Основная память

3.                  Программа архивации позволяет восстанавливать копии важных системных компонентов, таких, как реестр, загрузочные файлы и база данных службы каталогов.

3.2 Текстовый процессор WORD- рисунки и схемы в документе

Двумя основными типами изображений, используемых в документах Microsoft Word являются графические объекты (графический объект - любой нарисованный или вставленный рисунок, который можно изменять и улучшать) и рисунки (рисунок - файл, который может быть разгруппирован на отдельные редактируемые объекты, или файл, являющийся одним объектом). Графические объекты включают в себя автофигуры (автофигуры - набор типичных фигур, включающий такие базовые фигуры, как прямоугольники и окружности, а также различные линии, соединительные линии, объемные стрелки, компоненты структурных схем, выноски, звезды и ленты.), схемы, кривые, линии и объекты WordArt (WordArt - текстовые объекты, созданные с помощью готовых эффектов, к которым можно применить дополнительные параметры форматирования.). Эти объекты являются частью документа Microsoft Word. Для изменения этих объектов, а также цветов, заливок, границ и других параметров служит панель инструментов (панель инструментов – это строка с кнопками и другими элементами управления, служащими для выполнения команд).

Рисунки являются изображениями, созданными из другого файла. Они включают в себя точечные рисунки (точечный рисунок - рисунок, образованный набором точек, аналогично представлению фигур и линий закрашенными квадратиками на листе миллиметровки. При сохранении в виде файла точечные рисунки обычно имеют расширение .bmp), сканированные изображения и фотографии, а также картинки. Для изменения рисунков служат панель инструментов Настройка изображения и некоторые кнопки панели инструментов Рисование. В некоторых случаях для использования кнопок панели инструментов Рисование необходимо предварительно разгруппировать рисунок и преобразовать его в графический объект.

При вставке графического объекта в Microsoft Word, вокруг него отображается полотно. С помощью него можно упорядочивать рисунки в документе.

При вставке рисунка полотно не отображается вокруг него автоматически. Однако рисунок можно разместить на полотне. С помощью полотна можно расположить части рисунка вместе, что является необходимым, если рисунок состоит из нескольких фигур.

Кроме того, полотно содержит границу, которая отделяет рисунок от остальной части документа. По умолчанию граница и фон полотна не отображены, однако к полотну можно применять форматирование, как к любому графическому объекту. По умолчанию, Microsoft Word располагает полотно в документе при вставке графического объекта (кроме объекта WordArt). Полотно автоматически размещается в тексте документа.

Диаграммы. С помощью панели инструментов Рисование можно добавлять диаграммы различных типов, в том числе: циклические (циклическая диаграмма – это диаграмма, используемая для иллюстрации процессов, имеющих непрерывный цикл), целевые (целевая диаграмма – это диаграмма, используемая для отображения шагов, ведущих к намеченной цели), радиальные (радиальная диаграмма – это диаграмма, используемая для отображения связей элементов с основным элементом), диаграммы Венна (диаграмма Венна – это диаграмма, используемая для отображения областей перекрывания элементов) и пирамидальные (пирамидальная диаграмма – это диаграмма, используемая для отображения базисно-надстроечных связей.) диаграммы. Диаграммы не основаны на числах и используются для более наглядной и интересной подачи материала.

При добавлении или изменении диаграммы она ограничивается непечатаемой границей с маркерами управления размерами. С помощью команд изменения размера диаграммы можно увеличить полотно для удобства работы или убрать лишнее пространство, придвинув границу ближе к диаграмме.

Для форматирования диаграмм целиком используются готовые стили. Части диаграмм форматируются так же, как фигуры, посредством добавления цвета и текста, изменения толщины и типа линии, добавления заливки, текстуры и фона. Для добавления элементов или сегментов, а также для их перемещения на передний или задний план служит панель инструментов Диаграмма, выводимая вместе с диаграммой.

Блок-схемы (или блок-диаграммы) создаются с помощью сочетания автофигур на панели инструментов Рисование, включая фигуры и соединители блок-схем.

Организационные диаграммы. С помощью средства построения диаграмм на панели инструментов Рисование можно создать организационную диаграмму, иллюстрирующую иерархические отношения, например между руководителями отделов и сотрудниками в организации.

Рисунок 5 - Организационная диаграмма

1. Панель инструментов организационной диаграммы

2. Организационная диаграмма

3. Граница рисунка

4. Маркеры управления размером рисунка

При добавлении или изменении организационной диаграммы вокруг нее отображается пространство для рисования, ограниченное непечатаемой границей с маркерами управления размерами. С помощью команд изменения размера организационной диаграммы можно увеличить область рисунка для удобства работы или убрать лишнее пространство, придвинув границу ближе к диаграмме.

Для форматирования организационной диаграммы целиком используются готовые стили. Части диаграммы форматируются так же, как фигуры, посредством добавления цвета и текста, изменения толщины и типа линии, добавления заливки, текстуры и фона. Для добавления фигур — таких как руководитель и подчиненные (помощник или сотрудник) — или изменения параметров расположения ветвей используется панель инструментов Организационная диаграмма, выводимая вместе с диаграммой.

3.3 Текстовый процессор EXCEL-выполнение расчетов в таблице

В научно-технической деятельности программу Excel трудно рассматривать как основной вычислительный инструмент. Однако ее удобно применять в тех случаях, когда требуется быстрая обработка больших объемов данных. Она полезна для выполнения таких операций, как статистическая обработка и анализ данных, решение задач оптимизации, построение диаграмм и графиков. Для такого рода задач применяют как основные средства программы  Excel, так и дополнительные (надстройки).[3]

Для обозначения какого-либо действия, например сложения, вычитания и т. п., в формулах применяются операторы.

Все операторы делятся на несколько групп:

1.                 Арифметические операторы: сложение, вычитание, деление, умножение, процент, возведение в степень;              

2.                 Операторы сравнения: равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно, не равно;

3.              Текстовый оператор: &(амперсанд);

4.                 Адресные операторы: диапазон (двоеточие),              объединение (точка с запятой), пересечение (пробел).             

Для выполнения вычислений в программе Excel используются формулы. Ввод формулы начинается с символа «=». Именно этим знаком отличается ввод формул от ввода текста или простого числового значения. При вводе формул можно применять обычные числовые и текстовые значения. Кроме того, в формулах можно использовать ссылки на ячейки и многочисленные функции, которые соединяются между собой операторами. Ссылки представляют собой включаемые в формулу адреса ячеек или диапазоны ячеек. Можно указывать ссылки на диапазоны ячеек, выделяя их при вводе формулы с помощью мыши или клавиатуры.

При заполнении таблицы принято задавать расчётные формулы только для «первой» (начальной) строки или «первого» (начального) столбца, а остальную часть таблицы заполнять формулами с помощью режимов копирования или заполнения. Прекрасный результат даёт применение автокопирования формул с помощью автозаполнителя. [2]

Итоговые вычисления. Итоговые вычисления предполагают получение числовых характеристик, описывающих определенный набор данных в целом. Например, возможно вычисление суммы значений, входящих в набор, среднего значения и других статистических характеристик, количества или доли элементов набора, удовлетворяющих определенным условиям. Проведение итоговых вычислений в программе Excel выполняется при помощи встроенных функций. Особенность использования таких итоговых функций состоит в том, что при их задании программа пытается «угадать», в каких ячейках заключен обрабатываемый набор данных, и задать параметры функции автоматически.

В качестве параметра итоговой функции обычно задается некоторый диапазон ячеек, размер которого определяется автоматически. Выбранный диапазон рассматривается как отдельный параметр («массив»), и в вычислениях используются все ячейки, составляющие его.

Суммирование. Для итоговых вычислений применяют ограниченный набор функций, наиболее типичной из которых является функция суммирования (СУММ). Это единственная функция, для применения которой есть отдельная кнопка на стандартной панели инструментов (кнопка «Автосумма»). Диапазон суммирования, выбираемый автоматически, включает ячейки с данными, расположенные над текущей ячейкой (предпочтительнее) или слева от нее и образующие непрерывный блок. При неоднозначности выбора используется диапазон, непосредственно примыкающей к текущей ячейке.

Автоматический подбор диапазона не исключает возможности редактирования формулы. Можно переопределить диапазон, который был выбран автоматически, а так же задать дополнительные параметры функции.

Функции для итоговых вычислений. Прочие функции для итоговых вычислений выбираются обычным образом, с помощью раскрывающегося списка в строке формул или с использованием мастера функций. Все эти функции относятся к категории Статические. В их число входят функции ДИСП (вычисляет дисперсию), МАКС (максимальное число в диапазоне), СРЗНАЧ (среднее арифметическое значение чисел диапазона), СЧЕТ (подсчет ячеек с числами в диапазоне) и другие. [3]

Мастер функций. Помимо функции суммирования Excel позволяет обрабатывать данные с помощью других функций. Любую из них можно ввести непосредственно в строке формул с помощью клавиатуры, однако для упрощения ввода и снижения количества ошибок в Excel имеется «Мастер функций».

Первый диалог «Мастера функций» организован по тематическому принципу. Выбрав категорию, в нижнем окне мы видно список имён функций, содержащихся в данной группе. Например, функцию СУММ () вы можно отыскать в группе «Математические», а в группе «Дата и время» находятся функции ЧИСЛО(), МЕСЯЦ(), ГОД(), СЕГОДНЯ().

Кроме того, для ускорения выбора функций Excel «помнит» имена 10 недавно использованных функций в соответствующей группе. В нижней части окна отображается краткая справка о назначении функции и её аргументах.

Функции, предназначенные для выполнения итоговых вычислений, часто применяют при использовании таблицы Excel в качестве базы данных,а именно на фоне фильтрации записей или при создании сводных таблиц. [2]

4 Практическая часть.

4.1 Описание выполненных операций

I Проводим заданную фильтрацию и группировку данных:

1)                Для варианта 14 на основе имеющейся информации о проданных товарах в  сети магазинов на 2008 и 2009 года нужно выбрать группу товаров с фирмой-изготовителем «BELLYS». Для этого выполним фильтрацию данных при помощи Автофильтра. На основном листе с исходными данными выполним команду Данные – Фильтр. При этом ТП автоматически определит поля данных. После чего при помощи маркера фильтра выбираем Текстовый фильтр по содержанию «BELLYS» по полю фирма-изготовитель. В итоге получим перечень товаров с фирмой-изготовителем «BELLYS». Присвоим листу имя - «Таблица 1» .

2)                Для группы «Р» и варианта 14 следует разделить данные по группам «Наименование товара» на новые таблицы. Для этого воспользуемся Автофильтром аналогично 1) добавляя новые условия по содержанию для поля «Наименование товара», копируя каждый раз лист «Таблица 1», присваивая новому имя «Таблица 2», «Таблица 3» и так далее по всем группам поля «Наименование товара». В итоге получим 18 таблиц с именами «Таблица 2», …, «Таблица 18» , содержащие группы товаров с разными наименованиями.

II Проведем расчет определенных показателей:

1) Необходимо выполнить расчет годового товарооборота за 2008 и 2009 гг. для каждого наименования товара по следующей формуле:

Q = p*q,

где р - цена товара, у.е.;

      q – количество проданных товаров, шт.

Для этого на полученных таблицах «Таблица 2», …, «Таблица 19» создадим новые поля данных, по 4 на каждом листе с именами «Величина розничного товарооборота за 2008г.» и «Величина оптового товарооборота за 2009г.». После чего введем в первую ячейку математическую функцию умножения с прямыми ссылками на ячейки по «Цене» и «Количеству проданного товара…». Далее при помощи Автозаполнения перетащим её маркер сначала горизонтально, а затем вертикально (в зависимости от дислокации исходной ячейки). Повторим действия для каждой таблицы. В результате получим сведения о расчете годового товарооборота за каждый год.

2) Необходимо выполнить построение графика зависимости “Объема продаж от товарооборота” по оптовой цене (Четный вариант) для каждой из полученных таблиц. Для этого на каждом листе таблиц проведем следующие операции: Вставка – График, Работа с диаграммами – Выбор данных: Для строк выберем ячейки, содержащие значения объёма продаж, для столбцов – товарооборота. В итоге получим 18 диаграмм (рис. 6-23) с наглядным изображением искомой зависимости.

3) Необходимо найти среднюю величину товарооборота для каждой из таблиц «Таблица 2», …, «Таблица 19» и построить сводный график, допустим на отдельном листе («Таблица 20»), зависимости Объема продаж от товарооборота (розничный). Для этого на каждой из таблиц «Таблица 2», …, «Таблица 19» создадим отдельные ячейки с функцией «СРЗНАЧ()», указав в них диапазон значений товарооборота за каждый год.