Если  в базе данных нет никаких данных (пустая база), то этовсе равно полноценная база данных. Этот факт имеет методическое значение  Хотя данных в базе нет но информация в ней все-таки есть – это структура базы. Она определяет методы занесения данных и хранения их в базе. Простейший «некомпьютерный» вариант базы данных – деловой ежедневник, в котором каждому календарному дню выделено по странице.[7]

1. Microsoft Access

     Для создания базы данных в СУБД Microsoft Access выполняется последовательность действий:  Файл – Создать – Новая база данных. При этом появится диалоговое окно, в котором нужно вписать имя базы данных (в данном случае BASE) и нажать кнопку «Создать» (см. Рис. 1)

Рис. 1 Создание базы данных BASE 

     Вначале задания всегда создаются таблицы, между ними устанавливаются связи, и затем по этим таблицам можно создавать запросы, макросы, формы, отчеты. В данной работе все объекты (таблицы, формы, запросы, отчеты) будут создаваться в режиме конструктора, так как этот режим наиболее профессиональный. Рассмотрим последовательность работы на примере создания базы данных «Автоматизация рабочего места работника паспортного стола». В  каждом паспортном столе данные о жителях заносятся в таблицу «Население», особое внимание уделяется адресу (т.е. должен присутствовать справочник улиц), затем сведения передаются в общегородскую базу (по всему городу), а затем в федеральную (по стране).

     Создадим  справочник улиц, который затем будем  использовать в таблице «Население»: Таблица – Создать таблицу в режиме конструктора – заполняем согласно Рис. 2

Рис. 2 Справочник "Улицы" в режиме конструктора 

     Порядковый  номер улицы не должен повторяться, поэтому с помощью правой кнопки мыши вызываем контекстное меню и  устанавливаем «ключевое поле» - теперь Microsoft Access будет следить, чтобы каждый номер был уникальным. Номера улиц выбираются из федерального справочника «Кладр» (классификатор адресов). Чтобы переключиться к режиму просмотра данных нажимаем: Вид – Режим таблицы (см.Рис. 3).

     Рис. 3 Справочник "Улицы" в режиме просмотра данных 

     В случае, если сведения уже набраны  в другой базе данных или в файле, можно произвести : Файл – Внешние данные – Импорт. Аналогично поступаем со вторым справочником «Населенные пункты». При заполнении типа данных для полей «Населенный пункт» и «Улицы» следует выбирать «Мастер подстановок», с помощью которого подключаются справочники «Населенный пункт» и «Улицы» (см. Рис. 4).

Рис. 4 Таблица "Население" в режиме конструктора 

       «Мастер подстановок» в MS Access создает в таблице столбец подстановок, отображающий список значений, которые может выбрать пользователь (см. Рис.5).

Рис. 5 Таблица "Население" в режиме просмотра 

     Получившиеся  связи между таблицами можно  просмотреть и изменить с помощью: Сервис – Схема данных (см. Рис. 6)

Рис. 6 Связи между таблицами 

     Для создания запроса следует перейти  а соответствующую закладку. Создавать его лучше в режиме конструктора. (см. Рис. 7).

Рис. 7 Запрос в режиме конструктора 

      Главное в этом запросе – условие отбора. Для полей «фамилия», «имя», «отчество», «дата рождения» мы впишем дополнительное условие, которое предварительно будет  запрашивать фильтр на эти поля. Если какое-то поле (например, отчество) неизвестно (или только инициалы), то вводятся эти начальные буквы и Access ставит фильтр на записи по введенным начальным буквам. Например: Like [Введите первые буквы фамилии:] & "*".

     Переходим на закладку «Формы» и создаем форму в режиме «Конструктор» создаем форму (см.Рис. 8)

     

Рис. 8 Форма с кнопками навигации и поиска 

      В нижней части окна – кнопки навигации  и поиска. Самой сложной для  создания является кнопка «Поиск по ФИО». Для ее работы предварительно создается макрос, который соединяет запрос и форму. Переходим на закладку «Макрос»,  нажимаем кнопку «Создать», в появившемся окне в качестве макрокоманды выбираем «Применить фильтр», в поле «Имя фильтра» вписываем с клавиатуры имя запроса, который мы создали ранее (см. Рис. 9).

Рис. 9 Создание макроса 

      После всех проделанных операций можно  приступать к созданию кнопки «Поиск по ФИО». Устанавливаем свойства кнопки согласно Рис. 10.

      

Рис. 10 Создание кнопки поиска по ФИО 

      Последним этапом при создании базы установим  автозапуск формы. чтобы при запуске  проекта форма автоматически  запускалась, выбираем: Сервис – Параметры  запуска (см. Рис. 11).

      

Рис. 11 Автозапуск формы 

      Итак, по созданному проекту легко проследить все этапы от получения технического задания до создания готовой формы  для ввода данных. MS Access по праву считается одной из наиболее популярных СУБД.[8]

2. Visual FoxPro

     Visual FoxPro (VFP) — визуальная среда разработки систем управления реляционными базами данных, выпускаемая в настоящее время корпорацией Microsoft, последней версией является 9.0. Она состоит из отдельных компонентов, которые используются для хранения информации, ее отображения и редактирования. В Visual FoxPro вся информация хранится в базе данных, которая состоит из таблиц, отношений между таблицами, индексов, триггеров и хранимых процедур. Рабочее окно представлено на Рис12.

Рис. 12 Рабочее окно программы Visuas FoxPro 

     Каждая  таблица имеет уникальное имя  и хранится в отдельном файле, наименование которого совпадает с  именем таблицы. Созданный файл имеет  расширение DBF. Каждая создаваемая таблица  может иметь связанные с ней  индексы, используемые для упорядочения данных и быстрого поиска необходимых записей, причем каждая таблица может иметь несколько индексов. Для хранения значений полей типа Memo и General применяются отдельные файлы.[9] Memo-поля таблиц содержат текстовую информацию, а поля типа General используются, как правило, для хранения двоичной информации и данных других приложений, работающих в среде Windows. В Visual FoxPro реализованы триггеры, которые позволяют централизованно обрабатывать события, возникающие при любых изменениях в базе данных. Меню программы представлено на Рис. 13.

Рис. 13 Меню Visual Fox Pro 

     Чрезвычайно удобным и полезным средством  доступа к базе данных являются представления  данных. Представления данных позволяют  объединять данные таблиц и отображать их в более удобном виде. Можно выбрать только интересующие пользователя поля таблиц, объединить несколько полей в одно поле, вычислить итоговые значения и задать новые имена полей таблицы. Как правило, количество представлений в базе данных намного превосходит количество таблиц. По мере эксплуатации базы данных их количество непрерывно растет. Во многих информационных системах доступ к данным, включая просмотр, добавление и редактирование, осуществляется только с помощью представлений данных. Данный подход позволяет осуществить гибкое управление доступом к информации. При использовании представлений для выборки данных в формах, отчетах, при создании запросов и в программах применяются те же правила, что и для таблиц. Редактирование данных, включенных в представление, возможно только при определенных условиях. Например, в том случае, если оно создано на основе только одной таблицы.

     Для отображения и редактирования данных используются формы, отчеты, запросы и программы. При создании форм, отчетов и запросов применяются конструкторы. Поэтому эти компоненты часто называют конструкторскими объектами. Формы и отчеты являются составными объектами, т. к. они состоят из более мелких объектов (таких как поля, кнопки, диаграммы, рамки, OLE - компоненты и т. п.), которые называются объектами интерфейса.

     Формы используются для просмотра или  ввода данных в таблицы. Данные можно  вводить непосредственно в таблицы, но использование формы является более быстрым и более эффективным способом ввода.

     Отчеты  используются для просмотра и вывода на печать содержащейся в базе данных информации. Примерами отчетов являются прайс-лист товаров, список покупателей, оборотная складская ведомость. Как правило, отчеты создаются в том случае, если информацию необходимо передавать кому-либо в печатном виде. Для создания отчетов в Visual FoxPro, как и для форм, используются мастер и конструктор отчетов.

     Запросы являются средством выборки данных из одной или нескольких таблиц. В Visual FoxPro для создания запроса можно использовать как конструктор запросов, так и специализированный язык Structured Query Language (SQL). Результаты выполнения запроса могут отображаться в форме, выводиться в виде отчетов и диаграмм или сохраняться в указанной таблице .

     Каждый  компонент хранится в отдельном  файле. В зависимости от типа содержащегося в нем объекта Visual FoxPro автоматически присваивает каждому файлу расширение, которое помогает в идентификации объекта.

     Программы, написанные на языке Visual FoxPro, являются объектно-ориентированными. С их помощью обрабатываются события в форме, создаются объекты, осуществляются различные вычисления, управление базой данных.

     Большинство СУБД, в том числе MS Access и Visual Fox Pro - это лицензионные программные продукты, которые являются интеллектуальной собственностью. Для охраны интеллектуальной собственности применяется «Гражданский кодекс Российской Федерации», который принят Государственной Думой 24 ноября 2006 года и одобрен Советом Федерации 8 декабря 2006 года. В частности, часть четвертая (в ред. Федеральных законов от 01.12.2007 N 318-ФЗ,  от 30.06.2008 N 104-ФЗ, от 08.11.2008 N 201-ФЗ), раздел VII: «Права на результаты интеллектуальной деятельности и средства индивидуализации» (см. Приложение 1). В том числе это касается и образовательной деятельности. В связи со всеобщей «компьютеризацией» образования в Российской Федерации во все учебные заведения было направлено письмо Рособразования от 01.02.2007 N 15-51-46 ин / 01-10 «Об ответственности за использование нелицензионного программного обеспечения и возможных выходах из сложившейся ситуации», в котором четко было указано, что в образовательных учреждениях могут быть использованы только лицензионные программные продукты, либо перейти к использованию аналогичных программных продуктов, распространяемых на бесплатной основе (см. Приложение 2).[10,11]

Выводы  и предложения

     Курсовая  работа помогает расширить теоретические  и практические знания по специальности, систематизировать и закрепить  полученные ранее умения и навыки, способствует закреплению, углублению и обобщению сведений, полученных при изучении курса информатики.

     База  данных является важнейшей составной  частью информационных систем, которые  предназначены для хранения и  обработки информации. Изначально такие системы существовали в письменном виде. Для этого использовались различные картотеки, папки, журналы, библиотечные каталоги. Развитие средств вычислительной техники обеспечило возможность создания и широкого использования автоматизированных информационных систем. Разрабатываются информационные системы для обслуживания различных систем деятельности, систем управления хозяйственными и техническими объектами, модельные комплексы для научных исследований, системы автоматизации проектирования и производства, всевозможные тренажеры и обучающие системы. Современные информационные системы основаны на концепции интеграции данных, характеризующих большими объектами хранимых данных, сложной организацией, необходимостью удовлетворять разнообразные требования многочисленных пользователей.

     Рассмотренные в данной работе системы управления базами данных Microsoft Access и Microsoft Visual Fox Pro, несомненно, обладают всеми вышеперечисленными свойствами и вполне могут быть использованы для профессионального создания базы данных для предприятий и организаций.

Список  использованной литературы

1. Агальцов  П.В. Базы данных. – М.: 2002. – 376 с.
2. Агибалов А.В., Горюхина Е.Ю. Автоматизированные системы обработки экономической информации: Учебное пособие – 3-е изд., доп.: - Воронеж: ВГАУ, 2000. – 78 с.
3. Глушаков С.В., Ломотько Д.В. Базы данных. – Родина-Фодио, 2002. – 504 с.
4. Диго С.М. Базы данных: проектирование и использование: Учебник для вузов. – М.: Финансы и статистика. 2005. – 592 с.
5. Каратыгин С. И др. Базы данных: Простейшие средства обработки информации. Электронные таблицы. Системы управления базами данных. Т.1 - Каратыгин С., Тихонов А., Долголаптев В. – М.: ABF, 1995.
6. Когаловский М.Р. Технология баз данных на персональных ЭВМ. – М.: Финансы и статистика, 1992.
7. Кузнецов С.Д. СУБД и файловые системы – М.Ж Майор, 2001. – 176 с.
8. Кулев С.А., Камалян А.К. Основы управления базами данных: Учебное пособие. – Воронеж: ВГАУ, 1996. – 65 с.
9. Острековский В.А. Информатика: учеб.для вузов. М.: Высшая школа, 2000. – 511 с.: ил.
10. Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. Базы данных: Учебник. – М.: КОРОНА принт, 2004. – 736 с.
11. Шевченко Н.А. Access 2003. Искусство создания базы данных. – М.: НТ Пресс, 2005. – 160 с.