Рабочий стол в WINDOWS: характеристика рабочего стола, настройка рабочего стола

Для использования форм данных таблица должна иметь имена столбцов. Имена столбцов становятся име­нами полей в форме данных. Поле соответствует каждо­му столбцу таблицы. Форма данных автоматически рас­крывается так, чтобы вывести на экран сразу все поля в данной таблице, до 32 полей за один раз.

С помощью полосы прокрутки можно прокручивать записи базы данных. Позиция выведенной записи указы­вается в верхнем правом углу. Передвигаться по полям формы можно с помощью мыши и клавиши Tab (вниз), Shift+Tab (вверх).

Для поиска с помощью формы данных записей, отвечающих критерию, необходимо:

- выделить ячейку в таблице;

- в меню Данные выбрать команду Форма;

- щелкнуть кнопку Критерии;

- в полях редактирования ввести критерии для поиска данных;

- для вывода на экран первой записи, отвечающей критерию, щелкнуть кнопку  Далее;

- для вывода на экран предыдущей записи, отвечающей критерию, щелкнуть кнопку Назад;

- для поиска записей в списке по другим критериям
щелкнуть кнопку Критерии и ввести новые критерии;

- по окончании щелкнуть кнопку  Закрыть.

Чтобы снова получить доступ ко всем записям таблицы, необходимо щелкнуть кнопку Критерии, а затем – кнопку Правка.

Команда Фильтр меню Данные позволяет отыскивать и использовать нужное подмножество данных в списке. В отфильтрованном списке выводятся на экран только те строки, которые содержат определенное значение или отвечают определенным критериям, при этом другие строки скрываются. Для фильтрации данных используются команды Автофильтр и Расширенный фильтр пункта Фильтр меню Данные.

Автофильтр

Команда Автофильтр устанавливает кнопки скрытых списков (кнопки со стрелками) непосредственно в с с именами столбцов. С их помощью выбирать записи базы данных, которые следует вывести на экран. После выделения элемента в открывшемся списке строки, не содержащие данный элемент, будут скрыты. Например, если в скрытом списке поля Цена выбрать численное значение, к примеру, равное 88коп., то будут выведены только записи, у которых в поле Цена содержится значение 88коп.

Если в поле списка выбрать пункт Условие..., то появится окно Пользовательский автофильтр. В верхнем правом списке следует выбрать один из операторов (равно, больше, меньше и др.), в поле справа - выбрать одно из значений. В нижнем правом списке можно выбрать другой оператор, и в поле по левую сторону - значение. Когда включен переключатель И, то будут выводиться только записи, удовлетворяющие обоим условиям. При включенном переключателе ИЛИ будут выводиться записи, удовлетворяющие одному из условий. Пример, в окне введены условия для вывода записей по изделиям с ценой больше 88коп. и меньше 50коп.

Для вывода нескольких записей с самым большим или самым малым значением по любому полю следует в том списке поля выбрать пункт Первые 10. В диалоговом окне Наложение условия по списку в первом поле со счетчиком необходимо выбрать количество записей, а в поле справа выбрать - наибольших или наименьших.

Чтобы вывести все данные таблицы, необходимо вызвать команду Отобразить все или отменить команду Автофильтр меню Данные подменю Фильтр.

Расширенный фильтр

Команда Расширенный фильтр позволяет фильтровать данные с использованием диапазона критериев для выво­да только записей, удовлетворяющих определенным кри­териям. При повторной фильтрации будут просматриваться все строки, и скрытые, и открытые. Значение переключателей и полей окна Расширенный фильтр следующие:

фильтровать список на месте - переключатель, скры­вающий строки, которые не удовлетворяют указанному критерию;

скопировать результат в другое место - копирует от­фильтрованные данные на другой рабочий лист или на другое место на этом же рабочем листе;

исходный диапазон - поле, определяющее диапазон, который содержит список, подлежащий фильтрации;

диапазон условий - поле, определяющее диапазон ячеек на рабочем листе, который содержит необходимые условия;

поместить результат в диапазон - поле, определяю­щее диапазон ячеек, в который копируются строки, удов­летворяющие определенным условиям; это поле активно только в том случае, если выбран переключатель, скопи­ровать результат в другое место;

только уникальные записи — переключатель, кото­рый выводит только строки, удовлетворяющие критерию и не содержащие неповторяющихся элементов. Если диапазон критериев не определен, то в этом случае все стро­ки списка, содержащие дубликаты, будут скрыты.

Для установления сложных критериев необходимо:

- вставить несколько строк в верхнюю часть рабочего
листа;

- в одну из вставленных пустых строк ввести имена
столбцов, по которым следует отфильтровать таблицу;

- при использовании критериев сравнения имена критериев должны быть идентичны именам столбцов, которые проверяются;

- в строках, расположенных под строкой с именами проверяемых столбцов, ввести критерии, которым должны соответствовать ячейки проверяемых столбцов;

- выбрать в меню Данные пункт Фильтр, затем – Расширенный фильтр, и в диалоговом окне ввести условия фильтрации.

Для объединения критериев с помощью условного опе­ратора И следует указать критерии в одной и той же стро­ке, а для объединения критериев с помощью условного оператора ИЛИ следует ввести критерии в разных стро­ках.

После использования команд Автофильтр или Расши­ренный фильтр, таблица переходит в режим фильтрации. В этом режиме многие команды Microsoft Excel влияют только на видимые ячейки. После применения фильтра для вывода только нужных строк можно скопировать полученное подмножество данных в другое место для дальнейшего анализа.

Чтобы снова вывести все записи, следует в меню Данные выбрать пункт Фильтр, а затем пункт Отобразить все. [1]                               

Литература

1.      Ляхович В.Ф., Краморов С.О. Основы информатики. - Ростов – на -Дону: «Феникс», 2003г.

2.      Муштоватый И.Ф., Балабайченко Е.Е., Лебедева Г.Н. Компьютер для бухгалтера. 1С:Бухгалтерия 7.7/8.0.  - Ростов –на -Дону: «Феникс», 2005г.

3.      Фигурнов В.Э. IBM PC для пользователя. Краткий курс. – М.: ИНФРА – М, 2002г.

2