Контрольная работа по "Информатике"

1 вопрос Текстовый редактор  Microsoft Word. Создание, сохранение и открытие документов.

     Microsoft Word - это эффективный и полнофункциональный текстовый процессор (редактор), в котором собраны все средства, необходимые для создания текстовых документов различных типов - от простых документов (заметки и письма) до самых сложных документов, таких как газеты и готовые к размещению в Internet (Web-страницы).

     Структура  окна Microsoft Word.

- Строка заголовка содержит  маленький значок Word, название приложения Microsoft Word, и название редактируемого документа. В правой части строки заголовка находятся три кнопки управления окном: Свернуть (свернуть приложение Word), Свернуть в окно (переключает просмотр из полноэкранного режима в оконный), Закрыть (окончание работы с Word).

- Строка меню содержит  Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Таблица, Окно, Справка - каждое  слово в этой строке открывает  доступ к определенной группе  команд:

- Контекстное меню содержит  команды, относящиеся к выделенному  фрагменту, открывается нажатием  правой кнопки мыши или комбинацией  клавиш Shift+F10.

- Панель инструментов  содержит кнопки, нажатие каждой  заменяет выполнение соответствующей  команды меню.

- Строка состояние отображает  сведения о документе и текущем  режиме работы (номер страницы, раздела,  количество страниц в документе  и т.д.).

- Полосы прокрутки с  бегунками служат для перемещения  документа по экрану.

- Координатная линейка  позволяет, установит отступы  абзацев, размеры полей страницы, ширину колонок и т.д.

(примечание: для удобства  пользователей при работе с  программой в Word встроена удобная подсистема помощи, которая в любой момент готова выдать необходимую справку).

   Создание документа Word.

     Чтобы создать  новый документ Word, есть три способа. 1- Создать новый пустой документ с помощью шаблона Word. 2- Создать документ, воспользовавшись своим ранее созданным шаблоном. 3- Создать документ, воспользовавшись одним из мастеров Word, например мастером факсов или мастером писем.

      Использование  шаблона или мастера, значительно  упрощает создание документа.  Шаблон - это заготовка документа,  которая уже содержит определенные стили форматирования, а иногда и некоторый текст. Шаблон Новый документ не содержат никакого постоянного текста (как это бывает при использовании других шаблонов), и форматирование текста в подобных документах полностью отражает стандартные настройки Word касающиеся полей, шрифтов и других атрибутов документов.

     Для создания  нового Документа нужно выполнить  следующие действия:

1. Выбрать команду Файл  → Создать. В правой части  окна программы отобразится область задач Создание документа. В группе Создание с помощью шаблона щелкните на ссылке Общие шаблоны; Word отобразит диалоговое окно Шаблоны, на разных вкладках которого будут присутствовать определенные группы шаблонов.

2. Выбрать вкладку Общие  диалогового окна Шаблоны, после  чего щелкнуть на значке Новый  документ. В окне Word появится новый документ (так же при создании нового документа можно использовать любой из шаблонов, доступный в диалоговом окне Шаблоны). Самый быстрый способ создания документа - щелчок на кнопке Создать файл (стандартной панели инструментов).

Сохранение документа.

     Независимо  от того, создан новый документ  с помощью шаблона Новый документ, другого шаблона Word или мастера документов, обязательно требуется сохранить его. Сохранение документа - это один из самых важных аспектов работы с любым приложением. Если документ Word не сохранен, все результаты работы будут потеряны. Для сохранения документа нужно выполнить следующие действия: 1- щелкнуть на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов Word или выберите команду Файл → Сохранить, на экране появится диалоговое окно   Сохранение документа. 2- нужно указать имя файла в текстовом поле Имя файла. Если требуется сохранить документ в формате, отличном от стандартного формата Word (.doc), нужно выбрать формат из раскрывающегося списка Тип файла. 3- для сохранения документа в другом месте (по умолчанию выбрана папка Мои документы) нужно воспользоваться раскрывающимся списком   Папка. 4- дважды щелкнуть на значке нужной папки в списке Папка. 5- указав имя файла и его расположение, щелкнуть на кнопке Сохранить. Word сохранит документ и вернется к окну документа. Для сохранения изменений, внесенных в документ, просто нужно щелкнуть на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов. Сохранять документы нужно как можно чаще. Сбои электропитания, случайно выдернутый шнур питания или зависание компьютера могут привести к потере всех данных. Чтобы этого не случилось можно воспользоваться функцией автосохранения. В этом случае нужно выбрать команду Сервис → Параметры; перейти на вкладку Сохранение.  Флажок Автосохранение каждые должен быть установлен, в соседнем текстовом поле устанавливается количество минут, через которое программа должна выполнять автоматическое сохранение документов. Это средство не заменяет использование команды Файл → Сохранить, а только позволяет восстановить значительную часть документа в случае сбоя. Если необходимо сохранить резервную копию документа при каждом сохранении внесенных изменений, следует выполнить следующие действия: 1- выбрать команду Сервис → Параметры. 2- в диалоговом окне    Параметры перейти на вкладку Сохранение, на которой установить флажок Всегда создавать резервную копию. Щелкнуть на кнопке ОК, чтобы вернуться к документу. 3- указать имя файла и сохранить документ в подходящей папке. Теперь после каждого использования команды Сохранить для сохранения изменений, внесенных в документ, резервная копия файла (с расширением .wbk) также будет сохранятся на жестком диске. Эта резервная копия представляет собой предыдущую копию документа еще до внесения изменений. Каждое последующее сохранение приводит к замене резервной копии файла его предыдущей версией. Также возможно сохранить текущую версию   Документа под другим именем. Для этого потребуется команда Сохранить как. Для того чтобы сохранить копию документа под новым именем, нужно выполнить следующие действия: 1- выбрать команду Файл → Сохранить как. 2- в диалоговом окне Сохранение документа указать новое имя файла в текстовом поле Имя файла. 3- щелкнуть на кнопке Сохранить. Файл будет сохранен под новым именем.

Закрытие документа.

    Завершая работу  с документом его нужно закрыть.  Для того чтобы закрыть документ, следует выбрать команду Файл  → Закрыть. Также можно закрыть  документ, щелкнув на кнопке Закрыть  (со значком  ), расположенной в правой части строки заголовка окна документа. Если работа велась с несколькими документами, закрытие одного из них не приведет к закрытию приложения Word.     Если требуется завершить работу с Word, нужно выбрать команду Файл → Выход. Перед тем как закрыть документ, программа проверит, сохранены ли последние внесенные в него изменения. В противном случае программа запросит сохранение изменений. Чтобы сохранить документ нужно щелкнуть на кнопке Да.

Открытие документа.

     Для того  чтобы открыть существующий файл  Word, нужно выполнить следующие действия:1- выбрать команду Файл → Открыть, на экране отобразится диалоговое окно Открытие документа. 2- по умолчанию Word отобразит список файлов, сохраненных в папке Мои документы. Если необходимый документ сохранен в другой папке, щелкнуть в раскрывающемся списке Папка и выбрать диск и папку, в которой сохранен документ. 3- для открытия файла документа щелкнуть на его значке, после чего щелкнуть на кнопке Открыть (или дважды щелкнуть на значке файла). Если документ имеет формат отличный от стандартного формата документов Word (.doc), нужно выбрать соответствующий вариант из раскрывающегося списка Тип файлов.

2 вопрос. Базы данных как системы отображения деловой информации

    База данных — это организованная структура, предназначенная для хранения информации.     Поскольку данные и информация — понятия взаимосвязанные, но не тождественные, то следует заметить некоторое несоответствие в этом определении. Его причины чисто исторические. В те годы, когда формировалось понятие баз данных, в них действительно хранились только данные. Однако сегодня большинство систем управления базами данных (СУБД) позволяют размещать в своих структурах не только данные, но и методы (то есть программный код), с помощью которых происходит взаимодействие с потребителем или с другими программно-аппаратными комплексами. Таким образом, мы можем говорить, что в современных базах данных хранятся отнюдь не только данные, но и информация.

      Это утверждение легко пояснить, если, например, рассмотреть базу данных крупного банка. В ней есть все необходимые сведения о клиентах, об их адресах, кредитной истории, состоянии расчетных счетов, финансовых операциях и т. д. Доступ к этой базе имеется у достаточно большого количества сотрудников банка, но среди них вряд ли найдется такое лицо, которое имеет доступ ко всей базе полностью и при этом способно единолично вносить в нее произвольные изменения. Кроме данных, база содержит методы, и средства, позволяющие каждому из сотрудников оперировать только с теми данными, которые входят в его компетенцию. В результате взаимодействия данных, содержащихся в базе, с методами, доступными конкретным сотрудникам, образуется информация, которую они потребляют и на основании которой в пределах собственной компетенции производят ввод и редактирование данных.

     С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройство вывода или передача по каналам связи.

      В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает нам возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такого учебного объекта мы выберем СУБД Microsoft Access, входящую в пакет Microsoft Office наряду с пакетами Microsoft Word и Microsoft Excel. В тех случаях, когда конкретные приемы операций зависят от используемой версии программы, мы будем опираться на последнюю версию Microsoft Access 2000, хотя в основном речь будет идти о таких обобщенных понятиях и методах, для которых различия между конкретными версиями программ второстепенны.

Структура простейшей базы данных

    Сразу поясним, что если в базе нет никаких данных (пустая база), то это все равно полноценная база данных. Этот факт имеет методическое значение. Хотя данных в базе и нет, но информация в ней все-таки есть — это структура базы. Она определяет методы занесения данных и хранения их в базе. Простейший “некомпьютерный” вариант базы данных — деловой ежедневник, в котором каждому календарному дню выделено по странице. Даже если в нем не записано ни строки, он не перестает быть ежедневником, поскольку имеет структуру, четко отличающую его от записных книжек, рабочих тетрадей и прочей писчебумажной продукции.

     Базы данных могут содержать различные объекты, но, забегая вперед, скажем, что основными объектами любой базы данных являются ее таблицы. Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу. Соответственно, структура простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы.

     Мы знаем, что структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи. Если записей в таблице пока нет, значит, ее структура образована только набором полей. Изменив состав полей базовой таблицы (или их свойства), мы изменяем структуру базы данных и, соответственно, получаем новую базу данных.

Свойства полей  базы данных

     Поля базы данных не просто определяют структуру базы — они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.

• Имя поля — определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).
• Тип поля — определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.
• Размер поля — определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.
• Формат поля — определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.
• Маска ввода — определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных).
• Подпись — определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).
• Значение по умолчанию — то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).
• Условие на значение — ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).
• Сообщение об ошибке — текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение).
• Обязательное поле — свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;
• Пустые строки — свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).
• Индексированное поле — если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются.    Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значения в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

      Здесь мы должны обратить особое внимание читателя на то, что поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанные свойств полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. С другой стороны, для полей, используемых для хранения рисунков, звукозаписей, видеоклипов и других объектов OLE, большинство вышеуказанных свойств не имеют смысла.