Правила ведения телефонных переговоров

Как вести телефонные переговоры 

Представьте себе ситуацию: рекламный агент, закурив  сигарету, и выпуская дым изо рта, прорываясь сквозь шум в комнате, звонит директору компании.  

'Алло:, алло, вы меня слышите? Мы как-то договаривались, что я позвоню вам по поводу размещения рекламы на нашем телевизионном канале. Не помните? Вы еще опаздывали на совещание. Это было в прошлом месяце. Вспомнили? Хорошо. Я сейчас располагаю некоторым временем, и мог бы с вами обсудить все технические моменты: сценарий ролика, сроки, форму оплаты. Вы сейчас опять заняты? Я непременно позвоню вам позже' 

Вот замечательный  образец того, как не надо вести  телефонные переговоры. Вроде бы внешне деловая форма, но: Кто звонит? Кому звонит? Есть ли возможность у того, кто на другой стороне провода, в  данный момент разговаривать по телефону? А вдруг вы вытащили человека из-под  душа? Как вы думаете, какой будет  реакция директора на такой звонок. Скорее всего, это будет не только пустой звонок, но и вредный для  дела.  

А как надо? С  чего начать? Главное в начале разговора - это создать доверительные отношения  с клиентом, а затем провести беседу в соответствии с той целью, ради которой вы звоните. Для этого  можно предложить 9 простых правил общения по телефону. 

Правило 1. ПЛАНИРУЙТЕ ПЕРЕГОВОРЫ.  

Перед разговором хорошо продумайте: 

удобное время  для звонка и его длительность;  

четко определите цель своего звонка; 

составьте план ведения разговора.  

Продумайте ответы на следующие вопросы:  

Что вы собираетесь  рассказать о себе и компании, в  которой работаете?  

Какие вопросы  вы собираетесь задать собеседнику, чтобы выяснить его потребности  и создать необходимую мотивацию  для дальнейшей встречи?  

Какие могут  быть возражения, и ваши возможные  ответы?  

Как вы собираетесь  завершить разговор и договориться о встрече?  

Правило 2. ПРИВЕТСТВУЙТЕ  СОБЕСЕДНИКА.  

Придумайте несколько  способов как можно поздороваться. Пусть у вас будут различные  варианты, для людей разного пола и возраста. Вполне может подойти: 'Здравствуйте', Добрый день', и т.д. 

Правило 3. Назовите себя по имени.  

Вот варианты, которые  можно назвать крайне вредными и  неудачными: 'Угадай, кто тебе звонит', 'Неужели ты не узнаешь меня?'. Эти  вопросы создают психологический  дискомфорт у другого человека. Поставьте себя на место клиента, и вы почувствуете раздражение. Не удивляйтесь, если клиент будет сопротивляться вашим предложениям после такого приветствия. К неудачной задумке можно отнести оборот 'Вас беспокоит:'. После этой фразы человек на другом конце провода начинает беспокоиться. Попробуйте не думать о хромой обезьяне. Разве это возможно? Частица 'не' стирается, и воспринимается вторая часть фразы. Вы же становитесь еще и виновником этого 'беспокойства'. 

Правило 4. УЗНАЙТЕ, С КЕМ ВЫ ГОВОРИТЕ.  

Следующие варианты можно назвать неудачными: 'С кем  я говорю?', 'Это кто?', 'Кто у  аппарата?'. И не пытайтесь заниматься угадыванием: 'Это Ира? Нет? Татьяна  Львовна? Нет? А кто тогда?'. Или  еще хуже: 'А куда я попал?'. На что  существует стандартный ответ, сказанный  раздраженным голосом: 'А куда вы звоните?'. Вы можете придумать много разных вариантов, типа 'Я могу поговорить с Александром Сергеевичем?'. 

Правило 5. ВЫЯСНИТЕ: МОГУТ ЛИ С ВАМИ ГОВОРИТЬ.  

Это очень важно! Возможно, что именно в этот момент ваш клиент занят ответственным  и важным для него разговором. Или  ваш разговор в данный момент неуместен  по какой-то другой причине. Помните, нарушив  это правило, вы можете потерять клиента  навсегда. Ваша сделка не состоялась. Ваш  разговор был фактически скомкан, потому что клиент не мог оторваться от более важных для него дел.  

Правило 6. СОЗДАЙТЕ ГОЛОСОВОЕ СООТВЕТСТВИЕ.  

Говорить надо медленно, спокойно, громко, внятно, и  без акцента. Выделяйте голосом  особо значимые слова, меняйте интонацию. Употребляйте короткие сообщения: т.е. одно предложение - одна мысль. Помните, когда вы улыбаетесь, ваш голос  становится более приятным. Так что, улыбайтесь чаще. Ваш голос по возможности  должен быть глубоким и 'бархатным', однако соблюдайте меру, не переигрывайте. Вы можете так же подстраиваться под  громкость, ритм, и темп речи собеседника. Собеседнику это соответствие будет  приятно. Разумеется, сигарета во рту, жвачка, леденец, кофе во время разговора, шум в комнате, музыка - разрушают  раппорт телефонных переговоров.  

Правило 7. СЛЕДУЙТЕ ПЛАНУ.  

У вас есть цель разговора и подготовленный план. Не пытайтесь решить сразу все  проблемы по телефону. Особенно избегайте  разговоров о цене на свою продукцию, денежные вопросы лучше всего  решать при встрече. Подготовьте  необходимые материалы, ручку, чистый лист бумаги. Говорите конкретно, и  о главном. Внимательно слушайте собеседника. Задавайте клиенту  вопросы, направляя разговор в нужную вам сторону. Помните, ваша главная  цель - договориться о встрече, когда  вы сможете обговорить детали и подписать  контракт. Для этого вы должны создать  хорошую мотивацию у клиента. 

Правило 8. ДОГОВОРИТЕСЬ О ВСТРЕЧИ.  

Договариваясь о встречи, убедитесь, что ваш  собеседник на другом конце провода  правильно понял вас, и записал  день и час встречи. Переспросите собеседника, удобно ли вам ему перезвонить  накануне, чтобы убедиться, что встреча  состоится? Все эти мероприятия  полезны, чтобы ваш клиент мог  спланировать свое время и достойно подготовится к встрече.  

Правило 9. ЗАПИШИТЕ РЕЗУЛЬТАТЫ.  

Запишите общее  отношение клиента к информации, что вы ему сообщили, договоренность о месте, дате и времени встречи  или звонка, кто кому должен позвонить, и ключевые моменты, прозвучавшие в  разговоре. 

Следующий тест позволит вам оценить как свои профессиональные качества при ведении  телефонных переговоров. Ответьте на вопросы, оценивая себя по 5-бальной шкале.  

Я составляю  план разговора, прежде чем звонить  клиенту.  

Я знаю, как ответить на вопрос секретаря: 'По какому вопросу', - чтобы меня соединили с директором  

Я приветствую  собеседника первым.  

Я представляюсь, называю себя по имени.  

Я выясняю, есть ли у собеседника возможность  поговорить со мной в данный момент.  

Я думаю над  тем, чем конкретно могу помочь клиенту  в решении его проблем.  

Я подстраиваюсь  под громкость голоса собеседника, его темп, интонации, ритм.  

Я говорю бодро  и деловито.  

Я задаю наводящие  вопросы 'открытого' типа.  

Я говорю по существу в соответствии с разработанным  планом.  

Я не употребляю слов-паразитов.  

Я договариваюсь  о встречи, согласовывая конкретные сроки.  

Подсчитайте общее  количество баллов.  

Если у вас  более 47, то вас можно поздравить: вы прекрасно владеете искусством ведения  телефонных переговоров.  

Если 36-47, то это  тоже хороший результат.  

Если 15-35, то тут  необходимо серьезно призадуматься  над улучшением своего стиля общения  по телефону. Возможно, вам следует  пройти семинар-тренинг 'Телефонные переговоры'.  

А если вы набрали  менее 15 баллов, то тут надо бить настоящую  тревогу. Так можно потерять всех клиентов!  

Автор: Павел  Барабаш