Порядок изъятия бухгалтерских документов

Порядок изъятия бухгалтерских  документов

Изъятие представляет собой принудительное лишение организаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности  возможности пользоваться и распоряжаться  бухгалтерскими документами.

В условиях, когда первичный документ является письменным свидетельством, доказательством какого-либо действия в процессе учета, полное изъятие  может дестабилизировать организацию  документооборота, что может отрицательно сказаться на деятельности хозяйствующего субъекта.

В то же время, несвоевременное осуществление  изъятия может привести к уничтожению  документов проверяемыми лицами или  совершению в них подлога, что  является одним из эффективных методов  сокрытия следов противоправной деятельности в сфере экономики.

Весь процесс по организации  подготовки изъятия бухгалтерских  документов можно разделить на три  этапа:

- подготовительный этап состоит  из комплекса организационных  мероприятий, обеспечивающих дальнейшую  реализацию решения об изъятии  бухгалтерских документов;

- основной (рабочий) этап предусматривает  совокупность действий, направленных  на внешний осмотр и непосредственное  изучение необходимых документов, которым завершается составление  документа (акта) об изъятии документов;

- заключительный этап предусматривает  упаковку изъятых документов, их  доставку и хранение до принятия  решения по материалам проверки.

В соответствии с ч.8 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском  учете» главный бухгалтер или  другое должностное лицо организации  вправе с разрешения и в присутствии  представителей органов, производящих изъятие документов, снять с них  копии с указанием основания  и даты изъятия. Также он имеет  право в их присутствии дооформить документы, прошить, пронумеровать, опечатать, сделать опись и т. д.

Изъятие же первичных учетных документов производится только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и  органами внутренних дел на основании  их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Доставка документов осуществляется в условиях, исключающих их утрату и повреждение.

Хранение документов исключает  доступ к ним посторонних лиц. В случаях их пропажи или повреждения  приказом руководителя организации, изъявшей документы, назначается комиссия по расследованию причин данного события.

Определение перечня бухгалтерских  документов, подлежащих изъятию, места  их нахождения и хранения

Подготовительный этап

Оформление документа, подтверждающего  основание изъятия (постановление)

Осмотр документов, подлежащих изъятию

Оформление процесса изъятия (протокол, акт)

Основной (рабочий) этап

Снятие главным бухгалтером  копий с изымаемых документов

Организация доставки и хранения изъятых  документов 

Изъятие бухгалтерских документов правоохранительными и контролирующими  органами может осуществляться до и  после возбуждения уголовного дела.

Основными законами и нормативными актами, регламентирующими  изъятие бухгалтерских документов правоохранительными и контролирующими органами до возбуждения уголовного дела, являются:

- закон РФ от 18.04.1991г. с изменениями в 1993, 1996 и 1999г.г. «О милиции», ст. 27.10 «Акт изъятия»;

- ФЗ «О бухгалтерском учете»  от 21.11.1996г. с последующими изменениями и дополнениями;

- закон РФ «О банках и банковской  деятельности»;

- ФЗ «О счетной палате от 1995г.  с последующими изменениями и  дополнениями (акт изъятия и его  оформление);

- инструкция, утвержденная письмом  МФ РФ от 26.07.1991г. № 16/176 с последующими изменениями и дополнениями (оформление постановления об изъятии, протокол изъятия);

- Налоговый Кодекс РФ, ст. ст. 93, 94 (оформление акта изъятия);

- Таможенный Кодекс РФ, ч. 2 ст. 186 «Акт изъятия»;

- Указ Президента РФ «О федеральном  казначействе» от

08.12.1992г. № 1556, п. 3 «Постановление»; УПК РФ, ст. ст. 182, 183, 184 (протокол) и другие.

Помимо изъятия, документы можно  получить путем их истребования, что  оформляется письменным запросом.

Результаты изъятия оформляются  соответствующим документом (протоколом, актом) в двух-трех экземплярах, в  котором отражаются следующие реквизиты: дата и время (начало и конец) изъятия; должность лица, производящего изъятие, и присутствующих лиц; основание  и перечень изымаемых документов; подписи; письменные объяснения по зафиксированным  нарушениям в изымаемых документах и т. д.

Первый экземпляр протокола (акта) остается у представителя органа, изъявшего документы; второй — в  бухгалтерии организации, у которой  произвели изъятие; третий — направляется в другие надзорные органы (не обязательно).

После возбуждения уголовного дела изъятие документов может осуществляться в ходе осмотра места происшествия (ст. ст. 176, 177 УПК РФ), обыска (ст. 18/2 УПК  РФ) и выемки (ст. 183 УПК РФ), личного  обыска (ст. 184 УПК РФ).

По уголовному делу для изъятия  документов следователь выносит  постановление, которое предъявляется  главному бухгалтеру для ознакомления.

Изъятие оформляется протоколом (уголовно-процессуальный закон), копия которого вручается  главному бухгалтеру. При необходимости  производится обыск жилища на основании  решения суда (ст. 165 УПК РФ).