Семинар "Электронные каталоги"

Семинар «Электронные каталоги, принципы их организации и поисковые возможности». 

   1. Понятие электронного каталога.

     Понятие «электронный каталог» прочно вошло в практику работы библиотек. Электронный каталог является составной частью справочно-библиографического аппарата библиотеки наряду с традиционными каталогами. От его организации в значительной степени зависит качество обслуживания пользователей при выполнении различных видов запросов. Электронный каталог библиотеки  представляет собой машиночитаемый каталог, работающий в режиме реального времени и являющийся составной частью справочно-библиографического аппарата библиотеки и центральным звеном автоматизированной библиотечно-информационной системы вуза. Он раскрывает состав и содержание библиотечного фонда и включает в себя библиографические записи, организованные по единым правилам, предусматривающим общие принципы и способы обработки документов.     

     Если в традиционной библиотечной  каталогизации задача раскрытия  библиотечных фондов решалась  целой системой каталогов и картотек, включающих алфавитный, систематический и другие каталоги, то электронный каталог в целом заменяет собой всю их совокупность. При этом важно отметить, что поисковые возможности электронного каталога богаче и разнообразнее традиционных.

         ГОСТ 7. 76-96 дает следующее определение: «Электронный каталог (ЭК) — это библиотечный каталог в машиночитаемой форме, работающий в реальном режиме времени и предоставленный в распоряжение читателей библиотеки».

   К этому определению все привыкли и принимают его как должное. Но глубже вникнув в смысл данного определения, задумываешься, а такое ли оно правильное с учетом реальностей сегодняшнего дня. Ведь с момента его принятия изменились информационные технологии, применяемые в библиотеках. Сегодня мы совершенно по-другому подходим к организации электронного каталога, чем это было еще лет десять назад.

   Предоставлен  электронный каталог в большинстве  библиотек сегодня не только читателям  библиотеки. Интернет-технологии, используемые в библиотеках, дают возможность доступа к электронным каталогам с любого компьютера в мире, подключенного к сети Интернет. Правильнее будет использовать понятие «пользователь» вместо «читатель».

   Электронный каталог, согласно данному определению, представляет собой «библиотечный каталог в машиночитаемой форме». Но если согласно определениям «алфавитный каталог — это библиотечный каталог», «систематический каталог — это библиотечный каталог», то тогда электронный каталог — это, вероятно, некая совокупность каталогов в машиночитаемой форме, так как объединяет в себе все виды карточных каталогов.  

      2. Организация электронного каталога. 

     В понятие «организация электронного каталога» входят следующие процессы:

1) организация массива машиночитаемых библиографических записей;

2) создание эффективной поисковой системы;

3) формирование выходных форм по результатам поиска (библиографических списков, указателей, требований);

4) отладка связи между поиском и выдачей документов читателям, между поиском и МБА (ЭДД);

5) оформление и реклама электронного каталога.

   Остановимся подробнее на организации массива  машиночитаемых

библиографических записей в электронном каталоге. В его состав входят библиографические записи, созданные в библиотеке в процессе каталогизации и предметизации, и полученные из других библиотек на бесплатной или платной основе. В библиотеке библиографическая запись может быть создана самостоятельно или заимствованием с последующей доработкой.

   Все библиографические записи могут  быть размещены как в одной  базе, так и распределены по отдельным базам на основании различных критериев. В зависимости от технической оснащенности библиотеки могут существовать базы для хранения библиографических записей и внутренней работы с ними, а также их копии для работы пользователей.

   В качестве образца приведём электронный каталог Научной библиотеки Петрозаводского государственного университета (НБ ПетрГУ). Он представляет для пользователя единый массив библиографических записей объемом около 400 тыс.

   Единый  массив записей используется потому, что он удобен при выполнении запросов. Искать в одном месте всегда удобно. В результатах поиска выходят библиографические записи на книги и другие виды документов, статьи из журналов, сборников, газет.

   Однако  это совсем не означает, что библиографические записи хранятся единым массивом. Хранить и редактировать библиографические записи удобнее в небольших по объему базах.

   АИБС  «Фолиант» дает возможность создавать неограниченное количество баз для библиографических записей. При выводе пользователям их можно объединять друг с другом в любом порядке. Тем более что базы для внутренней работы и электронный каталог расположены на разных

серверах. Работа пользователей с электронным каталогом совсем не мешает внутренней работе библиотеки.

     Чтобы пометить библиографические записи из журналов, которые библиотека выписывает, за каждой статьей закрепляется штрих-код журнала. Пользователь, просматривая результаты запроса, получает в этом случае дополнительную кнопку «Сведения о наличии». Там указывается, в каком отделе библиотеки находится журнал. При отсутствии в библиографической записи сведений о наличии библиотека гарантирует получение данной статьи через службу МБА и ЭДД. 
 

3. Критерии, которые необходимо учитывать при создании электронных каталогов.

     Первая  группа критериев позволит оценить возможности поисковых механизмов, а вторая их охарактеризовать.

I. Возможности  поисковых механизмов. Для того  чтобы вести полноценный поиск  в электронном каталоге необходимо  наличие следующих полей: 

· Автор (соавторы).

·заглавие (включая возможность поиска терминов из контекста заглавия);

·ключевое слово. Наличие этого поля позволит максимально полно использовать имеющиеся информационные ресурсы, так как ключевые слова должны раскрывать содержание источника;

·тематическая или предметная рубрики. Обращение к этому полю позволит конкретизировать запрос, выбрав из перечня ту рубрику, которая точнее других раскрывает содержание запроса;

·год издания (с возможностью вести поиск в пределах заданного временного интервала, например с 1993 по 1999 гг.);

·классификационные индексы. Поле позволит вести поиск документов в рамках классификационного деления.

     Кроме этого должны присутствовать словари  авторов, заглавий и ключевых слов. Наличие словарей авторов необходимо, например, для тех случаев, когда пользователь не знает, как правильно пишется фамилия автора на каком-либо языке, словари заглавий необходимы, чтобы дословно написать заглавие, а словари ключевых слов, чтобы показать пользователю, как трактуется искомое слово в данной системе, ибо эта проблема каждой библиотекой пока решается самостоятельно.

     Полезно наличие булевых операторов. Их сочетание  позволит максимально точно составить запрос.

     Наличие возможности усечения терминов справа обеспечит нахождение всех искомых  слов, независимо от падежных окончаний.

     Перекрестные  ссылки на соавторов позволят быстро отобрать работы авторов, на которые  имеются ссылки.

II. Характеристика каталогов.

Для того чтобы охарактеризовать электронный  каталог, необходимо учитывать следующие  параметры:

·объем записей – количество записей, имеющееся в базе данных;

·оперативность обновления – частота пополнения каталога новыми поступлениями;

·технологическая надежность – находится ли каталог в рабочем состоянии при каждом обращении к нему;

·качество записей – наличие только одной записи на каждую книгу (отсутствие дублетных записей);

·полнота записей – описание компонентов, из которых состоит библиографическая запись в каждом каталоге;

·скорость обработки запроса – количество времени, требуемое для получения ответа на запрос;

·работа с результатами – возможность отмечать нужные записи, формировать их в список и получать его по e-mail или FTP.

     Кроме того, в каталоге необходимо наличие  файлов помощи. Они должны быть небольшими по объему и лаконично составленными. Иначе, затрачивается много времени  на их изучение.

     Интерфейс каталога не должен быть очень сложным  для восприятия.

     Учет  вышеперечисленных критериев при создании электронных каталогов приведет к оптимально полному использованию информационных ресурсов библиотеки и сократит время на поиск информации.

4. Основные  поисковые понятия, встречающиеся  в ЭК

 

     Автор – фамилия индивидуального автора, составителя, редактора, соавтора, название коллективного автора (института, академии, съезда, конференции, научного общества, политической партии, общественной организации, органа власти и т.д.).     

 Заглавие – название книги, периодического издания, CD-ROMа, серии и т.д.     

 Заглавие журнала – поиск по названию журнала или газеты, позволяет получить алфавитный список всех периодических изданий, имеющихся в библиотеке.     

 Издательство – название издательства.     

  Предмет (основные предметные рубрики, ключевые слова) – позволяет получить перечень изданий по теме. При формировании запроса по предмету необходимо учитывать, что предметная рубрика (ключевое слово) - это краткая словесная формулировка, в которой отражается предмет (тема) произведения, тот или иной аспект его рассмотрения. При этом предметные рубрики заносятся в именительном падеже множественного числа, кроме тех слов и словосочетаний, которые используются только в единственном числе.     

      Расстановочный  шифр – это координаты книги на полке. Расстановочный шифр состоит из индексов ББК или УДК и авторского знака. ББК– Библиотечно-библиографическая классификация, по которой систематизируется литература по гуманитарным и естественным наукам. УДК — универсальная десятичная классификация, по которой систематизируется литература по техническим наукам. Авторский знак — условное обозначение фамилии автора, или первого слова заглавия. Расстановочный шифр обычно находится в левом верхнем углу на обложке книги.     

  ISBN — Международный стандартный номер книги (International Standard Book Number) — уникальный номер книжного издания, необходимый для распространения книги в торговых сетях и автоматизации работы с изданием. Обычно этот номер находится в левом нижнем углу на обороте титульного листа книги.     

  ISSN – Международный стандартный номер сериального издания (International Standard Serial Number) – уникальный номер сериального издания, т. е. журнала, газеты, другого периодического, а так же продолжающегося издания.     

  LCCN – контрольный номер Библиотеки Конгресса США (Library of Congress Control Number) (в нашей библиотеке не применяется).     

  Все поля – поиск введенного термина во всех полях (автор, заглавие, издательство, предмет, электронный ресурс и т.д.).

5. Основные термины, применяемые при поиске информации в ЭК.

 

      Библиографическая запись – элемент библиографической информации, фиксирующей в документальной форме сведения о документе, позволяющие его идентифицировать, раскрыть его состав и содержание в целях библиографического поиска. В состав библиографической записи входит библиографическое описание, дополняемое по мере надобности заголовком, терминами индексирования (классификационными индексами и предметными рубриками), аннотацией (рефератом), шифром хранения документа, справками о добавочных библиографических записях, датой завершения обработки документа, сведениями служебного характера.     

  Перекрестная ссылка - является ссылкой на установленный или принятый библиотекой заголовок (имя автора, предмет, заглавие серии).  Ссылки бывает двух типов: Смотри и Смотри также.     

  Экземпляры – информация о количестве экземпляров хранения. В окошке экземпляра можно получить сведения о местоположении конкретного экземпляра, статусе в момент запроса (доступный, выдан, не выдается) и дату возврата.