Справочная система Windows 200х

При первоначальном открытии Word документ по умолчанию создается на основе шаблона Обычный, который содержит информацию о стилях абзацев и символов, о параметрах страниц, панелях инструментов, которые будут выведены на экран. 

Далее рассматриваются возможности текстового процессора Word для создания документов и/или шаблонов. 

Ввод текста 

После того как выбран шаблон документа и установлены параметры страницы, можно вводить текст документа. 

Тексты, набранные на компьютере, отличаются от набранных на машинке. Кроме знаков, доеденных с клавиатуры, если установлен соответствующий реж и м, на экране могут появляться так называемые непечатаемые символы: 

¶ — символ конца абзаца; 

→ — символ табуляции; 
 

 — символ конца строки  без окончания абзаца и др. 

По умолчанию Word выводит на экран все непечатаемые символы. Эти символы помогают видеть расположение текстовых объектов на странице документа и выводятся на экран, но не на печать. Удалить их можно с помощью клавиш Delete или Backspace. 

Для того чтобы скрыть или вновь отобразить эти символы, надо нажать кнопку  на панели инструментов Стандартная. 

Ввод нового текста осуществляется в активном окне в позиции, на которой установлен курсор. 

При перемещении мыши указатель меняет форму в зависимости от положения на экране. В области текста он имеет вид вертикальной черты с насечками I. 

Курсор в тексте имеет вид мигающей вертикальной черты |. 

При вводе текста обратите внимание на место указателя мыши и курсора. Их легко спутать. 
 

 
 

Ввод текста поверх существующего осуществляется в режиме Замены . 

Для установки режима Замены/Вставки дважды щелкните на кнопку Зам (замена) в строке состояния. 

Пропущенную букву можно вставить при вводе в режиме Вставки,при этом строка автоматически раздвигается вправо. 

Удалить текст можно с помощью клавиш Delete или Backspace. 

При вводе текста с помощью встроенного алгоритма переноса обеспечивается автоматический переход на следующую строку. 

Нажатие клавиши Enter фиксирует конец текущего абзаца и переход к следующему. 

Разбиение на строки для создания новой строки в рамках одного абзаца осуществляется одновременным нажатием клавиш Shift + Enter. 

Разбиение на страницы при вводе текста осуществляется автоматически, при этом создаются так называемые «мягкие» разделители страниц. 

Иногда необходимо начать текст с новой страницы, когда предыдущая еще не заполнена; нажатие клавиш Ctrt+Enter создает «жесткое» разделение текста в определенном месте документа. 

Жесткий разделитель страниц представляется на экране (просмотр в меню Вид, Обычный) в виде линии из точек со словами Разрыв страницы. 

Для удаления жесткого разделителя страниц следует поместить курсор в конец абзаца, предшествующего разделению, и нажать клавишу Delete. 

Прежде чем редактировать объект, надо его выделить

Редактирование текста начинается с его выделения. Над выделенным текстом могут быть произведены следующие операции: 

• форматирование; 
  
• копирование; 
  
• удаление; 
  
• печать. 
  

Для выделения объектов используются мышь, клавиши и так называемая колонка маркировки. 

Колонка маркировки — это необозначенная часть экрана в левой части окна документа, которая используется для выделения текста. Когда указатель мыши находится в этой области, то он меняется на стрелку выделения. Колонка маркировки представляет собой простейший способ выделения строки, абзаца или целого документа. 

Область выделенного текста может быть расширена. Для этого, удерживая клавишу Shift, щелкните на последнем объекте выделяемого текста. 

Область выделения может быть расширена на один символ, если, удерживая клавишу Shift, нажать на нужную клавишу перемещения курсора. 

При выделенном текстовом блоке нажатие клавиши Enter удаляет текст. 

В Word различают форматирование отдельных символов и форматирование целых абзацев. Если форматирование символов сводится к выбору шрифта, размера символов и начертания, то форматирование абзацев заключается в установке отступов между соседними абзацами, а также от краёв листа бумаги, создания красной строки и выбора выравнивания текста: по центру, по левому краю, по правому краю, по левому и правому краю вместе (по ширине) и т.д. Для этого в панели инструментов существуют соответствующие кнопки. 

В Word реализованы два принципиально отличных способа форматирования текста — прямое (или непосредственное) форматирование и форматирование с использованием стилей. При прямом форматировании выделенному фрагменту поочередно назначаются необходимые параметры оформления. Преимущество стилевого форматирования заключается в том, сто выбранному объекту (обычно это абзац) назначается целый набор параметров форматирования (стиль форматирования), который формируется заранее и имеет уникальное имя. Стиль форматирования может содержать параметры шрифта, абзаца, табуляции, обрамления и заливки, кадра, нумерации и указание на используемый язык для расстановки переносов и проверки орфографии. Стили форматирования могут быть назначены выделенным абзацам или абзацу, внутри которого находится курсор. 

Для придания тексту читабельного вида обычно используют не больше трех шрифтов и для текстовых выделений, подписей, заголовков изменяют начертание или кегль шрифта. Оформление документа должно соответствовать его содержанию. Текст воспринимается лучше, если на странице остается немного свободного места, поля по краям страницы, свободное пространство между колонками текста и перед заголовками. На удобочитаемость текста в большой степени влияет также правильный выбор гарнитуры, начертания и размера шрифта, расстояния между строками текста, отбивок, абзацных отступов и т.д. 

 

 

3. Алгоритм ввода  формул в ячейки программы 

Excel 200х 

Программным продуктом, незаменимым в офисной работе, является электронная таблица Microsoft Excel. При помощи этого продукта можно анализировать большие массивы данных. В Excel можно использовать более 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры. 

Вычисления в таблицах программы Ехсеl осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Ехсеl, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается только текущий результат вычисления этой формулы. Чтобы увидеть саму формулу, а не результат ее работы, надо выделить ячейку (сделать ее текущей) и посмотреть на запись, которая отображается в строке формул. 

Основное правило использования формул в программе Ехсеl состоит в том, что, если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу, даже если операцию легко выполнить «в уме». Это гарантирует, что последующее редактирование таблицы не нарушит ее целостности и правильности производимых в ней вычислений. 

Вместо чисел в формуле могут быть использованы имена ячеек — принято говорить, ссылки на ячейки. Ссылки выполняют роль адресов ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Это означает, что результат расчета зависит от того, какие числа находятся в ячейках, участвующих в вычислении. Таким образом, ячейка, содержащая формулу, является зависимой. Значение в зависимой ячейке подлежит пересчету всякий раз, когда изменяются значения в ячейках, на которые указывают ссылки, входящие в формулу. 

Ссылку на ячейку можно задать разными способами: во-первых, адрес ячейки можно ввести вручную; другой способ состоит в щелчке на нужной ячейке или выборе диапазона, адрес которого требуется ввести. Ячейка или диапазон при этом выделяются пунктирной рамкой. 

Все диалоговые окна программы Ехсеl, которые требуют указания номеров или диапазонов ячеек, содержат кнопки, присоединенные к соответствующим полям. При щелчке на такой кнопке диалоговое окно сворачивается до минимально возможного размера, что облегчает выбор нужной ячейки (диапазона) с помощью щелчка или протягивания). 

Для редактирования формулы следует дважды щелкнуть на соответствующей ячейке. При этом ячейки (диапазоны), от которых зависит значение формулы, выделяются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейке и, в строке формул тем же цветом. Это облегчает редактирование и проверку правильности формул. 

Относительная адресация. От метода адресации ссылок зависит, что будет с ними происходить при копировании формулы из одной ячейки в другую. По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это означает, что адреса в ссылках при копировании формулы из одной ячейки в другую математически изменяются. Они приводятся в соответствие с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии. 

При абсолютной адресации адреса ссылок при копировании формулы не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как постоянная (нетабличная). Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. Элементы номера ячейки, использующие абсолютную адресацию, предваряется символом $. 

Стандартные функции используются в программе Ехсеl только в формулах. Вызов функции состоит в указании в формуле имени функции, после которого в скобках указывается список параметров. .Отдельные параметры разделяются в списке точкой с запятой. В качестве параметра может использоваться число, адрес ячейки или произвольное выражение, для вычисления которого также могут использоваться функции. 

Палитра формул. Если начать ввод формулы щелчком на кнопке Изменить формулу (в строке формул), то под строкой формул появляется палитра формул, обладающая свойствами диалогового окна. Она содержит значение, которое получится, если немедленно завершить ввод формулы. В левой части строки формул, где раньше располагался номер текущей ячейки, теперь появляется раскрывающийся список функций. Он содержит десять функций, которые использовались последними, а также пункт Другие функции. 

Использование мастера функций. При выборе пункта Другие функции запускается Мастер функций, облегчающий выбор нужной функции. В списке Категория выбирается категория, к которой относится функция (если определить категорию затруднительно, используют пункт Полный алфавитный перечень), а в списке Функция — конкретная функция данной категории. После щелчка на кнопке ОК имя функции заносится в строку формул вместе со скобками, ограничивающими список параметров. Текстовый курсор устанавливается между этими скобками. 

Ввод параметров функции. В ходе ввода параметров функции палитра формул изменяет вид. На ней отображаются поля, предназначенные для ввода параметров. Если название параметра указано полужирным шрифтом, то этот параметр является обязательным и соответствующее поле должно быть заполнено. Параметры, названия которых приводятся обычным шрифтом, можно опускать. В нижней части палитры приводится краткое описание функции, а также назначение изменяемого параметра. Параметры можно вводить непосредственно в строку формул или в поля палитры формул, а если они являются ссылками — выбирать на рабочем листе. Если параметр задан, в палитре формул указывается его значение, а для опущенных параметров — значения, принятые по умолчанию. Здесь можно также увидеть значение функции, вычисленное при заданных значениях параметров. Правила вычисления формул, содержащих функции, не отличаются от правил вычисления более простых формул. Ссылки на ячейки, используемые в качестве параметров функции, также могут быть относительными или абсолютными, что учитывается при копировании формул методом автозаполнения. 

Большая часть функций, доступных с помощью мастера, предназначена для научных вычислении. Отдельную категорию составляют также Финансовые функции, предназначенные для выполнения расчетов, связанных с денежными суммами. Функции этой категории позволяют, например, определить размеры амортизационных отчислений, срок выплаты кредита и подобные величины. 

Неэкономических и бухгалтерских расчетах применяют, главным образом, итоговые функции. Общим свойством этих функций является то, что их список параметров может содержать заранее неизвестное количество параметров (или диапазон неопределенного размера), а в результате вычисления получается одно число, каким-то образом характеризующее весь набор параметров. К сожалению, конкретные функции такого рода разбросаны по различным категориям, хотя большая их часть находятся в категориях Математические и Статистические. 

Итак, итоговые вычисления предполагают получение числовых характеристик, описывающих определенный набор данных в целом. Например, возможно вычисление: 

• суммы значений элементов, входящих в набор; 
  
• среднего значения и других статистических характеристик; 
  
• количества или доли элементов набора, удовлетворяющих определенных условиям. 
  

Итоговые вычисления в программе Ехсеl выполняются при помощи встроенных функций. Особенность итоговых функций состоит в том, что при их задании программа пытается «угадать», в каких ячейках заключен обрабатываемый набор данных, и задать параметры функции автоматически.