Создание таблицы базы данных

Л а б  о р а т о р н а я  р а б о т а  1 

Создание  таблицы базы данных 

   Создание  таблицы базы данных (БД) состоит из двух этапов. На первом этапе определяется ее структура: состав полей, их имена, последовательность размещения полей в таблице, тип данных каждого поля,  размер поля, ключи, индексы и другие свойства полей. На втором этапе производится создание записей таблицы и заполнение их данными. В СУБД Access создание структуры таблицы может осуществляться одним из двух способов: в режиме Таблицы и в режиме Конструктора.

   I. Создание таблицы в режиме Таблицы.

   Загрузить программу Microsoft Access. Зайти в меню Файл - Создать.

   В окне Создание базы данных выбрать  Новая база данных. В окне Файл новой  базы данных указать имя файла  базы данных. В окне База данных перейти на вкладку Таблица и нажать Создать. В окне Новая таблица выбрать пункт Режим таблицы. Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия.

   Структура таблицы:

1. табельный номер – числовое;
2. ФИО – текстовое;
3. должность – текстовое;
4. оклад – числовое;
5. дата рождения – дата/время.

   Поля  необходимо переименовать с помощью меню Формат - Переименовать столбец (рис. 1). Тип поля проставляется автоматически для всех полей (Текстовый). В режиме Конструктора необходимо поменять типы полей на нужные (рис. 2).

   

   Рис. 1. Создание структуры таблицы в  режиме Таблицы 

   

   Рис. 2 . Изменение типов полей в  режиме Конструктора 

   II. Создание двух взаимосвязанных таблиц в режиме Конструктора.

   База  данных состоит из двух таблиц.

   Таблица 1 «Договора» – ее поля и типы полей:

1. № договора – числовое, ключевое;
2. наименование заказчика – текстовое;
3. код заказчика  – числовое.

 

   Таблица 2 «Поставки» – ее поля и типы полей:

1. код – счетчик, ключевое;
2. № договора – числовое;
3. код изделия – числовое;
4. наименование изделия – текстовое;
5. единица измерения – текстовое;
6. дата поставки – дата/время;
7. цена – числовое;
8. количество – числовое;
9. сумма – числовое.

 

   Оформить первую таблицу «Договора».

   Поставить курсор в любую ячейку Поля 1. Выполнить команду Формат - Переименовать столбец. Вписать наименование первого поля. Аналогично переименовать следующие поля.

   Сохранить таблицу под именем «Договора». На вопрос о создании Ключевого поля ответить отрицательно.

   Перейти в режим Конструктора и посмотреть, какой тип задан у полей. При необходимости исправить тип поля соответственно типам полей в пункте 1. На поле  № договора щелкнуть по кнопке Ключевое поле. Сохранить. Таблицу не заполнять данными (рис. 3)! 

Рис. 3. Создание структуры таблицы «Договора» 

   Аналогично  создать вторую таблицу «Поставки» (рис. 4).

   В режиме Конструктора исправить типы полей. Поле Код –тип Счетчик, ключевое поле.

   

   Рис. 4. Создание структуры таблицы «Поставки» 

   Внимание! Поле № договора – числовое. Внизу окна Общие свойства поля не изменять.

   Перейти на вкладку - Подстановка (рис. 5). Выбрать:

   Тип элемента управления - Поле со списком.

   Источник  строк - «Договора».

   Сохранить. Дать таблице имя «Поставки». Таблицу не заполнять данными!

   В результате получились структуры двух таблиц, не заполненные данными. 

    

Рис. 5. Работа со структурой таблицы «Поставки» 

   III. Создание схемы базы данных.

   Щелкнуть  на кнопке Схема данных на Панели инструментов. В появившемся окне Добавление таблицы выделить таблицу «Договора» – Добавить, выделить таблицу «Поставки» - Добавить. Закрыть окно.

   В окне Схема данных поставить мышь на имя поля № договора в таблице «Договора», нажав левую кнопку, и, не отпуская кнопки мыши, перетащить ее в поле № договора  в таблице «Поставки». Отпустить кнопку мыши. Появится диалоговое окно Связи (рис. 6). В нем выбрать:

1. Обеспечение целостности данных.
2. Каскадное обновление связанных полей.
3. Каскадное удаление связанных полей.
4. Тип отношений: «один – ко – многим».

 

   Рис. 6.  Создание схемы данных 

   Сохранить. Закрыть схему данных (рис. 7). 

   Рис. 7.  Схема данных 

   IV. Заполнение таблиц данными.

   Заполнить таблицы в режиме Таблицы (рис. 8, 9). В таблице «Поставки» данные по полю Сумма не заполнять!

 

Рис. 8.  Заполнение таблицы «Договора» 

   Рис. 9.  Заполнение таблицы «Поставки» 

   В полях  № договора коды номеров договора должны быть одинаковыми. Таблицы «Договора» и «Поставки» необходимо заполнить 13-15 записями. 

Л а б  о р а т о р н а я   р а б о т а  2 

Создание  форм для ввода  данных 

   1-й способ. Выбрать объект Формы – Создать. В появившемся окне Мастер форм выбрать Мастер форм. Окно Создание форм – шаг 1-й: выбрать поля для создания формы. Из Доступных полей перенести необходимые поля в Выбранные поля (рис. 10).  

   Рис. 10. Создание формы с помощью Мастера форм

   для таблицы «Поставки» 

   Шаг 2-й: Тип представления данных: по какой таблице выделить Одиночную форму. Шаг 3-й: выбрать Внешний вид формы: в один столбец. Шаг 4-й: выбрать стиль (на выбор). Шаг 5-й: дать имя форме. Получилась следующая форма (рис. 11). 

   Добавить  с помощью формы три записи в таблицы. 
 

   Рис. 11. Форма для таблицы «Поставки»

    (с помощью Мастера форм)  
 

   2-й способ. Выбрать объект Формы – Создать. Выбрать Автоформу в столбец, источник данных – таблица. Дать имя форме, сохранить. Создать формы для двух таблиц: «Договора» и «Поставки» (рис. 12). 

   Добавить с помощью формы три записи в таблицы. 
 
 
 
 
 
 
 
 

   

   Рис. 12. Создание Автоформы для таблицы «Договора» 

Создание  формы для двух

взаимосвязанных таблиц 

   Для двух взаимосвязанных таблиц можно  создать общую форму для ввода  данных. Для этого выбрать объект Формы – Создать – Мастер форм. В появившемся окне выбрать первую таблицу, перенести все поля (рис. 13). Далее выбрать следующую таблицу и перенести поля, кроме ключевого поля и поля, которое связывает две таблицы (в данном случае это поля: код, № договора) (рис. 14). Далее нажать Готово. В результате выполненных действий получится форма для ввода и корректировки данных для двух таблиц (рис. 15). 

Рис. 13. Создание формы для двух взаимосвязанных таблиц 

Рис. 14. Создание формы для двух взаимосвязанных таблиц 
 
 

Рис. 15. Форма для ввода и корректировки данных 
 
 
 
 

Л а б о р а т о р н а я  р а б о т а 3 

Запрос на выборку данных 

   Запрос  на выборку позволяет достаточно просто выбрать данные из одной или  нескольких взаимосвязанных таблиц. Результаты выполнения запроса отображаются в виде таблицы, существующей до закрытия запроса. Записи этой таблицы формируются на основе записей в исходных таблицах в соответствии с задаваемыми запросом условиями отбора. Поля, составляющие записи результата, указываются пользователем в бланке запроса.

   I. Запрос на выборку с числовыми данными.

   Выбрать объект Запросы – Создать –  Конструктор. Выбрать таблицы, они  должны быть связаны (можно строить  запрос и по одной таблице). Выбрать  несколько полей (рис. 16).  

   Рис.16. Окно создания запроса на выборку 

    В строке Условие отбора задать условие. Сохранить запрос, дать ему имя. Запрос запускается на выполнение кнопкой с восклицательным знаком .

    Например: требуется вывести данные с количеством  от 200 до 400 штук и ценой равной 8 рублям (рис. 17). В результате отбора получились следующие данные (рис. 18). 

   Рис. 17. Условия отбора для запроса на выборку 
 
 
 
 

     Рис. 18. Результат выполнения запроса на выборку 
 

   II. Запрос на выборку с текстовыми данными.

   Аналогично  создать следующий запрос. Написать условие отбора по текстовому полю. Например, необходимо вывести данные по изделиям, названия которых начинаются на букву «л» и «к» (рис. 19). В результате отбора получились следующие данные (рис. 20). 
 

     Рис. 19. Условия отбора по текстовому полю 

Рис. 20. Результат отбора 

   III. Запрос на выборку с данными типа «дата».

   Создать следующий запрос. Требуется вывести  данные за определенную дату, например 20 января 2007 года (рис. 21). В результате получилась следующая таблица (рис. 22).

Рис. 21. Задание условия на выборку данных типа «дата» 

Рис. 22. Результат выполнения запроса 
 
 

   Задание: необходимо выполнить выборку данных по следующим условиям:

1. определенное изделие;

2. изделия, в названии которых вторая буква «о»;

3. изделие, название которого заканчивается на определенную букву (например, на букву «я»);
4. изделия, названия которых начинаются на три разные буквы;

5. цена больше заданного значения;
6. количество меньше заданного значения;

7. цена находится в определенном диапазоне (например, от 10 до 15);

8. определенное изделие по определенной цене;

9. цена определенная, а количество изделий находится в заданном диапазоне;

10. за определенное число;
11. за определенный месяц;
12. за  1 квартал;
13. за несколько лет;
14. определенное изделие с датой поставки за 3 месяц.

 

Запрос на создание новой таблицы 

   Запрос  на создание таблицы использует запрос на выборку, но в отличие от него результат запроса сохраняется  в новой таблице.

   I. Запрос на создание новой таблицы.