Пакет MS Office

Офисная среда  постоянно меняется, возрастает роль Интернета, увеличивается интенсивность  обмена информацией, растет значение производительности отдельных сотрудников и рабочих групп.

Офисные инструменты  тоже продолжают совершенствоваться, компания Microsoft выпустила новые версии своих продуктов. Поскольку в настоящее время наибольшее распространение получила версия MS Office 2003, то о возможностях MS Office мы будем вести на примере именно этой версии.

Таков был процесс  эволюции офисных приложений для платформы Windows. Следует отметить, что параллельно развивались версии для компьютеров Apple Macintosh. Например, на момент выпуска Microsoft Office 2003 Microsoft Office 2004 для Apple даже обошла по порядковому номеру пакет.

 

2. Состав пакета MS Office.

2.1.Большие прикладные программы.

1.    WORD - мощный текстовый редактор, позволяющий  быстро создать документ любой  сложности из разрозненных заметок  и довести до совершенства  информационный бюллетень или  брошюру .

      Это уже общепризнанно - редактор Word фирмы Microsoft является сегодня самой популярной в мире программой. Word начинен “ быстрыми “ командами и самыми современными средствами, такими как встроенная программа проверки правописания и словарь синонимов, которые помогают вам грамотно составлять документы, и готовыми шаблонами, позволяющими вам сводить воедино заметки, письма, счета и брошюры без больших усилий.     

                     

              Рис. 2 Microsoft Word 2007.

2.    EXCEL - производит с числами то же, что Word с существительными и глаголами. Каждый, кто работает с цифрами, почувствует себя в среде Excel как рыба в воде. Пользуйтесь программой Excel для составления бюджетов и финансовых отчетов, превращения сухих цифр в наглядные диаграммы и графики, проведения анализа типа “А что будет, если? “практически по любому вопросу, а также для сортировки длиннейших списков в считанные секунды.

С помощью электронных  таблиц Excel можно впечатывать числа  строку за строкой и столбец за столбцом, будучи вполне уверенным в том, что Excel правильно сложит, вычтет, умножит, разделит и вообще обойдется с ними как следует.

В качестве информации в таблицах могут находиться данные самого разного формата (числа, символьные строки, даты и т.д.), но в целом, конечно  же, электронные таблицы ориентированы на обработку числовых данных.

Принцип работы электронной таблицы можно описать  следующим образом. Программа организует данные в виде таблицы, каждая клеточка (ячейка) которой предназначена для  хранения различных значений. При этом ячейка может играть такую же роль, как переменная в математике: она имеет обозначение и может принимать разные значения. В ячейках можно хранить не только данные, но и формулы, по которым вычисляются значения в этих ячейках. Самый простой пример - подведение итоговых значений, сложение значений по столбцам и строчкам таблицы. Электронная таблица может применяться не только для расчетов, но и как инструмент для пользователей, имеющих дело с любой структурированной информацией.

                   

                     Рис. 3 Microsoft Exel 2007

3. PowerPoint - это графический пакет подготовки презентаций и слайд-фильмов. Позволяет профессионально подготовить презентацию, щегольнув броской графикой и эффектно оформленными тезисами . Но что самое замечательное, пользователь сможет превратить документ, подготовленный в редакторе Word, в презентацию всего лишь одним щелчком мыши.

Он предоставляет  пользователю все необходимое - мощные функции работы с текстом, включая  отрисовку контура текста, средства для рисования, построение диаграмм, широкий набор стандартных иллюстраций и т.п.

Презентация - это  набор слайдов и спецэффектов, сопровождающих их показ на экране, раздаточный материал, а также  конспект и план доклада, хранящиеся в одном файле, созданным с помощью PowerPoint.

Слайд - это отдельный  кадр презентации, который может  включать в себя заголовок, текст, графику, диаграммы и т.д. Созданное средствами Powerpoint слайды можно распечатать  на черно-белом или цветном принтере, либо с помощью специальных агенств изготовить 35-миллиметровые слайды на фотопленке.

              

                 Рис. 4 Microsoft PowerPoint 2007

4.    ACCESS - представляет собой мощную программу управления данными. Access поставляется только в составе профессионального издания пакета Office. Access ориентирована в первую очередь на пользователей Microsoft Office, имеющих потребность в создании своих баз данных и незнакомых с программированием. В принципе системы управления базами данных возникли еще на заре развития компьютерной техники. Первоначально это были разработки отдельных пользователей, написанные для осуществления доступа к собственным базам данных, а в 70-х годах появились и коммерческие версии СУБД.

       

         Рис. 5 Microsoft Access 2007

5.  PUBLISHER -  обеспечивает создание и оформление маркетинговых и информационных материалов высокого качества.

Эта программа  обладает многими возможностями Word, но если главная задача Word - формирование содержательной основы документа, а  получить с помощью Word полиграфическую продукцию высокого качества невозможно, то назначение Publisher - реализация документа в виде высококачественного полиграфического издания. Наибольшее распространение программа Publisher получила в области изготовления красочных буклетов, каталогов, пригласительных билетов, поздравительных открыток и т.д., поскольку содержит все необходимые для этого инструменты, шаблоны и заготовки для разного вида печатной продукции.

                    

                        Рис. 6 Microsoft Publisher 2007

 

3.2. Программы - помощники.

1.    Программа  Graph, позволяет ввести несколько  чисел и быстро превратить  их в график.

2.    Программа  Organization Chart поможет создать штатное  расписание фирмы.

3.    Программа  Equation Editor предназначена для создания математических формул в редакторе Word.

4.    Программа  WordArt поможет изменить почти до  неузнаваемости форму букв или  цифр, чтобы использовать их при  создании привлекательных логотипов  или заголовков.

5.    Программа  ClipArt Gallery может просмотреть несколько сотен рисунков в поисках наилучшей иллюстрации для информационного бюллетеня или   презентации.

 

4. Заключение.

     Современную  жизнь представить без современной  техники просто невозможно. Ни  одна фирма не обходится без  помощи компьютеров. Хранение данных, написание документов, составление графиков, таблиц, расписаний, создание презентаций - во всем в этом нам помогает компьютер, и помогает успешно.

       Мы вкратце рассмотрели программный  пакет Microsoft Office. Конечно, это далеко  не предел возможностей пакета MS Office. Прогресс летит и с ним совершенствуется база компьютерного мира.  Мы надеемся, что в ближайшем будущем пакет Microsoft Office будет нас радовать своими дополнениями и усовершенствованиями.

 

 

5. Список использованной литературы.

 

1. “Microsoft PowerPoint одним взглядом “, Александр  Старшинин, Санкт - Петербург, 1996 год.

2. “Microsoft Office 4 “,  Эд Ботт, БИНОМ, Москва, 1996 год.

3. “Структурный  подход к организации баз данных  “, Ш. Атре, “Финансы и статистика  “, Москва, 1983 год.