Создание сводных таблиц

Создание отчета сводной диаграммы

Создание отчета сводной  диаграммы на основе отчета сводной таблицы

Выполните одно из следующих действий.

Создайте стандартную диаграмму за один шаг

Щелкните отчет сводной  таблицы, а затем вызовите Мастер диаграмм .

Используйте мастер диаграмм для создания настраиваемой диаграммы

Выберите ячейку вне отчета сводной таблицы, не прилегающую к этому отчету.

Нажмите кнопку Мастер диаграмм .

Выберите тип диаграммы  на шаге 1 мастера. Не могут быть использованы точечная, пузырьковая и биржевая диаграммы.

На шаге 2 мастера выберите отчет сводной таблицы, чтобы  ссылка в поле Диапазон данных включала весь диапазон отчета сводной таблицы.

Следуйте дальнейшим инструкциям мастера диаграмм.

Создание отчета сводной  диаграммы на основе других данных

При создании отчета сводной  диаграммы Microsoft Excel в той же книге создает связанный отчет сводной таблицы, чтобы предоставить для диаграммы исходные данные.

Если отчет основан  на веб-запросе, запросе с параметрами, шаблоне отчета, ODC-файле или файле  запроса, отправьте данные в книгу, а затем стройте отчет на основе диапазона рабочего листа, содержащего  извлеченные данные. Или, если результаты запроса появились в отчете сводной  таблице вместо диапазона рабочего листа, щелкните Мастер диаграмм , а затем выполните следующие шаги, чтобы создать отчет.

Если отчет создается  на основе списка Microsoft Excel или базы данных, выберите мышью ячейку списка или базы данных.

Выберите команду Сводная таблица в меню Данные.

На шаге 1 мастера сводных таблиц и диаграмм, выберите используемый тип исходных данных, а затем в поле Вид создаваемого отчета выберите пункт Сводная диаграмма (со сводной таблицей).

Следуйте инструкциям  на шаге 2 мастера.

На шаге 3 мастера укажите  место размещения связанного отчета сводной таблицы. Затем выберите способ создания отчета сводной диаграммы: вручную на экране или с помощью мастера.

Обычно можно создавать  отчет вручную на экране. Используйте  мастер для создания отчетов, если ожидается  медленное извлечение внешних исходных данных или требуется установить поля страниц, чтобы извлекать данные постранично. Попробуйте создать отчет  на экране, при необходимости можно  вернуться в мастер.

Выполните одно из следующих действий.

Создайте отчет на экране

Из окна Список полей сводной  таблицы перетащите поля, нужные для  отображения на оси категорий, в  область сводной диаграммы с  надписью «Перетащите сюда другие поля категорий».

 

Если список полей не отображается, щелкните внутри структуры областей и при необходимости нажмите  кнопку Показать список полей  на панели инструментов Сводные таблицы.

Чтобы просмотреть доступные  в полях уровни сведений, рядом  с полем щелкните знак плюс .

Поля, которые должны отображаться как ряды (элементы, отображаемые в  легенде), перетащите в область с  надписью «Перетащите сюда другие поля рядов».

Поля, которые требуется  использовать как поля страниц, перетащите в область с надписью «Перетащите сюда поля страниц».

Поля, содержащие данные, которые  требуется сравнить или измерить, перетащите в область с надписью «Перетащите сюда элементы данных».

В эту область могут  быть перемещены только поля, имеющие значок  или .

Для изменения расположения полей перетащите их из одной области  в другую. Для того чтобы удалить  поле, перетащите его за пределы отчета сводной диаграммы.

Примечание.   Если при  создании отчета данные появляются слишком  медленно, нажмите кнопку связанный  отчет сводной таблицы для  отчета сводной диаграммы, а затем  нажмите кнопку Всегда отображать элементы  на панели инструментов Сводные таблицы, чтобы отключить изображение первоначальных данных. Если передача не ускорилась или появляются сообщения об ошибках, щелкните связанный отчет сводной таблицы для отчета сводной диаграммы, в меню Данные выберите команду  Сводная таблица, а затем создайте отчет с помощью мастера.

 

Создание отчета с помощью мастера

Чтобы снова запустить мастер, в меню Данные выберите команду  Сводная таблица.

На шаге 3 мастера нажмите кнопку Макет.

Из группы кнопок полей  справа перетащите поля, которые нужно  отобразить на оси категорий, в область  диаграммы СТРОКА.

Перетащите поля, которые  нужно представить как ряды (элементы отображаемые в легенде), в область диаграммы СТОЛБЕЦ.

Поля, содержащие данные, которые  требуется сравнить или измерить, перетащите в область ДАННЫЕ.

Поля, которые требуется  использовать как поля страниц, перетащите в область СТРАНИЦА.

Если требуется постраничное получение внешних данных для  работы с большим количеством  исходных данных, дважды щелкните кнопкой  мыши на поле страницы, нажмите кнопку  Дополнительные, выберите параметр  Обновлять внешние данные при выборе каждого элемента, а затем дважды нажмите OK.

Для изменения расположения полей перетащите их из одной области  в другую. Некоторые поля могут  использоваться только в определенных областях. Поле не появится в области, в которой оно не может быть использовано.

Чтобы удалить поле, перетащите его за пределы диаграммы.

Создав отчет, нажмите  кнопку OK, а затем кнопку Готово.

При желании можно обобщить диаграмму, изменив ее тип и параметры.

Инструкции

Щелкните на листе диаграммы.

Запустите Мастер диаграмм  и выберите тип диаграммы.

Нажмите кнопку Далее и выберите нужные параметры для заголовков, осей, линий сетки, легенды, подписей данных и таблицы данных.

Совет

Если отображение связанного отчета сводной таблицы для отчета сводной диаграммы не требуется, его можно скрыть. Щелкните на рабочем  листе, содержащем отчет сводной  таблицы, в меню Формат выберите команду  Лист, а затем нажмите кнопку Скрыть

 

 

Создание отчета сводной таблицы

Откройте книгу, в которой  требуется создать отчет сводной таблицы.

Если отчет создается  на основе веб-запроса, запроса с  параметрами, шаблона отчета, odc-файла или файла запроса, извлеките данные в книгу, а затем выделите ячейку в списке Microsoft Excel, содержащем извлекаемые данные.

Если данные извлекаются  из базы данных OLAP или средства подключения  к данным Microsoft Office возвращают данные в виде пустого отчета сводной таблицы, выполните шаг 6, описанный ниже.

Если отчет создается  на основе данных, находящихся в  списке или базе данных Microsoft Excel, выделите ячейку списка или базы данных.

Выберите команду Сводная таблица в меню Данные

На шаге 1 выполнения мастера  сводных таблиц и диаграмм установите переключатель Вид создаваемого отчета в положение Сводная таблица.

Следуйте инструкциям  на шаге 2 мастера.

Следуйте инструкциям  на шаге 3 мастера, затем выберите способ создания отчета: вручную или с помощью мастера.

Обычно можно создавать  отчет вручную, что и рекомендуется  делать. Используйте мастер для создания отчетов, только если ожидается медленное  извлечение внешних исходных данных или требуется установить поля страниц, чтобы извлекать данные постранично. Попробуйте создать отчет вручную, при необходимости можно вернуться в мастер.

Выполните одно из следующих  действий.

 

Создание отчета вручную

Из окна Список полей сводной  таблицы перетащите поля с данными, которые требуется отобразить в  строках, в область перетаскивания с надписью «Перетащите сюда поля строк».

Если список полей не отображается, щелкните рамку областей перетаскивания сводной таблицы и убедитесь, что кнопка Показать список полей  нажата.

Чтобы просмотреть доступные  в полях уровни сведений, щелкните  рядом с полем.

Поля с данными, которые  должны отображаться в столбцах, перетащите в область перетаскивания с надписью «Перетащите сюда поля столбцов».

Поля, содержащие данные, которые  требуется обобщить, перетащите в  область с надписью «Перетащите сюда элементы данных».

В эту область могут  быть перемещены только поля, имеющие значок  или .

При добавлении нескольких полей данных их можно разместить в определенном пользователем порядке: щелкните правой кнопкой мыши поле данных, в контекстном меню выберите команду Порядок и используйте  команды меню Порядок для перемещения  полей.

Поля, которые требуется  использовать как поля страниц, перетащите в область с надписью «Перетащите  сюда поля страниц».

Для изменения расположения полей перетащите их из одной области  в другую. Для того чтобы удалить  поле, перетащите его за пределы  отчета сводной таблицы.

Для того чтобы скрыть границы  области перетаскивания, щелкните ячейку за пределами отчета сводной таблицы.

Примечание.   Если при  создании отчета данные появляются слишком  медленно, нажмите кнопку Всегда отображать элементы  на панели инструментов Сводная таблица, чтобы отключить изображение первоначальных данных. Если передача не ускорилась или появляются сообщения об ошибках, нажмите Сводная таблица в меню Данные, и создайте отчет с помощью мастера.

 

Создание отчета с помощью мастера

Чтобы снова запустить мастер, в меню Данные выберите команду Сводная таблица.

На шаге 3 мастера нажмите  кнопку Макет.

Из группы кнопок полей, расположенной  справа, перетащите нужные поля в области  диаграммы СТРОКА и СТОЛБЕЦ.

Поля, содержащие данные, которые  требуется обобщить, перетащите в  область ДАННЫЕ.

Поля, которые требуется  использовать как поля страниц, перетащите в область СТРАНИЦА.

Если требуется постраничное получение данных для работы с  большим количеством исходных данных, дважды щелкните кнопкой мыши поле страницы, нажмите кнопку Дополнительные, выберите параметр  Обновлять внешние данные при выборе каждого элемента, а затем дважды нажмите OK (этот параметр недоступен для некоторых видов исходных данных, включая базы данных OLAP и средства подключения к данным Microsoft Office).

Для изменения расположения полей перетащите их из одной области  в другую. Некоторые поля могут  использоваться только в определенных областях. Поле не появится в области, в которой оно не может быть использовано.

Чтобы удалить поле, перетащите его за пределы диаграммы.

Получив нужный макет, нажмите  кнопку OK, а затем кнопку Готово.

Выбор другого источника  данных для сводной таблицы или отчета сводной диаграммы

Если данные в отчет  сводной таблицы возвращены непосредственно  из ODC-файла или этот отчет создан на основе источника данных OLAP, в  этом отчете нельзя использовать другой источник данных.

Выделите отчет сводной  таблицы. Если это отчет сводной  диаграммы, выберите связанный отчет  сводной таблицы.

Выберите команду Сводная таблица в меню Данные.

На шаге 3 мастера нажмите кнопку Назад.

Если кнопка Назад недоступна, этот отчет создан на основе OLAP-данных, и в нем нельзя использовать другой источник данных. Если в отчете требуется использовать данные из другого куба OLAP, создайте новый отчет.

На шаге 2 мастера выясните, как создан этот отчет: на основе диапазона  Microsoft Excel (на этом шаге присутствует поле Диапазон) или на основе внешних данных (на этом шаге присутствует кнопка Получить данные), а затем выполните одно из следующих действий.

Задайте другой диапазон Microsoft Excel

Если требуемые данные расположены на другом листе, откройте этот лист.

Выделите новый диапазон исходных данных.

Задайте другие внешние данные

Нажмите кнопку Получить данные.

Измените запрос в Microsoft Query. Инструкции по изменению запроса см. в справке Microsoft Query.

В меню File Microsoft Query выберите команду Вернуть данные в Microsoft Excel.

Нажмите кнопку Готово.

Перетащите из окна Список полей сводной таблицы в отчет  все требуемые поля.

Примечание.   После  изменения отчета сводной диаграммы  или связанного с ним отчета сводной  таблицы, некоторые параметры форматирования диаграммы могут быть утеряны.

Преобразование перекрестной таблицы Microsoft Excel версии 4.0 в отчет сводной таблицы

Откройте книгу, содержащую перекрестную таблицу в текущей  версии Microsoft Excel.

Выделите ячейку в этой перекрестной таблице.

Выберите команду Сводная  таблица в меню Данные.

Нажмите кнопку Готово, а  затем в ответ на запросы нажимайте  кнопку ОК.

Сохраните эту книгу в  текущей версии Microsoft Excel.

Преобразовать отчет сводной  таблицы обратно в перекрестную таблицу командой Отменить  нельзя. Если требуется сохранить копию перекрестной таблицы, сделайте копию файла Microsoft Excel 4.0.

Примечание.   Созданный  отчет сводной таблицы не поддерживает структуру, которая была связана  с перекрестной таблицей. Чтобы удалить  эту структуру, укажите в меню Данные на пункт Группа и структура, а затем выберите команду Удалить структуру.

 

Удаление отчета сводной таблицы

Выделите отчет сводной таблицы.

На панели инструментов Сводные  таблицы в меню Сводные таблицы  выберите команду Выделить, а затем — команду Таблица целиком.

Выберите пункт Очистить в меню Правка, а затем – команду Все.

Примечание.  При удалении отчета сводной таблицы, связанного с отчетом сводной диаграммы, диаграмма будет блокирована, а  ее дальнейшее изменение — невозможно.