Электронные таблицы

Панели инструментов

Панели инструментов позволяют упорядочить команды Microsoft Excel так, чтобы их было легко найти и использовать. Панели инструментов можно настраивать: добавлять и удалять меню и кнопки, создавать новые панели инструментов, а также отображать, скрывать и перемещать существующие панели инструментов. В предыдущих версиях Microsoft Excel панели инструментов могли содержать только кнопки. Теперь они могут содержать кнопки и/или меню.

Главное меню — это специальная панель инструментов, расположенная в верхней части экрана, которая содержит такие меню, как Файл, Правка и Вид. По умолчанию главное меню содержит команды, предназначенные для работы с листами. При работе с листом диаграммы или внедренной диаграммой вместо него отображается главное меню диаграмм. Настройка главного меню осуществляется точно так же, как и любой другой встроенной панели инструментов, например, в главное меню можно добавлять и удалять кнопки и меню.

При выборе меню отображается список команд. Рядом с некоторыми командами отображаются соответствующие им значки. Чтобы упростить доступ к команде, создайте для нее кнопку (с тем же значком), перетащив ее на панель инструментов при открытом диалоговом окне Настройка.

При выходе из Microsoft Excel изменения, внесенные пользователем в меню и встроенные панели инструментов, панели инструментов, созданные пользователем, а также отображаемые на момент выхода из приложения панели инструментов сохраняются в файле настроек панелей инструментов папки Windows. Этот файл имеет имя имяпользователя8.xlb, где имяпользователя представляет собой имя регистрации пользователя в Windows или в сети. Если компьютер не подключен к сети или его настройки таковы, что при входе в систему не требуется имя пользователя, файл настроек имеет имя excel8.xlb. Сохраненная в этом файле конфигурация панели инструментов используется по умолчанию при каждом запуске Microsoft Excel. При частом использовании определенного набора панелей инструментов целесообразно сохранить требуемую конфигурацию в отдельном файле настроек, что избавит от необходимости каждый раз выполнять соответствующую настройку.

Созданные или настроенные панели инструментов могут быть использованы для любых книг в системе пользователя. Чтобы пользовательская панель инструментов всегда использовалась с определенной книгой, следует вложить эту панель в книгу Excel.

Ввод формулы

1. Укажите ячейку, в которую необходимо ввести формулу.

2. Введите = (знак равенства).

Если нажать кнопку  «Изменить формулу»    или  «Вставка функции», автоматически вставляется знак равенства.

3. Введите формулу.

4. Нажмите клавишу ENTER.

·              Одну и ту же формулу можно ввести сразу в несколько ячеек. Для этого необходимо выделить ячейки, ввести формулу, а затем нажать клавиши CTRL+ENTER.

·              Путем вставки скопированной формулы можно ввести формулу сразу в несколько ячеек. Для получения дополнительных сведений по копированию формулы нажмите кнопку.

Примеры решения задач

Рассмотрим примеры обработки данных с использованием табличного процессора.

Пример 1. (Информатика. Задачник-практикум в 2 т. /Под ред. И.Г. Семакина, Е.К. Хеннера: Том 2. — М.: Лаборатория Базовых Знаний, 1999. — 280с.) В пещере у реки поселился огнедышащий дракон. Всех, кто пытался его прогнать, он прогонял сам, полыхая на них огнем. Количество полыханий зависело от того, на кого надо полыхать. На царевича дракон полыхал 5 раз, на королевича — 4 раза, на простого рыцаря — 3.

За первые сто лет дракона пытались прогнать 2 царевича, 3 королевича и 5 простых рыцарей. За второе столетие на него покушались 3 царевича, 2 королевича и 7 простых рыцарей. За третий век дракона беспокоили 7 царевичей, 5 королевичей и 6 простых рыцарей. За следующее столетие дракону пришлось иметь дело с 3 царевичами, 6 королевичами и 10 простыми рыцарями. После чего дракона в конце концов оставили в покое и объявили гору, на которой он жил, заповедником для охраны редких видов животных.

Построить электронную таблицу, из которой будет видно: сколько человек пытались прогнать дракона за каждое из столетий в отдельности и за все 4 века вместе; сколько среди них было царевичей, сколько королевичей и сколько простых рыцарей; сколько раз дракону пришлось полыхать на них огнем в течение каждого века и за все 4 столетия вместе; сколько полыханий досталось царевичам, сколько королевичам и сколько простым рыцарям.

Решение. Прежде всего необходимо продумать структуру таблицы и разместить в ней имеющуюся информацию. В приведенном ниже решении информация о царевичах, королевичах и рыцарях занесена в строки, а столбцы содержат сведения о сражениях по векам. Нижняя строка и последние два столбца содержат итоговую информацию согласно условию задачи. Информация о полыханиях, приходящимся на одного царевича, королевича, рыцаря, вынесена отдельно. Это связано с тем, что при изменении этих данных достаточно будет изменить их в указанных ячейках, не изменяя при этом всех формул.

На рисунках приведён фрагмент таблицы с решением в режиме отображения формул и с результатами расчётов.

Пример 2. Составить форму для решения равнобедренного треугольника по основанию и противолежащему ему углу (вычисления его боковых сторон, периметра, оставшихся углов, площади, высот).

Решение. Разработаем форму, которая обрабатывает только корректные исходные данные, т.е. треугольник с такими данными должен существовать, заданные величины не могут быть отрицательными и т.д. В таблице достаточно зафиксировать верные расчётные формулы, и эта форма будет пригодна для любых вычислений с указанными исходными данными.

Пусть основание равно c, заданный угол — С. Тогда

углы A = B = (180 – C) / 2;

боковые стороны (по теореме синусов) a = b = (c sin A) / sin C;

периметр P = a + b + c;

площадь S = 1/2 ab sin C;

высоты ha = 2S / a; hb = 2S / b; hc = 2S / c.

На рисунках приведён фрагмент таблицы с решением в режиме отображения формул и с результатами расчётов при c = 10, C = 60o.

Возможности Excel

Многие вычисления, связанные с повседневной деятельностью человека, удобно и привычно выполнять в виде таблиц. К таким вычислениям относятся, например, бухгалтерские расчеты, расчеты оборота материалов и продукции на заводе, товаров на складе, различные инженерные и статистические расчеты и т.д. В виде таблиц можно оформлять деловые документы: счета, накладные, ведомости и проч. Вообще представление данных в виде прямоугольных таблиц является чрезвычайно удобным и привычным.

Для оперирования с табличными данными предназначены современные программы, называемые электронными таблицами. Электронная таблица – это попросту матрица из строк и столбцов, образующих отдельные ячейки. В эти ячейки могут записываться данные (числа, текст, логические переменный), а также формулы, по которым производятся различного рода вычисления. В одни ячейки данные вводятся, а в других ячейках они обрабатываются по заданным формулам.    

При работе с таблицами  Excel  распознает два вида ссылок на ячейки:

Абсолютные ссылки на ячейки - указание на конкретную ячейку,        положение которой относительно других ячеек не меняется. Для  обозначения абсолютного адреса используется знак доллара.

Относительные ссылки на ячейки - указание расположения ячейки относительно другой с которой идет работа в данный момент.

Многие операции в Excel можно выполнять не только над отдельными ячейками, но и над множеством ячеек. К таким операциям относятся копирование и перемещение данных, форматирование ячеек, обработка данных различных ячеек по одной формуле (например, суммирование) и другие. Совокупность ячеек называется диапазоном.

Чаще всего на практике приходится работать с прямоугольными диапазонами. 

В формулах можно смешивать и совмещать абсолютные и относительные ссылки на ячейки, т. е., например, указать абсолютную ссылку на букву (номер колонки) вместе с относительной ссылкой на номер ряда.

С помощью электронных таблиц вы можете составить, к примеру, смету личных расходов или оформить накладную, вычислить сложное тригонометрическое выражение или решить логическую задачу.

Однако перечисленными задачами возможности Excel не исчерпываются. Освоив приемы работы в Excel, можно использовать электронные таблицы как небольшое настольное издательство, эффектно оформляя с их помощью, например, коммерческие предложения, прайс-листы или несложные рекламные буклеты. Инструменты Excel позволяют выполнять анализ массивов данных и представлять результаты анализа в виде графиков и диаграмм. Электронные таблицы располагают также удобными средствами для ведения баз данных, создаваемых на основе обычных списков. И это далеко не полный перечень того, что можно сделать в такой мощной системе как   Excel 2000.

Каждый документ в Excel называется рабочей книгой. Книга в Excel представляет собой файл с расширением .xls, предназначенный для хранения и обработки данных. Шаблоны рабочих книг имеют расширение .xlt. В старых версиях электронных таблиц рабочая книга содержала всего один лист. Поддержка множества листов в последующих версиях, сделала работу в Excel намного эффективнее. На различные листы обычно помещают разнородную информацию.

При работе в электронных таблицах  часто приходится иметь дело со сходными данными или с однотипными формами представления данных. Для работы с однотипными данными или формами предусмотрено полезное средство, называемое объединением листов в группу. Группирование листов существенно экономит время при оформлении пакета документации.

Усовершенствования Excel

В последующих версиях Excel, таких 7.0 / 97 / 2000 / XP еще более улучшен и интерфейс пользователя и другие характеристики системы. Встроенный язык программирования VBA стал единым для всех приложений офиса. Изменения коснулись и справочной системы которая стала более интеллектуальной и непринужденной. В новых версиях Excel все больше встречается анимации. Помимо традиционной интерактивной справки, Excel предоставляет справочную информацию прямо из Web-страницы Microsoft.

Все приложения Office обладают возможностями, облегчающими работу пользователя с интернет и локальной сетью. Такие как поиск, публикация данных в интернете, интеграция в сеть интернет. Поддержка всех основных форматов файлов интернета, включая HTML документы. Благодаря усовершенствованию базовых элементов пользователю стало значительно легче работать с программой. Значительно расширились возможности электронных таблиц, такие как сводные таблицы, форматирование, предпросмотр и печать, обнаружение и предупреждение ввода некорректных данных.

Усовершенствованы панели инструментов. Работа с диаграммами стала проще. Запросы теперь могут запускаться в фоновом режиме, предоставляя возможность пользователям выполнять другие задачи во время ожидания обработки данных. Кроме того появилась возможность создать запрос помощью мастера, опрашивать базу данных, хранимую в Web, совместно использовать запросы, сохранять запрос параметров и сохранять запрос в качестве шаблона.

             MS Excel — является самой объемной и, наверное, самой существенной частью пакета. Без преувеличения можно сказать, что MS Excel — это грандиозная программа. Обычно на MS Excel ссылаются как на систему электронных таблиц. По-видимому, это правильно, поскольку в основе MS Excel действительно лежит идея электронной таблицы, но этого явно недостаточно для характеристики многообразных возможностей MS Excel, именно поэтому Microsoft Excel - это универсальная система обработки данных.

Вывод

Электронная таблица – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: тексты, даты, формулы, числа. Результат вычисления формулы в клетке является изображением этой клетки. Числовые данные и даты могут рассматриваться как частный случай формул. Для управления электронной таблицей используется специальный комплекс программ – табличный процессор.  Главное достоинство электронной таблицы – это возможность мгновенного пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями при изменении значения любого операнда.

 Строки, столбцы, ячейки и их адреса. Рабочая область электронной таблицы состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена. Имена строк – это их номера. Нумерация строк начинается с 1 и заканчивается максимальным числом, установленным для данной программы. Имена столбцов – это буквы латинского алфавита  -11- сначала от А до Z, затем от АА до AZ, BA до BZ и т.д.

 Максимальное количество строк и столбцов определяется особенностями используемой программы и объемом памяти компьютера. Современные программы дают возможность создавать электронные таблицы, содержащие более 1 млн. ячеек, хотя для практических целей в большинстве случаев этого не требуется.