Моделирование бизнес-процессов с использованием пакета BPWIN

Лабораторная  работа №1

Моделирование бизнес-процессов  с использованием пакета BPWIN 

      Цель  работы: ознакомление с возможностями инструментального средства системного анализа бизнес-процессов BPWIN и получение с его помощью практических навыков моделирования бизнес-процессов предприятия. 

      Оборудование: персональный компьютер, пакет BPWIN. 

      Ход работы 

      Расчёты с поставщиками и  покупателями (дебиторская, кредиторская задолженность) 

      I Создание модели деятельности предприятия

     Реинжиниринг  деятельности предприятия, особенно если такая реорганизация связана с внедрением корпоративных информационных систем, связан с серьезным риском.

      Прежде  чем пытаться улучшить деятельность предприятия, выбрать, а затем внедрить информационную систему, необходимо проанализировать, как работает предприятие в настоящее время. Для анализа необходимо знать не только как работает предприятие в целом, как оно взаимодействует с внешними организациями, заказчиками и поставщиками, но и как организована деятельность на каждом рабочем месте. Один человек, как правило, не обладает такой информацией. Следовательно, для анализа деятельности предприятия нужно собрать знания множества в одно – создать модель деятельности предприятия.

      Одной из известных и распространенных методик обследования и построения модели деятельности предприятия является предложенная Дугласом Россом (Douglas Ross) методология структурного анализа SADT (Structured Analysis and Design Technique).

      Стандарт  моделирования бизнес процессов  IDEF0 был принят в начале 90-х годов в США на основе известной методологии структурного анализа SADT.

      Основная  идея методологии SADT, используемая в стандарте IDEF0, – построение иерархической функциональной модели предприятия. Система представляется как совокупность взаимодействующих работ или функций. Сначала функциональность предприятия описывается в целом, без подробностей. Такое описание называется контекстной диаграммой. Взаимодействие с окружающим миром описывается в терминах входа (данные или объекты, потребляемые или изменяемые функцией), выхода (основной результат деятельности функции, конечный продукт), управления (стратегии и процедуры, которыми руководствуется функция) и механизмов (необходимые ресурсы).

      Затем общая функция разбивается на крупные подфункции. Этот процесс  называется функциональной декомпозицией.  Затем каждая подфункция декомпозируется на более мелкие – и так далее до достижения необходимой детализации описания. Модель представляет собой совокупность иерархически выстроенных диаграмм, каждая из которых является  описанием какой-либо функции или работы.

         Элементы графического языка описания бизнес-процессов

      Работы  на диаграммах изображаются в виде прямоугольников (функциональных блоков), каждая работа представляет какую-либо функцию.

Рисунок 1 – Изображение работы на диаграмме

      Работа  обозначает поименованный процесс, функцию или задачу, которая происходит в течение определенного времени и имеет распознаваемые результаты. Изображается в виде прямоугольника.

      Стрелки описывают взаимодействие работ с внешним миром и между собой. В IDEF0 различают несколько типов стрелок.

• Вход (Input) – материал или информация, используемые или преобразуемые работой для получения результата (выхода). Стрелка рисуется как входящая в левую грань работы. Допускается, что работа может не иметь ни одной стрелки входа.
• Управление (Control) – правила, стратегии, процедуры или стандарты, которыми руководствуется работа. Каждая работа должна иметь хотя бы одну стрелку управления. Стрелка управления рисуется как входящая в верхнюю грань работы.
• Выход (Output) – материал или информация, которые производятся работой. Каждая работа должна иметь хотя бы одну стрелку выхода. Работа без результата не имеет смысла и не должна моделироваться. Стрелка выхода рисуется как исходящая из правой грани работы.
• Механизм (Mechanism) – ресурсы, которые выполняют работу, например, персонал предприятия, станки, устройства и т.д. Стрелка механизма рисуется как входящая в нижнюю грань работы.

      Таким образом, диаграммы  IDEF0 предназначены для описания бизнес-процессов на предприятии, они позволяют понять, какие объекты или информация служат сырьем для процессов, какие результаты производят работы, что является управляющим фактором и какие ресурсы для этого необходимы. Нотация IDEF0 позволяет выявить формальные недостатки бизнес-процессов, что существенно облегчает анализ деятельности предприятия.  

     Вершиной  древовидной структуры диаграмм является контекстная диаграмма, которая  представляет собой самое общее  описание системы и ее взаимодействия с внешней средой. В каждой модели может быть только одна контекстная диаграмма.

     На  рисунке 2 представлена контекстная диаграмма расчётов с поставщиками и покупателями (дебиторской, кредиторской задолженности). 

Рисунок 2 – Контекстная диаграмма расчётов с поставщиками и покупателями (дебиторской, кредиторской задолженности) в стандарте IDEF0  

      После описания системы в целом производится разбиение ее на крупные фрагменты. Этот процесс называется функциональной декомпозицией, а диаграммы, которые  описывают каждый фрагмент и взаимодействие фрагментов, называются диаграммами декомпозиции. После декомпозиции контекстной диаграммы проводится декомпозиция каждого большого фрагмента системы на более мелкие и т.д., до достижения нужного уровня подробности описания. 

     На  рисунке 3 представлена декомпозиция контекстной диаграммы рисунка 2.

     При декомпозиции работы входящие в нее  и исходящие из нее стрелки  автоматически появляются на диаграмме  декомпозиции (миграция стрелок), но при  этом не касаются работ. Для связывания стрелок необходимо перейти в режим редактирования стрелок, щелкнуть по наконечнику стрелки и щелкнуть по соответствующему сегменту работы. Для связывания работ между собой используются внутренние стрелки, т.е. стрелки, которые не касаются границы диаграммы, начинаются у одной и кончаются у другой работы. Работы, которые не были декомпозированы, имеют в левом верхнем углу небольшую диагональную черту.  

Рисунок 3 – Декомпозиция контекстной диаграммы расчётов с поставщиками и покупателями (дебиторской, кредиторской задолженности) 

     Далее декомпозирую работу Бухгалтерия (рисунок 4) с целью достижения более подробного описания расчётов с поставщиками и покупателями (дебиторской, кредиторской задолженности).

Рисунок 4 – Декомпозиция работы Бухгалтерия диаграммы расчётов с поставщиками и покупателями (дебиторской, кредиторской задолженности) 

      II Стоимостной анализ (Activity Based Costing) является широко распространенной методикой для идентификации источников затрат в организации. С помощью стоимостного анализа можно решить такие задачи, как определение действительной стоимости продукта, идентификация наиболее дорогостоящих работ (которые должны быть улучшены в первую очередь), обеспечение руководства компании финансовой мерой предлагаемых изменений и др.

      Корректное  проведение ABC-анализа возможно только тогда, когда модель работы последовательная (следует синтаксическим правилам IDEF0), корректная и полная.

1. Сначала следует задать единицы измерения времени и денег. Для задания единиц вызвала диалоговое окно Model properties (меню Edit/Model Properties),  вкладка ABC Units.
2. Далее нужно описать центры затрат (cost centers). Для внесения центров затрат в справочник вызвала диалоговое окно Cost Center Dictionary (меню Dictionary/ Cost Center).
3. Для каждой работы на диаграмме декомпозиции задала ее стоимость по статьям затрат.  Для этого щелкнула правой кнопкой мыши по работе и на всплывающем меню выбрала Costs. Затем в списке выбрала центры затрат и задала их стоимости, т.е. задала стоимость каждой работы по каждой статье расхода.

    Например, для работы Отдел маркетинга и сбыта (заключение договоров) стоимость по статьям затрат показана на рисунке 5. 

Рисунок 5 – Стоимость по статьям затрат для работы Отдел маркетинга и сбыта (заключение договоров) 

    Для работы Акты сверки с контрагентами  стоимость по статьям затрат представлена на рисунке 6.

Рисунок 6 – Стоимость по статьям затрат для работы акты сверки с контрагентами 

4. Общие затраты  по работе рассчитываются как сумма  по всем центрам затрат. При вычислении затрат вышестоящей (родительской) работы сначала вычисляется произведение затрат дочерней работы на частоту  работы (число раз, которое работа выполняется в рамках проведения родительской работы), затем результаты складываются. Если во всех работах модели включен режим Compute from Decompositions, подобные вычисления автоматически проводятся по всей иерархии работ снизу вверх.
5. Далее сгенерировала отчёт Activity Cost Report (рисунок 7 – 8).

Рисунок 7 – Отчёт Activity Cost Report

Рисунок 8 – Отчёт Activity Cost Report (продолжение) 

Рисунок 9 – Отчёт Activity Cost Report (продолжение) 

    Таким образом, модель (AS-IS (как есть)) существующей  организации  бизнес-процессов  построена. Анализ функциональной модели позволил понять, где находятся наиболее слабые места, в чем будут состоять преимущества новых бизнес-процессов , и  насколько  глубоким  изменениям  подвергнется существующая структура организации бизнеса. Найденные в модели AS-IS недостатки далее будут исправлены при создании модели ТО-ВЕ (как будет), модели новой организации бизнес-процессов.  

      III Реинжиниринг бизнес-процессов

     Ниже  представлены диаграммы бизнес-процессов в результате реинжиниринга Бухгалтерии.

     На  рисунке 9 представлена контекстная диаграмма Бухгалтерии

Рисунок 9 – Контекстная диаграмма Бухгалтерии 

    После описания Бухгалтерии в целом произвожу реинжиниринг её процессов (рисунок 10).

Рисунок 10 – Процессы Бухгалтерии после реинжиниринга 

    Теперь  опишу затраты для каждой работы Бухгалтерии, после чего будет видно, что в результате реинжиниринга затраты Бухгалтерии значительно уменьшились. 

    Для работы 1С:Бухгалтерия стоимость по статьям затрат представлена на рисунке 11.

Рисунок 11 – Стоимость по статьям затрат для работы 1С:Бухгалтерия 

    Для работы Оборотно-сальдовая ведомость  по контрагентам стоимость по статьям затрат представлена на рисунке 12.

Рисунок 12 – Стоимость по статьям затрат для работы Оборотно-сальдовая ведомость 

    Для работы Акты сверки с контрагентами стоимость по статьям затрат представлена на рисунке 13.

Рисунок 13 – Стоимость по статьям затрат для работы Акты сверки с контрагентами 

    Отчёт Activity Cost Report по работе Бухгалтерия в результате реинжиниринга её бизнес-процессов представлен на рисунке 14.

Рисунок 14 – Отчёт Activity Cost Report по работе Бухгалтерия в результате реинжиниринга её бизнес-процессов 

    Вывод

    В процессе выполнения работы было изучено  моделирование бизнес-процессов с использованием инструментального средства системного анализа бизнес-процессов BPWIN. В ходе работы ознакомилась с возможностями пакета BPWIN и получила с его помощью практические навыки моделирования бизнес-процессов предприятия.

    В качестве предметной области для моделирования бизнес-процессов была выбрана дебиторская, кредиторская задолженность, то есть расчёты с контрагентами предприятия (поставщиками и покупателями).