Контрольная работа по дисциплине «Информационные технологии в менеджменте»

 

 

2. Система управления базами  данных Access

 

2.1. Создадим новую базу данных.

2.2. Импортируем в Access лист «Продажи» создав новую таблицу «Продажи».

2.3. Импортируем в Access лист «Регионы» создав новую таблицу «Регионы».

2.4. Установим связь между двумя таблицами (поле «Регион»). Сделаем «снимок экрана» со схемой данных.

 

 

2.5. Сделаем отчет, который отобразит объёмы продаж в денежном выражении по ВВН (вид важнейшей номенклатуры) внутри каждой страны. Предварительно составим соответствующий запрос. Отобразим все этапы на рисунках.

Принт-скрин режима "Конструктор" запроса:

 

 

Принт-скрин режима "Таблица" запроса:

 

 

2.6. С помощью  мастера форм подготовим форму, которая позволит заполнять таблицу «Продажи». Сделаем «снимок экрана» с открытой для заполнения формой.

 

 

 

2.7. С помощью  формы дополним таблицу «Продажи» любыми двумя записями фактов продажи.

 

 

 

 

 

3. Теоретическое задание

Экономическая информация (виды, структура и основные особенности). Требования, предъявляемые к экономической информации.

 

Каждая область человеческой деятельности связана со "своей" информацией. Экономическая наука, экономическая деятельность общества оперируют информацией, которая называется экономической. Как категория экономическая информация, с одной стороны, соответствует общему понятию "информация", с другой – неразрывно связана с экономикой и управлением народным хозяйством. Поэтому на экономическую информацию распространяются различные толкования и свойства: присущие информации вообще и в то же время отражающие ее характерные особенности и отличия, вытекающие из ее природы. Таким образом, экономическая информация представляет собой лишь одну из разновидностей информации, хотя и достаточно важную.

В общем случае под термином "экономическая информация" понимается информация, отражающая и обслуживающая процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ. Более строго: экономическая информация – это объективизированное воплощение – с помощью знаков и сигналов – знаний о материальных, трудовых и стоимостных аспектах воспроизводимых в экономике процессов, устраняющих неопределенность в отношении исходов этих процессов.

Экономическая информация служит инструментом управления и одновременно принадлежит к его элементам. Ее необходимо рассматривать как одну из разновидностей управленческой информации, которая обеспечивает решение задач организационно-экономического управления народным хозяйством. Экономическая информация представляет собой совокупность сведений (данных), отражающих состояние и определяющих направление развития народного хозяйства и его отдельных звеньев. В информационных процессах, осуществляемых в управлении, информация играет роль предмета труда (исходная, "сырая" информация) и продукта труда (результатная, "обработанная" информация). Говоря о понятии "экономическая информация" с кибернетических позиций, информационный процесс управления можно охарактеризовать как превращение сведений (исходных данных) в экономическую информацию, необходимую для принятия решений, направленных на обеспечение заданного состояния народного хозяйства и его оптимального развития.

Экономическая информация неотделима от информационного процесса управления, осуществляемого в производственной и непроизводственной сферах, она используется во всех отраслях народного хозяйства и во всех органах общегосударственного управления.

Экономическая информация насчитывает много разновидностей (типов), которые выделяются на основе соответствующих классификационных критериев, например:

• по принадлежности к сфере материального производства и непроизводственной сфере, а внутри – по отраслям и подотраслям народного хозяйства в соответствии с принятой их группировкой;

• по стадиям воспроизводства и элементам производственного процесса. В силу этого выделяется информация, отражающая снабжение, производство, распределение и потребление, а также материальные, трудовые и финансовые ресурсы;

• по временным стадиям управления. С этих позиций выделяются: прогнозная информация, плановая, учетная, информация для анализа хозяйственной деятельности, оперативного управления, составления отчетности;

• по критериям соответствия отражаемым явлениям экономическая информация делится на достоверную и недостоверную;

• по полноте отражения событий экономическая информация подразделяется на достаточную (полную), недостаточную и избыточную. Для решения задач экономического управления необходима вполне конкретная по содержательности минимальная информация, т.е. достаточная. Избыточная информация содержит излишние данные, которые либо вообще не используются для решения задач (составляют “информационный шум” с его разновидностью для компьютерных сетей – “электронным мусором”, или “спэмом” (spam – анг.), либо выполняют контрольно-дублирующие функции;

• по стадии возникновения бывает исходная (первичная) и производная (вторичная) информация. Исходная информация возникает в результате действия источников информации (министерства, ведомства, предприятия и других организаций и подразделений), и по этим источникам исходная информация делится на планово-директивную и учетно-отчетную. Планово-директивная информация перемещается ("спускается") вниз по уровням иерархии управления, при этом она разукрупняется, детализируется, "расширяется". Учетно-отчетная информация, наоборот, перемещается вверх по уровням иерархии управления, причем по мере своего продвижения эта информация укрупняется, агрегируется, "сжимается". Производная информация возникает в результате обработки исходной и другой вторичной – либо только исходной, либо только вторичной. Среди производной информации различают промежуточную иокончательную (результатную) информацию;

• по стабильности во времени экономическая информация делится на постоянную (условно-постоянную) и переменную. При этом важно отметить, что период стабильности носит конкретный характер для определенных задач управления. Как правило, он составляет один год, а для оценки уровня стабильности информации используется коэффициент стабильности Кст, рассчитываемый по формуле

         (1)

где ИСобщ – общее число информационных совокупностей;

ИСизм – число информационных совокупностей, изменивших свои значения за рассматриваемый период (год).

Если Кст > = 0,85, то информационную совокупность принято считать условно-постоянной, и в условиях автоматизированной обработки информации ее следует организовывать и хранить в виде самостоятельных массивов нормативно-справочной информации (НСИ) или файлов баз данных;

• по технологии решения экономических задач в системах управления различают входную, промежуточную и выходную информацию. Одна из схем такой классификации представлена на рисунке 1.

 

Рисунок 1 – Классификация информации по отношению к процессу её обработки в системе управления

 

Экономической информации свойственны некоторые особенности, вытекающие из ее сущности. Принципиальное значение для создания систем обработки экономической информации и формирования информационных технологий имеют следующие ее свойства:

• преобладание алфавитно-цифровых знаков;

• необходимость оформления результатов обработки данных в форме, удобной для восприятия человеком;

• широкое распространение документов как носителей исходных данных и результатов их обработки;

• значительный объем переменных и постоянных (условно-постоянных) данных;

• дискретность, объясняющаяся тем, что экономическая информация характеризует состояние объекта или процесса либо на определенный момент времени, либо за определенный интервал времени;

• организованность, вытекающая из того, что экономическая информация отражает результат интеллектуальной деятельности человека;

• неоднородность в силу основного назначения информации – различать элементы и свойства отражаемых процессов;

• рассредоточенность источников и принципиальная невозможность концентрации и централизации процессов сбора данных;

• сохраняемость (неиссякаемость) при ее использовании (потреблении);

• возможность многократного использования одних и тех же данных, в том числе и одновременно разными потребителями;

• возможность сохранения переработанной информации у отправителя;

• возможность длительного хранения с воспроизведением и обновлением;

• способность к преобразованию, агрегированию по определенным признакам, детализации (разукрупнению) и сжатию (укрупнению);

• определенная самостоятельность данных по отношению к своему носителю.

<p class="d