Контрольная работа по "Информатике"

Содержание

1. Экономическая информация 3

2. . Создание отчета в режиме Мастера отчетов в MS Access, редактирование отчетов 7

3. Практическое  задание 13

4. Список используемой  литературы 15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Экономическая информация.

Экономическая информация – это преобразованная и обработанная совокупность сведений, отражающая состояние и ход экономических процессов. Экономическая информация циркулирует в экономической системе и сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. Экономическую информацию следует рассматривать как одну из разновидностей управленческой информации.

Экономическая информация может быть:

управляющая (в  форме прямых приказов, плановых заданий  и т.д.);

осведомляющая (в отчетных показателях, выполняет в экономической системе функцию обратной связи).

Информацию  можно рассматривать как ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам. Информационные ресурсы – совокупность накопленной  информации, зафиксированной на материальных носителях в любой форме, обеспечивающей ее передачу во времени и пространстве для решения научных, производственных, управленческих и других задач.

Информационные  технологии

Сбор, хранение, обработка, передача информации в числовой форме осуществляется с помощью информационных технологий. Особенностью информационных технологий является то, что в них и предметом и продуктом труда является информация, а орудиями труда – средства вычислительной техники и связи.

Основная цель информационных технологий  - производство необходимой пользователю информации в результате целенаправленных действий по ее переработке.

Известно, что  информационная технология – это  совокупность методов, производственных и программно-технологических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации.

С точки зрения информационных технологий для информации необходим материальный носитель в  качестве источника информации, передатчик, канал связи, приемник и получатель информации.

Сообщение от источника  к получателю передается через каналы связи или посредством среды.

Информация  является формой связи между управляемыми и управляющими объектами в любой  системе управления В соответствии с общей теорией управления, процесс управления можно представить как взаимодействие двух систем - управляющей и управляемой. Структура системы управления представлена на рисунке

 

Система управления предприятием функционирует на базе информации о состоянии объекта, его входов Х (материальные, трудовые, финансовые ресурсы) и выходов Y (готовая продукция, экономические и финансовые результаты) в соответствии с поставленной целью (обеспечить выпуск необходимой продукции).

Управление  осуществляется путем подачи управленческого  воздействия 1 (план выпуска продукции) с учетом обратной связи - текущего состояния управляемой системы (производства) и внешней среды (2, 3) - рынок, вышестоящие органы управления.

Назначение  управляющей системы - формировать  такие воздействия на управляемую  систему, которые побуждали бы последнюю принять состояние, определяемое целью управления.

Применительно к промышленному предприятию  с некоторой долей условности можно считать, что цель управления - это выполнение производственной программы в рамках технико-экономических ограничении; управляющие воздействия - это планы работ подразделении, обратная связь данные о ходе производства: выпуске и перемещении изделии, состоянии оборудования, запасах на складе и т.д.

Очевидно, что  планы и содержание обратной связи - не что иное, как информация. Поэтому процессы формирования управляющих воздействий как раз и являются процессами преобразования экономической информации. Реализация этих процессов и составляет основное содержание управленческих служб, в том числе экономических. К экономической информации предъявляются следующие требования: точность, достоверность, оперативность.

Точность информации обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями. Достоверность  определяет допустимый уровень искажения  как поступающей, так и результатной информации, при котором сохраняется эффективность функционирования системы. Оперативность отражает актуальность информации для необходимых расчетов и принятия решений в изменившихся условиях.

 

 

2. Создание отчета в режиме Мастера отчетов в MS Access, редактирование отчетов.

Создание  отчета как объекта базы данных

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически  в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость  представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

Структура отчета в режиме Конструктора

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу  таких элементов относятся:

Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней  части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких  как заголовки столбцов, даты или  номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула  необходимо выбрать в меню Вид  команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.

Область данных, расположенная между верхним  и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.

Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части  каждой страницы. Используется для  вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета

Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать  отчеты различными способами:

Конструктор

Мастер отчетов

Автоотчет: в столбец

Автоотчет: ленточный

Мастер диаграмм

Почтовые наклейки

Рис. 1 Сздавание  нового отчета.

Мастер позволяет  создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой  простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет  и предлагает шесть стилей его  оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие  действия:

В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

Выделить в  списке пункт Автоотчет: в столбец  или Автоотчет: ленточный.

В поле источника  данных щелкнуть на стрелке и выбрать  в качестве источника данных таблицу или запрос.

Щелкнуть на кнопке ОК.

Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец  или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет  в распечатанном виде.

В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

 

Изменение масштаба отображения отчета

Для изменения  масштаба отображения пользуются указателем — лупой. Чтобы увидеть всю  страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе.

Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном  режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.

Печать  отчета

Для печати отчета необходимо выполнить следующее:

В меню Файл щелкнуть на команде Печать.

В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.

Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле "с" и 1 в поле "по".

Щелкнуть на кнопке ОК.

Прежде чем  печатать отчет, целесообразно просмотреть  его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный просмотр.

Если при  печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет  значение 0. Если при печати пусты  промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы  или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).

При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей  формулой: ширина отчета + левое поле + правое поле <= ширина бумаги.

Для того чтобы  подогнать размер отчета, необходимо использовать следующие приемы:

изменить значение ширины отчета;

уменьшить ширину полей или изменить ориентацию страницы.

Создание  отчета

1. Запустите  программу Microsoft Access. Откройте БД (например, учебную базу данных «Деканат»).

2. Создайте Автоотчет:  ленточный, используя в качестве  источника данных таблицу (например, Студенты). Отчет открывается в  режиме Предварительного просмотра,  который позволяет увидеть, как  будет выглядеть отчет в распечатанном виде

Рис. 2 Пример создатия таблицы «Студенты»

3. Перейдите  в режим Конструктора и выполните  редактирование и форматирование  отчета. Для перехода из режима  предварительного просмотра в  режим конструктора необходимо  щелкнуть команду, Закрыть на панели инструментов окна приложения Access. На экране появится отчет в режиме Конструктора.

Рис. 3 Режим  конструктора.

Редактирование:

1) удалите поля  код студента в верхнем колонтитуле  и области данных;

2) переместите  влево все поля в верхнем  колонтитуле и области данных.

3) Измените надпись  в заголовке страницы

В разделе Заголовок  отчета выделить надпись Студенты.

Поместите указатель  мыши справа от слова Студенты, так  чтобы указатель принял форму  вертикальной черты (курсора ввода), и щелкните в этой позиции.

Введите НТУ  «ХПИ» и нажмите Enter.

4) Переместите  Надпись. В Нижнем колонтитуле  выделить поле =Now() и перетащить  его в Заголовок отчета под  название Студенты. Дата будет  отображаться под заголовком.

5) На панели  инструментов Конструктор отчетов  щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет

Форматирование:

1) Выделите заголовок  Студенты НТУ «ХПИ»

2) Измените гарнитуру,  начертание и цвет шрифта, а  также цвет заливки фона.

3) На панели  инструментов Конструктор отчетов  щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет.

Рис. 4 Просмотр отчета.

Изменение стиля:

Для изменения  стиля выполните следующее: