Управление денежными средствами

     Для реализации функции страхования  текущего производственного процесса в большей степени подходят ликвидные ценные бумаги. (В России - государственные облигации.) Ликвидные ценные бумаги приносят фирме некоторый уровень дохода. Совокупность денежных средств и ликвидных ценных бумаг называют наличностью или ликвидными активами. Когда поступления денежных средств и денежные платежи согласованы на определенную перспективу, фирма может иметь относительно небольшие запасы денежных средств. Но если риск рассогласований значителен, то необходимы инвестиции в краткосрочные ликвидные ценные бумаги. Конечно, требуемый объем наличности возрастает, если часть сделок оплачивается наличными, и снижается, если фирма может быстро получить кредит на желаемых условиях. Чем выше процентная ставка, тем больше заинтересованность фирмы в снижении денежной наличности.

Минимальное количество денежной наличности, которое  фирма должна иметь на расчетном  счете и в кассе, определяется двумя процессами:

     Первый - промежуток времени между оплатой  счета покупателем и инкассированием  денежных средств. Это время состоит  из трех частей:

- время  перевода платежей от покупателей  (дебиторская задолженность здесь  не рассматривается, покупатель  оплатил счет, но на его пересылку  фирме требуется определенное  время, зависящее от формы безналичных  расчетов и эффективности работы  банков);

- время,  в течение которого платежи  остаются не инкассированными  банками; 

- время  движения денежных средств к  банкам, производящим выплаты. 

Фирмы могут использовать много методов  сокращения периода инкассации, а  следовательно, и требуемых запасов  денежных средств (электронные переводы, система сейфов и др.). Но этот период всегда будет иметь место, всегда будут транзакционные издержки.

     Второй - требования коммерческих банков об образовании  компенсационных (резервных) остатков. Эти остатки определяются стоимостью услуг банка, ведущего расчетные счета и предоставляющего кредиты. (Например, банк может обслуживать фирму бесплатно, если неснижаемый остаток на счете не менее 50 млн. руб. В противном случае фирма оплачивает каждую операцию банка). Возможности ускорения движения финансовых потоков 

     На  основе оценки денежных потоков осуществляется большая часть финансовых расчетов, в том числе расчеты погашения  кредитов, займов, накопление сбережений, страховых платежей и пр.

     В прикладных финансовых расчетах используются термины, отражающие текущее состояние денежного потока, — например, сальдо накопленных реальных денег.

Рассмотрим  основные из них.:

     1. Рекомендации по изысканию дополнительных денежных поступлений от основных средств предприятия:

     - проанализировать степень использования  оборудования/имущества с тем,  чтобы определить перечень имущества, не используемого в текущей хозяйственной деятельности; обсудить с инженерным персоналом какое оборудование является необходимым для поддержания текущего и ожидаемого уровня производства, возможности оптимизации использования помещений;

     - определить круг потенциальных  покупателей/пользователей излишнего оборудования/имущества посредством изучения конкурентов или возможностей альтернативного использования рассматриваемого имущества;

     - выбрать наиболее подходящие каналы коммуникации для эффективного доведения до участников рынка предложения о продаже/сдаче в аренду имущества;

     - сдать в аренду/продать мало используемое оборудование/имущество;

     выполните процедуры консервации имущества, что позволит исключить это имущество  из расчета налогооблагаемой базы при расчете платежей по налогу на имущество.

     2. Рекомендации по взысканию задолженности  с целью ускорения оборачиваемости денежных средств:

     - создать систему оценки клиентов, которая бы суммировала все  риски, связанные с деловым  партнером. Общая зависимость  от такого партнера будет включать  его дебиторскую задолженность, товары на складе, подготовленные к отгрузке, продукцию в производстве, предназначаемую этому клиенту. Установить формальные лимиты кредита каждому клиенту, которые будут определяться общими отношениями с этим клиентом, потребностями в денежных средствах, и оценкой финансового положения конкретного клиента;

     - сделать менеджеров по продажам  ответственными за наблюдением  и обновлением статуса клиента. Привязать оплату их труда к реальному сбору денежных средств с клиентов, с которыми они работают.

     3. Рекомендации по разграничению  выплат кредиторам по степени  приоритетности для уменьшения  оттока денежных средств:

     - разделить поставщиков на категории  по степени их важности для  деятельности и прибыльности  компании. Интенсифицировать контакты  с критически важными поставщиками  с тем, чтобы укрепить взаимопонимание  и стремление к сотрудничеству;

     - предложить различные схемы платежей: убедить кредиторов, что новый подход был бы наилучшим способом для обеих сторон сохранить взаимовыгодные отношения;

     - отложить осуществление платежей  менее важным поставщикам;

     - найти альтернативных поставщиков,  предлагающих более выгодные условия, и использовать эту информацию для дальнейших переговоров с нынешними поставщиками.

     4. Рекомендации по реорганизации  инвентарных запасов:

     - разнести по категориям запасы  по степени их важности для  стабильности деятельности компании. Проанализировать оборот запасов по видам: уменьшить объемы тех видов запасов, которые не являются критическими для функционирования бизнеса;

     - уменьшить размеры неприкосновенных запасов (или запасов, хранящихся в качестве буфера) за счет достижения договоренности о более коротком сроке выполнения заказа на поставку такого товара, если возможно;

     - улучшить деятельность в области  заказов на снабжение путем  внедрения более эффективных  контрольных процедур, таких как централизация хранения и отпуска товаров, перераспределение площадей хранения или улучшение/минимизация документооборота. Работать более плотно с поставщиками над вопросами ускоренной поставки и предоставить им стимулы в виде более привлекательных для них условий оплаты;

     - рассмотреть возможность распродажи  залежавшихся запасов со скидками с тем, чтобы получить дополнительные денежные средства, однако следует избегать перенасыщения рынка своими товарами по бросовым ценам, так как это негативным образом скажется на последующих продажах товаров, а также сделает невозможным реализацию стратегии повышения цен.

     5. Рекомендации по увеличению притока денежных средств за счет пересмотра планов капитальных вложений:

     - оценить, какие срочные потребности  в капитальных инвестициях можно отложить на более поздний срок;

     - остановить инвестиционные проекты, которые стали менее эффективными в результате изменения финансовой ситуации в России. Изучить возможности возврата полностью или частично вложенных средств;

     - изменить график инвестиций так,  чтобы уменьшить пиковую нагрузку  на денежные потоки, путем пересмотра этапов вложений так, чтобы сопутствующий отток денежных средств не ухудшал бы способность компании осуществлять другие срочные платежи;

     - отказаться от тех капитальных  расходов, которые не могут дать  немедленную отдачу для компании.

     6. Рекомендации по увеличению поступления денежных средств из заинтересованных финансовых источников, не связанных с взаимной торговлей:

     - исследовать финансовые условия  краткосрочного финансирования, предлагаемого банком, и варианты их улучшения;

     - пересмотреть условия долга предприятия  (отсрочка выплаты основной суммы,  снижение процентной ставки), и изучить возможность рефинансирования кредитов в других банках.

     7. Рекомендации по увеличению продаж:

     - тщательно оценивать прогнозируемые  наценки по группам реализуемых товаров для того, чтобы определить группы товаров, приносящие наибольшую прибыль;

     - переоценить факторы потребительского  спроса, такие как потребительские  свойства/приоритет при приобретении, цена, качество, тенденции моды, сезонные  факторы и т.д.;

     - определить группы продуктов, которые наилучшим образом подходят к изменившимся рыночным условиям, и сконцентрироваться на них;

     - проанализировать цены и объемы  реализуемой продукции, найти наиболее разумный компромисс, который поможет увеличить поступление дополнительных денежных средств, несмотря на снижение объемов продаж (путем увеличения цены и торговых наценок).

     Контроль  выплат. Ничто так не способствует контролю за денежными выплатами, как централизация расчетов с кредиторами. Это позволяет финансовому менеджеру правильно оценить поступающие потоки денежных средств по фирме в целом и составить график необходимых выплат. Кроме того, появляется возможность более эффективного контроля расчетов с кредиторами и движения средств в пути. Конечно, централизованной системе присущи также и недостатки – филиалы и местные отделения фирмы могут оказаться не в состоянии произвести своевременные расчеты за оказанные услуги, что чревато потерей благожелательного отношения клиентов и увеличением операционных затрат. 
 
 

     3. Благоприятные возможности  управления денежными  средствами.

     Ключевым  моментом следующих пунктов является то, что благоприятные возможности для управления денежными средствами имеются во всех сферах деятельности компании, включая финансы, бухгалтерский учет, производство, сбыт, маркетинг и проектирование. Таким образом, управление деньгами не следует рассматривать как исключительную зону ответственности финансового отдела и бухгалтерии.

Функция управления денежными средствами является весьма важной и заслуживает самого внимательного отношения со стороны  финансового директора, поскольку  нехватка денег может в короткие сроки привести к резкой остановке работы компании. Процесс управления денежными средствами базируется на детальном и непрерывном прогнозировании денежных потоков, которое должно регулярно сопоставляться с фактическими результатами для того, чтобы проанализировать и повысить точность всего процесса. Только таким образом компания может предвидеть масштабы и время наступления денежных проблем и предпринять усилия для их своевременного разрешения.

1. Избегать ранней оплаты. Хотя это кажется очевидным, но отдел кредиторской задолженности время от времени будет преждевременно платить поставщикам. Это может произойти потому, что бухгалтеры ввели стандартный интервал оплаты в компьютеры и не просматривают регулярно счета поставщиков: не изменились ли сроки оплаты.
2. Избегать инженерных изменений в проекте. Если разрешается вносить небольшие изменения в производимую в настоящее время продукцию, то это, вероятно, приведет к тому, что некоторые комплектующие, которые использовались в старом проекте, для нового проекта не понадобятся. Если не позаботиться об использовании всех старых комплектующих, прежде чем переходить к модернизированному продукту, то будет происходить постепенное накопление на складе частей, которые больше нельзя использовать, что увеличивает инвестиции компании в запасы. По этой причине, прирост стоимости, полученный в результате изменений проекта, должен доказывать свой явный перевес над дополнительными издержками на запасы.
3. Не переполнять распределительную сеть. Одним из способов стимулирования ненормально высоких продаж является предложение покупателям особо выгодных условий и, таким образом, демпинговая продажа им дополнительных партий товаров. Однако такая практика, в конечном счете, обернется против самой компании, поскольку в течение некоторого времени у покупателей не будет потребности вновь покупать товары этой компании, что приведет к сокращению продаж в будущем. Что касается рассматриваемой нами темы, то эта проблема особенно важна, если покупателям предложена отсрочка платежа в обмен на их согласие сразу забрать товар. Поступая так, компания значительно увеличивает сумму денежных средств, которая необходима для финансирования намного более крупного остатка дебиторской задолженности.
4. Проводить своевременную выверку банковских счетов. Команда управляющих может обнаружить, что ей приходится выскребать остатки денег, если отчеты банка и компании о денежных средствах значительно расходятся из-за задержек с выверкой банковских счетов. Чтобы избежать этого, можно проводить выверку банковских счетов каждый день через онлайновое соединение с базой данных банка или, по крайней мере, проводить выверку сразу после получения отчета от банка.
5. Устранять избыточные счета. Большинство банковских счетов не приносит процента на вложенные деньги, поэтому наличие более одного счета означает, что дополнительный объем денег размазывается по слишком многим счетам. Устраняя потребность в дополнительных счетах и, по возможности, консолидируя их, можно уменьшить объем неиспользуемых денежных средств в системе.
6. Устранять ошибки при выставлении счетов. Любая ошибка в выставленном счете может привести к значительной задержке его оплаты покупателем, пока проблема не будет выявлена и исправлена. Чтобы избежать этого, бухгалтерии следует составить реестр всех выявленных ошибок и поручить рабочей группе внести изменения в процедуру выставления счетов, чтобы устранить эти ошибки в будущем.
7. Повышать точность прогнозирования продаж. Если прогнозы, на которых основан производственный план, неточны, то высока вероятность того, что будут наблюдаться периоды перепроизводства товаров, что приведет к чрезмерным запасам, которые надо финансировать в течение долгого времени, пока запасы не будут распроданы. Эту прогнозную ошибку можно скорректировать, получив прямой доступ к прогнозам клиентов компании; таким образом, плановики смогут видеть, какими будут вероятные уровни спроса. Можно также использовать производственную систему «точно вовремя», где основной упор сделан на производство по заказу, а не по прогнозу (хотя это не всегда возможно). Как минимум, следует сравнивать прогнозы продаж с отчетами о прошлых продажах, как по клиентам, так и по товарам, чтобы увидеть, имеют ли прогнозы какую-либо историческую обоснованность и проанализировать те, которые характеризуются наибольшими отклонениями.
8. Удлинять сроки оплаты поставщикам. Если несколько ключевых поставщиков требуют, чтобы компания платила в очень короткие сроки, то это может сильно сократить объем имеющихся у компании денежных средств. Следует попросить снабженцев провести переговоры с этими поставщиками об удлинении сроков оплаты, возможно ценой согласия на более крупные объемы закупок или чуть более высокие цены. Если такая договоренность достигнута, то снабженцы должны уведомить об этом бухгалтерию, иначе она по прежнему будет платить в первоначально установленные, короткие сроки, которые введены в систему счетов дебиторской задолженности и будут автоматически использоваться для всех будущих платежей, если не произведена их ручная замена.
9. Поручать внешним исполнителям функции, требующие значительных затрат денежных средств («аутсорсинг»). Некоторые виды деятельности, например, компьютерный сервис, требуют значительных инвестиций в капитальное оборудование. Чтобы избежать подобных расходов, эти функции можно передать поставщику, что не только предотвращает дополнительные инвестиции в активы, но и позволяет компании продать некоторые из имеющихся активов, возможно, тому поставщику, который берет на себя данные функции. Это обычно бывает долгосрочным решением, поскольку передача какой-либо функции внешним исполнителям требует основательного планирования такой передачи.
10. Сокращать излишние закупки. Чрезмерно активный отдел снабжения может покупать товары в больших количествах, что строго оговорено в краткосрочном плане, на том основании, что он не хочет выписывать несколько закупочных ордеров на малые партии, когда достаточно одного ордера, что экономит значительное время работы персонала. Эти крупные покупки могут вести к существенному перерасходу денег. Хорошим способом избежать этой проблемы является инвестирование в систему управления материалами, типа планирования потребности в материалах (material requirements planning, MRP), когда система точно указывает, какие материалы покупать, и может даже выписывать необходимые закупочные ордера. Можно также оценивать работу снабженцев, исходя из числа оборотов запасов сырья и материалов, что будет концентрировать их внимание на том, чтобы не делать крупных закупок, в которых нет необходимости.
11. Продавать основные средства. Бухгалтерия должна регулярно просматривать полный список основных средств, чтобы увидеть, нет ли там тех, которые больше не используются и поэтому могут быть проданы. Хотя эту задачу следует возложить на начальников подразделений, так как сохранение денежных средств не является одной из их основных задач, и поэтому они обычно не обращают внимания на старые активы. Способом обхода этой проблемы должностных обязанностей является оценка деятельности начальников подразделений, исходя из их рентабельности активов. Если делать именно так, то они постоянно будут работать над уменьшением базы активов, за которую они отвечают, что приведет к росту тенденции превращения старых активов в деньги.
12. Продавать устаревшие запасы. Бухгалтерам следует подготовить отчет, показывающий, какие позиции товарно-материальных запасов не использовались в последнее время, или какие позиции настолько чрезмерны, что не будут выбраны в течение долгого времени. Имея эту информацию, отдел снабжения может связаться с поставщиками, чтобы продать обратно какие-то материалы или получить кредиты под будущие закупки.
13. Ужесточать кредит покупателям. Если остаток дебиторской задолженности представляется несоразмерно большим, или если доля просроченных дебиторских счетов является чрезмерной, тогда уменьшайте объем кредита, предоставленного отдельным покупателям. Однако это может отразиться на темпе роста корпорации, если ее стратегия предполагает увеличение продаж за счет использования доступного кредита. Совершенствуйте процедуры, которые отражаются на денежных средствах. Весь процесс принятия клиентского заказа, создания продукта, его доставки, направления счета и получения платежа может быть чрезмерно детальным и продолжительным. Если он ведется ненадлежащим образом, то поступление денег после получения клиентского заказа будет сильно затянуто. Чтобы избежать этой проблемы, следует периодически пересматривать весь процесс с целью минимизировать время, необходимое для получения денег в конце процесса. Например, можно избежать времени ожидания в очередях, когда заказы ждут обработки во входящих ячейках служащих, путем концентрации как можно большего числа операций в руках одного исполнителя (это называется центр обработки). Другой возможностью является замена отдельных частей существующей системы новой технологией, например, использование централизованной базы данных по заказам, отслеживающей прохождение заказов через систему.
14. Использовать систему планирования производства. Любая система планирования производства будет значительно оптимизировать прохождение сырья и материалов через производственные мощности. Соответственно, любая компания, занятая производством, должна вкладывать средства в систему планирования потребности в материалах (material requirements planning, MRP), планирования производственных ресурсов (MRP II) или «точно вовремя». Хотя эти системы имеют разные базовые концепции и методы работы, все они приведут к снижению уровней запасов. При надлежащей установке, система «точно вовремя» является особенно эффективной в достижении этого результата.