дата; заголовок к тексту; текст; отметки о наличии приложения (если имеются); подпись.

Докладные записки бывают внутренние и внешние. Подписывает  их составитель.

8. Акт

 

Акт – это документ составленный несколькими лицами и  подтверждающий установленные факты  или события. Составляется коллегиально с целью объективного фиксирования событий и фактов для установления сущности причины и следствия.

 

9. Справка

 

Справка – документ подтверждающий какие-либо факты или события.

Справка бывает двух видов:

1. Справки, описывающие  и подтверждающие какие-либо события;

2. Справки, удостоверяющие  юридические факты: подтверждающие место работы, учёбы, занимаемой должности, места проживания…

Они имеют наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, место составления, заголовок, текст, адресат, отметки о наличии  приложения, подпись и печать.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пример справки:

 

                                                             Российская Федерация

                                                           г. Курск

Негосударственное общеобразовательное

                                                              учреждение среднего 

                                                              профессионального образования

                                                          “Экономико-компьютерный техникум”

         №1220

                                                              15 декабря 2005 г.

 

Справка

 

  Дана Лысых  Ольге Николаевне в том, что  она является студенткой II курса “Экономико-компьютерного техникума”. Форма обучения – очная. Стипендию не получает. Лицензия регистрационный номер 1328 от 13 сентября 2001 г. выдана комитетом образования Курской области.

 

Директор экономико-компьютерного  техникума _________________

                                                                                               (подпись) 

М. П.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Власенков А. И.  Русский язык: Грамматика. Текст. Стили речи: учебник для 10 – 11 класса образовательных учреждений / А. И. Власенков, Л. М. Рыбченкова. – 9 е издание – М.: Просвещение, 2003. – 350 с. ISBN 5-09-011977-5

2. С. Е. Крючков. Русский  язык: учебник для 10 – 11 класса общеобразовательных учреждений / С. Е. Крючков. – 24 издание – М.: Просвещение, 2004. – 143 с.: ил. – ISBN 5-09-011074-4