Защита информации. Защита документов, созданных в офисных средах, защита элементов документов

Для этого можно использовать официальную надстройку для удаления скрытых данных. Она доступна на официальном сайте компании совершенно бесплатно.

Однако стоит сразу же рассказать и о том, как можно обойти защиту, установленную на документ. Нередко случается так, что вместо уволенного работника, установившего свой пароль на рабочие документы, принимается новый. Что ему делать с кучей важных, но недоступных из-за шифрования данных? Для столь щекотливых случаев можно порекомендовать использование программы Advanced Office Password Recovery и ее аналогов.

Раздел 3. Защита документов MS Excel.

В Microsoft Excel предусмотрено несколько уровней защиты, позволяющих управлять доступом к документам Microsoft Excel (Приложение 3):

1. Пометить как окончательный. Это помогает пользователю сообщить о том, что он предоставляет для совместного использования окончательную версию документа. Кроме того, это позволяет предотвратить внесение в документ случайных изменений рецензентами или читателями.
2. Зашифровать паролем. Это позволяет ограничить доступ к документу, предоставив его только «доверенным» пользователям.
3. Защитить текущий лист. Это позволяет включить защиту паролем, чтобы разрешить или запретить пользователям выделять, форматировать, вставлять, удалять, сортировать и редактировать области таблицы.
4. Защитить структуру книги. Это позволяет заблокировать структуру книги, чтобы пользователи не могли добавлять или удалять листы или отображать скрытые листы. Это также позволяет запретить пользователям изменять размер или положение окон листа. Защита структуры и окна книги распространяется на всю книгу.
5. Ограничить разрешения для пользователей. Для ограничения разрешений позволяет использовать идентификатор Windows Live ID или учетную запись Microsoft Windows.
6. Добавление цифровой подписи. Цифровые подписи используются для проверки подлинности цифровых данных, например документов, сообщений электронной почты и макросов, с помощью криптографии. Они создаются путем ввода или на основе изображения и позволяют обеспечить подлинность, целостность и неотрекаемость.

Все уровни защиты являются не взаимоисключающими, а скорее взаимодополняющими друг друга.

Защита книги паролем.

Установка пароля в представлении Backstage.

Чтобы установить пароль на открытие файла выполните следующие действия:

1. В открытом документе выберите вкладку Файл. Откроется представление Backstage.
2. В представлении Backstage выберите команду Сведения.
3. В разделе Разрешения нажмите кнопку Защитить книгу (Приложение 3).
4. Выберите команду Зашифровать паролем.
5. В окне Шифрование документа (Приложение 4) введите пароль. Нажмите кнопку ОК.
• При вводе пароля следует строго следить за регистром и раскладкой клавиатуры. Нажатие на одни и те же клавиши клавиатуры в русской и английской раскладке вводит различные символы. Убедитесь в том, что при первом вводе пароля не нажата клавиша [CAPS LOCK].
6. В окне Подтверждение пароля (Приложение 4) введите пароль еще раз и нажмите кнопку ОК.
• Пароль начнет действовать после сохранения и закрытия файла.
• В случае утраты пароля приложению Excel не удастся восстановить данные. При открытии защищенного файла или снятии защиты выводится окно для ввода пароля, в котором необходимо ввести пароль. В случае неправильного ввода пароля выводится соответствующее сообщение. Следует нажать кнопку ОК и попытаться ввести правильный пароль.

Снятие пароля, установленного через защиту документа.

Снять пароль можно только после открытия файла.

1. Перейдите на вкладку Файл.
2. В представлении Backstage выберите команду Сведения.
3. В разделе Разрешения нажмите кнопку Защитить книгу (Приложение 3).
4. Выберите команду Зашифровать паролем.
5. В окне Шифрование документа очистите поле пароля.
6. Нажмите кнопку ОК.
• Отказ от пароля начнет действовать после сохранения и закрытия файла.

Установка пароля при сохранении файла.

Пароль на открытие можно установить в процессе сохранения документа в виде файла.

1. Перейдите на вкладку Файл.
2. Выберите команду Сохранить как.
3. В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сервис и выберите команду Общие параметры (Приложение 5).
4. В окне Общие параметры (Приложение 6) в поле пароль для открытия введите пароль для открытия документа.
5. Если вы хотите запретить свободное редактирование документа, в поле пароль для изменения введите пароль для редактирования документа.
6. Если вы хотите ограничить доступ к файлу только для чтения – установите флажок Рекомендовать доступ только для чтения. При открытии такого документа будет выходить запрос на способ открытия (Приложение 7). Нажмите кнопку Да, чтобы открыть файл в режиме только для чтения. Нажмите кнопку Нет, чтобы открыть файл в полнофункциональном режиме.
7. Нажмите кнопку ОК.
8. В окне Подтверждение пароля введите еще раз пароль для открытия документа. Нажмите кнопку ОК.
9. Во втором окне Подтверждение пароля введите еще раз пароль для редактирования документа. Нажмите кнопку ОК.

Снятие пароля, установленного при сохранении.

Снять пароль можно только после открытия файла.

1. Перейдите на вкладку Файл.
2. Выберите команду Сохранить как.
3. В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сервис и выберите команду Общие параметры.
4. В окне Общие параметры очистите поля пароль для открытия и пароль для изменения.
5. Нажмите кнопку ОК.

Защита книги от изменений.

Защита элементов листа.

1. Выберите лист, который нужно защитить.
2. Чтобы разблокировать все ячейки или диапазоны, которые должны быть доступны другим пользователям для изменения, выполните указанные ниже действия:
1. Выберите ячейки или диапазоны, которые нужно разблокировать.
2. На вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат, а затем выберите команду Формат ячеек.
3. На вкладке Защита снимите флажок Защищаемая ячейка, а затем нажмите кнопку ОК(Приложение 8).
3. Чтобы скрыть все формулы, которые не должны отображаться, выполните указанные ниже действия:
1. Выделите ячейки, содержащие формулы, которые необходимо скрыть.
2. На вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат, а затем выберите команду Формат ячеек.
• Можно также нажать клавиши [Ctrl]+[Shift]+[F] или [Ctrl]+[1].
3. На вкладке Защита установите флажок Скрыть формулы, а затем нажмите кнопку OK (Приложение 8).
4. Чтобы разблокировать все графические объекты (например, рисунки, коллекции картинок, фигуры или графические объекты Smart Art), которые должны быть доступны пользователям для изменения, выполните указанные ниже действия:
1. Удерживая нажатой клавишу [Ctrl], выделите по очереди все графические объекты, которые требуется разблокировать.
2. На ленте появится вкладка Работа с рисунками или Средства рисования, содержащая вкладку Формат.
3. На вкладке Формат в группе Размер нажмите кнопку вызова диалогового окна рядом с кнопкой Размер.
4. На вкладке Свойства снимите флажок Защищаемый объект, а также флажок Скрыть текст (если он есть) (Приложение 9).
5. Выполните одно из следующих действий:
1. На вкладке Файл в представлении Backstage выберите команду Сведения, нажмите кнопку Защитить книгу и выберите команду Защитить текущий лист.
2. На вкладке Рецензирование в группе Изменения нажмите кнопку Защитить лист.
6. В окне диалога Защита листа (Приложение 10) в списке Разрешить всем пользователям этого листа отметьте флажками элементы, изменение которых должно быть доступно пользователям.
7. В поле Пароль для отключения защиты листа введите пароль для защиты листа, нажмите кнопку ОК, а затем еще раз введите пароль для его подтверждения.
• Пароль задавать необязательно. Однако если не задать пароль, любой пользователь сможет снять защиту с листа и изменить защищенные элементы.
• Убедитесь, что выбран пароль, который легко запомнить, поскольку если пароль будет утерян, получить доступ к защищенным элементам листа будет невозможно.

Снятие защиты с листа.

1. На вкладке Рецензирование в группе Изменения выберите команду Снять защиту листа.
2. При необходимости введите пароль, чтобы снять защиту с листа.

Защита элементов книги.

1. Для защиты книги выполните одно из следующих действий:
1. На вкладке Файл в представлении Backstage выберите команду Сведения, нажмите кнопку Защитить книгу и выберите команду Защитить структуру книги.
2. На вкладке Рецензирование в группе Изменения нажмите кнопку Защитить книгу.
2. В окне диалога Защита структуры и окон выполните следующие действия (Приложение 11):
1. Чтобы защитить структуру книги, установите флажок Структура.
2. Чтобы при каждом открытии книги ее окна сохраняли размер и положение, установите флажок Окна.
3. Чтобы другой пользователь не смог снять защиту с книги, введите пароль в поле Пароль (не обязателен), нажмите кнопку ОК, а затем еще раз введите пароль для его подтверждения.
1. Пароль задавать необязательно. Однако если не задать пароль, любой пользователь сможет снять защиту с книги и изменить защищенные элементы.
2. Убедитесь, что выбран пароль, который легко запомнить, поскольку если пароль будет утерян, получить доступ к защищенным элементам книги будет невозможно.

Защита элементов общей книги.

Если книга уже является общей и ее нужно защитить паролем, необходимо закрыть совместный доступ к книге.

1. Попросите других пользователей сохранить и закрыть общую книгу, чтобы предотвратить потерю несохраненных данных.
2. Сохраните копию данных журнала изменений, которые будут утеряны при закрытии общего доступа к книге.
3. В общей книге на вкладке Рецензирование в группе Изменения нажмите кнопку Доступ к книге.
4. Убедитесь, что на вкладке Правка вы — единственный пользователь в списке Файл открыт следующими пользователями.
5. Снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно(это также позволит объединять книги).
6. Если появится сообщение о влиянии на других пользователей, нажмите кнопку Да.
7. При необходимости предоставьте определенным пользователям доступ к диапазонам, защитите листы и элементы книги и задайте пароли для просмотра и изменения данных.
8. На вкладке Рецензирование в группе Изменения нажмите кнопку Защитить книгу и дать общий доступ.
9. В окне диалога Защита общей книги установите флажок Общий доступ с исправлениями (Приложение 12).
10. Чтобы обязать других пользователей вводить пароль для отключения журнала изменений или удаления книги из общего пользования, введите пароль в поле Пароль (не обязателен), нажмите кнопку ОК, а затем введите пароль еще раз для его подтверждения.
11. Если будет предложено, сохраните книгу.

Снятие защиты с книги.

1. На вкладке Рецензирование в группе Изменения нажмите кнопку Снять защиту книги.
2. Если будет предложено, введите пароль, а затем нажмите кнопку ОК.

Заключение

Нужно четко представлять себе, что никакие аппаратные, программные и любые другие решения не смогут гарантировать абсолютную надежность и безопасность данных в информационных системах. В то же время можно существенно уменьшить  риск потерь при комплексном подходе к вопросам безопасности. Средства защиты информации нельзя проектировать, покупать или устанавливать до тех пор, пока специалистами не произведен соответствующий анализ. Анализ  должен дать объективную оценку многих факторов (подверженность появлению нарушения работы, вероятность появления нарушения работы, ущерб от коммерческих потерь и др.) и предоставить информацию для определения подходящих средств защиты – административных, аппаратных, программных и прочих. Однако обеспечение безопасности информации - дорогое дело. Большая концентрация защитных средств в информационной системе может привести не только к тому, что система окажется очень дорогостоящей  и потому нерентабельной и неконкурентноспособной, но и к тому, что у нее  произойдет существенное снижение коэффициента готовности.

 Поэтому  главное при определении мер  и принципов защиты информации - это квалифицированно определить границы разумной безопасности и затрат на средства защиты с одной стороны  и  поддержания системы в работоспособном состоянии и приемлемого риска с другой.

Глоссарий