Контрольная работа по "Информатике"

Шидловская  Татьяна Александровна  т-43-82-11

Приложение 1.

Стр.2

БЕЛКООПСОЮЗ

УЧРЕЖДЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ  «ПОЛОЦКИЙ ТОРГОВО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ  КОЛЛЕДЖ»

 

 

Заочное отделение

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА№1

 

 

по дисциплине «Информационные  технологии»

 

Вариант№1

 

 

 

                      Учащейся 4-го курса т-43-82-11                                    

                                  Шидловской Татьяны Александровна 

    Место работы: г. Витебск ОАО  

                                                                «Витебский мясокомбинат» магазин 

    «Мясковит № 10,продавец 4-й  

                                                                 категории     

                                                                г. Витебск ул. Калинина д.24  

 

 

Полоцк,2012

Оглавление:

Вопрос 1 /38.Охарактеризуйте табличные базы данных     (списки), заполнение таблиц с помощью формы для ввода данных, сортировку и фильтрацию данных в MS EXCEL.-2

     Вопрос 2/14.Дайте понятие о порядке формирования отчетов            на основе сведений, хранящихся в базе данных с помощью мастера и конструктора в MS ACCESS.-6

     Задача 3.Дайте шаблон документа в программе Microsoft             WORD-«Объявление» и сохраните его на CD-диске.

Задача 8.Создайте шаблон документа в программе Microsoft EXCEL -«Уровень поставки товаров по Полоцкому РТП» и сохранить его на CD-диске.

Литература - 12

Используемые технические  и программные  средства - 12

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

38.Охарактеризуйте табличные  базы данных (списки), заполнение таблиц с помощью формы для ввода данных, сортировку и фильтрацию данных в MS EXCEL.

Различные экономические, финансовые, учетные и многие другие задачи требуют  представления электронных таблиц в виде так называемых списков. Обработка  всевозможных прайс-листов компьютерных фирм является типичной задачей бизнес - анализа, которая решается средствами MS EXCEL. Списки в MS EXCEL – это таблицы, строки которых содержат однородную информацию. Строки таблицы называются записями, а столбцы – полями записей. Столбцам присваиваются уникальные имена полей, которые заносятся в первую строку – строку заголовка. Для осуществления некоторых операций со списками, например, для поиска с использованием сложных критериев или извлечения записей, применяются диапазоны критериев и диапазоны для извлечения. Диапазон данных – область, где хранятся данные списка. Данные, связанные друг с другом, записываются в отдельные строки, каждому столбцу соответствует свое поле списка с уникальным именем поля. Диапазон критериев – область на рабочем листе, в которой задаются критерии для поиска информации. Здесь указываются имена полей и отводится область для записи условий отбора. Диапазон для извлечения – область, в которую MS Excel копирует выбранные данные из списка. Этот диапазон должен быть расположен на том же листе, что и список. Если извлеченную информацию необходимо поместить на другой лист, ее копируют в буфер, а затем вставляют в нужное место. 1. При организации списка следует определиться с данными, которые будут включены в таблицу. 2. Каждую группу данных следует разбить на отдельные наименьшие элементы, что упростит поиск информации и преобразование структуры списка. 3. Всем наименьшим однотипным элементам группы следует присвоить уникальное имя поля. В качестве имен полей следует использовать только текст или формулы с текстовым значением, не использовать числа или даты. 4. Исключать поля, без которых можно обойтись. 5. Строку заголовка всегда располагать сверху над всем списком. 6. На одном рабочем листе не следует помещать более одного списка , т.к. некоторые операции (например, фильтрация), работают в определенный момент только с одним списком. 7. Следует отделять список от других данных рабочего листа хотя бы одним свободным столбцом или одной свободной строкой. Это помогает MS Excel легко выделять неименованный список при выполнении фильтрации или при сортировке данных. 8. Список может занимать весь рабочий лист. 9. Для имен полей следует использовать форматирование, отличное от форматирования данных списка. 10. Имена полей нельзя отделять от данных пустыми строками или пунктирными линиями. 11. Не располагать слева или справа от списка формулы или важные данные. В режиме фильтрации диапазон ячеек слева или справа может оказаться скрытым. 12. Не располагать информацию под неограниченным диапазоном для извлечения. Извлекаемые данные могут наложиться на нее. 13. Следует предусматривать место для расширения списка. При добавлении информации с использованием формы данных записи помещаются в конец списка, но ячейки под списком (возможно, не пустые) не передвигаются вниз, при отсутствии места внизу списка форма данных не позволяет вставить записи. 14. Если списку присвоено имя или его нет, следует добавлять строки внутрь диапазона либо использовать для этих целей форму данных. Если добавить строку ниже диапазона списка, то необходимо будет заново определить имя увеличенного диапазона (переопределить список). 15. Если необходимо обрабатывать большие массивы данных, которые организованы не просто списком, а базой данных, следует просто воспользоваться MS Access и при необходимости экспортировать отфильтрованную информацию в виде рабочих листов MS Excel. Способы ввода данных в список, следующие: использование формы данных, которая автоматически создается после определения заголовка списка с помощью команды линейки меню Данные – Форма; ввод данных во вставляемые в список пустые строки; в этом случае имя диапазона списка переопределяется автоматически (непосредственно ввод данных). Работа с подготовленным списком в MS Excel может осуществляться по трем направлениям: сортировка – выстраивание данных в нужном порядке; отбор данных – извлечение записей данных из списка в соответствии с некоторыми требованиями (критериями); анализ данных – обработка различными средствами MS Excel информации, находящейся в списке или в отфильтрованных данных. Команда Данные - Сортировка открывает окно, в котором задаются ключи сортировки (столбцы или строки) и порядок сортировки. В MS Excel используется следующий порядок сортировки: числа (от ~ до ~); текст и формулы; значение ЛОЖЬ; значение ИСТИНА; значение ошибок; пустые значения. При использовании Сортировки следует помнить следующие замечания. Порядок сортировки данных в MS Excel зависит от национальных настроек MS Office Windows. Если необходимо упорядочить числовые величины в алфавитном порядке, следует перед числовыми величинами ставить апостроф либо отформатировать числа как текст, либо ввести число как формулу (например ,= « 345»). При сортировке списков, содержащих формулы, следует помнить, что относительные ссылки в формулах при перемещении записей могут привести к неправильным результатам, поэтому в списках лучше использовать формулы с абсолютными ссылками. Для возврата к первоначальному списку следует ввести перед базой дополнительное индексное поле, содержащее возрастающее с любым шагом числовую последовательность, т.е. выделив ячейку в столбце индексов и нажав кнопку «стрелка» по возрастанию, вернемся к первоначальному списку. Сортировка в особом порядке позволит отсортировать данные в каком- либо заданном порядке (например, дни недели, месяцы и т.д.). Для этого используется команда Данные – Сортировка – кнопка Параметры поле Порядок сортировки по 1-му ключу (выбирается вариант порядка сортировки). Часто для этого нужно создавать собственный пользовательский список. Возвращение к обычному порядку – выбрать в поле  Порядок сортировки по 1-му ключу элемент не производится. Даты и время должны быть введены в соответствующем формате либо с помощью функций даты или времени, так как для сортировки данных  MS Excel использует внутреннее представление этих величин. При сортировке буквенно - цифровых кодов следует применять соответствующее форматирование: апостроф либо формулу. Сортировка по полям, большим трех, осуществляется через последовательные сортировки, начиная с ключей самого низшего уровня. Для поиска и фильтрации данных в MS Excel существуют 3 средства: форма данных; авто фильтр; расширенный фильтр. Бывают следующие критерии поиска. По точному соответствию – отбор данных по точному соответствию. Математические вычисления и логические операции не используются. На основе сравнения – используются различные операции сравнения. Данные операции можно применять к различным форматам данных. По поиску соответствия с использованием множественного критерия с операциями И и ИЛИ – поиск данных по нескольким условиям. Форма данных представляет собой средство для поиска и редактирования записей, которые удовлетворяют простому или множественному критерию сравнения. В форме данных условия в критерии удовлетворяют логической операции И. Здесь нельзя использовать логическую операцию ИЛИ и конструировать вычисляемые критерии. В форме данных при вводе критерия для поиска некоторого фрагмента текста всегда считается, что шаблон поиска заканчивается. Поиск с помощью формы данных производится следующим образом: 1.Указатель ячейки помещается в любое место внутри списка. 2. Выбирается команда Данные – Форма, затем – нажимается кнопка Критерии. 3. В открывающемся окне вводятся критерии поиска в необходимых полях. Для перехода к записи, удовлетворяющей критерию, следует нажать кнопку Далее или Назад.

14.Дайте понятие о порядке  формирования отчетов на основе  сведений, хранящихся в базе данных  с помощью мастера и конструктора  в MS Access. Access - это система управления базами данных (СУБД). Под системой управления понимается комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде. Access дает возможность также автоматизировать часто выполняемые операции (например, расчет заработной платы, учет материальных ценностей и т.п.). С помощью Access можно не только разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, но и составлять сложные отчеты.

Access является приложением Windows, а поскольку и Windows и Access разработаны одной фирмой (Microsoft), они очень хорошо взаимодействуют друг с другом. СУБД Access работает под управлением Windows; таким образом, все преимущества Windows доступны в Access, например, вы можете вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в приложение Access и наоборот.

Access - это реляционная СУБД. Это означает, что с ее помощью можно работать одновременно с несколькими таблицами базы данных. Применение реляционной СУБД помогает упростить структуру данных и таким образом облегчить выполнение работы. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на другом компьютере или на сервере, а также использовать таблицу, созданную в СУБД Paradox или Dbase. Данные Access очень просто комбинировать с данными Excel.

В СУБД Access предусмотрено много дополнительных сервисных возможностей. Мастера помогут вам создать таблицы, формы или отчеты из имеющихся заготовок, сделав за вас основную черновую работу. Выражения используются в Access, например, для проверки допустимости введенного значения. Макросы позволяют автоматизировать многие процессы без программирования, тогда как встроенный в Access язык VBA (Visual Basic for Applications) - специально разработанный компанией Microsoft диалект языка Basic для использования в приложениях Microsoft Office - дает возможность опытному пользователю программировать сложные процедуры обработки данных. Просматривая свою форму или отчет, вы сможете представить, как они будут выглядеть в распечатанном виде. И наконец, используя такие возможности языка программирования С, как функции и обращения к Windows API (Application Programming Interface - интерфейс прикладных программ Windows), можно написать подпрограмму для взаимодействия Access с другими приложениями - источниками данных.

В Microsoft Access добавлено множество новых средств, разработанных для облегчения работы в Интернет и создания приложений для Web. Для доступа к сети Интернет и использования преимуществ новых средств необходимы средства просмотра Web, например Microsoft Internet Explorer, а также модем. Пользователь имеет возможность непосредственно подключаться к узлам Microsoft Web из программ Office (в том числе и из Access) с помощью команды Microsoft на Web из пункта меню ?. При этом можно, например, получить доступ к техническим ресурсам и загрузить общедоступные программы, не прерывая работу с Access. Система Access содержит набор инструментов для управления базами данных, включающий конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Кроме того, Access можно рассматривать и как среду для разработки приложений. Используя макросы для автоматизации задач, вы можете создавать такие же мощные, ориентированные на пользователя приложения, как и приложения, созданные с помощью "полноценных" языков программирования, дополнять их кнопками, меню и диалоговыми окнами. Программируя на VBA, можно создавать программы, по мощности не уступающие самой Access. Более того, многие средства Access, например мастера и конструкторы, написаны на VBA. Мощность и гибкость системы Access делают ее сегодня одной из лучших программ для управления базами данных.  Отчет - это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова Мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер необходим даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.При работе с мастером в зависимости от того, какой отчет вы хотите создать (т.е. как вы отвечаете на вопросы мастера) Access предлагает вам различные варианты макетов отчета. Например, если вы создаете простой отчет без группировки данных, то вам предлагается три варианта макета: в столбец, табличный и выровненный. При этом в небольшом окне представляется вид этих макетов. Если вы задаете уровни группировки (т.е. по каким признакам надо сгруппировать данные, например по должности), то вам предлагаются шесть видов макетов. Перечислять их не будем, так как они хорошо проиллюстрированы в окне создания макетов.Основное различие между отчетами и формами заключается в их назначении. Если формы задуманы преимущественно для ввода данных, то отчеты - для просмотра данных (на экране либо на бумаге). В формах используются вычисляемые поля (обычно с помощью вычислений на основе полей в текущей записи). В отчетах вычисляемые поля (итоги) формируются на основе общей группы записей, страницы записей или всех записей отчета. Все, что можно сделать с формой (за исключением ввода данных), можно сделать и с отчетом. Действительно, форму можно сохранить в виде отчета, а затем изменить элементы управления формы в окне конструктора отчета.Для создания отчета надо открыть вкладку Отчеты и щелкнуть по кнопке <Создать>. Откроется окно "Новый отчет", в котором приведены шесть пунктов меню, т.е. шесть способов создания отчета: Конструктор, Мастер отчетов, Автоотчет в столбец. Автоотчет ленточный, Мастер диаграмм и Почтовые наклейки. Конструктор позволит вам самостоятельно создать отчет, но это непросто даже для опытного пользователя. Мастер отчетов автоматически создаст отчет на основе выбранных вами полей таблиц (запросов) и макетов отчетов. Этот способ создания отчетов является наиболее удобным как для начинающих, так и для опытных пользователей. Автоотчет в столбец и Автоотчет ленточный - самые простейшие способы создания отчетов: достаточно указать только имя таблицы (запроса), на основе которого будет создан отчет, а остальное сделает мастер отчетов. Мастер диаграмм поможет создать отчет в виде диаграммы, а Почтовые наклейки создадут отчет, отформатированный для печати почтовых наклеек.

Для создания отчета:

откройте вкладку Отчеты и щелкните по кнопке <Создать>;

в открывшемся окне выберите пункт Мастер отчетов;

щелкните по значку раскрывающегося  списка в нижней части окна;

выберите из появившегося списка таблицу Преподаватели;

щелкните по кнопке <OK>, В появившемся окне выберите поля, которые будут присутствовать в форме. В данном примере присутствовать будут все поля из таблицы, поэтому щелкните по кнопке

щелкните по кнопке <Далее>;

в появившемся окне присутствует перечень полей. Переведите выделение  на поле "Должность";

щелкните по кнопке. Таким  образом вы задаете группировку  данных по должности;

щелкните по кнопке <Далее>;

параметры появившегося окна оставим без изменений, поэтому  щелкните по кнопке <Далее>;

в появившемся окне выберите стиль оформления отчета;

щелкните по кнопке. <Далее>;

в появившемся окне введите  название отчета Преподаватели;

щелкните по кнопке <Готово>. На экране появится сформированный отчет;

просмотрите, а затем закройте отчет.

Примечание: в конструкторе отчета Преподаватели можно заменить вывод полей «Фамилия», «Имя», «Отчество» на поле «ФИО», в котором будет содержаться объединенная информация из этих полей (в свойствах поля «Фамилия» задать в строке Имя – «ФИО», а в строке Данные –   =[Фамилия ] & ” “ & [Имя ] & “ “ & [Отчество ] ).

Создание сложных отчетов.

1. Создайте запрос, на  основе которого будет формироваться  отчет. В запросе должны присутствовать: из таблицы Ученики - поля "Фамилия", "Имя", "Отчество" и "Класс", из таблицы Предметы - поле "Название предмета", из таблицы Оценки - поле "Оценки".

2. Создайте отчет по  итогам четверти. В отчете оценки  учеников должны быть сгруппированы  по классам и предметам. Для  каждого ученика должна вычисляться  средняя оценка в четверти, а  для каждого класса - среднее значение  оценок по всем предметам

1. Для создания запроса:

на вкладке Запросы щелкните по кнопке <Создать>;

выберите Простой запрос и щелкните по кнопке <ОК>;

из таблицы Ученики выберите поля "Фамилия", "Имя", "Отчество" и  "Класс", из таблицы Предметы - поле "Название предмета", из таблицы Оценки - поле "Оценки" и щелкните по кнопке <Далее>;

щелкните еще раз по кнопке <Далее>;     

введите название запроса Четверть и щелкните по кнопке <Готово>;

закройте запрос.

2. Для создания итогового  отчета выполните следующее:

на вкладке Отчеты щелкните по кнопке <Создать>;

выберите Мастер отчетов, из раскрывающегося списка - запрос Четверть и щелкните по кнопке <ОК>;

выберите все поля запроса  и щелкните по кнопке <Далее>;

тип представления данных нас удовлетворяет, поэтому щелкните по кнопке <Далее>;

добавьте уровень группировки  по классу, выбрав в левом окне Класс и перенеся его в правое окно, щелкнув по кнопке ;

щелкните по кнопке <Далее>;

щелкните по кнопке <Итоги>, так как надо вычислять средний  балл;

поставьте "галочку" в  ячейке поля "AVG" (эта функция  вычисляет среднее) и щелкните по кнопке <ОК>;

щелкните по кнопке <ОК>, так как сортировка не требуется, потому что данными являются название дисциплины и оценки, порядок которых не столь важен;

выберите макет отчета. Рекомендуем ступенчатый, так как  он занимает меньше места и в нем  наглядно представлены данные (хотя это  дело вкуса). Щелкните по кнопке <Далее>; выберите стиль отчета и щелкните по кнопке <Далее>;

введите название отчета Итоги четверти и щелкните по кнопке <Готово>. На экране появится отчет. Его можно просмотреть, изменяя масштаб (щелкнув по листу) и перелистывая страницы (в нижней части экрана). Его можно также распечатать, выполнив команду Файл, Печать. После завершения необходимых вам операций закройте окно просмотра отчета.                               

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ИСПОЛЬЗОВАННАЯ  ЛИТЕРАТУРА:

Коуров Л.В. Информационные технологии. – Мн.: Амалфея, 2000. – 192 с.

Острейковский В.А. Информатика: Учебн.пособие для студ. сред. проф. учеб. заведений.– М.: Высшая школа, 2000.–319 с.: ил.

http://www.bks.by

 

ИСПОЛЬЗОВАННЫЕ  ТЕХНИЧЕСКИЕ  И  ПРОГРАММНЫЕ СРЕДСТВА:

Ноутбук HP 635

Принтер лазерный Xerox Phaser 3140

Операционная система WINDOWS-7(максимальная)

Текстовый процессор Microsoft Word-2007.

 

 

 

10.12.2012г.     ____________________

(подпись учащегося)