Понятие текстового редактора

Среди табличных процессоров  большим успехом пользуются различные  версии Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro.

Основное достоинство  и отличие электронных таблиц Microsoft Excel заключается именно в простоте использования средств обработки данных. И хотя средства обработки данных по своим возможностям могут сравниться с базами данных, работа с ними не требует от пользователя специальной подготовки в области программирования.

 

 

ГЛАВА I Понятие и назначение табличного профессора MS Excel.

1. Понятие и запуск табличного профессора MS Excel

Таблицы, используемые для  размещения в ячейках данных для последующей обработки с помощью формул, описывающих зависимости между значениями этих ячеек, называются электронными таблицами. Для управления электронной таблицей созданы специальные программные продукты — табличные процессоры.

Расчет по заданным формулам в электронных таблицах, в том числе Microsoft Excel, выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, связанных с ней формульным выражением, и тем самым к изменению всей таблицы.

Применение электронных  таблиц:

− проведение однотипных расчетов над большими наборами данных;

− бухгалтерские расчеты;

− автоматизация итоговых вычислений;

− обработка результатов  эксперимента;

− построение диаграмм и  графиков по имеющимся данным.

Для начала работы с электронными таблицами следует запустить  программу MS Excel.

1. На панели задач щелкнуть  левой кнопкой мыши (в дальнейшем – щелкнуть мышью) по кнопке Пуск. Появится главное меню.

2. Переместить курсор  на строку главного меню Программы. Появится меню команды Программы.

3. Переместить курсор  на строку Microsoft Office. Появится меню команды Microsoft Office.

4. Щелкнуть мышью на  строке Microsoft Excel. Появится окно табличного процессора Excel.

Рабочее окно электронных  таблиц Microsoft Excel содержит следующие элементы управления: строка заголовка, строка меню, панели инструментов, строка формул, рабочее поле, строка состояния.

Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов. В окне документа в программе Excel отображается текущий рабочий лист. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа.

После запуска программы Microsoft Excel на экране отобразится его окно.

На экране расположены  два окна: окно программы (приложения) и окно документа.

Рабочее окно состоит из:

1. Строка заголовка, которая  включает в себя: системное меню, сам заголовок и кнопки управления окном.

2. Строка меню.

3. Панели инструментов  Форматирования и Стандартная

4. Строка состояния.

5. Строка формул, которая  включает в себя: поле имени; кнопки ввода, отмены и мастера функций; и строку функций.

основные элементы окна документа:

• Заголовки строк и столбцов.
• Рабочая область
• Полосы прокрутки
• Кнопки прокрутки ярлычков листа.
• . Ярлычки листа

В дополнение к основному  меню, постоянно находящемуся на экране во всех приложениях Windows, в Excel, как и в других программах MS Office, активно используется контекстное меню. Контекстное меню предоставляет возможность быстрого доступа к часто используемым для данного объекта в рассматриваемой ситуации командам.

При выполнении щелчка правой клавиши мыши на пиктограмме, ячейке, выделенной группе ячеек или на встроенном объекте, возле указателя мыши открывается меню с основными функциями. Команды, входящие в контекстное меню, всегда относятся к активному (выделенному) объекту.

2. Понятие книги и рабочего листа в MS Excel

Рабочая книга Excel  – это файл, который создается, редактируется и сохраняется средствами Excel . По умолчанию рабочая книга Excel имеет расширение XLSX (учтите, что этот формат не поддерживается предыдущими версиями Excel). Основной структурной единицей рабочей книги является рабочий лист.

Рабочий лист – основной элемент рабочей книги, предназначенный  для ввода, редактирования и хранения данных, а также для выполнения вычислений. Основной структурной единицей рабочего листа является ячейка.

По умолчанию в состав каждой книги Excel включено три рабочих листа, которым по умолчанию присвоены названия Лист1, Лист2 и Лист3. Однако при необходимости вы можете изменить количество листов новой книги. Для этого войдите в режим настройки программы и в поле Число листов подраздела При создании новых книг (раздел Основные) введите подходящее значение. Учтите, что максимально допустимое количество листов в одной книге – 255 (при попытке ввести большее значение программа выдаст соответствующее предупреждение).

Перечень ярлыков всех имеющихся в книге листов отображается слева внизу окна, между строкой  состояния и рабочей областью. Ярлык активного в данный момент листа помечается тем же цветом, что и сам лист, ярлыки остальных  листов затемнены. Для перехода к  требуемому листу достаточно щелкнуть кнопкой мыши на соответствующем  ярлыке. Порядок следования листов в книге можно изменять по своему усмотрению – для этого нужно  просто перетащить мышью ярлык любого листа в требуемое место.

Чтобы добавить в книгу  Excel  новый рабочий лист, щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке любого листа и в появившемся контекстном меню выберите пункт Вставить. В открывшемся окне щелкните кнопкой мыши на ярлыке Лист и нажмите кнопку ОК. В результате в текущей книге появится новый лист, которому по умолчанию будет присвоено имя ЛистN, где N – следующий порядковый номер листа.

Чтобы удалить лист из книги, щелкните правой кнопкой мыши на его  ярлыке и в открывшемся контекстном  меню выполните команду Удалить.

3. Функции MS Excel

Функции Excel – более сложные вычисления, представляющие собой специальные команды. Все функции Excel доступны пользователю в меню Ваставка (команда Функция). Есть несколько видов функций Excel. Финансовые функции позволяют производить расчеты, связанные с деньгами – суммы заработных плат, платежей по ссудам и т.п. Функции «Время и дата» дают возможность работать с формульными значениями времени и даты. Например, вы сможете воспользоваться вычислением формул, использующих текущую дату.

Математические функции  Excel – это возможность производить как простейшие, так и достаточно сложные математические действия: вычисление абсолютной величины числа, суммы определенного диапазона ячеек, производить округление чисел и прочее.

Заложены в данной программы  и статистические функции Excel. С их помощью можно производить статистический анализ данных, определять дисперсию по выборке и т.д

Еще одна категория функций  Excel – «Ссылки и массивы». С их помощью можно искать данные в таблицах и списках. В качестве примера: для поиска значения нужно использовать функцию ГПР.

Программа Excel хорошо работает с базами данных, поэтому в программе наличествуют специальные функции для работы с ними. Они помогают отбирать записи по условию и многое другое.

Есть еще текстовые  функции Excel. Они помогают обрабатывать (например, объединять строчки с помощью команды Сцепить) текстовые данные.  А логические функции проверяют условия – одно или сразу несколько. Функция Если может «понять», выполняется ли условие и возвращает ли оно значение, показывающее истинность условий.

 

Заключение

Итак, мы выяснили, что электронная  таблица – это автоматизированный эквивалент обычной таблицы, в ячейках  которой находятся либо данные (тексты, даты, формулы, числа и т.д.), либо результаты расчета по формулам. При  изменении этих данных расчет выполняется  автоматически.

Электронная таблица –  одна из самых распространенных и  удобных информационных технологий для обработки данных, требующих  арифметических вычислений и представляемых в табличном виде. Типичным примером применения электронных таблиц является составление смет, финансовых планов и бюджетов, а также матричные  вычисления в инженерных расчетах.

Главное достоинство электронной  таблицы – это возможность  мгновенного пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями  при изменении значения любого операнда.

Имеющиеся сегодня на рынке  табличные процессоры способны работать в широком круге экономических  и других приложений и могут удовлетворить  практически любого пользователя.

 

Список используемой литературы

 

1. Биллиг В.А., Дехтярь М.И. VBA и Office ХР. Офисное программирование. –М.: Русская редакция, 2004. –693 с.

2. Гарнаев А. Использование MS Excel и VBA в экономике и финансах. –СПб.: БХВ–Петербург, 2002. –420 с.

3. Ефимова О.В., Морозов В.В., Угринович Н.Д. Курс компьютерной технологии с основами информатики. –М.: АБФ, ACT, 1999. –482 с.

4. Каратыгин С. и др. Базы данных: Простейшие средства обработки информации. Электронные таблицы. Системы управления базами данных. Т.1 /Каратыгин С., Тихонов А., Долголаптев В. –М.: ABF, 1995. –533 с.

5. Ковальски С. Excel 2000 без проблем. – М.: Бином, 2000. –210 с.